工程公司档案管理培训2013.8

什么是档案,档案法对档案的定义： 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业档案： 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。,什么是档案,工程档案： 从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、施工、调试、验收、移交等工程建设及工程管理全过程形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料。 建设期工程管理的依据、合同执行的依据。 运营期项目运营、检修、拆除、报废等全寿命周期管理的需要。,什么是档案,档案法规标准 GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 9705 1988 文书档案案卷格式 DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 国家档案局令 第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范 NB/T31021-2012风力发电企业科技文件归档与整理规范,什么是档案,电力建设项目与档案验收相关的标准 DL/T5210电力建设施工质量验收及评价规程DL5437火力发电建设工程启动试运及验收规程设计规程达标投产考核办法,什么是档案,企业档案工作规范（DAT42-2009）5.3 企业部门职责5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。,什么是档案,档案的重要性： 企业资产权益的原始凭证； 企业知识水平和管理经验的积累； 企业管理工作的基础和条件； 企业再发展和提高的重要资源。 参考作用 凭证作用,什么是档案,上海外白渡桥1907年建成，2008年4月开始维修2009年4月恢复使用,在上海城建档案馆内存有外白渡桥的设计建造图纸及历年大修图纸档案共计6卷。已经泛黄的正式设计图纸上标明，外白渡桥建造方为“上海特别市政委员会工部局”，图纸绘制日期是1903年8月25日。虽说是由手工绘制而成，但线条却是工工整整，每一数据都不差分毫。这就是老桥的“出生证明”与护身符，它是老桥如何做到“修旧如旧”的最权威依据。,建于1917年，设计年限80年,集团公司档案管理制度,档案管理程序综合档案归档管理规定科技档案归档管理规定档号编制管理规定档案库房管理规定涉密档案管理规定电厂建设项目文件收集及档案整理细则,集团公司档案管理制度,集团公司档案分类： 档案一级类目参照电力工业企业档案分类规则设置，共分10大类 思 考：是否与每个部门都有关系？,集团公司档案管理制度,综合档案分类标准科技档案分类标准,集团公司档案管理制度,归档期限基本原则：a. 一般行政类文书档案在次年一季度末前归档移交，专项事项等按照综合档案归档管理规定中附表所列归档期限执行；b. 会计档案按月整理，由财务中心保管；c. 人事档案由人力资源中心负责委托人才中心保管，人力资源管理业务档案每年一季度末前移交；d. 生产运营资料按月装订整理，于次年一季度末前归档移交；e. 技术研发项目于项目终止或结题后1个月内移交，重要或大型跨年度项目，根据具体情况可分阶段移交或每年移交资料清单；,集团公司档案管理制度,f. 建设项目项目前期资料于项目终止或申报工作完成后2周内，归档移交；工程建设期资料一般情况下于机组整套启动试运结束后1.5月内完成项目公司验收，2个月内移交至档案管理部，特殊情况执行合同约定；g. 市场开发及投标档案资料于投标结束后2周内移交；h. 招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），于合同签订完或招标工作结束后2周内归档。 现场临时或紧急采购相关合同文件随竣工资料归档。合同文件于合同签订后即时归档；,集团公司档案管理制度,i. 国际合作、技术引进档案资料由相关项目负责人于阶段性工作结束后1周内归档；j公司重大活动的照片、录像带，生产管理中形成的图片资料等声像档案于活动结束后1周内归档；k公司的实物性奖状、奖励以及在宣传活动或其他活动中的各种题词、字画、宣传画片、卡片等。由获得或制作部门于活动结束后即时向档案管理部移交。各种实物档案，均应加文字说明。,集团公司档案管理制度,档案质量的基本要求原件： 归档文件材料原则上应为原件，作为凭证作用的必须为原件，对外来文件无原件的，以最初接收的文件视为原件。文件清晰，签章完整： 归档文件材料应字迹清楚，签字盖章手续完备，文件载体和书写材料应达到永久性保存的要求，书写不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水。