新华制药股份有限公司内部控制失效分析

-新华制药股份有限公司内部控制失效分析学 院 经管学部专 业 财务管理年 级 2013级姓 名 杜文馨 3013209089 匡容 3013209092 朱爽 3013209112指导教师 邹高峰2015年 12 月 15 日分工： 杜文馨：绪论、针对问题的改进建议与总结 匡容：公司层面与销售业务流程层面缺陷分析 朱爽：新华制药简介与公司内部控制现状分析精选资料摘 要2010 年 4 月 26 日，财政部、证监会、审计署、银监会和保监会联合发布企业内部控制配套指引。为确保企业内控规范体系顺利推进实施，财政部等五部委确定，企业内部控制规范体系自 2011 年 1 月1日起首先在境内外同时上市的公司施行。按照指引要求，中外同时上市公司在2012年上半年均陆续对外披露了其内部控制自我评价报告和内部控制审计报告。当年67家上市公司中，66家上市公司均被出具了无保留意见审计意见，只有新华制药被信永中和会计师事务所出具了否定意见的内部控制审计报告。根据新华制药内部控制自我评价报告以及内部控制审计报告披露的信息，其内部控制存在很大的问题，其中最严重的两个是：因多头授信而导致的授信额度过大，以及对部分客户超出客户资本授信和存在未授信的发货情况。而这些的背后又存在着种种潜在的问题，使得其最终在审计中暴露出来。本文即通过分析新华制药的内部控制制度，包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等方面，结合内部控制相关理论，找出其被出具否定意见的原因，并针对缺陷提出具体建议与改进办法。最后做出总结，提出对于我国医药行业以及其他企业的内控建议。关键词：新华制药；内部控制失效；否定意见审计报告目 录第一章 绪论11.1 研究背景与意义11.2 结构框架2第二章 新华制药内部控制失效实证分析32.1 新华制药简介32.2 新华制药内部控制现状分析42.2.1控制环境4 2.2.2风险评估52.2.3控制活动5 2.2.4信息与沟通7 2.2.5内部监督8 2.3公司层面内部控制缺陷92.3.1公司治理结构缺陷9 2.3.2内部控制体系不健全9 2.3.3内部控制体系没有与公司治理结构有机结合9 2.3.4管理层对内部控制点重要性认识不足9 2.3.5预算控制管理不健全10 2.3.6信息系统与沟通方面制度缺乏11 2.3.7风险识别有缺陷12 2.3.8信息披露不及时13 2.3.9相关人员素质的缺失14 2.3.10人力资源政策缺陷14 2.3.11组织文化缺陷14 2.3.12对应收账款的内部控制系统监督薄弱14 2.4 销售业务流程层面内部控制缺陷152.4.1信用管理存在的缺陷15 2.4.2应收账款管理16 第三章 针对新华制药内部控制问题的建议193.1公司层面193.1.1内部控制环境方面19 3.1.2内部控制机制方面193.2 业务流程层面203.2.1预算与计划的制定方面20 3.2.2货币资金内部控制方面203.2.3采购与销售业务控制方面21第四章 结论22参考文献23第一章 绪论1.1 研究背景与意义2010 年 4 月 26 日，国家财政部、证监会、审计署、银监会和保监会联合发布企业内部控制配套指引。为确保企业内控规范体系顺利推进实施，财政部等五部委确定，企业内部控制规范体系自 2011 年 1 月1日起首先在境内外同时上市的公司施行。2011年是我国内部审计控制的元年，按照五部委颁发的内部控制规范配套指引要求，中外同时上市公司在2012年上半年均陆续对外披露了其内部控制自我评价报告和内部控制审计报告。按要求应当进行信息披露的我国中外同时上市公司共67家，其中49家上市公司的内部控制自我评价报告中披露自身内部控制存在缺陷，只有新华制药一家公司对外披露内部控制存在重大缺陷，并得出内部控制无效的结论。同时67家上市公司中，66家上市公司均被出具了无保留意见审计意见，只有新华制药被信永中和会计师事务所出具了否定意见的内部控制审计报告。这也使得新华制药成为我国第一家被出具否定意见报告的企业。重大缺陷是内部控制种存在的、可能导致不能及时防止或发现并纠正财务报表出现重大错报的一项控制缺陷或多项控制缺陷的组合。根据审计报告，新华制药存在两大重大缺陷：第一，山东新华医药贸易有限公司内部控制制度并没有规定多头授信的情况，在实际执行中，医贸.新华制药的下属子公司公司的三个部门分别向同一客户授信，使得公司对一个客户的授信额度太大；第二，医贸公司对部分客户的授信超出了客户的注册资本，导致部分客户的授信额度过大，而且在公司中也存在没有授信就进行发货的情况。内部控制是指为保证单位经营活动的效益性、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性，而自行检查、制约和调整内部业务活动的自律系统。内部控制出现缺陷，不利于企业正常运转，将会导致内部资金、信息流动传递不畅、工作效率大幅下降、管理混乱分散、徇私舞弊等情况，严重者可引起内部出现重大财务问题或纪律问题，为企业的立足发展与国家的管控带来极大的不便。