TPJY-CW-001采购管理制程序-发表

- XXXXXX连锁管理有限公司商标门诊医疗器械、耗材采购控制程序TWJY-CW-001 版本号：A/0 适用部门：全公司诊所 生效日期：2012年 月 日制定审核审批日期日期日期 门诊医疗器械、耗材采购控制程序1 目的 对门诊采购过程及供应商进行控制，确保所采购的物资符合规定要求。2 范围 适用于健业门诊所有药品、耗材、器械的采购控制及提供服务的供应商进行选择、评价和控制。3 职责3.1 公司业务副总负责主持供应商进出权限审批，组织相关人员对物资供方进行审核评价，寻找合格供应商，并对物资采购工作进行监督检查。3.2 公司财务总监负责物资采购价格的统一核定，参与供应商财务状况评价，预防供应商财务风险带来的潜在损害。3.3 门诊主任负责本门诊的采购审核工作，参与对物资供方的评价，医生参与审核采购药品及医疗器械申请计划及监督检查。3.4 门诊材料管理员负责制定并执行物资采购计划，负责物资的入库验收、在库保管和出库管理。及时采购物资，保证门诊供应，处理与物资有关的相关业务问题（如产品破损、近期/过期药品，及时退换等。）4 工作内容4.1 公司从多年合作的供应商中以信用、质量、价格、供给较好的单位中确定药品的供方。4.1.1 对供应商的评价公司组织业务副总、财务人员、门诊主任、采购人员组成的采购组对供方的供货情况进行评估，经讨论后确定供方。4.1.2 合格的供方具有有效的经营企业许可证，并具有符合标准的仓储能力和保证产品质量的供货能力，且价格合理。并建立合格供应商一览表4.2 采购组集体讨论决定采购的物品品种、价格及渠道。4.2.1供货商确定公司根据多年业务往来的供应商，或统一招标取取得供应权利的供应商，通过对各家供应商的质量、价格、到货期等进行比较，填写供应商评价表，确定35家供应商。对同类的产品，同时选择3家合格的供应商，门诊材料管理负责建立并保存合格供应商的质量记录。4.2.1.2 对有实力的供应商通过对质量监督部门查询有无质量考核管理记录，以证实其质量保证能力。4.3 产品品种4.3.1 医疗器械类。根据公司规定的门诊配置清单，确定采购；未列入门诊医疗器械配置清单或超过配置既定数量的，需要采购时，应首先由门诊主任报业务副总经理审批同意后，方可申请采购。详见门诊医疗器械配置清单4.3.2 常规耗材类。原则上分高值耗材、低值耗材两大类，根据公司规定的门诊配置清单，确定采购；未列入门诊耗材配置清单的，需要采购时，遵循4.3.1之要求。详见门诊耗材配置清单4.3.3 特殊药品（麻醉、精神、放射性药品）的采购依照国家药品管理法“特殊药品的管理”有关规定执行，由专人负责采购、专人验收、专人保管、专册登记。4.3.4 因特殊情况需临时急购的新增物品，经门诊主任登记审核报公司副总经理审批签字后，由采购员执行采购。4.4 采购计划的制作和审批4.4.1 材料保管员计算出门诊材料月度基本需求量，医疗器械基本配置量，列入到配置清单。耗材按照基本需求量20%做预备库存，医疗器械原则上按基本配置量配置。4.4.2材料保管员随时统计分析材料及器械库存状态。主要采用盘点、计算材料使用登记信息的方式。4.4.3 材料保管员根据材料及医疗器械短缺情况，制作采购计划。应写明产品的名称、规格、计划采购数量、生产厂家、进货渠道等信息。4.4.4 采购计划制作完成后，提交门诊主任审核，常规耗材采购月总成本超过总业绩3%时，需由副总经理签字后方可执行采购； 4.4.5 材料管理员根据库房实际情况每半月制定采购计划，遵照4.4.1之要求，特殊情况需要超量或新增产品时，必须经过副总经理最后审批方可执行采购。4.4.6 医疗器械采购须由门诊主任申请，副总经理审核，总经理审批后方可执行。4.4.7每月常规采购次数不超过两次，临时需要补充的紧缺小批量小金额材料可以临时采购，门诊主任审批即可执行。4.5 采购计划通知供方 材料保管员向材料供方分发采购计划，并通知供方送货时间。4.6 材料保管员对所采购的材料验收，并在送货单上签收，将送货单或交易凭据扫描发送至财务部存档，原始凭证留存门诊保管。4.6.1 根据材料供方提供的随货单据对材料验收，验收的内容包括产品品的外观、名称、型号、规格、进货情况、生产厂家、批准文号、生产批号、有效期、数量和供货单位等，并进行包装和质量的检查。