[信息管理平台中工作流技术的应用]山东省专业技术人员信息管理平台

信息管理平台中工作流技术的应用山东省专业技术人员信息管理平台 摘要:工作流技术是解决诸多传统办公难题的关键技术,它的应用明显提高了企业的运营效率和核心竞争力。本文介绍了工作流的原理和工作流管理系统的结构,并重点描述了信息管理平台中工作流的设计方案。 关键词:工作流 工作流引擎 信息管理平台 办公自动化 : :A:1007-9416(xx)01-0000-00 Application of workflow technology in the information management system CHEN Xueshi (Software College of Southeast University, Nan _g 210096,China) Abstract: Workflow technology is the key technology of the solution to many traditional office problems. Its application increased operating efficiency and core petitiveness of a pany. This paper introduces the principles of workflow and the structure of workflow management system, and particularly descripts the design of workflow in the information management system. Keywords: workflow; workflow engine; information management system; office automation 在传统的企业信息管理过程中,纸张是重要的不可替代的载体,包括表单、文件、信函、技术资料等在内的各类与企业密切相关的文档都是以纸张的形式在各个部门之间进行传递的。作为一个新兴的研究领域,工作流技术突破了传统的办公形式,针对日常工作中具有独立程序的活动进行建模、优化、过程管理与集成,将业务过程的各个环节有效衔接起来,最终实现业务过程的自动化处理。近来越来越多的企业将工作流技术应用于日常企业管理中,用于提高企业的办公效率,使科学管理更进一层,进而提升企业的核心竞争力。 1 工作流原理 工作流的实施基本上分为以下几步: (1) 定义活动。从实际的业务流程中提取出每个环节,将这些环节抽象为工作流的活动,包括的信息有:开始和结束的条件、参与该步骤的用户角色、完成此活动的数据、限制条件、外部程序等。 (2) 指定路径。将活动衔接起来,及定义工作流的流经途径,即从一个活动到另一个活动的顺序。 (3) 绑定规则。定义一个活动按照一个指定路径转移的条件。 (4) 执行流程实例。即工作流流程的一次执行。它首先解释相应的流程定义,生成有关的活动实例,并根据一定的限制条件和规则协调处理各个活动实例。流程实例的实质是用户调用相应的外部程序处理他负责完成的数据,然后由工作流系统根据处理结果激活后续流程。 2 工作流管理系统 工作流管理系统是指运行在一个或多个工作流引擎上的用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统。1994年11月,工作流管理联盟发布了工作流管理系统WFMS的参考模型,该模型定义了一个基本的工作流管理系统所需要的六个基本模块,并制定了各模块之间的接口标准。工作流管理系统参考模型见图1,其主要的功能模块包括: (1) 过程定义工具:为用户提供一种对实际业务过程进行分析、建模的手段,并生成业务过程的可被计算机处理的形式化描述。 (2) 工作流执行服务:借助于一个或多个工作流机,激活并解释过程定义,并同外部的应用程序进行交互,完成工作流过程实例的创建、执行与管理,为工作流程提供一个运行环境。 (3) 客户应用程序:处理过程实例运行中工作项列表,它表示当前需要该用户处理的所有任务。 (4) 被调用的应用程序:在工作流执行服务的运行中,用来对应数据进行处理。 (5) 管理及监控工具和其它工作流执行服务:工作流执行服务是工作流管理系统的核心部分,而工作流引擎则是完成这个核心功能的实际软件载体。 图 1工作流管理系统参考模型 3 工作流引擎Shark 工作流引擎是工作流管理系统的核心。Enhydra shark是由 Lutris公司在其开源网站.省略上发布的,用 Java语言编写的工作流系统框架。Enhydra shark是源码公开的,不带盈利性的,任何人都可以下载。它完全采用标准模块化设计,提供标准接口以方便系统改进和功能扩展。任何人都可以对其改进后为己所用,也可以将自己的采用标准化设计的功能模块发送给 .省略,若是被采纳将作为Enhydra shark的一部分公开到.省略上。正如Linux系统一样,这种源码公开性有利于系统功能的完善及应用的推广。 