而新华制药因其重大缺陷，使得新华制药对山东欣康祺医药有限公司及其存在担保关系方形成大额应收款项6073万元。同时，因欣康祺医药经营出现异常，资金链断裂，可能使新华制药遭受较大经济损失。报告披露后公司股价大幅下跌，极大影响了公司价值与收益，并损害了众股东的利益。我国内控监管起步较晚，企业内部控制基本规范及其配套指引的颁布为企业内控制度的建立做出了良好的参考，企业内部信息的披露也越来越得到各方的重视。几年来，企业也逐渐加大了对内控制度设计与监管的力度，也出现了很多内控做的很好的企业，比如华为、武钢等，这表明着中国企业的制度意识正逐渐走向成熟，在向好的方向发展。但总体来讲，由于思想文化等方面原因，我国内控制度的实施力度还不够，存在的问题也很多，通过分析清华制药这样的典型案例，能够总结出丰富的经验，为其他企业的内控政策制定与实施作出参考，企业通过借鉴与吸收，能够提早预防整改，促进我国资本市场健康良好发展，有利于国家的监管与控制。1.1 结构框架本文的研究内容主要分为以下几个方面：第一方面，研究新华制药被出具否定意见前的内控现状，包括控制环境、控制活动、风险评估、信息与沟通、内部监督几个方面；第二方面，研究新华制药公司层面内控缺陷，包括治理结构、内控体系、管理层认识不足等方面；第三方面，从销售业务流程层面进行分析，包括信用管理问题、应收账款管理问题、销售业务管理问题等；最后提出针对这些问题的改进建议，作出结论。框架结构如下：新华制药股份有限司内部控制失效分析新华制药简介绪论结论销售业务流程层面内部控制缺陷公司层面内部控制缺陷新华制药内部控制现状分析第二章 新华制药内部控制失效实证分析2.1 新华制药简介山东新华制药股份有限公司于1993 年由山东新华制药厂改制设立。公司占地近300多万平方米，现有职工5000多人。是我国重点骨干大型制药企业、亚洲最大的解热镇痛类药物生产与出口基地，以及国内重要的心脑血管类、抗感染类及中枢神经类等药物生产企业。在我国化工及医药行业具有较高的企业地位和影响力。新华制药是中国医药工业十佳技术创新企业，中国制药工业50强。目前旗下有9家控股子公司。“新华牌”商标是中国驰名商标，是商务部重点培育和发展的出口品牌。目前，公司年产化学原料药总量2.5万吨以上，是全球最大的安乃近、布洛芬、阿司匹林、咖啡因、左旋多巴等药物生产企业，拥有乙氧苯柳胺等10个原料药独家品种，8个原料药主导品种市场占有率居国内第一位，制剂年生产能力为片剂达80亿片、针剂3亿支、胶囊2亿粒。公司是国内首家通过ISO9001、ISO14001、ISO10012三项认证的医药化工企业，所有在产原料药产品、制剂剂型均已通过GMP认证，茶碱、布洛芬等8个产品通过了美国FDA认证，茶碱、阿司匹林等10个产品获得了欧洲COS证书，咖啡因产品通过了美国用户的社会责任认证、环境认证，以及中国食品安全体系（HACCP）认证。同时有多个产品在俄罗斯、印度等国家完成了注册。大部分主导品种主要技经指标居国内领先地位，高于国内国际认证标准。公司建有较为完备的科研开发体系，为国家级高新技术企业、国家火炬计划重点高新技术企业，拥有首批国家级企业技术中心和博士后工作站在国内同行业首创产学研模式，与50多家科研机构开展深层次合作并取得若干科研成果。目前拥有国家一类新药文号7个，获得授权专利106项。1996年12 月新华制药公司以香港为上市地点,公开发行中华人民共和国H 股股票。1997 年7 月新华制药公司又以深圳为上市地点,公开发行中华人民共和国A 股股票。1998 年11 月经中华人民共和国对外贸易经济合作部批准后,转为外商投资股份有限公司。2001年9月经批准增发A 股普通股票3,000 万股,同时减持国有股300 万股。2012年3月23日，新华制药被信永中和会计师事务所出具了否定意见的内部控制审计报告，报告中指出，新华制药的内部控制主要存在两大重要缺陷：一是新华制药子公司山东新华医药贸易有限公司内部控制制度对多头授信无明确规定，在实际执行中，医贸公司的鲁中分公司、工业销售部门、商业销售部门等三个部门分别对同一公司授信，使得授信额度过大；二是医药公司内部控制制度规定对客户实际授信额度不大于顾客注册资本，但医药公司在实际执行中，对部分客户超过客户注册资本授信，导致授信额度过大，同时医药公司也存在未授信的发货情况。上述重大缺陷使得新华制药对山东欣康祺医药有限公司及其存在担保关系方形成大额应收款项6073万元。同时，由于欣康祺医药经营出现异常，资金链断裂，可能使新华制药遭受较大损失。2.2 新华制药内部控制现状分析接下来，本文将根据企业内部控制基本规范，从控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督控制五个方面逐一对被出具否定意见的内部控制审计报告时的新华制药内部控制的现状进行分析。2.2.1 控制环境1、内部治理结构山东新华医药集团有限公司在流通A股占绝对控股地位，为第一大股东，且持股有逐年递增趋势。