记账员岗前培训.doc

第一章 业务用款的有关手续一、有关业务用款：一切业务用款到财会室支取，手续齐备的借款条在未支取前要妥善保管，如因丢失造成损失，由丢单人自负。二、支取业务用款的注意事项：1、需支取现金的柜组，于支款前一天上午12:00以前将计划报至财会室，特殊情况下午正常上班后15分钟内报计划有效。2、如计划取消或部分计划取消，柜组在报计划当天下午4:00前电话通知财会室。3、必须在规定时间内到财会室支款，支款时要保持安静，不得影响出纳员工作，更不得到柜台内去支款。三、支款的手续： ( 统一使用公司规定的借款条)借 款 条申请单位： 借款申请人： 日期： 年 月 日借款事由借款金额 ：_ 借款金额大写： 部门经理楼层经理总经理还款方式进货归还 现金归还 部分现金部分进货归还 还应付账款归还 其他方式归还 付款人：收款人签收：注：归还借款后由借款申请人本人在现金室盖“作废”戳记，交现金出纳员留存。 归还日期： 年 月 日注1：单据中柜组名称中带数字的，数字需要大写。大写：壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 整 正例：“18”应写为：壹拾捌元整（正）。注2：支借款条应由相关人员签字后方可到出纳处支取。注3:支款金额20000元以下部门经理、楼层经理签字，20000元以上还应有总经理签字。四、退余款的手续：1、购货人下班前回到商厦的，回来后要将购货余款即刻退清；如下班前不能回到商厦的，余款超过200元的必须在下班前通知财会室，由财会室酌情安排，如因未通知财会室未退清余款而发生损失的，由个人担负全部损失。2、特殊情况（业务原因）不能退清的，购货人须给柜组打欠条，欠条附验单交至财务管理室,财务管理员登记后,返还柜组,柜组妥善保管,欠款取回后,将欠条交予主任销毁。特殊情况指供应商少发货，多收款，收条不合格。3、退余款必须由购货人自己办理，不允许记账员或其它人代办，出现问题由进货人自负。欠条的内容：注明欠款的日期、欠款的原因及欠款人签字。五、柜组当中的费用支出：差旅费：指出差人员出差所花费的费用。加班费：填写时应注明：加班日期、加班时间、加班原因、加班人员。其它费用：柜组日常费用：办公用品、运费所属物业范畴之内的费用：如计算器、挑杆注：其它费用应在费用单上注明用途及详细情况。六、报付费用的程序：、差旅费、加班费、其他费用中柜组日常费用需由柜组主任、本商品部经理、本楼层经理、财会经理（或其委托人）签字后，直接到财会室报付。、属物业范畴之内的费用：应由柜组主任、本商品部经理、本楼层经理、物业部经理、财会经理签字后，到财会室报付(如是财产还需入财产账)。七、报付费用的注意事项：1、柜组费用必须由经办人经手报付。2、柜组费用要及时报付：签字时间不得超过三天，报付时间不得超过五天。3、任何费用报付时需附有相应票据。习题：2007年1月15日，济南给羊毛一组发货，羊毛一组付运费40元（4包货），从车站到商厦三轮费3元（1月15日填写费用单）。第二章 商品验收的有关规定一、商品验收前的准备工作：1、合理安排人员休倒班。2、提前整理柜台和仓库，为新品腾出空余地方。3、准备好验货所需物品。4、合理调配人员卸货，确保所进货物安全运至柜组。二、商品验收的要求1、及时验收，做到以最小单位验货。 及时验收的目的：避免发生失误，界定不清责任人。 什么是最小单位验收：以什么单位销售就以什么单位验收，例如文具类商品2、严把商品数量关，确保按实际数量验收。 遇有实际来货数量与发货底单数量不符时，严格要求按实际数量进行验收。3、严把商品价格关，发现进价有变动的，应及时同主任沟通、反馈，售价确定要符合公司定价规定，特殊情况可按规定审批。 4、严把商品质量关，如有质量问题应尽快告知商品部经理和经手人。