董事会办公室小车队培训材料

董事会办公室小车队培训材料,二零一二年三月二十四日主讲人：胡庆锋,雨润集团,日常工作,目录,1、发票的分类：发票在管理上分为普通发票和增值税专用发票两种。2、发票的联次分类：增值税专用发票联次分为，第一联为存根联,第二联为抵扣联,第三联为发票联,第四联为记账联。普通发票联次分为：第一联为存根联，第二联为发票联，第三联为记账联。（注：贴单项增值税专用发票费用时需以回形针夹发票，不以胶水粘贴。如有多项费用一起包含增值税专车发票费用可以用胶水粘贴）3、发票真假查询：登录“友商发票查询网站，输入发票代码、发票号码、对方纳税号号码即可，查询系统将告之发票的真假。南京的发票在“南京地税局网站”查询，电话咨询为：12366,费用分类：日常费用主要包括：过路费、停车费、差旅费、加油费、通讯费、保险费、更换轮胎费、车辆维修费、业务招待费（餐饮费）、误餐费用等其它；1、过路费：市区和外地出差的过路费要分开填报：市区发生的一次接待行程过路费、停车费放在一起填报，外地出差一次接待行程过路费、停车费一起填报，发票报销要及时，原则上不能超过一天填报（专车除外）；2、停车费：是指市区的停车费，每月的20日粘贴上月的停车票，发票后面要备注：停车时间、地点，事由、经办人姓名；3、差旅费：出差手续，出差人员出差前应填写“因公出差单”作为发票报销依据，专车组驾驶员出差单由各自老总签字即可，公务、接待人员出差由调度签字确认。出差发生的费用粘贴好发票，即可一起报销,按财务规定，到100公里以内的集团内部单位出差不享受补助，到市区办事不享受补助。出差分子公司差旅费只享受在途补助.出差产生的住宿费用，费用标准如下：,5、加油：车辆使用油卡加油，油卡与车号绑定并设置加油卡密码，做到定车定卡加油，避免现金加油（原则上不允许现金加油，出长途之前应将油箱加满，避免使用现金加油，紧急情况的使用现金加油，司机必须在油料考核表上记录加油量和加油时公里数。现金加油按照适合的油量去加油，专车司机出差油费应于长途里程相吻合，不允许南京加油在因公出差里报销。6、通讯费：手机费于次月报销上月费用，用于电脑打印后发票同移动定额粘贴报销，此打印出发票在每月10日左右到本人领取；7、维修费：车辆需发生故障，第一时间告知车队领导，详细说明车辆症状，经车队领导初步审核或咨询开据送修单。送修司机必须认真填写送修单准实时读表公里数、车牌号、品牌、送修司机姓名、电话及送修时间。,司机根据故障认真填写送修项目，详细说明车辆症状，并提出其它需要检测部位要求，最后签字。车辆维修费用超过2000元以上需总经办人员核查，车辆维修完毕后，要求维修厂对车辆进行全车清洗，提车司机要清点所有随车用品和工具.清点更换零配件，随车带回并上缴库存，提车司机认真核对修理清单，对各项数据，名称，姓名等填写清楚，真实。认真核对送修单上的维修厂意见，要求技术员填写清楚并签字。随车带回维修清单一份，车辆送修单一份，带回清单之前，要求结算员在清单上签字，司机均可签字。需维修费结账的人员连同维修清单、增值税发票、送修单一起带回，带回后将原件复印，复印件交至办公室人员登记，原件财务报销。8、业务招待费：在控股报销的，各老总发生的招待费发票抬头一律开“雨润控股集团有限公司，费用超过3000元以上须祝总签字确认。,报销流程：自2012年3月份起，车队（接待、公务）车辆产生的费用和专车组20部车辆已转入控股财务管理中心报销；专车组20部车牌号如：苏AXH997、苏AXG976、苏A566A9、苏A0N633、苏A360C3、苏AXJ369、苏AXH107、苏A160U3、苏AHD579、苏A4N163、苏AXH171、苏AHH597、苏H00518、苏A1N092、沪A97F76、苏A8H412、苏A9AA31、苏A791Z5、苏AHJ557、苏AGW060、苏A155M8。