香港中央结算（代理人）有限公司在流通H股多年占30%以上，为第二大股东，但由于香港中央结算（代理人）有限公司的股份为其交易平台上交易的H股股东账户的股份之和，并从未参与股东大会，因此种种迹象表明，新华制药的内部控制在治理结构方面存在一定问题：控股股东在股东大会中有绝对的话语权，能主导公司的各项重大决策，很难被监督和制约，中小股东的权益极有可能受到侵害。2、组织结构图 2-1 新华制药股份有限公司组织结构由组织架构图可以看出，新华制药股东大会下分设董事会和监事会，总经理下设各级平级机构，相互牵引和制约，各个部门的职责、权力的界限清晰，其中审计部处于平级机构。这说明在制度层面，公司的组织结构设计较合理，符合企业内部控制的基本要求。但相对来说，审计部门对总经理、副总经理负责，在一定程度上不利于监督公司高层。此外，其子公司不同部门对同一客户有相同的授信权力，表明其机构设置与职权分配也存在重大缺陷，容易造成职权含糊不清。3、法律环境较强的法律意识与法律风险意识对于企业进行有效的内部控制具有重大意义，企业应当加强法制教育，增强董事、监事、经理以及其他高级管理人员和员工的法制观念，严格依法决策、依法办事、依法监督，建立健全法律顾问制度和重大法律纠纷案件备案制度。但是从新华制药的内部控制评价的报告来看，新华制药并没有对公司各级员工进行完善的法制教育，另外，公司设立的法纪部门的主要职责也与法律环境无多大关系，说明公司对于法律风险的实际控制能力不佳。2.2.2 风险评估一、风险控制目标从山东新华制药的内部控制评价报告来看，新华制药股份有限公司在风险控制目标设定方面存在重大缺失，其对内部控制中风险评估环节并不十分重视，既没有相应的风险评估的企业文化，也没有设定风险控制目标，这也就意味着风险目标的设定要与企业目标相匹配成为空谈，同时也造成了对企业财产不受损失风险以及风险发生的应对保护策略的缺失。二、风险识别新华制药在对外公开的报告中列示本集团的业务主要面临外币汇率、利率及股价变动的金融风险以及信贷分析。事实上，新华制药的销售管理制度也存在很大问题，由于对客户风险评估不准确，授信过大，导致最后坏账。三、风险分析新华制药在其年报中表示，对于已识别的金融风险，采用了定性与定量相结合的方法，对于外币汇率、利率及股价变动等因素进行敏感度分析，并按照风险发生的可能性及其影响程度等，对风险进行了分析和排序，确定关注重点和优先控制的风险。在风险应对方面，管理层表示会监察价格风险并将在需要时会采取适当措施。根据年报披露，为了尽量减低信贷风险，管理层已委派一组人员负责制定信贷限额、信贷审批及其它监控程序，藉以确保釆取跟进行动收回逾期债项。此外，在报告期末审阅各项个别贸易债项的可收回金额，以确保对无法收回款项做出充足的减值亏损，来正确反映资产的账面价值。2.2.3 控制活动 控制活动是整个内部控制体系最核心的部分，通常包括运营，财务报告和合规三个方面。1、不相容职务分离控制新华制药的内部控制评价报告中显示，新华制药为了防止因为职责分配不科学而产生错误或者舞弥行为，在山东新华制药的各个子公司、各个部门、各个业务环节进行了一系列较为详细的岗位职责分工：如将现金出纳和会计核算分离；将各项交易业务的授权审批与具体经办人员分离；如果企业中某些职能尚未或者无法分离，那么管理层应该对相关的活动进行详细有效的监管审核等。对货币资金收支和保管业务的严格的授权批准制度，保证了货币资金控制的不相容岗位相互分离，相关机构和人员相互制约，确保货币资金的安全。2、授权审批控制新华制药按交易金额的大小及交易性质不同，根据公司章程及各项管理制度规定，釆取不同的交易授权。对于经常发生的销售业务、采购业务、正常业务的费用报销、授权范围内融资等采用公司各单位、部门逐级授权审批制度；对非经常性业务交易，如对外投资、发行股票、资产重组、转让股权、担保、关联交晃等重大交易，按不同的交易额由公司总经理、董事长、董事会、股东大会审批。但是，正如新华制药股份有限公司内部控制审计报告显示的那样，其在内部控制的实际运作中存在缺陷：对不同部门的授信权限没有进行明确规定，以导致不同的子公司和不同的部门都有对客户的授信权利，导致同一客户授信额度过大，对公司财务报告产生不利影响。另外，新华制药也没有对具有授信权力的部门的授信额度进行有效的控制，导致尽管内部控制制度对客户的授信额度有明确的规定，授信额度不大于客户的注册资金，但是在实际执行过程中，并未按照规定进行，甚至出现未授信发货的情况。3、会计系统控制公司建立了一系列资产保管制度、会计档案保管制度，并配备了必要的设备和专职人员，从而使资产和记录的安全和完整得到了保证。在取得及审核外部凭证方面，各部门、岗位根据职责划分建立了相互审核制度，使不合格凭证流入企业的情况得到了杜绝。企业内部凭证要预先编号，编制与审核需要经过签名或盖章。设专人保管有关重要单证及空白凭证，并设有专人保管登记簿。4、财产保护控制山东新华制药在财产保护控制环节严格按照内部控制的相关规范进行的，公司不但设置了一套完整的财产安全完整的保护措施，同时还建立了一系列的资产安全制度，并且还安排专门的人员去落实工作。公司限制未经授权人员对财产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险措施，以使各种财产安全完整。