精选总结-公文写作基本功训练

公文写作基本功训练,1,第一节精准把脉公文的特性，抛却旧观念,第二节提升文笔能力的“吸心大法”，速成有捷径,第三节牢牢掌握公文的四大要素，文思如泉涌,第五节标题拟制中的常见病例、正确运用方法,第四节锻造公文语言的“六脉神剑”，妙笔可生花,第六节正文写作中的标准规范、正确运用方法,2,公文写作的作用与意义：,公文写作是职业人的基本功公文写作是实现自我的重要一环公文写作是整合组织资源的重要手段,3,2020/5/14,公文概述,一、公文概念、特点、种类、格式,(一)公文概念1、广义公文2、狭义公文,4,2020/5/14,1、广义公文：国家党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成和使用的公务文书。可分为通用公文和专用公文。（1）通用公文：法定公文：指党和国家权威机关界定使用的公文。事务性公文：没有纳入法定公文范围，但在日常公务活动中经常使用的公文。,5,2020/5/14,（2）专用公文：指一些具有专门职能的部门在特定的业务范围之内使用的公文。2、狭义公文：指国家行政机关公文。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。有法定的文种：共13种。,6,2020/5/14,特定的作者法定的执行效用规范的文体、结构和格式文字庄重、准确、精炼,(二)、公文的特点,7,2020/5/14,有规范的语言表达方式：有叙述、议论、说明，其中以说明为主，基本不用描写和抒情。叙述具有概括性；议论具有直陈性；说明具有提要性。语体风格：庄重、准确、精炼。有固定化一的结构开头主体结尾,(二)、公文的特点,8,2020/5/14,(三)公文的作用,领导指导作用行为规范作用传递信息作用公务联系作用凭据记载作用,9,2020/5/14,(四)公文的种类,1.国家行政机关公文处理办法规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。2.公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。3.按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。4.按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。,10,2020/5/14,（五）公文的一般格式,11,2020/5/14,公文的一般格式,7.红色反线。,12,2020/5/14,公文的一般格式,13,2020/5/14,公文的一般格式,14,2020/5/14,二九年二月五日,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,15,2020/5/14,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。,。,（发至级）,二一三年二月五日,联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。,16,2020/5/14,第一节精准把脉公文的特性，抛却旧观念,第二节提升文笔能力的“吸心大法”，速成有捷径,第三节牢牢掌握公文的四大要素，文思如泉涌,第五节标题拟制中的常见病例、正确运用方法,第四节锻造公文语言的“六脉神剑”，妙笔可生花,第六节正文写作中的标准规范、正确运用方法,课程导入招式实战篇,17,条例的新变化,（一）公文种类的最新变化党政机关公文处理工作条例，规定公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,18,2020/5/14,条例的新变化,（二）公文格式的变化党政机关公文处理工作条例规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成”。从要素看，主要是增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。,19,2020/5/14,条例的新变化,1、份号原来规定只有绝密、机密级公文标明序号。条例新规定：所有涉密公文都应标注份号。一般用3号黑体，用6位阿拉伯数字，顶格编排在上角第1行。例如：000001,20,2020/5/14,条例的新变化,2、密级和保密期限定义和要求基本一致。标注位置由版心右上角调整至左上角。一般用3号黑体，顶格编排在版心左上角第2行，数字用阿拉伯数字。,21,2020/5/14,条例的新变化,3、紧急程度原来规定紧急公文根据紧急程度分别标注“特急”、“急件”。条例新规定:紧急公文分别标注“特急”、“加急”。标注位置由右上角调至左上角。电报分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，要求没有变化。,22,2020/5/14,条例的新变化,5、落款署名及成文日期原来要求署名不盖章，盖章不署名。现在要求除电报、会议纪要以外，一般既要落款署名，又要加盖印章。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。,23,2020/5/14,条例的新变化,6、版记部分（1）取消了主题词；（2）字号调整为4号仿宋体字；（3）首条、末条分隔线为用粗线，中间分隔线用细线。,24,条例的新变化,7、页码1、用号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条号一字线。（错误：第4页，第四页，4正确：-4-）2、单页码居右空字，双页码居左空字。3、版记页前有空白页的，空白页与版记页均不标页码，表格横排时，页码位置与其他页码保持一致。,25,2020/5/14,公文写作基本规则,据国家行政机关公文处理办法第五章第二十五条规定，草拟公文应当做到如下事项：（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确无误。,26,2020/5/14,（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四“（1）”。必须使用国家法定的计量单位。（五）用词用字准确、规范文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,27,2020/5/14,（六）词语的选择：截至与截止、制定与制订、其他与其它、作与做（作为、做法）。词语的感情色彩：领导到会一般为“讲话”，不是“发言”。（七）常用的事物和概念的特殊表达要求：时间的表达：精确空间的表达：准确数量的表达（倍数、分数、以上、以下）：要反复核实。要精选数字，切忌过于繁琐。要加强分析，避免零乱堆砌。要规范使用，避免产生歧义。,28,2020/5/14,第一节精准把脉公文的特性，抛却旧观念,第二节提升文笔能力的“吸心大法”，速成有捷径,第三节牢牢掌握公文的四大要素，文思如泉涌,第五节标题拟制中的常见病例、正确运用方法,第四节锻造公文语言的“六脉神剑”，妙笔可生花,第六节正文写作中的标准规范、正确运用方法,课程导入招式实战篇,29,企业常规商务文书之撰写要点,时刻站在你的读者的角度来想问题！,沟通,30,2020/5/14,公文主旨,公文主旨：又称题旨、立意等。具体地说，主旨就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。