5、进价不同的同种商品包括不同柜组的同种商品，零售价必须统一（记账员已知本柜组商品与其他柜组商品一样但零售价不一致的，要及时告知财务管理员）。6、进货人自己不可验货开单（可以协助验货），应由他人经手，一般遵循谁验货谁开单的原则。三、验收单的填写：1、验单上的数字占格高的三分之一至二分之一，并稍微倾斜，以便填写错误时易于更改。2、单价与数量切勿颠倒。例：男布鞋组购进10双运动鞋进价15元/双。实收金额 售价金额正确：10双15=150元、10双18=180元错误：15双10=150元、15双12=180元3、若验单为大验单的，还应在大验单上附一张小联，注明来货的总进价金额、总 售价金额。4、验收单的签字情况：、验收单应有验收人、运货人、柜组主任、商品部经理、楼层经理签字；、遇有特殊定价情况应及时填写特殊加价审批表；、如柜组其他成员开具验单，记账员需审核签字。5、验收单第二联（附发货票据）最迟在来货后第二天下午下班前交至录入室录入。6、遇有供应商少收零钱情况(1元以内)，须注明“实收”字样。实收分为：单品实收和总金额实收。四、商品验收的后续工作：1、每次验收后，即刻按验价填写商品标签，验收单填写完毕，须与相应商品标签进行核对，防止验价与标价不符。2、及时按验单入数量账，入账时如发现进价、退价变动，及时反馈主任分析原因。3、有日清的柜组，应及时按验单数量入日清表。4、根据相应单据入相应金额账（应付供应商账）。习题1：2009年1月8日，男装二组主任王红在济南洛口一楼B区田某处购进佳佳上衣20件，每件进价120元（加价率30%）。（假设现金结算）发货单位：济南洛口 结算：现金 商 品 验 收 单 方式：收货单位：男装贰组 2009年 1月 8日 摊位号及货主品 名实收（原价）零售计价进销差价单位数量单价金额单位数量单价金额万千百十元角分万千百十元角分一楼B区田某处佳佳上衣件2012024 0000件20156312000240000312000720会计： 运货人： 王红 验收人：记账员习题2：2009年1月20日，文具组在莱芜供销商城四楼C区购进碳素笔芯100支，每支进价0.6元，售价1元，供应商收60元，购进圆珠笔25支，每支进价2.1元，售价2.7元，供应商实收52元。（假设现金结算）发货单位：莱芜供销商城 结算：现金 商 品 验 收 单 方式：收货单位：文具组 2009 年 1月 20日 摊位号及货主品 名实收（原价）零售计价进销差价单位数量单价金额单位数量单价金额万千百十元角分万千百十元角分四楼C区碳素笔芯支1000.6 6000支100110000圆珠笔支252.1实收5200支252.76750112001675055.5会计： 运货人： 柜组主任 验收人：记账员第三章 退货的有关规定及退货的账务处理一、填写“回供应商处退换货登记表”的规定：1、取货人与记账员（记账员不在可委托他人），当面清点好商品，填写“回供应商处退换货登记表”双方签字，第一联柜组留存，第二联交取货人。注：备注栏填明退换原因，填好表后，当天由商品部经理签字。2、将以往进货时发生的多发货（少收款）、少发货（多收款）及原欠供应商货款明细登记在退换货登记表上以提醒主任。3、取货人退回或换回商品后，记账员将取回商品再次清点，并即刻将取回的商品明细填写登记表并签字。4、若有未取回商品，应立即明细填写“未取回”栏，并由取货人签字，及时提醒主任向供应商索要欠条。5、在每次进货前，应将上次在同一进货地点未取回的退换货，先登记在表上，以便提醒主任。例1：2009年1月20日，羊毛一组刘云带商品去北京大红门调换，记账员王平与其共同清点，取走2件“佳佳”羊毛衫（调号），进价80元/件，售价104元/件，3件“恒源祥”羊毛衫（调色），每件进价100元，售价130元，5件“枫叶”羊毛衫（调款），进价60元/件，售价78元/件。