并制定了货币资金及财务收支管理标准、存货管理标准、在建工程、固定资产及无形资产管理标准采购及销售管理标准、应收款项管理标准、成本费用管理标准等，对货币资金、实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制，采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、账实核对等措施，定期对应收款项、对外投资、固定资产、在建工程、无形资产等项目中存在的问题和潜在损失进行调查，按照公司制定的相关规定合理地计提资产减值准备，并将估计损失，计提准备的依据。5、调节和复核调节和复核业绩属于侦査式控制，所谓调节是指员工将不同的数据连接在一起，识别并找出差异，并且在必要的时候釆取纠正措施，山东新华制药在此环节中仅仅是对成本进行了调节和复核，并没有在公司全面展开。6、预算控制新华制药已实行全面预算管理，规定了预算管理内容体系包括销售、生产、采购、人员及工资、期间费用、资本投资、财务预算等，对预算的编制提出初步的意见，并将预算表格下发。之后又逐步细化预算内容，对预算执行进度与现金预算进行差异分析，并将预算考核加入到年终的经济效益考评中，直接与公司绩效考评挂钩。新华制药预算管理的基本流程如下：每年月财务资产部下发关于预算编制通知和预算表格，包括销售预算、生产预算、采购预算、人员及工资预算、期间费用预算、其他预算、资本投资预算、财务预算等。预算按归口管理的原则，编制和审核。7、运营分析控制公司建立了较完善的运营分析制度，董事会综合运用企业各方面的信息，通过对比分析、因素分析以及趋势分析等方法，定期召开董事会，对销售、业绩、财务状况、经营成果以及募集资金使用情况等方面进行分析，发现存在的问题，及时查明原因并加以改进。8、绩效考评控制新华制药注重绩效评价和激励约束机制，注重岗位业绩考核制度，针对不同岗位人员分别制定了各自适用的绩效考评机制，其“公开、平等、竞争、择优”的人事制度以及科学的激励和约束机制充分体现了绩效考评控制。对高级管理人员，在聘用期间，董事会定期对工作绩效和贯彻执行董事会决议等方面进行考核，通过对每位高级管理人员的职务分析，明确规定他们的工作性质，职责范围以及相应的奖惩制度，建立激励和约束机制。对于高级管理人员以外的员工，为合理配置人力资源，提高工作效率，为员工调薪、晋升、培训提供科学依据，特制定了员工绩效考核管理办法，作为职务、职称晋升；薪酬调整；岗位调整；教育培训；解除、续签劳动合同以及评选劳模、先进的主要依据。通过以上绩效评价及激励约束机制，极大的调动了公司员工的积极性和创造性。2.2.4 信息与沟通一、信息系统新华制药将信息技术广泛应用于企业管理中。2000年9月，金蝶系统在新华制药正式运行成功。在初期的公司系统中，共设置了产品结构、库存管理、销售管理、采购管理、质量检验、人力资源、总账管理、应收款管理、应付款管理、存货核算、固定资产、工资管理、现金管理、报表系统、财务分析、合并报表、系统管理等个模块。目前，系统各项流程运行顺畅，数据处理迅速、准确，有效降低了企业的库存、采购、销售、生产的成本，为公司取得了良好的经济效益。通过生产管理系统、ERP系统、电子商务、OA系统的应用，使企业的生产运行、资金、物流、信息等全部实现了在网络上的高速运行，大大提高了企业的管理水平，使企业发展、质量保证、节能减排、安全生产、环境保护等各项工作取得了优异成绩，促进了公司的又好又快发展。但是目前，新华制药的内部控制制度中并没有关于信息与沟通的内部控制制度，也没有建立重大事件信息传递的内部控制制度，而且信息收集和传递体系和信息共享体系也不完善。二、信息质量新华制药根据公司法、证券法以及证券监管部门有关规章、规则、规定，制定了信息披露管理办法，明确公司信息披露原则、内容、要求以及工作程序，旨在按照有关证券监管法规要求，规范公司运作，避免出现重大遗漏、虚假或误导性信息。三、沟通新华制药在其年报中强调，公司按照真实、准确、完整、及时信息披露原则，通过编制业绩报告、公布公告、公司网页、接待投资者分析员、回答问询等方式和途径，加强与投资者沟通联系，提高公司透明度，做好信息披露和投资者关系工作。2.2.5 内部监督一、监督机构新华制药设立监事会，以财务监督为中心，根据法律、行政法规及公司章程的有关规定，负责对董事会、董事及公司其他高级管理人员进行监督，防止其滥用职权，侵犯股东、公司及公司员工的利益。董事会下设独立审核委员会，负责监管本公司财务报告的公正性，除审阅本公司的财务数据和报表外，还负责与注册会计师联系、管理本公司的财务汇报制度、内部监控和风险管理程序等。审计委员会及监事会成员均具备一定的经验和专业能力。此外，公司实行内部审计制度，设立审计部，负责对公司及控股子公司的经济运行质量、经济效益、内控制度、各项费用的支出以及资产保护等进行监督，并提出改善经营管理的建议，提出纠正、处理违规的意见。新华制药建立了较健全的内部控制监督制度，明确了内部审计机构或类似机构和其他内部机构在内部监督中的职责权限，规范了内部监督的程序、方法和要求。