项目二 会议服务

项目二会议服务与管理,一、学习目标理解会议的基本概念和会议主题的特征掌握会议筹备期间服务的主要内容掌握会议接待人员应具备的基本素质和礼仪规范理解会议附设展览会与商业性展览会的不同掌握会议信息通报的概念和通报方式,二、学习重点会议筹备期间服务的主要内容会议接待期间接待人员应具备的基本素质和礼仪规范三、学习难点会议筹备机构的组织架构,1.会议的基本概念,2.确定会议主题的重要意义,3.会议主题的特征,5.会议主题的目标,任务一会议筹备期间的服务,4.如何确定会议的主题,二、会议筹备机构的组织形式（一）会议筹备机构的组织架构,（二）组织机构内部的业务分工,1.组织委员会：会议申办活动中的最高组织形式，是会议最重要的领导机构。2.学术委员会:又称程序委员会，主要由该领域内专家、学者等知名人士组成，主要负责与会议有关的一切专业活动，具体任务是拟定会议的专业主题、主要专业交流内容和编制会议专业日程等。3.秘书处:会议筹备的常设机构，它在组织委员会的领导下开展各项工作，秘书长负责管理秘书处的日常工作。,三、会议筹备期间服务的主要内容,（一）会议策划阶段1.成立策划工作小组2.策划会议工作方案（二）会前准备阶段,四、会议礼品的准备与发放,（一）礼品的选择1.高档型2.特产型3.实用型（二）选择礼品的禁忌（三）注重包装（四）礼品的发放,任务二会议期间的服务,一、会议注册服务（一）注册台的搭建（二）注册材料的准备（三）注册时间安排（四）注册人员安排（五）注册服务的主要内容二、对会议嘉宾和特约报告人的服务,三、会议接待礼仪（一）会议接待人员应具备的基本素质1.热忱的服务态度2.要具备良好的服务能力3.要有敬业精神4.具有正确使用自己服务权力的能力（二）会议接待礼仪的基本规范（三）做好会议服务的细节,四、会议现场服务（一）会议桌的种类1.圆桌式2.口字形3.教室形4.马蹄形或“U”形5.I字形与V字形,（二）参加者的位置（三）会议现场布置1.会场整体布置2.主席台的布置3.宾客姓名标签的摆放4.投影、扩音设备的安装与调试5.会场花饰的布置（四）会议现场引导咨询服务（五）会议现场秩序维持服务,五、会议食宿服务（一）住宿安排1.会议代表的住宿安排2.VIP客户的住宿安排3.特殊人士的住宿安排4.要求与会者预付押金5.与会者住房表的制作,（二）餐饮服务1.欢迎宴会的安排2.欢送宴会的安排3.“茶歇”的安排4.会议午餐的安排5.会议晚餐安排,任务三会议其他服务,一、文娱活动中的服务（一）文娱活动的时间安排（二）文娱活动的形式（三）文娱活动的注意事项,二、参观、考察活动服务（一）参观考察策划1.要与会议主题相适应2.要满足会议代表的兴趣与爱好3.要突出地方特色（二）参观考察的注意事项1.参观考察，安全第一2.要做到内外有别,三、会伴或辅助人员的服务四、会议附设展览会服务（一）会议附设展览会的作用1.对会议主办者的好处2.对与会者的好处3.对参展商的好处,（二）会议附设展览的可能性1.会议所涉及学科的产业化程度2.会议组织者与企业的联系较密切3.会议的权威性较高、影响力较大（三）会议附设展览会与商业性展览会的不同1.观众面不同2.组织观众所花功夫不同3.展览主办者收入来源不同（四）会议附设展览会注意事项,任务四会议结束后的服务,一、会议迎送与票务服务（一）会议迎送1.官方迎送2.特邀嘉宾迎送3.一般与会者迎送（二）票务服务,二、会议信息通报（一）会议信息通报的概念（二）会议信息通报的意义（三）会议信息通报的方式1.会议工作人员2.会议简报3.新闻发布会4.宣传印刷品5.网站6.论文集,三、致谢、宣传（一）致谢1.致谢对象2.致谢方式3.邮寄资料（二）宣传,项目小结,本项目向大家介绍了会议筹备期间服务的主要内容，包括会议主题的确定、会议筹备机构的组织形式、会议礼品的准备与发放等；会议接待服务；会议其他服务中的文娱活动服务、会议附设展览会服务等；会议结束后的迎送、票务服务和会议信息通报等内容，涵盖知识面比较广，内容丰富，其主要目的是让大家对会议从筹备到结束到后续服务的服务与管理有一个系统的认识，从而能够更好地为我国乃至全球日益兴起的会议服务和会奖旅游服务。,复习思考题,1.如何理解会议主题的概念和会议主题目标？2.请简述会议礼品的准备与发放的