2009年1月21日，刘云进货回来，记账员王平再次清点，验出佳佳羊毛衫全部换回，“恒源祥”羊毛衫只换回1件，其余2件下次再给，“枫叶”羊毛衫全部退货。2009年1月28日，刘云再次去北京大红门，并捎去3件“啄木鸟”羊毛衫（调款），进价120元/件，售价150元/件，1月29日，进货回来后，王平验出“啄木鸟”羊毛衫换回2件，其余1件下次再给，并将1月21日未换回的“恒源祥”羊毛衫2件，全部取回。回供应商处退换货登记表柜组：羊毛壹组 进货地点： 北京 2009 年 1 月20日商品名称取走商品取回商品未取回备一联 柜组存根注数量进价售价金额日期数量金额解决方式数量金额佳佳羊毛衫2801042081.212208换回调号恒源祥羊毛衫31001303901.211130换回2260调色枫叶羊毛衫560783901.215390退回调款取货人：刘云经手人：王平￥：988经手人：王平￥：728取货人：刘云栏中“金额”均指零售金额。 商品部经理签字：XX回供应商处退换货登记表柜组：羊毛壹组 进货地点： 北京 2009 年 1 月28 日商品名称取走商品取回商品未取回备注数量进价售价金额日期数量金额解决方式数量金额恒源祥羊毛衫2260一联 柜组存根1.20号取走未取回啄木鸟羊毛衫31201504501.292300换回1150调款恒源祥羊毛衫1.292260换回取货人：刘云经手人：王平￥：450经手人：王平￥：560取货人：刘云栏中“金额”均指零售金额。 商品部经理签字：XX第四章 商品变价的有关规定及变价单的填写一、商品变价的几种情况：1、库存变价：进价不同的同种商品保持同一零售价（新购进商品价格有变动，应将原库存商品随之变价）。2、1、 退回变价：顾客退回按原价购买，现已变价的商品应及时将退回商品进行变价。3、市场变价：因市场变化，需调整库存商品价格的。、受市场因素影响：如家电、手机行业。、主任考察市场。4、处理：(固定处理商品日开业之前由公司规定)1、公司有固定处理商品日，记账员提前将处理商品告知员工， 提醒顾客此商品明天处理，如顾客执意要买，按原价销售。、平时不准随意处理，凡处理商品在规定时间统一开变价单，打好标签集中存放，到固定处理日，方可悬挂，陈列销售。5、报耗：报耗应及时办理，商品报耗后应及时清理出柜组。6、优惠变价：一次性购买数量较大，达到公司优惠标准的变价情况。二、商品变价的规定：1、商品变价要立即填写变价单（备注栏应注明变价原因：处理、库存变价、市场变价、退回变价、报耗）。2、变价单应由记账员、柜组主任、部门经理、楼层经理签字，财务管理员见数后上交财务管理室。3、变价后即刻变动标签，通知本柜组成员并及时入数量账（含仓库账）。4、未经签字的变价商品，不允许按变价后的价格出售。三、变价单的填写：新售价 变价单 原售价 变价单 进价 损失单 新售价变价单：反映原售价至进价或至上变的新售价之间的部分。损失单：反映进价至新售价（或0）的部分。四、有关标签的填写：1、库存变价、市场变价应及时改换标签，只标明“现价”。2、2、 柜组处理商品日处理库存商品，标明“现价”和“上次售价”。3、厂家处理商品，只标明现价。4、厂方打折商品，在标签上只标注“打折后的价格”。 操作题：习题1：羊毛衫一组2007年1月4日，购进“枫叶”羊毛衫20件，进价60元/件，售价75元/件，原库存有此种羊毛衫5件，原售价77元/件，进价62元/件。 商品变价、损失单 柜组：羊毛壹组 2007年 1月 4日 本页总计：-10商品编码商品名称单位变价数量原售价进价现价变价金额不含税进价现价变价损失金额新售价损失金额枫叶羊毛衫件57775-10一联 存 根备注：库存变价合计-10合计合计财务管理员：XX 柜组主任：XX 制单：XX例2：羊毛衫一组，2009年3月10日处理“枫叶”羊毛衫2件，原进价60元/件，售价75元/件，现处理为40元/件。 