二、监督活动新华制药制定了内部审计管理规定，对公司内部监督的范围、内容、程序等都做出了明确规定。审计部、法律纪律检查部负责公司作为公司内部控制曰常稽核监督的机构，专门负责监督和检查公司的经营活动以及内部控制执行情况，评价每次的检查对象和内容，并提出改进建议，以确保公司生产经营活动正常进行以及内部控制的贯彻实施。2.3 公司层面内部控制缺陷2.3.1 公司治理结构缺陷 新华制药股权结构表明：第一大股东新华集团的持股比例逐年增加，由2007年35.7%增加到2011年30.32%。第二大股东香港中央结算(代理人)有限公司所持有的股份为其代理的在香港中央结算(代理人)有限公司交易平台上交易的H股股东账户的股份总和，持股比例有逐年减少的趋势，由2007年32.55%减少到2011年32.34%。而第三大股东的青岛豪威投资发展有限公司持股比例仅仅不到4%。与此同时，从新华制药披露的股东大会决议中可以发现参加股东大会的股东仅为境内持股股东，H股股东从未参与过股东大会。 由此可见新华制药内部控制治理结构存在缺陷：股权结构高度集中，存在“一股独大、国有控股”现象，一股独大的股权结构会为该公司带来弊端，在股东大会中无论是什么议案只要第一大股东认为对自己有利，都可以通过。第一大股东随意侵占小股东利益、完全控制公司经营的现象有可能会发生。2.3.2 内部控制体系不健全新华制药缺乏完整的内部控制体系。新华制药的风险管理环节存在很多缺失，这种缺失导致了新华制药不能很好的应对企业的有可能面临的风险。另外，在内部控制活动环节中也存在诸多缺失，这些缺失直接导致了新华制药内部控制评价报告被信永和事务所出具否定意见。2.3.3 内部控制体系没有与公司治理结构有机结合 新华制药内部控制体系没有与公司治理结构有机结合的最主要表现是内部审计部门独立性不强。从新华制药股份有限公司组织结构图很明显的看出，其审计部是下设在总经理和副总经理的，这种结构使得审计部在地位上无法实现独立性，失去了应有的监控作用，尤其是新华制药的高级管理层的监控作用。另外，审计部门员工的自身利益都被上级部门所控制，这导致审计部根本不可能真正独立，也不能发挥其监督作用。新华制药只有将内部控制体系与公司治理结构有机的结合，内部控制体系才能发挥其应有的作用，而不是摆设。2.3.4 管理层对内部控制点重要性认识不足 企业管理层把握着整个企业的发展方向和路线，所以企业的管理层对内部控制体系的重要性认识充分与否对企业建立健全内部控制十分关键。而大多数企业的管理层往往并没有认识到企业内部控制的重要意义，没有正确理解内部控制系统的功能，导致企业缺乏完善的内部控制制度。新华制药公司管理层同样存在对内部控制重要性认识不足的问题，具体表现为:新华制药公司企业文化中缺乏内部控制文化，使得内部控制的环境基础较差;审计部门缺乏独立性，难以对企业经济活动进行公正、客观的评估，难以发现存在的问题，无法发挥内部控制的基本功能，最终导致新华制药公司内部控制执行力和监管力衰微。还存在这样的问题，管理层实际上认识到内部控制的意义，但是为了维持现有体系的平衡而不作为。新华制药公司也有同样的问题，尽管内部控制在授信环节有严重缺陷，但是这种平衡己经持续很久，因而管理层都避免去打破这种局面。当客户资金链断裂之后，新华制药公司应收款项难以回收，公司因此蒙受巨大经济损失之后，公司管理层才对内部控制中的缺陷进行正确对待。2.3.5 预算控制管理不健全新华制药虽然建立了全面预算管理，但其应起的作用并没有得到充分的发挥，在执行的过程中暴露出不少的缺陷。1、预算制度不健全 公司没有一个完整的预算管理制度，只是在每年编制预算时，以公司的名义下发一个预算编制工作通知，以此作为编制预算的依据，这样使得预算系统工程没有一个具有权威性的科学规章制度来加以规范，预算管理人员没有一个遵循的章程，从而影响预算管理机制的有效运行。2、预算管理组织机构不健全没有成立预算管理委员会，公司的总经理和总会计师掌握着对全面预算管理的控制与监督，这使得董事会几乎无法实现在全面预算管理中的权限。没有设立专门的预算管理机构，没有形成一个完整的网络体系，预算管理工作由财务部门执行，没有组织保障，致使预算管理中所出现的一些矛盾和冲突，没有具体机构来办理，而造成预算管理出现断层和漏洞。3、预算的编制不规范这体现在预测方法不科学、预算编制技术和程序不合理。预测方法不科学直接导致预测数据失真，影响公司总体目标的实现。例如公司的销售预算不是建立在充分的市场调研基础之上，而是更多的依赖于历史的销售数据，有时提出的指标未能充分的考虑市场，最终导致指标无法完成，严重影响公司总体目标的完成。当前一些行之有效的先进预算编制方法(如弹性预算、零基预算等)在新华制药没有得到有效的应用。在预算编制程序方面，公司还是采取从下到上、从上到下的方式，这之间存在严重的脱节，沟通不足，以检修费用的编制为例，公司下达预算编制的通知，然后各单位根据自身实际情况，层层发动从班组开始逐级编制上报，形成本单位的预算明细草案，上报到专业部门审批，最后审批的金额随着公司总体生产经营计划下发到各单位。从中存在的主要问题有:下级往往在上报预算时留有余地。