秘书人员的基本能力要求ppt课件

.,1,秘书学,第十六讲,主讲教师：娄淑华学时：32,.,2,第七章秘书人员的智能素养与工作艺术第一节秘书人员的知识结构和能力要求第二节秘书人员的基本素养第三节秘书人员的工作艺术,.,3,第一节秘书人员的知识结构和能力要求,第一节秘书人员的知识结构和能力要求一、秘书人员的知识结构知识结构就是指个人为实现一定的目标，在人类知识进行学习与选择后，在头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。为了适应秘书工作综合性强、涉及范围广的特点，秘书人员必须具备合理的知识结构。（一）秘书人员知识结构的特征1、中心性与整体性秘书人员首先必须从整体需要出发选择知识结构的各个组成部分，即围绕秘书工作的要求和目的，决定吸取哪些知识。其次，还必须把这些知识整合成一个整体，努力使知识结构的各个组成部分在整体互动中产生效用。2、广博性与专业性从某种程度上讲，秘书人员的知识面应涵盖领导的知识面，才能真正发挥补偿和辅助作用，广博性随知识的发展而发展，秘书人员要紧扣时代发展对自己的要求，既积累广博的书本知识，又扩充丰富的实践知识。专业知识是从事秘书工作所必需的业务知识，广博的知识必须与专业知识结合起来，才会成为“T”型人才。,.,4,秘书学,第十七讲,主讲教师：娄淑华学时：32,.,5,3、比例性与层次性秘书人员的知识结构应当是一个内部比例协调平衡的结构体系。秘书人员所掌握的各种知识使用频率各不相同，有的经营运用，有的则偶尔为之。比例性原则就是根据各种知识使用的频率来确定其在知识体系中的恰当比例。4、客观世界的发展变化，使得领导活动也随之发生变化因此秘书人员的知识结构必须适应这种变化，呈现一种动态的开放结构，即基础较宽、活性较强、反馈及时、调节有度，能够随时吸收新的知识，使知识结构不断趋于完善。,.,6,（二）秘书人员的知识结构的模式秘书人员的知识结构的模式包括基础知识、专业知识和辅助知识三部分。1、基础知识具体包括以下几类：（1）科学文化基础知识。包括一般的自然科学和社会科学知识，是从事秘书工作最起码的文化基础。（2）政治哲学类。主要包括哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法知识。（3）法律政策知识。包括宪法、法律、法令、行政规章等以及党和国家的方针政策，这是秘书工作的重要依据。（4）外语类和计算机类。这是当代秘书人才所必须掌握的基础知识。,.,7,2、专业知识秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。（1）秘书业务知识。这是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识的标志。（2）单位专业知识。了解这些知识能使秘书人员当好领导者的参谋和助手。首先,要具备机关工作的知识。秘书人员英爱全面掌握机关的情况，包括：机关的性质、特点、目标、任务。所处的政治、经济、文化环境，成员的精神面貌和构成情况，这些知识对秘书人员来说十分重要。其次，要具备机关工作的知识。社会的发展对秘书工作提出了专业化的要求。,.,8,秘书学,第十八讲,主讲教师：娄淑华学时：32,.,9,3、辅助知识这是独立于专业知识之外，但又与秘书工作密切联系的知识。与秘书工作联系最密切的辅助知识有下面几类：（1）管理学知识。秘书工作是辅助管理性质的工作。（2）公共关系学知识。掌握公关知识，有助于秘书人员运用公关这一手段塑造良好的组织形象。（3）心理学知识。秘书人员的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。（4）经济学知识。秘书人员应十分注意对经济理论和经济知识的充实，从理论和实践两个方面去了解市场经济体系，提高辅助领导管理经济工作的能力。,.,10,秘书学,第十九讲,主讲教师：娄淑华学时：32,.,11,二、秘书人员的能力要求秘书人员的能力是指智力水平、基本能力和业务技能的有机综合。秘书人员应当构建起合理的智力结构，提高智力水平，这是实现秘书人员智能优化的关键因素。(一）秘书人员的基本能力1、思维力思维力是人们对事物间接和概括反映的能力。它是秘书人员智力结构的核心要素，其他要素都为之服务并受其支配。2、观察力观察力是人们仔细察看客观事物或现象、发现其特征的能力。秘书人员的观察力是秘书智力活动的门户和源泉。