,31,2020/5/14,公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等等。,32,2020/5/14,第一节精准把脉公文的特性，抛却旧观念,第二节提升文笔能力的“吸心大法”，速成有捷径,第三节牢牢掌握公文的四大要素，文思如泉涌,第五节标题拟制中的常见病例、正确运用方法,第四节锻造公文语言的“六脉神剑”，妙笔可生花,第六节正文写作中的标准规范、正确运用方法,课程导入招式实战篇,33,企业常规商务文书之四要素,主旨素材结构语言,34,2020/5/14,第一节精准把脉公文的特性，抛却旧观念,第二节提升文笔能力的“吸心大法”，速成有捷径,第三节牢牢掌握公文的四大要素，文思如泉涌,第五节标题拟制中的常见病例、正确运用方法,第四节锻造公文语言的“六脉神剑”，妙笔可生花,第六节正文写作中的标准规范、正确运用方法,课程导入招式实战篇,35,企业常规商务文书之六特点,简明准确朴实庄重规范精炼,36,2020/5/14,如何写出好文章,制定正确的行动目标决定文章的正式程度决定文章的总体风格选择文章的层次结构列出文章的大纲撰写初稿,37,2020/5/14,如何写出好文章-制定正确的行动目标,化被动为主动需要回执凡事预则立，不预则废,38,2020/5/14,如何写出好文章-决定文章的正式程度,你本人很了解对方么？目标读者比你的地位低吗？是好消息吗？1分-10分,39,2020/5/14,如何写出好文章-决定文章的总体风格说服矩阵,资源充足简单型说服型（1）罗列事实（2）多次沟通短文即可强调利益所在立场一致立场不一致解决问题型艰难型（3）有问有答（4）不值得花费精力资源不充足,40,2020/5/14,如何写出好文章-选择文章的层次结构,连贯式报告并列式报告、总结、建议书分析问题式批复、指示、命令问答式企业内刊、内部通讯行动结果式推荐信,41,2020/5/14,如何写出好文章-列出文章的大纲,提纲法辐射法,42,2020/5/14,如何写出好文章-撰写初稿,静下心来一气呵成,43,2020/5/14,如何使文章生动有效,“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临。”,44,2020/5/14,如何使文章生动有效读者为尊,“我很高兴的宣布，我们公司在10年度超过了预期的目标，完成任务了”。,45,2020/5/14,换一种写法？,“我非常高兴推荐张良加入贵方的战略团队，其财务技能能帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开”。,46,2020/5/14,如何使文章生动有效有效反馈,正面反馈修正性反馈负面反馈没有反馈,47,2020/5/14,如何使文章生动有效增加紧迫性,让读者马上行动给个死期,48,2020/5/14,如何使文章更加规范-数字的使用,1、对于项目管理人才的需求，每年都在增加。2、对于项目管理人才的需求，以每年20%的速度在增加。3、您的对账单已经过期了。4、本月氯化钾产量为300吨，增加了8%。5、大专文化程度的由过去的54%上升到了78%。6、大本文化程度的由过去的29%上升到53%。,49,2020/5/14,如何使文章更加规范计量单位的使用,质量（重量）单位：千克、公斤、吨、克、毫克、斤、两长度单位：千里、公里、米、厘米、毫米、千米、尺、公分功率单位：千瓦、瓦、马力功、热单位：焦耳、千卡体积单位：毫升、升、立方米、立方厘米、公升、立升电量单位：千瓦时、度土地面积单位：公顷、平方米、平方公里、亩、平方丈,50,2020/5/14,如何使文章更加规范综合校对,要做三种人第一是旁观者今天写完明天看第二是朗读者看时不见读时现第三是求教者小学生心态的白居易,51,2020/5/14,如何使文章更加规范标点符号的使用,点号和标号-点号（7个）：句末点号：句号、问号、叹号；句内点号：逗号、顿号、分号、冒号标号（9个）：引号、括号、波折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号,52,2020/5/14,括号：表示一个文件的成熟程度，是试行办法还是最终版本？XX人民政府住房公积金管理办法（试行）点放位置：不能搁到下一段的起始引文结尾处的句号和引号，如果引文作为独立整体存在，就句号在先，反之，句号在后。,53,2020/5/14,第一节精准把脉公文的特性，抛却旧观念,第二节提升文笔能力的“吸心大法”，速成有捷径,第三节牢牢掌握公文的四大要素，文思如泉涌,第五节标题拟制中的常见病例、正确运用方法,第四节锻造公文语言的“六脉神剑”，妙笔可生花,第六节正文写作中的标准规范、正确运用方法,课程导入招式实战篇,54,55,2020/5/14,部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,56,2020/5/14,从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。,概括为：,57,2020/5/14,第一节精准把脉公文的特性，抛却旧观念,第二节提升文笔能力的“吸心大法”，速成有捷径,第三节牢牢掌握公文的四大要素，文思如泉涌,第五节标题拟制中的常见病例、正确运用方法,第四节锻造公文语言的“六脉神剑”，妙笔可生花,第六节正文写作中的标准规范、正确运用方法,课程导入招式实战篇,58,通知,一、通知的适用范围,通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用干部。,59,2020/5/14,转发和批转性通知1、转发性通知：上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。2、批转性通知：上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转性通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。,60,二、通知的特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点：,61,2020/5/14,通知的结构,标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通知正文（一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求结语（特此通知）单位成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,62,2020/5/14,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,1.标题,如：大学关于转发国家教育委员会研究生学籍管理规定的通知,由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。,63,2020/5/14,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。,64,2020/5/14,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,如：省人民政府同意省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告，现批转给你们，请认真贯彻执行。