基层在编制预算草案时，没有明确的费用指标可供参考，各级人员在编制预算时，就不会将检修项目按照重要程度分类编制，预算明显高于公司的期望值；主持预算审批的领导明知预算中的“水分”，但因不能透彻了解情况，只得不分良荞，一律砍掉30%(或更多)。公司在下发的费用指标远远低于上报预算值，甚至连一半都达不到，导致执行困难，基层工作人员积极性受挫，预算值不足以维持生产正常进行，从而导致预算的作用大打折扣。4、管理缺乏过程控制 新华制药预算缺乏有效地过程控制，各单位预算负责机构或人员仅在预算编制中发挥作用，在执行过程中未发挥应有的作用，没有相应地作业指导，职责划分不明，往往只是对预算执行结果进行分析，很少顾及执行过程中出现的问题。很多单位和部门每半年仅仅进行一次差异的分析，而这种分析最多只能对事后的评价起到一定作用，事中控制的作用较差。新华制药各部门的经营目标在执行过程中没有相应的工具进行监控和考察其进展状况，存在“期末狂欢”现象。也就是在临近期末时，尽量用完预算额度。并且例外审批过多，缺乏预算调整机制。5、缺乏有效的考核激励配套措施为了保证生产的正常运行和公司各项指标的顺利完成，新华制药成立了经济责任制领导小组和工作小组，编制了各下属单位的考核指标和计奖办法，建立了一系列的经济责任制如质量、技术专业考核办法、生产调度考核办法、财务专业考核办法、计量专业考核办法以及各单位考核指标等，但这些经济责任制的内容侧重于静态的考核，缺乏一个全面动态的考核标准和有效的激励措施。尤其是各车间内部的考核体系中不包括预算的相关工作，对预算的合理性与必要性也没有真正的追溯，同时，对超预算和上报预算不执行等情况也未采取全面的考核措施。出现了预算“编一套，做一套”的情况。通过调查表明预算的调整对职工积极性并没有明显的影响。从中可以看到预算执行的奖惩不够明确及约束不严，职工对于自己的行为与指标的关系，对于完成指标与获得奖惩的认识不明确。这样就无法实现全面预算管理的激励作用。2.3.6 信息系统与沟通方面制度缺乏新华制药内部控制制度中没有关于建立信息系统和沟通方面的内部控制制度。无论在什么企业，什么层级的人员都需要信息沟通，只有信息有效的传递，企业才能做出正确的决策。信息数量是庞大的，若公司没有完善的信息系统和沟通机制，企业各层级人员将不能及时的获取准确有效的信息。这对公司发展会产生不利影响。新华制药在内部控制的销售业务管理方面建立了一系列制度。但通过欣康棋事件的发生以及对内控自我评价报告的陈述分析发现，新华制药在销售业务管理方面的内部控制主要着重于流程设计，而忽略了按组织机构的职责管理进行宏观协调。对整个企业而言，销售管理系统应该是一个有机统一整体。新华制药的销售部门和财务部门之间因目标不同而产生分歧，可见其销售业务内部控制联动体系的缺失。以上表明，新华制药的销售业务内部控制存在漏洞，企业部门间缺乏良好的沟通，部门数据独立分割，整个企业的销售业务管理未能做到有机统一。2.3.7 风险识别有缺陷 导致新华制药内部控制出现重大缺陷正是由于其大客户欣康祺医药的资金链断裂。欣康祺医药一直是新华制药的大客户，新华制药与欣康祺医药一直以来存在着长久的合作关系。公开资料显示，欣康棋经营方式为批发，经营范围为中成药、化学药制剂、抗生素、生化药品、生物制品等。 由于医药销售涉及医保结算等很多环节，回款周期较长，各环节占款现象十分严重。大约在2009年前后，欣康棋总经理徐新国发现这一问题可以为己所用，便开始了银行承兑汇票的操作。欣康棋向下游供货的价格，通常比其拿货时要低3%-5%，下游企业因为有利可图，一般会同意现款拿货。这样欣康棋就能积累大量的现金流，凭借现金，它只要向银行支付少量保证金，就可以开出大量的承兑汇票。通过这一操作，欣康祺获得了大量现金。单纯的拿下游货款支付给上游，是正常的商业行为。但是欣康祺在这个过程中，将其手中大量的资金挪作他用，试图以投资回报弥补上下游价差。但在投资不利的情况下，导致矛盾激化，造成资金链的断裂。上文所述欣康棋医药的盈利模式具有很大的风险性，也是其最后资金链断裂的根本原因。欣康祺早在2011年10月份就已经关门歇业，由于资金链断裂，公司法定代表人都己“跑路”。事实上，除新华制药以外，九州通在2011年尚与山东欣康棋有业务往来，但当年10月就停止了业务往来，公司在2011上半年对其销售收入达4,922.04万元，占公司全部营业收入的41%，由于九州通采取的是上一批货款结清了才发下一批货的结算方式，而信用管理部门在注意到欣康祺经营状况后，及时通知业务部门进行收款，货款己经陆续收回，仅有100万的货款未结清，因此山东欣康祺主要负责人“跑路”对九州通造成的影响并不大。表2-1 新华制药对欣康祺销售情况统计表项目200920102011年中期2011年底欣康祺采购额（万元）1814711039199914931主营业务收入(万元)228431257302150156290342占主营业务收入百分比7.94%5.36%0.08%8.96% 如上表所示，2009年，欣康祺为新华制药第一大客户，共向新华制药采购18,147万元商品，占其营收总额的7.94%。