控股财务发票审核人：陈思元；另，还有3部车辆在食品财务报销：苏AXH021、苏AXK021、苏AHJ188，食品财务发票审核人：夏其花。,1、公务组、接待组报销发票的人员先贴好各自的发票，经办人签名证明人车队领导签名办公室人员入账部门负责人签名财务审核；2、专车组报销发票的人员先贴好各自的发票，经办人签名各自老总签字证明人车队领导签名办公室人员入账部门负责人签名财务审核；（控股所有发生小车费的发票一律由祝总签字、食品由俞总裁签字即可），（注：维修、保养、更换轮胎发票经办人签名证明人张经理办公室人员入账部门负责人签名财务审核）如老总因私出差，由司机开车或出差无老总出差单的情况下，车辆所产生的费用全部纳入包干费用报销，司机的出差补助必须由各老总在发票签字确认。,3、开车辆发票抬头，不能开个人和车牌号。如：南京雨润食品有限公司、江苏地华实业集团有限公司、江苏雨润农产品集团有限公司、雨润控股集团有限公司等，以免报销带来不便；（发票：加油费、住宿、年检、维修等）；住宿单位名称控股报销：雨润控股集团有限公司食品报销：南京雨润食品有限公司,过路费、停车费图1,差旅单：（食品）图2,控股：图3,因公出差单：图4,计费单：图5,市区接待，未打卡单据填写如下：图6,图6分析如下：1、公务组、接待组驾驶员在市区接待未打卡可根据上述单据填写，日期、时间要标明清楚；（批准人：车队领导）2、专车组驾驶员市区接待和驾驶员跟随老总出差，驾驶员因公出差单由各自老总签字即可，日期、时间标明清楚；,表1分析核算公式如下：上月底公里数就是上月最后一次加油时的公里数上月最后一次加油量就是上月最后一次加油时的加油量本月底公里数就是本月底最后一次加油时的公里数本月用油量=上月底最后一次加油量+本月用油量（合计）本月底最后一次加油量本月行驶里程=本月底公里数-上月底公里数平均油耗=（本月用油量/本月行驶里程）*100（平均油耗数字保留两位）,表22月份油耗汇总（节省）,2月份油耗汇总（超标）,表2分析核算公式如下：月公里数是指油耗表中本月行驶里程月用油量是指油耗表中本月用油量油耗金额=（实际油耗标准油耗）*月行驶里程/100*油单价正数为超标，负数为节约备注：1.以车辆百公里标准油耗为依据；2.原则上各车辆在百公里标准油耗基础上不得超过一个油；3.对节约油耗的前几名和超出标准油耗一个油的实施奖惩；4.油耗超标金额计算办法=（实际油耗标准油耗1L）*月行驶里程/100*油单价；5.对超标车辆责任人扣除实际金额的50；,专车因公出差油耗管理的规定,1、专车因公出差油费、过路费、需凭因公出差人因公出差单（控股集团由祝总裁审批，食品集团由俞总裁审批）方可报销。2、专车因公出差油费、过路费应据实报销，不得超出实际发生额，超出部分应纳入包干费考核。3、专车因公出差油费每公里实际发生额测算方法：每公里油耗金额=集团车辆百公里标准油耗油单价/1004、专车因公出差油费实际发生额测算方法：每公里油耗金额实际公里数。5、专车因公出差公里里程数以司机填写的计费单为准，报销时应附上计费单绿联，计费单上的起止公里数应据实填写，不得弄虚作假,单据分为：计费单、车辆油耗表、行驶日志、误餐等四种。1、计费单:公务组、接待组每次任务结束及时上交，专车组、南京周边驾驶员每周一上交，遇有出差情形，出差回来后及时上交。如计费单一个月不交扣10分，不及时交1次扣1分，漏交一次扣2分