3、注意力注意力是一个人按照预定目的，在特定时间内把心理活动指向特定对象的能力。4、记忆力记忆力是指人们对过去经验的记忆、贮存和再现能力。5、想象力想象力是指大脑对原有的感知形象进行改造加工，并且创造新形象的能力。,.,12,（二）秘书人员的基本能力要求秘书人员的基本能力，是指从事秘书活动的各种实际本领。秘书人员合理的基本能力应包括下述几方面：1、表达能力（1）文字表达能力。具备较强的文字表达能力，是对秘书人员的基本要求。所谓较强的文字表达能力，简单地说，就是以书面形式表达思想意图，辅助领导处理政务的能力。（2）口头表达能力。主要包括以下几个方面：一是反映敏捷，应对自如；二是表达准确，分寸适当；三是口齿清晰，流畅清晰；四是态度从容，不卑不亢，表达圆满；五是针对不同对象，选用不同语言，讲究说话的艺术性。,.,13,秘书学,第二十讲,主讲教师：娄淑华学时：32,.,14,2、听知能力听知能力又称理解能力。首先要求秘书人员注意力高度集中。其次要求秘书人员具有迅速准确的理解力。3、组织管理能力秘书工作具有突出的综合性特点。秘书人员的组织管理能力主要体现在以下方面：（1）计划组织能力。首先是对秘书工作的日常事务做出周密的计划和安排并能够组织实施，以保证秘书工作的有序性；其次是对重大工作活动进行策划、组织、实施，如重大的会议、会谈，大型的调查研究，大型的代表团的接待等。,.,15,（2）协调能力秘书人员的协调能力对于改善人际关系，提高整个组织活动的效率具有重要意义，所以协调是秘书部门的一项重要职责，秘书人员必须具有良好的协调能力，使协调对象达到和谐统一。这种能力表现在：一要熟悉有关在政策法律和规章制度，准确把握领导意图和被协调者的情况，这是协调的依据；二要把局部与整体、微观与宏观联系起来进行考虑，紧紧把握全局利益，这是协调的方向；三要善于发现矛盾的焦点，捕捉那些“牵一发而动全身”的关键环节，这是协调的关键；四是要根据具体情况，灵活运用各种协调方法与手段，有较强的变通能力，这是协调的艺术。秘书人员组织管理能力的培养和提高有两种途径：其一是学习和掌握科学的管理方法，如目标管理法、统筹管理法、网络管理法等；其二是实践中学习和锻炼，摸索出一套工作的规律和方法。,.,16,秘书学,第二十一讲,主讲教师：娄淑华学时：32,.,17,.,18,.,19,.,20,4、应变能力应变能力是对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和素质在应急状态下的临场发挥和综合反映，要求秘书人员有冷静的头脑和随机应变的机智性。5、交际能力秘书工作本质上是一种服务性工作，秘书人员处在各种复杂的人际关系中，因此秘书要加强交际能力的培养。从某种意义说，出色的秘书人员是社会活动家，应具备与各种各样的人交往的能力。秘书人员需要了解人际交往的特点。秘书人员在交际中应坚持的原则。秘书人员良好的交际能力要依靠在工作实践中的长期磨练和培养。此外，秘书人员还应提高综合分析能力、出谋献策能力、调研能力以及多方面的办事能力。,.,21,（三）秘书人员的业务技能要求秘书人员的职业技能要求是多方面的，不同岗位的秘书有不同的技能结构。1、专业技能专业技能指秘书人员从事具体业务工作时必须掌握的技术和能力。2、相关技能相关技能是秘书人员在工作中需要掌握和运用的其他辅助性技能。,.,22,第二节秘书人员的基本修养,第二节秘书人员的基本修养一、秘书人员的政治思想修养秘书人员的政治思想修养主要包括两个方面：一是理论知识，即观点、范畴和要领体系；二是理性思维能力。秘书人员的政治理论修养从本质上说是马克思主义修养。,二、秘书人员的工作作风修养作风，是指贯穿于人们日常行为中的态度、风貌、做事方法等。它是人们的世界观在具体行动中的表现。秘书人员的工作作风修养要求主要包括：（1）工作雷厉风行。（2）为政清正廉洁。（3）注重调查研究。（4）处事谦虚谨慎。（5）严格遵纪守法。（6）办事一丝不苟。,.,23,四、秘书人员的心理品质修养,秘书人员的心理品质是指秘书人员在心理过程和个性心理方面表现出来的稳定的心理特点的总和。,秘书人员心理品质修养,秘书人员心理健康的基本品质,秘书人员的心理调适,？,？,.,24,三、秘书人员的职业道德修养职业道德修养对从事一定职业的人的特殊道德要求，是人们在一定的职业活动中所应遵循的、与其特定的职业相适应的行为规范。