2010年，欣康祺为新华制药第二大客户，共向新华制药采购11,039万元商品，占主营业务收入的4.29%。但在2010年末，新华制药应收账款前五名单位里并没有欣康祺。2011年中期，欣康棋为新华制药第五大客户，共向新华制药采购1,999.1万元，占其营收总额的1.31%。2011年中期，新华制药应收账款前五名单位里也没有欣康棋(第五名为新华制药寿光有限公司，欠款金额为898.8万元)。如下表所示: 表 2-2 新华制药2011年中期应收账款前五名客户情况单位名称金额（万元）占应收账款期末余额比例（%）山东新华医药贸易有限公司1555153.69Mitsubishi corporation22337.71山东新华制药（欧洲）有限公司19106.59PEPSI COLA SALES&DISTRIBUTION12674.38新华制药（寿光）有限公司8903.07合计2185175.44 公告显示，欣康祺及其关联方欠其货款总计6,073.17万元，且欣康祺并未出现在新华制药2011年中报应收账款前五名单位中，所以新华制药2011年下半年向欣康祺销售商品不会少于5,174.3 7万元(6,073.17-898.8=5,174.37) 新华制药董秘办工作人员曾表示，公司与欣康祺终止业务是在公司发现其有资金断裂的迹象时，即2011年底。而新华制药在2011年底已经发现欣康祺有资金断裂的迹象的情况下，仍然在2011年下半年大幅增加向其销售商品的金额。同时，新华制药2011年年报显示，2011年年初企业计提应收账款坏账准备313万元，年末应收账款坏账准备金额骤升至5,448万元，且直到新华制药在事发后才对坏账进行大额补提。 以上种种迹象表明，新华制药没有足够的风险意识，欣康祺事件的发生，表明了新华制药不能及时的识别公司所面临的信贷风险。如果新华制药有足够的风险意识，在信用销售前充分了解欣康祺医药的情况，进行资信评估，同时实时关注其动向，将很有可能减少甚至避免此次损失的发生。2.3.8 信息披露不及时 实际上新华制药公司在2011年底便发现欣康祺的资金断裂情况，而其董事会却在2012年3月才对外发布其因欣康祺遭受重大损失的信息。新华制药公司的董事长秘书解释说，这是因为董事害怕其它公司也来进行财产保全，所有才于2012年3月进行对外信息发布。根据新华制药公司领导层的解释，公司延迟披露欣康祺资金断裂信息以及该事件引起的重大损失，目的是维护公司利益。但是这样目的并不能证明公司违反信息披露原则具有合理性，因为欣康祺资金断裂并不是国家机密而不能公开。 信息披露管理办法中有明确规定，上市公司必须及时、全面的披露公司各类信息，投资者以这些信息为决策依据进行投资活动。而新华制药公司为维护自身利益而隐瞒欣康祺事件和其影响。一旦投资者此时购入股票，必然会导致自身权益被损害。因此新华制药公司的行为侵害了投资者的知情权。证券交易的重要原则就是要求信息及时披露，而所谓维护公司利益，往往难以顾及全体股东的权益。因此，新华制药公司的信息质量存在重大问题，信息披露不及时，导致信息相关者没有及时获得消息并及时进行反应而受到损失。2.3.9 相关人员素质的缺失 新华制药内部控制体系之所以有重大缺陷最主要的一个原因就是企业员工的素质缺失，公司员工对内部控制的认识相当不充分。主要表现以下几方面:1、企业员工风险意识欠缺。企业在瞬息万变的环境中生存发展就要有建立风险管理体制的意识。如果风险意识不够，内部控制体系的定位就会不正确，其运行也不会起到应有的作用，这将会导致企业会计信息不准确，也会导致企业应对风险的抵抗能力和应变能力较差。2、企业员工对内部控制认识与理解不够。新华制药要建立有效的内部控制体系，首先要取得广大员工的理解和支持。新华制药应当加强全体员工对内部控制的认识，使每位员工积极参与到内部控制建设中，明确每位员工的自身责任，明确内部控制对公司各层级、各部门、各岗位工作的重要性，更正公司对内部控制体系的错误认识。新华制药应当加强每位员工对内部控制基本原理的学习和理解。只有对内部控制原理有正确的理解才能把内部控制工作做好。2.3.10 人力资源政策缺陷新华制药的员工结构中，生产人员占绝大多数，员工的受教育程度大多集中在高中、中专及大专，大学以上学历的员工仅占全体员工的10%左右。很明显，其员工整体的文化素质不高。药品的研发在制药行业相当重要，这也需要大量的高素质人才，而新华制药的高学历人才明显较少，人力资源部门对此也并没有足够的重视，由此推测该公司的人力资源政策不利于招聘到企业需要的人才。因此新华制药股份有限公司的人力资源政策存在一定的缺陷。2.3.11 组织文化缺陷企业文化不仅包括企业理念等文化体系，也包括了企业的社会责任，定期披露社会责任报告是健全企业文化的重要环节。而新华制药仅在网站中披露了其积极参与各项公益事业，履行社会责任，服务公众健康，树立了良好的企业形象，并未形成社会责任报告定期披露，从而新华制药在企业文化的建设上存在一定的缺陷。2.3.12 对应收账款的内部控制系统监督薄弱新华制药被出具否定意见报告案证明了其应收账款内部控制系统存在着缺陷。