商品变价、损失单 柜组：羊毛壹组 2009年 3月 10日 本页总计：-30商品编码商品名称单位变价数量原售价进价现价变价金额不含税进价现价变价损失金额新售价损失金额枫叶羊毛衫件27560-30一联 存 根备注：处理合计-30合计合计财务管理员：XX 柜组主任：XX 制单：XX 商品变价、损失单 柜组：羊毛壹组 2009年 3月 10日 本页总计：-40商品编码商品名称单位变价数量原售价进价现价变价金额不含税进价现价变价损失金额新售价损失金额枫叶羊毛衫件26040一联 存 根-40备注：处理合计合计合计-40财务管理员：XX 柜组主任：XX 制单：XX第五章 数量账一、定义：用来分别记录柜组每种商品进、退、存以及价格变动情况的流水账，它是柜组最全面、最原始的记录,是柜组经营的重要依据。注：根据“验单”“退单”“变价单”“盘点表”“盘点封面中的应收商品”入账。二、填写数量账的规定1、编写目录表（每本数量账可按商品类别或品牌来编写目录表）。2、按验单（退单）入账，要填写进（退）货日期、地点（如天津大胡同进货，应写天津）、进（退）货人（注：必须将姓名写全）、数量、进价、零售价、“进货”摘要栏写人地入，“退货”摘要栏写人退回地。注：如有发货、送货、捎货或结算方式为延付的，还应在备注栏中注明。3、按变价损失单入数量账时，将变价情况写明，例：统一变价的注明“处理”字样，库存变价注明“库存变价”字样，市场变价注明“市场变价”字样，退回变价注明“退回变价”字样。4、月底盘存数量及盘点封面中的应收商品必须入数量账。三、数量账的作用：1、数量账可反应商品的进货渠道，进价、零售价、数量。2、通过对商品的进、销、存、分析可了解销售动态，把握市场规律，控制经营主动权。并能帮助主任提高开拓及驾驭市场的能力。3、提供有效的数据，便于主任填写进货计划、库存结构表、缺货登记表等。习题：2007年2月3日，女皮鞋组刘丽从济南洛口鞋城购进“丹诺”鞋20双，进价110元/双，售价136元/双；2月10日，济南供应商给女皮鞋发货，收到“丹诺”鞋25双，进价100元/双，售价125元/双，这时原库存还有此鞋6双，将6双136元的“丹诺”鞋变价为125元；2月20日，刘丽退回济南洛口鞋城5双，单价100元/双，售价125元/双；2月22日，因残次处理2双“丹诺”鞋，新售价为40元/双；2月25日盘点时，125元的“丹诺”鞋8双，但盘点时还有2双125元的丹诺鞋在济南供应商处未取回。明 细 分 类 账类别 女皮鞋 品名 丹诺鞋 单位 双 规格 35-40 页数 XX 07年摘 要加点数量进价结余数售价备注月日23刘丽济南入20110136按验收单入账210库存变价6双125按变价单入账210刘丽济南入25100125按验收单入账220刘丽退回济南-5100125按退货单入账222处理2双40按变价单入账225盘存8125按盘点表入账225应收丽济南退换货2125按调换货表入账注：如整个品牌或品类全部调出的，调出组可直接将数量账互转给调入组入数量账，调入组直接入日期（按验单）、摘要（XX组转入）、结余数栏（调入数量）、售价栏（验单售价）。第七章 金额账一、柜组中的金额账分为：1、应付供应商账2、库存商品账3、商品进销差价账4、应收取货人账二、填写金额账的注意事项：1、启用每张新账页时必须先注明年份。2、按相应单据及时入销金额账，需逐张入账，且要在单据上做好入账标记。3、入销账时，若发生错误，应采用划线更正法，不能涂改。4、金额账要及时落余额，并注意计算正确，不能入错行。5、记录格式：每一页记载完毕结转下页时，应在账页的最后一行结出余额，注明“过次页”字样，同时将余额记入下页第一行余额栏，并在第一行摘要栏注明“承前页”字样。6、按要求保留金额账页，不能私自撕、换、抄账页，要保证账页的真实性、完整性。7、柜组入“库存商品”账和“商品进销差价”账时，按财会室转账通知单入账。