如何提高工作效率 培训课件.ppt

八小时内，如何提高工作效率,天津建华管桩有限公司,背景：,内容摘要：在激烈的市场竞争条件下，工作效率的高低已成为影响企业成败的关键因素。因此，掌握提高工作效率的相关理论，技巧和方法将成为必备技能。如何提高工作效率不仅阐述了如何在效率意识，目标设置，任务划分，时间管理，交流沟通，团队建设等方面直接提高工作效率，而且讲述了克服工作效率低下的方法和工具以及完善效率考核管理的技巧。,学习要点：,一、树立高效意识二、确定有效的工作目标三、合理安排任务四、加强时间管理五、建立有效沟通系统六、创建高效团队七、克服主观的低效因素八、克服客观的低效因素,一、树立高效意识,360度评估法为管理者提供了一种简洁实用的审查自我、了解自我、把握自我的方法，正所谓“兼听则明，偏信则暗”。通过充分的了解自己，不断提高自我的工作效率。,1、如何正确评估自身效率状况,采取5分制(5分为最好，1分为最差)，针对不同的群体(如：上司、同级部门主管或下属)分发表格，每个群体选择35人作为评估者。,一、树立高效意识,2、如何树立效率观,将效率观念融入日常工作中,在平时的工作中，要学会统筹安排，充分利用时间差，用干一件工作的时间，来完成好几件工作。因为完成每件工作所需的时间有长有短，对于那些不用高度集中精力的工作，可利用等待时间来见缝插针地完成它。,在等待公车的时候，您可以看报纸；在工作间歇喝咖啡时，思考下一份企划的步骤；在等待会议开始的时候，拟好开会时发言的提纲,二、确定有效的工作目标,1、如何确定工作职责,“一岗一份描述书”指的是对每一岗位的说明和规定细则都应形成一份书面文件，确保每位任职者持有一份。,2、如何设定个人工作目标,具体化(Specific)可衡量(Measurable)与整体目标一致(Aligned)具有相关性(Relevant)明确截止期限(Time-based),二、确定有效的工作目标,3、如何制定工作计划,分析工作研究工作细分工作,4、如何进行目标管理,提高整体效能统一目标和责、权、利的关系及时反馈,三、合理安排任务,1、如何开出任务清单,列举出所要做的所有事情、分类清单上的每一项任务、给出清单上任务的优先权、确定任务清单,2、如何确定工作顺序,三、合理安排任务,3、如何为工作任务安排适当时间,设定重点、设定优先顺序,4、如何合理分配精力,做“最重要”与“最迫切”的事做自己该做的事头天做好计划集中精力抓关键,四、加强时间管理,1、如何合理支配时间,确定每天的目标最充分地利用您最显效率的时间集中精力利用间歇时间,2、如何杜绝做事拖延,四、加强时间管理,3、如何加强个人管理时间,谨防时间陷阱学会从事务性工作中摆脱出来注意时间的集中使用有效地计划与安排自己的时间,五、建立有效沟通系统,1、如何与同事良好合作,2、如何与上司打交道,对不同的人使用不同的语言、积极倾听员工的发言、恰当地使用肢体语言、保持理性，避免情绪化行为、减少沟通的层级、让员工对沟通行为及时做出反馈,自信，但不自傲尊重，但不卑下服从，但不盲从决断，但不可擅权亲近，但不亲密多听，但并不等于闭嘴功高不自居，有过不推诿要勇于表现自己，但不可一意孤行要齐心协力，更要风雨同舟要心底无私，更要顾全大局,小游戏：前面的同事对后面同事说句：“我喜欢你。”,五、建立有效沟通系统,3、如何进行正确的人际关系沟通,4、如何建立有效的交流沟通系统,以诚待人。尊重他人。甘当配角。不怕吃亏。,健全组织沟通渠道注重改善组织沟通环境建立统一的企业文化,定期的领导见面和不定期的群众座谈会就是一种很好的正式沟通渠道。,组织中人际关系的和谐程度，组织文化氛围和民主气氛、领导者的行为风格.,形成于整个企业的价值观和共同的信念.,六、创建高效团队,1、如何创建团队中的角色,2、如何建立有效的组织结构,贝尔宾团队角色理论：实干家、协调员、推进者、智多星、外交家、监督员，凝聚者、完美主义者。,设定可行目标：目标可行，就是要让全体员工对于目标的实现和结果有较明确的预期，目标的分解要到位，个人目标要清晰。合理分工：到事事有人做，人人有事干。统一指挥：要在组织中形成一个上下通畅、连续不断、权责对应的指挥通道。责权相符：对于相应的责任，应当赋予相当的权力，这是完成责任的保证，也是对员工能力的肯定。效能精简：精简一切可有可无的机构，减掉多余的或不胜任的人员，及时补充新鲜血液，真正达到精简高效的目的。,六、创建高效团队,3、如何塑造团队精神,形成团队成员间的高度信任感：表明您既是在为自己的利益而工作，又是在为别人的利益而工作，而不是在利用所在的组织为您个人的目标服务。作为团队的一员，用言语和行动来支持您的工作团队。开诚布公。办事公平。设定明确团队目标：结合可支配资源和总体目标，对现有目标进行分解。形成团队成员间的一致意见，明确小组目标和个人目标。制定出合理的奖惩制度，要有对目标实现的约束和激励机制。目标实现的过程控制要有专人负责，由管理者总体协调。形成统一价值规范：与别人交流沟通。与人合作。,七、克服主观的低效因素,1、合理安排各项工作时间2、完成相对固定的任务3、学会表扬自己4、要有合理的生活习惯5、及时调整情绪,八、克服客观的低效因素,1、尽量避开干扰时间2、善用时间隔离法3、学会集中精