而在信永中和出具否定意见报告之前，新华制药内部并没有发现其在应收账款制度设计以及执行方面的缺陷，因此，暴露出其应收账款监督薄弱，有待加强与改善。2.4 销售业务流程层面内部控制缺陷新华制药被披露的两项重大缺陷:一是，新华制药下属子公司山东新华医药贸易有限公司(以下简称“医贸公司”)内部控制制度对多头授信无明确规定，在实际执行中，医贸公司的鲁中分公司、工业销售部门、商业销售部门等三个部门分别向同一客户授信，使得授信额度过大。二是，医贸公司内部控制制度规定对客户授信额度不大于客户注册资本，但医贸公司在实际执行中，对部分客户超出客户注册资本授信，使得授信额度过大，同时还存在未授信的发货情况。可以发现，以上重大缺陷暴露出新华制药的销售业务内部控制存在着重大缺陷，而其导致该重大缺陷的根本原因是新华制药的信用管理和应收账款管理两方面的内部控制存在漏洞。本节以内控审计报告披露的重大缺陷为切入点，重点对新华制药的信用管理与应收账款管理进行分析，找出具体存在的问题。2.4.1 信用管理存在的缺陷 企业信用管理的流程由建立信用部门、制定信用政策、新客户授信、赊销跟踪、客户信用重估几个环节组成。1、建立信用部门 在信用管理中，企业首先需要建立一个在总经理或董事会直接领导下的独立的信用管理部门，将信用管理的各项职责在各业务部门之间重新进行合理的分工，信用部门、销售部门、财务部门、采购部门等各业务部门各自承担不同的信用管理工作，必须按照不同的管理目标和特点进行科学的设计。2、制定信用政策 信用额度、信用标准、信用条件和收账政策等构成了狭义的信用政策，一般也称为赊销政策。信用政策由公司信用管理部门和信用管理委员会负责制定。每个客户的授信额度应定期审查归档，必要时做出调整，要经有关人员审核，企业应根据销售及资金回笼情况框对客户的资信额度进行动态管理。3、新客户授信 根据获得的客户信用授予标准，企业应进行新客户的信用授予，在进行新客户的信用授予过程中需要进行信用调查。4、赊销跟踪 公司需要利用必要的管理软件进行销售过程中的应收账款的管理，建立必要的管理报告来反映在业务执行过程中的信用销售执行情况。在ERP软件中，销售模块中应该有信用审核的预警、应收账款的管理分析等功能，需要在实际执行过程中，建立必要的流程，结合财务部门、销售部门和信用管理部门共同进行赊销的跟踪管理。5、客户信用重估 公司需要设计必要的评估报告进行信用评估，该评估一般需要关注客户在信用销售中一些关键业绩指标的表现情况，比如回款情况、该客户信用授予对公司现金流量和营运资金的影响程度、客户历史交易情况、客户的外部到的及公众形象表现等相关的业绩指标。所有的信用评估报告及信息需要存档和获得良好的维护。 从以上五个环节出发，本文发现，新华制药在信用管理方面存在的漏洞表现在:1、新华制药未设立独立的信用管理部门或者信用管理委员会应收账款管理方面由公司财务部门以及营销部门分别设专人负责，在实践中常常出现职责分工不请、效率低下问题。财务部门掌管信用管理职能，倾向于减少坏账，必然实施保守型信用政策;业务部门掌管信用管理职能，倾向于扩大销售，必然是实际进行信用政策。这两个部门在管理目标、职能、利益和对于市场反应上存在差异，都不可能较好地承担起企业信用管理和应收账款管理的职能。虽然财务内部还设有专门的信用风险管理人员，负责全公司的信用风险管理，建立客户信用档案，对客户确定科学合理的信用额度，但从欣康棋事件我们不难发现，该信用风险管理岗位形同虚设，即使设置了信用额度，仍然出现了授信额度过大的情况。2、信用政策反面，医贸公司对多头授信无明确规定在实际执行中，医贸公司的鲁中分公司、工业销售部门、商业销售部门等三个部门分别向同一客户授信，使得授信额度过大。此外，虽然医贸公司规定对客户授信额度不大于客户注册资本，但在实际执行中，对部分客户超出客户注册资本授信，使得授信额度过大，同时还存在未授信的发货情况。3、新华制药未对客户的信用进行重估公司一直以来的客户欣康棋医药公司的盈利模式本身具有很大的风险，新华制药在对其授信时应该考虑到这一点，从而降低授信额度，但是其不但没有考虑到欣康祺医药公司的风险，更未关注其历史交易情况以及公众形象表现等因素，直到欣康祺医药公司已经关闭才发现其资金链断裂的迹象。因此，新华制药未及时对客户的信用进行重估，也是导致其受到重大损失的原因之一。2.4.2 应收账款管理 在收款管理子系统中，企业应当根据具体收款方式，做好收款环节的各项内部控制工作。企业应当建立以账龄管理为核心的应收账款监控体系，实施对应收账款的跟踪管理，保证货物和销售程序的安全，保证客户得到适当的付款压力。应有专人负责对销售的货物和客户的实时监控，保持与客户的定期联系，制定监控的时间表，及时一记录客户的反馈信息。应收账款的回收流程包括调查债务人现状、分析回收的可能性、整理原始凭证以及账款的催收。新华制药的ERP系统中，包括了产品结构、库存管理、销售管理、采购管理、质量检验、人力资源、总账管理、应收款管理、应付款管理、存货核算、固定资产、工资管理、现金管理、报表系统、财务分析、合并报表、系统管理等I6个模块。其中应收款管理模块主要管理销售发票、应收单、应收票据及销售收款，同时提供客