在随货单据上签注检查结果，填写材料入库验收记录，再输入电脑进行材料入库登记。4.6.2 进口药品应同时查验进口药品检验报告书，核对无误后，妥善保存。4.6.3 对不合格药品拒绝入库，并及时转告材料供应方，做好材料的退换工作。材料保管员不能解决的，及时向门诊主任汇报。4.6.4 会计根据材料入库登记及随货单据，对购进材料的零售价、批发价进行审核，对材料生产厂家、产品规格、剂型、价格不符合的品种拒绝入库。产品价格的调整，必须经财务总监、副总、总经理三级审批，个人不得随意擅自调价。4.7 材料内部使用控制4.7.1 医疗器械及耗材皆需建立盘点表，每月至少一次盘点，将盘点结果记入医疗器械盘点表/耗材盘点表。4.7.2 医疗器械故障维修，根据需求状态制定报修计划，当医疗器械发生故障时，器械保管员无法维修的，及时通知指定的维修单位维修，填写医疗器械保修单，并将待维修的器材放置在指定的存放区做好标识。4.7.3 医疗器械故障经判定无法维修时，填写医疗器械报废单上交门诊主任，门诊主任上报副总经理，同时将报废的器材统一放置在指定的报废器材存放区，做好标识；4.7.4如果按照医生单人配置的医疗器械发生故障或损毁时，由医生本人填写医疗器械报修单或医疗器械报废单，报门诊主任，并根据相关规定追究责任（目前不适宜）。4.7.5 耗材需建立耗材领用登记表，医生到前台领用，前台护士负责发放和登记，材料保管员负责监督核查。4.7.6 耗材出现质量问题需要登记入不合格耗材登记表，并分类放置不合格耗材存放区，做好标识。同时通知供应商前来做退货处理，建立退货通知单，并将质量异常情况记录到该供应商的不良质量记录表里边，作为供应商评估的依据。4.8 材料供方的考核及质量的评价4.8.1 根据市场的变化情况，每年对供应方一次评价，评价内容包括证照的有效性、供货能力、供应产品的质量、售后服务、信用度、信誉水平等，评价结果记录于供应商评价表。4.8.2 对于不再具有合法有效证照，或供货能力不强，或所供产品质量两次不符合要求，或供货不及时，或售后服务、信誉不好的供方，公司将取消其供应资格。5 相关附件5.1 供应商准入流程图5.2 采购审批流程图5.3 采购入库流程图5.4 器械报修报废流程图6 质量记录6.1 供应商评价表评价小组6.2 采购计划表材料保管员6.3 门诊医疗器械配置清单财务部/资材部6.4 门诊耗材配置清单财务部/资材部6.5 进口药品检验报告书供方提供6.6 麻醉、精神药品登记表材料保管员6.7 材料入库验收记录材料保管员6.8 材料入库登记材料保管员6.9 医疗器械盘点表器械保管员6.10 耗材盘点表材料保管员6.11 医疗器械报修单器械保管员6.12 医疗器械报废单器械保管员6.13 不合格耗材登记表材料保管员6.14 退货通知单材料保管员6.15 不良质量记录材料保管员6.16 合格供应商一览表财务部/资材部附件下续：精选资料 供应商准入审批流程图 财务/资材部定期发布/收集供应商信息，供应商填写准入申请表。财务/资材部对供应商基本信息进行调查，基本符合条件的，将准入表集中呈报本部门分管领导初审部门分管领导要求初审合格的供应商提供所需要的所有调查材料，整理后提交给分管副总经理。分管副总经理决定具体的供应商评估时间，组织评估小组现场评估，形成评估报告，各选出前五名报总经理。总经理审批确认准入供应商名单。下发给财务/资材部负责人。财务/资材负责人拟定采购合同协议报分管副总经理审核后，提供给供方确认，经供方与我方商定好最终方案后，报请副总经理签署财务/资材负责人建立合格供应商一览表，下发各门诊主任。门诊主任要求门诊材料采购人员根据准入名单进行采购及货款支付等。采购审批流程图门诊采购人员制作采购计划表，报门诊主任门诊主任核查当月所采购物资性质及成本耗材月度采购成本在3%以内的主任直接审批耗材月度采购成本在3%以上的主任审核如果采购计划合理，报请上级审批分管副总核及 总经理审批采购员执行采购采购员执行采购医疗器械所有医疗器械（根据分类）主任审核如果采购计划合理，报请上级审批分管副总核及 总经理审批采购员执行采购采购入库流程图外购资材抵达材料保管员核对采购单与送货单是否一致购送一致清点货物检验质量合格品不合格品收货填写入库登记表、摆放规范退货要求补货或开退货单，更改送货单数据签收、签退购送不符拒 收让步接收采购计划中所需资材不合格率过高整批退