[浅谈高校图书馆业务外包]外包意思

浅谈高校图书馆业务外包外包意思 【摘要】文章通过介绍图书馆业务外包的概念，总结了图书馆业务外包的类型及优缺点，并提出了完善图书馆业务外包的对策，最后对图书馆业务外包的前景进行了展望。 【关键词】高校图书馆;业务外包 1.图书馆业务外包的概念及内涵 业务外包是源于20世纪80年代国外工业企业管理中的一种经营管理方法。外包（Out sourcing，也译资源外包、资源外置），英文一词的直译是“外部寻源”。指企业整合利用其外包最优秀的专业化资源，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。它的产生与发展得到了诸多理论的支持，如劳动分工理论、核心竞争力理论和价值链理论等。 图书馆业务外包是图书馆参照工业企业外包模式提出的一种新型管理方法，即以合约的方式委托外部服务商为图书馆提供所需的部分或全部的业务功能，以求降低运营成本，集中精力提高其核心业务能力，改进服务水平。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在发展的一个趋势。 日本京都市立图书馆在20世纪80年代率先实行图书馆业务委托管理Contracting ?out，目前业务外包在欧美等发达国家的图书馆已普遍存在，且外包的业务十分广泛。有研究者提及如下事例：“在美国自1993年怀特州立大学图书馆决定把全部编目业务包给OCLCTechpro 后，激发了关于编目外包的热烈讨论，1994年2月还在洛杉矶召开专门会议，从而使编目外包成为图书馆界的一个热门话题。”1“据K.A.Libby 1997年对全美有学士学位授予权的的178个高校图书馆的调查，在回收了调查问卷的117个图书馆中，有49个正在或者已进行业务外包，其外包范围遍及图书馆所有非核心工作和部分核心工作。”2“美国图书馆学会AmericanLibraryAssociation,ALA在1998年秋特别成立了一个外包工作小组OutsourcingTaskForce来研究业务外包对图书馆的影响。”3而我国近几年也出现了项目明朗、内容规范的图书馆业务外包。 2.图书馆业务外包的类型 图书馆业务外包是在科学技术高速发展、新型资源生产和传输方式现代化背景下产生的，图书馆业务外包的形式和内容与所处社会的科学文化和工程技术水平密切相关。目前高校图书馆业务外包主要包括事务性外包和业务性外包两个类型。 2.1事务性外包 主要是指图书馆内部学术含量和技术含量较低的事情，当前高校图书馆事务性外包主要是后勤外包，后勤外包只要有全部外包和部分外包两种形式。 全部外包就是向社会招标专业物业公司对图书馆所有物业及设施、设备实施统一一体化管理，图书馆只设一名物业管理人员，负责物业的宏观管理及与物业公司的联络。全包外包主要包括清洁卫生、绿化保养、消防安全、设备维护等。 大多数高校图书馆较为普遍的是采用部分外包。近几年来，高校扩招以后，高校图书馆的事业发展较快，各地政府都投入巨资建设新图书馆，新建的图书馆面积都较大，财经大学xx年10月建成一座1.3万平方米的新馆，并改建了两座旧馆，全馆总建筑面积18925.39平方米。财经大学图书馆就采用部分外包，将清洁卫生外包给保洁公司，绿化保养委托给学校后勤管理处的校园中心托管，消防安全由本馆一名消防专干负责，设备维护除了计算机由本馆技术部负责外，其它硬件设施如空调、电梯、音响设备、视听设备等均由本馆办公室负责和厂家联系。 2.2业务性外包 业务工作是图书馆职能性的基础工作，当前高校图书馆业务性外包主要有图书采购、图书编目、图书加工、报刊装订、图书归架、数据库建设、自动化系统、信息服务等八种。 现以财经大学图书馆为例对这八种业务性外包进行简单介绍。财经大学图书馆的图书的采购、编目及加工均由采编部负责与书商合作并组织实施；报刊装订目前还没有外包给专业的图书包装公司，主要由阅览部自己装订；图书归架工作主要由流通部各楼层的一名工作人员指导勤工助学学生来完成；数据库建设是图书馆数字化的一个重要环节，本馆的数据库建设主要是通过两种方式进行，一是从北京购买数据库如： _库、科研信息数据库、中经网统计数据库、中国财经报刊数据库、中国期刊网数据库等。二是根据学校学科设置和科研的需要，自行开发建设了9个数据库：学科理论信息动态、剪报信息库、区情信息库、经济专题数据库、财大文库、研究生论文库、随书光盘数据库、考研资料下载、馆藏书目数据库；自动化系统是指图书馆管理系统及应用软件，财经大学图书馆自新馆建成以来就一直使用的是北京金盘软件技术有限公司的管理系统；信息服务由本馆信息咨询部负责提供诸如文献传递、馆际互借、文献信息咨询和文献代查代检、论文查新查证等服务，更高层次的信息服务如专题研究报告、动态分析、综述评论等由于本馆自身力量有限还未开展，为把我校建成高水平的财经大学，这种高层次信息服务以后是必不可少的。 