（如有误差和漏转单据，及时与财会室核对）把相应票据附在转账单下面，月初到财会室核对“库存商品” 账、“商品进销差价”账、“应付供应商”账的余额，账户余额需有会计的印章或签字。对账完毕，把本月的往来票据装订、保留，以备后查。三、金额账的填写：1、“应付供应商”账的填写：应付供应商账：柜组与供应商之间发生的欠、还关系（要明细建立）。贷：柜组欠供应商的金额（按延付的验单入账）借：柜组还供应商的金额（按还延付单据入账）。余=贷-借：还欠供应商的金额摘贷：按延付验单入账注明“入延付”字。 要借：按还延付单据入账注明“还延付”字。 注：应付供应商账可设立目录表或贴口取纸2、“库存商品”账：指柜组已经验收入库（柜台仓库）的商品。借：所有商品都销售出去，能卖多少钱。按验单售价、退单售价、变价单、损失单的转账通知单入账。贷：已经卖了多少钱。按交款单的转账通知单入账。余=借-贷：还有多少钱的商品没卖摘要：、 验单、退单：注“入库存” 2 变价单：“入变价”总数 3 交款单注“入交款”。3、 “商品进销差价”账：反映所购进商品的差价总额及售出商品所分摊的差价金额。 贷方：登记验收单（退单）差价、变价单及损失单形成的相应转账单金额； 借方：登记月末财会室计算的该柜组应转差价金额。余额=贷方借方（余额反映月末库存商品的差价总额）财会转一次账，商品 进销差价账结一次余额。4、 “应收取货人”账：反映柜组回供应商处退换商品而应向取货人收取的款项。借方：登记取货人取走商品的售价金额。贷方：登记退回商品是售价金额。余额=借方-贷方（表示取货人尚未退回商品的售价金额）摘要：借方：应收人地退换货（编码） 贷方：退回换回（编码）习题1：2007年1月20日，羊毛一组收到财会室验单的转账通知单，进价总额为36000元，售价总额为45000元，变价转账通知单总金额为-340元，交款转账通知单27000元。第八章 盘点以上几章所讲的内容都与盘点密切相关，平常工作做的正确与否直接影响着盘点结果。一子错则满盘输，我们只有走好每一步，注意每一个环节，保证各账目的准确性，才能保障盘点成功。一、盘点前的准备工作：1、根据数量账提前抄写盘点表：（微机操作柜组盘点由财务管理室打盘点表）、按数量账顺序抄写。、将品名、上月结存、本月进货数量、零售价抄全。、若商品在月中遇有部分处理时，应根据处理数量，将同一商品明细抄写。、每季度末应抄写进价，盘点后对进价金额进行计算、合计（遇有处理商品抄写进价时，应抄此商品的原进价）。注意事项：A、必须仔细认真，商品品种不能漏抄或抄重，防止出现大小数。 B、抄完后应拿盘点表与商品标签进行核对，防止售价抄错。2、检查账务：、检查账存是否正确（转账通知单与所附单据是否相等）,应付供应商账余额是否准确。、提前做好盘点封面：应收、应付明细填写。应收取货人金额与退换货表核对。3、整理商品：、有仓库的柜组，提前盘仓库，为了盘仓库方便，可以将一天销售的货提前提到柜组，尽量避免再提货。并与仓库账核对，核实后入盘点表。、根椐各柜组数量账的建账原则，将同种商品放在一起，大、小码价位不同的分开存放，数量多的商品，可按一定数量捆绑好。有包装盒的整理时将有编号、货号的面露在外面，并检查里面是否有货、包装外的价位与实货是否相符。、将样品盒与样品核对，并集中存放，没有用的空盒清理掉。二、盘点中及盘点后的注意事项：、柜组盘点采用实地清货法，通过逐一清点来确定实物的实际数量。盘点时注意以下三项：1、无论何种原因，所有仓库、柜台内的商品都应盘入库存，不能不盘，更不能不验。所盘商品中，如有已交款未取走的商品，应记入应付款。商品存放供应商处未做账务处理的不能盘入，应记应收款。如：回供应商处退换商品未取回部分（严禁用白条、票据代替现金，严禁将应收款盘入库存）。2、分组盘点，记账员合理分配人员，提前讲解盘点方式及