职业道德是人们长期职业实践的产物，是社会公德在一定职业范围内的具体表现，也是个人的道德修养最集中、最基本的体现。秘书人员主要应注重以下几方面：（1）培养角色意识，忠于职守，严守本分。（2）实事求是，谨慎细致，严守机密。（3）树立效益意识，培养开拓精神。（4）重诺言，守信用，树立公关意识。（5）自尊自立，终身学习。（6）服从领导，顾全大局。（7）增强服务意识，提高服务质量。,.,25,第三节秘书人员的工作艺术,第三节秘书人员的工作艺术一、语言表达艺术过硬的语言表达艺术，可以从三个方面衡量：一是恰当运用角色语言，说话要合乎身份和地位，体现良好的素质和修养；二是注意说话的场合，重视语言环境，出演审慎，分寸恰当，不随便“放炮”；三是讲究说话的方式，既做到语言明晰。确定无疑，又能在恰当的时候幽默风趣，委婉含蓄。（一）真情实意1、说真实话的语言表达艺术2、说真情话的语言表达艺术3、表露缺点的语言表达艺术,真情实意？,蓄,.,26,（二）委婉含蓄1、遇到忌讳时的语言表达艺术2、遇到尴尬时的语言表达艺术3、批评别人时的语言表达艺术、遇到矛盾时语言表达艺术5、对别人有要求而又很难说出口时的语言表达艺术,？,.,27,（五）诙谐幽默,（六）随机应变,（三）敢说硬话,（四）以柔克刚,.,28,二、出色的人际关系协调艺术协调是指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。其中，人际关系协调是秘书工作的一项重要职能。做好机关内部人际关系协调工作，对促成决策形成，保证决策落实，理顺各种关系，优化整体功能，提高机关效率，具有重要作用。（一）协调自己与领导关系的艺术秘书与领导关系是种特殊的上下级关系。领导把有些人际关系的问题转给秘书来处理；还有些人际关系问题，由领导与秘书共同商量，并经领导同意后由秘书处理。领导与秘书的人际关系是互相理解的关系。1、正确认识角色地位，做到出力而不“越位”秘书容易出现的“越位”错误，主要表现为：（1）决策地位（2）表态越位（3）工作越位（4）答复问题越位（5）场合越位,.,29,2、秘书设立恰当的期望值所谓期望值，就是人们对他人或社会的期望值指数。这里是指秘书对领导的期望。秘书要找到既能基本得以实现，又大体合理、适中的期望值，必须做到如下几点：（1）正确审视自己，是期望值与自我相符。（2）将心比心，多站在领导角度考虑问题。（3）合理控制，减少或降低不合理的期望值。3、秘书加强信息反馈的艺术秘书和领导的基本关系是工作关系。因此，反馈信息主要着眼于工作。首先，要实事求是地反映工作中的成绩和问题，辅助领导总结经验教训，完善措施，改进工作。其次，要抓住主流和共性内容，把群众的意愿、要求和建议及时反映给领导，便于领导调动一切积极因素进行工作。4、秘书处理自己与领导群体关系的艺术要做到以下几点：（1）在工作上，作为秘书对领导要一视同仁，一样尊重。（2）在组织上，一定要做到下级服从上级。,.,30,（3）在态度上，无论是主管领导还是非主管领导，要一律平等，一样对待。（4）在汇报和请示工作时，应按权限和程序办事。5、秘书提升自己在领导心目中地位的艺术如何实现？（1）善举无声（2）争辩有术（3）暗示有法（4）进言有方进言应注意以下几点：第一，时间适当第二，场合适宜第三，逐步引入第四，态度谦逊,？,.,31,（二）协调领导之间关系的艺术1、正确认识领导者之间的矛盾分歧和矛盾主要分成以下四类：（1）认识上的矛盾和分歧（2）工作方法和领导风格上的矛盾（3）利益上的矛盾（4）感情上的矛盾2、灵活处理领导者之间矛盾的艺术需要采取的有效方法是：（1）沟通（2）折中（3）回避（4）中立,.,32,（三）协调与同事之间关系的艺术秘书与同事之间，既是合作者，又是潜在竞争者。因此，作为客观存在的一种心理反应，在同事的内心世界，必然产生既渴望合作，又警觉竞争的复杂心理。因此，协调与同事之间的关系，对秘书来说更具挑战性，处理好与同事之间的关系，工作更有成就感。1、处理矛盾的艺术（1）及时与同事沟通术工作更有成就感。（2）注意自我反省并激励自己通术（3）通过“中间人”传话来终止对方的不满,？,.,33,2、增进同时间感情的艺术与同事愉快地相处，是秘书上传下达、沟通协调和重要内容。（1）主动沟通。如果说主动沟通是一种姿态问题，那么善于主动沟通则是艺术问题。需要特别注意：第一，要善于选择最佳交谈时机、场合以及内容引起对方兴趣的话题。第二，交谈时，不论对方态度如何，都要谦虚诚恳，并贯穿交谈的始终。第