人事科档案管理办法

人事科内部档案管理办法为进一步规范科室内部档案管理工作，确保科室工作资料与数据的安全完整,充分发挥档案在日常工作中的作用，使科室所有文件能够按照相应流程妥善管理，特制定本管理办法。适用范围：人事科内部本办法涉及的相关术语按以下释义理解：档案：是人事科各岗位在工作活动中直接形成的，具有参考利用价值的以书面表达的各种文字、图表、格式化单据等不同形式的历史记录。档案管理：是指人事科对人事工作档案进行的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交和销毁等工作。档案内容按业务划分：文书方面：OA系统中对人事科下发的所有公文，OA系统中文书点接收的所邮件。人事科各业务岗位通过人事科文书点对外上报、对下传达的所有公文，及邮件。人事管理方面：薪资管理方面：职工培训、人员档案管理方面：考勤、劳纪、门禁卡管理方面：文件归档管理：必须对所有待归档文书，文件进行查阅、核对其内容，重要文件要进行保密。对于一个档案资料应及时归档，归档程序是：首先对资料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照资料的属性、内容，确定其归档的具体放置；再次，在目录上补登资料名称及有关内容；最后，将新资料放入相关档案进行归档管理。人事科人员资料归档管理：要保证科室负责保管的本科室人员个人资料、劳动合同、保险手册及相关证件的完备。档案管理保密制度：对于科室一切资料不允许外泄。科室所有文件、材料资料、数据不允许擅自上报或提供给外部人员，如需要上报或向任何科室、个人提供查阅、复印，必须请示科室负责人，经审查符合厂相关规定后方可。如泄露科室内部资料，使厂、科室造成工作事故，将追究当事人责任。管理办法各岗位在工作活动中不断产生的资料在处理完毕后，必须整理立卷，定期移交给本科室当案管理人员集中保管，不得由个人分散保存。每一项工作归档资料须齐全完整，如有照片、录音、摄像资料等须同其详细的文字说明材料一起归档。移交人须对归档资料系统整理，准确地反映工作活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。归档的资料必须保证打印文件字迹工整，图像、签字、印章清晰、材料涉及的毕示、证明材料文件完备。移交人必须自行做好移交档案的电子文档归档保存工作。最终需要移交厂档案室的档案，在移交到本科室时，移交人必须将档案按立卷归档的要求整理完毕。移交时间文书方面：人事管理方面：薪资管理方面：职工培训、人员档案管理方面：考勤、劳纪、门禁卡管理方面：档案保存期限分永久、定期两种，原则是：反映科室主要职能和重要工作活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；反映科室一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为定期保存，其期限为10年；销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册。提出销毁报告，报经科室分管领导审批。内部业务档案按如下规则进行编码立卷：一级编码一级编码含义二级编码二级编码含义三级编码三级编码含义RSYW人事科RS人事管理XZ薪资PX培训KQ考勤XZ行政行政档案按如下规则进行编码立卷：一级编码一级编码含义二级编码二级编码含义三级编码三级编码含义YSXZ行政SJGW审计公文LW来文FW发文QT其他BMGL部门管理RCWJ日常文件GZZD规章制度QT其他PXZL培训资料NBPX内部培训WBPX外部培训QT其他第十九条档案的立卷归档期限档案的立卷期限如下：（一）审计在发布审计报告后一个月内立卷。跨年度的审计，在审计终结的年度立卷；（二）审计行政档案分类立卷后应于平时收集，每月末定期归档一次。第二十条卷内排列规则审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批示在前，报告在后；（四）重要文件在前，次要文件在后；（五）汇总性文件在前，原始性文件在后；（六）批复在前，请示在后。第二十一条介质互换对于档案的介质按如下规则进行处理：（一）纸质档案应该编写文件页号、目录和备考表、填写卷宗封面后装订；（二）电子档案一般情况下应该同时制作纸质档案加以管理；（三）如果电子档案未同时制作纸质档案，应该在纸质档案目录内注明电子档案的目录、页数及存放地点。第二十二条时间序列除了编码规则之外，各案卷应按时间序列立卷归档：（一）三级编码之下，采用日历年度顺序编号，以时间区分各案卷；（二）卷内文件按照产生的时间逆序编号；第二十三条档案保管档案由审计助理妥善保管，保证档案资料的安全和完整。第二十四条档案保管期限档案按如下原则确定保管期限：（一）当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年；（二）永久性档案应长期保存；（三）不再继续审计的被审计单位，永久性档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。第二十五条档案借阅档案一般不对外借阅，必须借阅者应事先经审计部总经理书面批准。调阅存于公司档案管理部门的档案,须经总裁审批。审计部总经理根据有关的性质和内容，决定是否允许复印或摘录其中的有关内容，借阅者应自行负责因其误用资料而造成的任何后果。第二十六条档案移交每年形成的档案，在审计年度终了后，暂由审计部保管三年，期满之后，由审计部编制移交清册，移交公司档案管理部门统一保管。第二十七条档案销毁销毁档案，应由公司档案管理部门会同审计部提出销毁意见，编制档案销毁清册，经公司董事会审计委员会审核同意，并经董事长签名批准方可实施。实施销毁时，应由公司档案管理部门和审计部共同派员监销，并在档案销毁清册上签名。档案销毁清册应永久保存。第五章附则第二十八条解释本规程由公司审计部负责解释。第二十九条修订本规程应根据法律法规及公司经营管理等实际情况的变化，由公司审计部在董事会审计委员会的指导下适时修订完善。第三十条施行日期本规程自公布之日起施行。附件：卷内目录顺序号文件作者文号文件日期标题所在张号备注备考表卷内文件张数卷内文件有关情况说明：立卷人归档人立卷日期归档日期全宗号目录号案卷号（卷宗名称）（类名）自年月日起至年月日止卷内张数保管期限归档时的案卷号：全宗号目录号案卷号案卷目录顺序号归档时的案卷号案卷标题起止日期张数保管期限备注案卷目录封面卷宗号目录号年度案卷目录案卷目录目次案卷顺序号年度类别名称起止页号案卷数量永久长期短期合计案卷目录说明本目录案卷数量保管期限整理情况存在问题及其他情况编制人编制日期档案材料交接单卷宗名称所属年度案卷数