3.图书馆业务外包的优点 3.1调动一切社会积极因素，有效利用各种资源，获得最大限度的服务和管理效益 图书馆的业务外包符合经济学中的“烂饭桶原理”，图书馆把业务环节中某一个或某一些自己做得不是最好的，委托给专门从事这些工作的组织去做，给它们提出要求，这样既克服了自身的不足，又充分调动了一切社会因素，充分利用了各种资源，使图书馆的服务和效益达到更高层次。 3.2降低成本，节约时间，提高效率，改进质量 因为外包厂商往往具有规模经济，以及专业性强和高度效率化的特点，通过他们来提供服务，通常可以享有较大的折扣优惠，并可节省庞大的人事费用。例如财经大学图书馆编目业务外包，不但节省了大笔经费，而且图书馆处理速度及服务质量获得极大的改善和提高。 3.3帮助克服专业技术人员不足 图书馆虽然人才济济，但是也不是每个专业的人才都有。随着网络技术、信息技术发展和普及，计算机技术已经应用于图书馆的每个服务环节，但是大多数图书馆缺乏计算机技术人员编制（如财经大学图书馆目前还没有一名计算机专业技术人员）或虽有人员编制，但名额不足，无法承担所有硬件设施的维护，可以通过业务外包来弥补专业人员的不足。 3.4集中资源完成图书馆的核心任务和目标 “一切为了读者，读者至上”是图书馆的服务宗旨，图书馆把既花费人力、物力资源，效果又不是很好的工作外包给专业公司去做，这样就可以节省一切人力、物力资源，搞好图书馆的核心业务工作。 3.5提高图书馆员的素质和观念 图书馆业务外包对提高本馆馆员素质和更新观念无疑具有促进作用，通过和外包公司的合作，可以学习到他们先进的管理方法和技术，使工作思路更加开阔，观念也随之更新，有利于提高图书馆核心竞争力。 4.图书馆业务外包的缺点 4.1业务外包使图书馆失去了核心能力培养的机会 目前，图书馆在业务外包上确实获得了一定的效益，降低了一定的成本，但同时也失去了获得关键技能和构建未来核心能力的机会。如图书馆将数字化开发和网络建设承包给一些专业性公司，弥补了人员技术的弱势，但同时也助长了图书馆工作人员不求上进，不钻研业务的惰性。业务外包的最终目的是提高图书馆的核心竞争能力，而不只是利用馆外的资源。如果图书馆过分依赖业务外包，虽然可以获得短期的效益和优势，但是图书馆本身却在外包过程中丧失创新能力和构架未来核心能力的机会，这对图书馆事业的发展是极其不利的。 4.2业务外包可能影响图书馆正常运作 实行业务外包后，图书馆必须将一些控制权交给外包商，这使得图书馆将在一定程度上依赖于外包商，图书馆在一些业务上处于被动地位。一旦图书馆与外包商之间出现分歧，或外包商不能按协议完成外包任务，业务外包有可能增加周转时间，影响图书馆的正常运作。 5.完善图书馆业务外包的几点对策 5.1决定业务外包考虑因素 图书馆核心业务的确定，是实现业务外包的前提和基础。图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自已的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自已完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。 5.2选择合适的外包商，签定合作协议 外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆要选择合适的外包商，科学制定招标合同协议细则，同时应与外包商建立互动的反馈机制，将最诚信和有实力的外包商吸引到图书馆业务外包中来；图书馆要对外包服务合同的履行进行系统的监督，按照约定的服务质量和操作标准衡量外包商服务合同的履行情况，并进行全程跟踪指导。 5.3加强对外包商的控制和管理 图书馆要对外包商实施全过程质量控制，要求外包商定期或不定期地提交业务进展情况；建立外包双方的互信和学习对称机制；建立与外包相适应的自身机构和流程，并制定相应的管理规范和程序，使之与新的工作环境相适应；加强风险管理，做到事前、事中、事后风险防范控制和纠正措施。 5.4与外包商建立良好的沟通机制 图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。 6.图书馆业务外包的前景 虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题，图书馆也存在一些顾虑。但是它体现了在网络信息时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。可以预料，随着图书馆管理的改进，业务外包将有更大的发展空间。 【 _】 SusanMartin.Outsou