农村人口迁入城镇落户，是一项政策性很强的工作，是关系到全局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局，把有限的“农转非”指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承受能力，盲目地把大批的农业人口“农转非”，是非常错误的，必须坚决纠正。今后，各地应严格执行规定，从严控制，不得自立法规，擅开口子，随意扩大“农转非”控制指标。,65,2020/5/14,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,1.标题,如：国务院关于坚决制止乱集资和加强债券发行管理的通知,由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。,66,2020/5/14,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。,67,2020/5/14,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正。市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。,68,2020/5/14,三、通知写作的基本格式,(三)告知性通知的写法,如：为了全面推进素质教育，推动本地区教育事业的发展，在教师节来临之际，我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者。希各县、市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室。评选办法见附件。特此通知附件：评选先进教育工作者办法,正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。,69,2020/5/14,(四)任免通知上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。,三、通知写作的基本格式,70,三、通知写作的基本格式,(五)会议通知的写法,会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,71,2020/5/14,四、通知写作的注意事项,72,2020/5/14,73,2020/5/14,报告,一、报告的适用范围和特点,报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时所使用的一种陈述性公文。,报告的特点：,74,2020/5/14,报告的种类：工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等答复报告：回答询问,75,2020/5/14,二、报告写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告,76,2020/5/14,二、报告写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于我市2008年度星级饭店复核工作的情况报告,77,2020/5/14,二、报告写作的基本格式,(二)正文,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,如：根据省局关于开展2003年度全省星级饭店复核工作的通知精神，我局对全市2003年以前评定的22家星级饭店进行了复核工作。现将有关情况报告如下：,78,2020/5/14,二、报告写作的基本格式,(二)正文,答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文。,如：前接政发2004106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：,79,2020/5/14,二、报告写作的基本格式,(二)正文,将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。工作报告一般以“成绩、做法、经验、体会、打算、安排”为主。情况报告一般以“情况原因教训措施”的结构来写。答复报告一般写答复的意见或处理结果。,80,2020/5/14,二、报告写作的基本格式,(二)正文,工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”。,81,2020/5/14,报告的基本格式,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间,82,2020/5/14,报告的结构、内容和写法,撰写报告应注意的问题：（）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（）重点突出。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。,83,2020/5/14,计划与总结,计划是预想未来，对将要开展的工作进行安排。总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一段的工作。总结和计划这两种文体的关系十分密切。一方面，计划是总结的标准和依据，另一方面，总结又是制定下一步工作计划的重要参考。,84,2020/5/14,总结的作用图,85,2020/5/14,总结的写作格式,标题正文落款,86,2020/5/14,请示,一、请示的适用范围和特点,请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的上行公文。,87,2020/5/14,一、请示的适用范围和特点,88,2020/5/14,二、请示写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：学院关于建立计算机中心要求拨款的请示,89,2020/5/14,二、请示写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于调整函授学员培训费标准的请示,90,2020/5/14,二、请示写作的基本格式,(二)正文,正文包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分。,请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。,如：房地产开发公司自今年组建以来，配合市旧城改造，业务发展很快，最近已中标开发市五号地块。该公司现有干部、职工60余名，随着业务扩大，工作人员逐步增加。鉴于目前公司办公用房系租用远郊旧房，面积小，交通不便，影响正常业务的开展。,91,2020/5/14,二、请示写作的基本格式,(二)正文,将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。,如：为此，该公司拟自筹资金建造综合楼一座，建筑面积7000平方米。其中，为解决拆迁户回迁用房5300平方米，办公用房1700平方米，总投资1100万元。,92,2020/5/14,二、请示写作的基本格式,(二)正文,请示要求是请示的结