4 系统实现 4.1 Enhydra JaWE建模工具定义工作流程 在包层次(流程层次)定义包名(过程名)并建立过程;在过程层次设置过程属性,包括过程名,工作流相关数据集,其中工作流相关数据集必设两个参数:PROC_CONT_ASS(活动参与者指派)和PROC_NEXT_ACT(下一步活动),在活动属性里面设置活动名称,在衔接两个相互关联活动的转移属性里面设置后置条件。 上述流程及活动的相关属性设置完毕,一个流程定义就结束了。保存过后自动生成一个XPDL文件。图2为预开工申请流程的图形化表示。 图 2用JaWE定义的流程图实例 (1) 将XPDL过程定义文件发布到数据库 在信息化管理平台的工作流设置模块里面将制作好的XPDL过程定义文件上传到服务器并加载到数据库。 4.2 工作流设置 (1)表和表单的设计:仍然是在信息化管理平台的工作流设置模块里面,建立和每个流程相关的表,表经发布加载到数据库中;然后建立和流程相关的表单,绑定与之关联的表,表单用于活动参与者的填写工作,表单信息经保存写到与之相关联的表中。 (2)表单绑定:每个活动环节都有与之相关的将要填写的表单,根据需求将相应的表单与活动关联起来。 (3)活动参与者指派:关联和每个活动相关的参与者,有三种指派方式手动设置,自动设置,动态设置。 (4)表单字段权限设置:表单在流程的传递过程中,对于不同活动的参与者有不同的填写和审批项,因此有必要指定每个参与者对表单各个填写项的可见及读写权限。 5 Enhydra Shark工作流引擎解释并执行流程 将上述设置完毕的工作流上传到Shark工作流引擎中,Shark自动解释工作流,当一个流程被一个指定参与者发起的时候,工作流引擎自动创建一个流程实例,这个流程实例根据不同参与者的决策(在流程图中体现为箭头,即转移活动;在平台界面上则体现为决策按钮)判断流程的走向,直到最后一个参与者办结使流程结束。 6工作流的优化 本文为全文原貌 未安装PDF浏览器用户请先下载安装 原版全文 现存的企业中信息管理平台中普遍存在一下缺点: (1) 企业内部的一些业务在某种程度上还不规范,还有很多需要改进的地方,这些不规范的流程和组织结构的存在,增加了流程运转的难度。 (2) 一些部门的办公人员的操作意识水平有限,对电子办公不熟悉,领导外出出差的机会也很多,往往会造成流程运转到领导这个节点,由于领导不能及时登录系统处理待办事宜造成流程的等待。 (3) 信息管理平台中的工作流程是固定模式的,企业不希望用户对工作流程的配置进行干预,然而在实际应用中,企业的业务流程经常会进行调整,工作流的配置和维护都交给开发人员来完成会加大后期的维护成本。 下面分别对这几个缺点提出改进思路: (1) 业务的不规范导致流程运转困难,改进的方案是从小的范围开始做起,并随着工作流的成长儿逐步做大。阶段性实施提供了转换到新的流程的平稳方法,只有用户看到了效益,才能使用户更易于接纳新的工作流程。阶段性实施的另一个原因,是用户不能承受一下子丢弃原有的全部流程,从零开始。组织机构在当前业务过程中最没有效率的地方,集中寻找他们的痛处,然后利用案例驱动原则影响他们。 (2) 针对流程等待的问题,用三种方式进行改进:第一种方式是流程的每一个环节都有一个办理期限,如果到期未办理则流程启动自动流转,根据预先设定好的规则流向下一节点,推动流程的继续运转;第二种方式是到期自动催办,启动短信模块发送待办信息到待办人手机,待办人可以及时登录系统进行办理,或者根据提示回复短信进行办理来推动流程的继续运转;第三种方式是通过领导对流程查看,督促所到环节的待办人员完成工作。 (3) 针对企业中一些重复性不是很强或一些流程不太规范的工作,固定的流程定义显得很死板,改进的措施是,采用即时模式,即流程的下一个步骤事先无法确定,而必须推迟到过程实例运行时才能确定。比如领导签批完一个表单可以根据自己的意愿和工作的具体需求动态决定工作的流转,这里的选择不是指工作流事先定义好的条件选择,而是领导可以随时进行超越流程的选择。 7 结语 企业信息管理平台已经在多个企业中正式启用,该系统实现了中小企业中信息的有效管理和共享,提高了企业的整体办公效能,节省了大量的人力物力。今后,如何提高工作流的灵活性将是研究的重点内容。 _: 1 杜传业,李茹.面向电子政务的轻量级工作了引擎.计算机应用,xx.6 Vol.28. 2 谭汉松,王颖,张海军.一个基于工作流的OA系统的研究与实现.机电工程技术,xx Vol.35(3):82-84. 3 司徒伟俊. 工作流引擎Shark的技术分析与改进探讨. SCIENCE & TEOLOGY INFORMATION,xx年第15期:388-392. 4 吴朝晖,邓水光. 工作流系统设计与关键实现. 杭州:浙江大学出版社,xx.4. 5 Agaiwal R ,Bruno G,Torchiano M. An Operational Approach to the Design of Workflow. Systems Information and Software Technology , 2000 ,42(8). 6 Kulendik O,Rot