办公室5S管理实施方案

湖南深思电工营销中心,2013年4月2日,办公室5S管理实施方案,目录,一、什么是“5S”,二、为什么要进行“5S”管理,三、“5S”管理的基础性工作是什么?,四、营销中心在“5S”管理方面存在的问题,五、解决这些问题的措施,一、什么是“5S”？,5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿”。当时只推行了前两个S，其目的仅为了确保作业空间和安全。后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清扫、清洁、修养，从而使应用空间及适用范围进一步拓展。到了1986年，日本的5S的著作逐渐问世，从而对整个现场管理模式起到了冲击的作用，并由此掀起了5S的热潮。,(一)5S的沿革,日本式企业将5S运动作为管理工作的基础，推行各种品质的管理手法，第二次世界大战后，产品品质得以迅速地提升，奠定了经济大国的地位，而在丰田公司的倡导推行下，5S对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。随着世界经济的发展，5S已经成为工厂管理的一股新潮流。,(二)5S的发展,（三）5S的内含,5S的拓展-8S的诞生,（三）5S的内含,整理,将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的；把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；不必要的东西要尽快处理掉。目的：腾出空间，空间活用防止误用、误送塑造清爽的工作场所,一、什么是“5S”？,（三）5S的内含,整顿,对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。明确数量，并进行有效地标识。目的：工作场所一目了然整整齐齐的工作环境消除找寻物品的时间消除过多的积压物品,一、什么是“5S”？,（三）5S的内含,一、什么是“5S”？,清扫,将工作场所清扫干净。保持工作场所干净、亮丽的环境。目的：消除脏污，保持职场内干干净净、明明亮亮稳定品质,（三）5S的内含,清洁,维护并改善整理、整顿、清扫的状态。,一、什么是“5S”？,（三）5S的内含,素养,将整理、整顿、清扫、清洁养成习惯化，并严格遵守公司的各项规章制度。,一、什么是“5S”？,（一）是公司规范化管理的需要；（二）是美化工作环境的需要(营造良好的办公环境和心情的需要)；（三）是提高工作效率的需要；（四）是培养全体员工规范化意识和习惯的需要；（五）是提高团队执行力的需要；（六）是提升企业形象的需要；（七）是安全管理的需要。,二、为什么要进行“5S”管理？,三、“5S”管理的基础性工作是什么?,三、“5S”管理的基础性工作是什么?,整顿,整理,（一）文件资料管理不规范，历年资料未进行整理和处理；（二）表格工具的使用比较混乱，不易识别哪一个是最新版本；（三）个人办公区域物资零乱，未进行分类管理和整理；（四）公共场所整理不规范或保持不好；（五）员工规范化意识较淡薄，对5S管理认识不深入，没有形成整理、整顿的习惯。,四、营销中心在“5S”管理方面存在的问题,第一步：整理、整顿,第二步：检查,第三步：持续改进,五、解决这些问题的措施,第一步：整理、整顿（时间为2013年4月1225日）,五、解决这些问题的措施,1.全体人员迅速盘点自己所辖区域的文件、资料、表格工具，坚决清理掉2012年以前的文件、资料和无效的文件资料，其余文件由部门经理把关确定处理方式。涉及公司机密事项的文件应采取撕烧、碎的方式进行销毁。,（一）文件、档案的整理,五、解决这些问题的措施,2.根据个人岗位职责、工作特点建立分类的文件夹列表，并按统一标准粘贴标签，存放和归档。涉密文件夹应锁于资料柜。,（一）文件、档案的整理,五、解决这些问题的措施,3.对个人电脑内文件进行同步清理，删除重复、无效的文件，建立年份文档案。电脑桌面不存放重要文件，可建立临时文件夹，存放临时文件，临时文件夹应指向非系统盘。,（一）文件、档案的整理,五、解决这些问题的措施,1.清理个人办公、生活和私人其它用品，坚决丢弃无关物资。,（二）个人办公区域（办公室）的整理,五、解决这些问题的措施,2.对个人办公区域、电脑进行清扫和清洁。,（二）个人办公区域（办公室）的整理,五、解决这些问题的措施,3.按要求分类放置整理相关物品，并张贴标签。,（二）个人办公区域（办公室）的整理,五、解决这些问题的措施,1.办公桌可放物资：电脑显示器、电话、鼠标、个人水杯、文件架、笔筒。,具体要求,五、解决这些问题的措施,电话机：办公桌左侧边缘20cm；,具体要求,20cm,五、解决这些问题的措施,水杯：放于电话机右侧20cm处，有杯盖的水杯需盖上杯盖。,具体要求,20cm,水杯需盖上杯盖。,五、解决这些问题的措施,显示器显示器正对办公桌中部与U形转角底部中心垂直；,具体要求,U型转角底部中心垂直,五、解决这些问题的措施,具体要求,鼠标鼠标置于桌面右侧中部；,桌面右侧中部,五、解决这些问题的措施,文件架放置于桌面右侧，文件架右边距桌面右边10cm距离，文件架内只允许放置文件夹。,具体要求,10cm,五、解决这些问题的措施,2.抽屉最上方抽屉放置办公用品，如钉书机、回形针、透明胶、钥匙、固体胶、计算器、尺子，剪子等要求放置整齐有序。,具体要求,五、解决这些问题的措施,中间抽屉：放置个人工作笔记本,个人费用报销单据，重要待办文件和资料等，要求放置整齐有序。,具体要求,五、解决这些问题的措施,最下方抽屉：放置个人生活物资，如卫生纸、包、饭盒、雨伞等，要求放置整齐有序，不得放湿、脏、易燃、易爆等危险腐蚀物品。,具体要求,五、解决这些问题的措施,小办公室整理原则同公共个人办公区，键盘置于办公桌右半部，边缘离桌边10CM，电话置于办公桌中部，左侧紧贴中线，文件架靠左和边缘平齐，桌面无其他杂物。,小办公室整理要求,10CM,紧贴中线,五、解决这些问题的措施,1.接待室放置接待椅两把、茶几一张、烟灰缸一个、进门左侧放置报夹，报夹上的报纸应分类按日期排放，每月进行一次装钉。,（三）公共办公区域的整理,具体要求,五、解决这些问题的措施,2.茶水间放置饮水机两台、纸篓一个，水池保持清洁，右侧门框内放置热水壶，开水瓶。,具体要求,五、解决这些问题的措施,3.文印室放置电脑、打印机、复印机、传真机各一台，电脑显示器放于外侧办公桌左边，主机放于外侧桌左侧下方，复印机放于外侧办公桌右侧，打印机放于内侧办公桌右侧，传真机放于内侧办公桌左侧，文件柜用于放置打印纸、水杯、茶叶、资料架、空白表格。,具体要求,五、解决这些问题的措施,4.会议室放置会议桌一张、椅子、投影仪、音响、演讲台、白板，椅子和盆景放置整齐。白板放于进门左手边靠墙。,具体要求,五、解决这些问题的措施,第二步：检查评比,五、解决这些问题的措施,检查时间：每周五下午5