,集团公司档案管理制度,文件整理 应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。 归档文件材料主要以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件。 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 原件与复制件为一件； 来文与复文为一件。 密不可分的文件材料可装订在一起，排列一般正文在前，附件在后；复文在前，来文在后。 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（冒溪、CLP）,工程公司档案的主要关注点,综合类档案 每年1月份整理上年度文书档案，按文种分类、按时间顺序排序。 专项业务结束后，即时归的按分类表的规定执行。 工商注册类 营业执照、组织机构代码证。？ 公司章程、年检、审计报告等全套资料均应归档。 资质申报、认证类 资质证书？ 全套的申报资料均应归档。 其它职能部门？,工程公司档案的主要关注点,归档注意事项 移交清单 卷内目录 不需要做背脊、档号、案卷封皮,工程公司档案的主要关注点,市场开发档案 仅归档总承包合同？ 投标立项招标文件-投标文件-澄清-谈判-合同-补充协议 未中标的项目？ 工程分包（设计、施工、调试、技术咨询） 合同？ 招标过程文件 未中标单位的投标文件 补充协议 设备采购,工程公司档案的主要关注点,招投标文件归档注意事项 按一个招投标项目组1卷。 移交清单、卷内目录,工程公司档案的主要关注点,设计文件 设计基础文件 初设（审查） 设计交底 设计优化 设计变更 施工图 竣工图,工程公司档案的主要关注点,归档注意事项： 设计文件移交清单 注明：自主设计还是委托设计 外委设计：归档最终版蓝图 自主设计：底图、蓝图 设计变更按专业整理 移交清单设计经理签字确认。 保证归档卷册的完整性 图纸封皮应规范，工程名称应是“规范性”全称 卷册号应满足行业标准要求： 机组-专业-卷册 流水号-版次应齐全 底图与蓝图一并归档，一册一卷,工程公司档案的主要关注点,工程管理文件 按文件类别组卷，按时间顺序排序 现场签订的协议/补充协议、备忘录 会议纪要 工程变更 与业主、监理、施工单位及现场其它参建单位的往来函件、传真 常见问题： 文件编号不规范或没有编号，不易判定“完整性”； 工程联系单格式不统一，对分包单位没有统一要求； 在经办人手里未及时归档。,工程公司档案的主要关注点,施工、调试技术及质量验收文件 按单位工程组卷 单位工程的依据 ：质量验评划分表 技术文件 质量保证文件 质量验收文件 工程联系单 设计变更单,工程公司档案的主要关注点,常见问题： 资料与进度不同步，后补资料，导致可追溯性差、签字问题； 检验验评划分不准确； 不按验评划分表验收和收集资料； 采用的验评记录不统一； 集团投资项目对监理单位的管理： 监理资料不完整，监理大纲、监理细则、旁站方案,工程公司档案的主要关注点,常见问题： 资料与进度不同步，后补资料，导致可追溯性差、签字问题； 检验验评划分不准确； 不按验评划分表验收和收集资料； 采用的验评记录不统一； 集团投资项目对监理单位的管理： 监理资料不完整，监理大纲、监理细则、旁站方案,工程公司档案的主要关注点,设备档案： 开箱验收单； 设备缺陷处理单； 随箱资料。常见问题： 随箱资料份数不足，没有及时与厂家联系，组卷时再提出来，很难补齐。 设备缺陷处理单归档不完整。,环保公司档案的主要关注点,竣工验收文件 整套启动试运验收签证单（原件） 竣工档案移交签证单（原件）,工程公司档案的主要关注点,归档注意事项 现场应移交的范围 移交清单，项目经理签字确认。 市场项目：执行业主要求； 集团公司投资项目：执行集团公司制度要求。 案卷应组卷完整：卷内目录、案卷封面、背脊完整。 工程名称、机组编号：与总承包合同名称一致。,常用的档案表式,档案移交清单卷内目录档案借阅申请单项目档案案卷格式,档案借阅,公司档案仅对内部员工提供查询/借用；外单位和非本公司人员需查阅时，需由对口业务部门承办，办理借阅手续。对无公司员工陪同查阅档案时，档案管理人员有权拒绝提供借阅服务。 查阅、借用一般档案（非涉密档案）均应填写“档案查/借阅申请表”，并履行审批手续： 查阅、借用一般档案复印件，由员工所在部门部长审核后，可提供借阅。 查阅、借用一般档案原件，由员工所在部门部长审核，分管领导（中心总经理）审批后，可提供借阅。,档案借阅,集团及各系列公司工商证照、资质、证书类档案，原则上只能由本公司使用。 借用复印件需经所属部门分管领导签批，档