文件及记录控制程序

精品资料 文件及记录控制程序 钜宝实业有限 文件编号 版本 JUBAO-QP-01 A 公司 生效日期 第一页 共三页 2012-03-01 一、目的 1、对与质量管理体系有关的管理文件和技术文件进行控制，确保各相关部门均使用有效文件。 2、对质量记录进行控制，为质量管理体系有效运行和产品质量符合规定的要求提供证据。 二、 适用范围 1、适用于本厂与质量管理体系有关的文件（包括外来文件）的批准、发放、管理、更改和作废的控制。 2、适用于本厂质量管理体系形成的所有质量记录的控制。 三、职责 1、 厂长负责文件的审批。 2、各部门负责本部门技术文件、管理文件的编制，质量记录的编制、收集和控制。 3、技检部负责各类文件和质量记录的发放、回收、归档的管理。 四、 程序 1 文件、资料的识别与标识 1.1企业文件、资料分为管理文件、技术文件两大类。 a.管理文件：质量手册及各项管理规定、条例等。 b.技术文件：产品标准、认证实施规则、工艺规程、产品图纸、检验规程、操作规程、质量计划、质量纪录及有关外来技术文件等。 1.2 文件资料的标识 1.2.1 文件资料分“受控”和“非受控”两种状态，受控文件加盖“受控”印章并注明发放号；非受控文件不加盖“受控”印章，进行登记。 1.2.2文件编号 a.质量手册： 示例：QM A/0 版本号 质量手册代号 b.程序文件： QP XX XXXX 年代号 顺序号 文件代号 c.技术文件： JS XX XXXX 年代号 文件顺序号 文件及记录控制程序 钜宝实业有限 文件编号 版本 JUBAO-QP-01 A 公司 生效日期 第二页 共三页 2012-03-01 技术文件代号 d.质量记录 示例：QR XXXXX 顺序号 细则条款号 质量记录代号 e管理文件 GL XX XXXX 年代号 文件顺序号 技术文件代号 2文件的编制 2.1质量手册由厂长和质量负责人组织相关人员编制。 2.2、管理文件、技术文件由技检部组织编制。 3文件的审批 技术文件和管理文件由厂长审批。 4文件的发放和使用 4.1受控文件由技检部确定文件发放范围，经厂长批准后发放，并填写文件发放、回收记录，注明发放范围、时间、发放号，文件领用人签收。 4.2 文件持有者应妥善保管文件，确保清洁、完好，不得擅自外借、更改和复制。当文件持有者调离时应办理交接手续。 4.3 受控文件发放后损坏、短少、丢失、由责任部门向技检部提出申请,说明理由，由技检部查明原因后根据文件发放程序补发，并在文件发放、回收记录中注明。 5文件和记录的更改、换版、回收与作废 5.1起草部门必要时应评审文件的可操作性，以便及时更改。 5.2当文件和记录需要更改时，应由更改提出人向技检部提出，由技检部负责填写文件资料更改申请单，提出更改原因，送交文件的原审批人审批，若原审批人更换，应取得其有关背景资料，经审批后由技检部实施更改，加盖“更改”印章，并在更改控制页中注明更改人、日期、标识、更改单号等，同时更改归档文件。 文件及记录控制程序 钜宝实业有限 文件编号 版本 JUBAO-QP-01 A 公司 生效日期 第三页 共三页 2012-03-01 5.3 文件更改只对受控文件进行更改，非受控文件不作更改。 5.4 文件经多次更改或大幅度修改后应换版，原版本作废。 5.5 有保留价值的作废文件、资料可保留一份，由技检部加盖“作废保留”印章归档，其余作废文件一律销毁。 6文件的管理 6.1技检部负责文件、资料建档，管理核对受控文件和受控文件清单的一致性。 6.2临时借阅文件，由相关人提出口头申请，并由技检部批准后，办理文件借阅手续，原版文件一律不外借，以防丢失获损坏。 6.3外来技术文件的管理 a.所有外来技术文件由技检部签收,送厂长批准后留存原件，将复印件交有关部门，并填写文件发放、回收记录，接受人签收。 b.相关部门根据本厂实际情况对文件做出评价，涉及文件更改时，参考4.5.2条款执行。更改后的文件交技检部备案。 c.外来技术文件中发现的问题由厂领导与顾客协商解决。 d.更改后的文件由技检部重新发放。 e.本企业购置设备的文件资料由技检部负责归档、管理。 f.其他外来文件由技检部保存原件，将复印件发放至相关部门或人员。 7质量记录的保存 7.1质量记录的保存期有一年 7.2各部门负责人必须把所有质量记录分类，按日期顺序整理好，存放在干