办公室收纳整理方案(SOS-Office)2013.8

你是否有和樱桃小丸子相似的经历吗？,珠海收纳整理协会（NAPSO）英文译名：NationalAssociationofProfessionalStorageOrganizer协会宗旨：引领收纳整理行业的发展；带头研究行业发展动向；开展行业新技术、新产品的交流与协作；丰富市民家居收纳整理生活领域的新经验；,那些年，你幻想过的职场生活是？,大多数人的幻想都是这样的吧Haveyoueverimaginethat,BUT,但实际很多时候是不是变成了这样,WHY?,混乱的桌面？,NO!,混乱的资料？,NO!,混乱的邮件？,NO!,混乱的,NO!,混乱的,NO!,混乱的,NO!,所以，当你一团乱麻时，你觉得工作很痛苦因此，而,错过了一个新的设计灵感错过了一个新客户错过了一个宝贵的时间,把时间花在最有价值的事上吧！从现在开始，把工作阵地改头换面，让工作迅速高效起来!,NationalAssociationofProfessionalStorageOrganizer,办公室收纳整理方案（SOS-Office)StorageandOrganizeSolutionsforOffice,收纳整理知多D之,华山论剑,谁是收纳整理高手“锵锵锵锵锵”,DiscussingTime,DiscussingTime,DiscussingTime,DiscussingTime,DiscussingTime,由POC（加拿大整理协会）得出的数据：员工平均花掉30%时间/perday在Email上，若每处理1封邮件省2分钟，每天能提高2小时工作产量.,80%的文件几乎不使用，员工花平均每天花15%时间寻找资料，而且一半以上都找不到,你知道收拾和整理的区别吗？,整理：将需要的物品收拾得整整有条，方便使用。收拾：不管是否需要，单纯把物品收放好。,记住：收拾整理Beaware:PutawayOrganize,Step1,Step2,Step3,Step4,Step5,Hard,Easy,SOS六部曲,Step6,SITPOKPrinciple,保优归清分估,办公室SOS2大区域,个人区域,公共区域,个人物品PersonalStuff,纸质资料Papers,电脑文件ComputerDocumentS,仓库打印扫描区过道SamplesPrintandScanZoneCorridor,个人区域PersonalArea,个人区域PersonalOfficeZone,第一Part,纸质资料SOS六部曲之文件,Step1：先把需整理的文件资料整合起来（估量）Step2：对文件资料进行分类（分类）Step3：把不需要的文件资料清出来（清除）Step4：用文件夹装好（归置）Step5：在文件上做标记和标签，换上色彩明亮的文件夹和标签（优化）Step6：用完之后及时将文件归位（保持）,估分清归优保,客户信息资料订单资料销售资料产品信息等等等等,文件资料整理六部曲,还有什么？还有什么？还有什么？还有什么？,有什么资料呢？,估量,文件怎么分类,文件资料SOS六部曲,分类、清除,归置,文件资料SOS六部曲,PS:用文件夹把整理好的文件归置好,紧急文件建议用红色代办文件建议用蓝色已办的文件建议用绿色需保存的文件建议用黑色,你有充分利用文件夹的颜色吗？习惯性把文件用颜色处理对每天的工作内容了如指掌提高对工作的完成效率,文件资料整理六部曲,PS:使用透明夹时可附上A4纸固定格式封面，这样对内容一目了然,优化些什么？,如何保持呢？,文件资料整理六部曲,是否能立刻找到,是否能还原方便,是否能便于取用,3“是”原则,Tips:文件夹打竖放，方便取用，方便整理，省空间,Tips:文件夹归类，经常使用的竖放进文件竖架里,不常使用的横放在文件横架上,纸质资料SOS六部曲之文件,Step1：先把需整理的文件资料整合起来（估量）Step2：对文件资料进行分类（分类）Step3：把不需要的文件资料清出来（清除）Step4：用文件夹装好（归置）Step5：在文件上做标记和标签，换上色彩明亮的文件夹和标签（优化）Step6：用完之后及时将文件归位（保持）,估分清归优保,电脑SOS六部曲之文件夹,Step1:浏览文件类型（估量）Step2:文件分类：日期、项目名称、客户（分类）Step3:把无用的文件清除（清除）Step4:建立分类文件夹进行放置（归置）Step5:（优化）Step6:每次产生新文件后立刻进行归类，不要越积越多！（保持）,估分清归优保,随着工作文件的不断累积，大量的文件只能使电脑变慢，让公司文件服务器压力变重。为提高工作效率，时刻清理文件,只需动动你的指尖，效率瞬间加倍！,一定让自己的桌面保持清爽！,桌面建议放置基本图标：我的文档我的电脑网上邻居回收箱InternetExplorer本部门的server快捷链接个人需求图标：QQSkype金山词霸可放在电脑右下侧任务栏，有效利用桌面空间,建议：设放图标不超过桌面的五分之一并时刻保持桌面清爽,电脑SOS六部曲之文件夹,Step1:浏览文件类型（估量）Step2:文件分类：日期、项目名称、客户（分类）Step3:把无用的文件清除（清除）Step4:建立分类文件夹进行放置（归置）Step5:（优化）Step6:每次产生新文件后立刻进行归类，不要越积越多！（保持）,估分清归优保,你是否总被共享里一大堆文件和邮箱里各式各样的来信所淹没？,HelpHelpHelpHelp,DAYDREAMING想想你的邮件需要建什么文件夹,Before,邮件籍整理六部曲,Forexample,After,邮件整整理六部曲,Step1:浏览邮件内容、发件人（估量）Step2:邮件分类：客户、往来部门、项目（分类）Step3:无用的邮件清除（清除）Step4:按分类名称归类（归置）Step5：邮件的字体格式，落款等进行统一设置，提高回复效率及专业性（优化）Step6:每次收发邮件后立刻进行归类，不要越积越多！（保持）,电脑SOS六部曲之邮件,估分清归优保,Officeisour2ndhome!,在座亲爱的家人，我们的时间分配你知道多少呢？,办公室也算是咱第二个家。,Before,看看传统的办公室,如家一般的办公室，工作更有Feel。,灰色的办公桌,黑色的椅子,枯燥的白墙,上班成“全世界最痛苦的事”,花心思亲自打造，让办公区域不再是一成不变，枯燥乏味的工作场所，而是令人愉悦舒适的homedoffice，而且要home出你的个性！,Letsdoit,办公桌SOS六部曲,Step1：看看桌面的物品（估量）Step2：对桌面物品进行归类（分类）Step3：不需要的物品或不常用物品清出来（清除）Step4：把物品一一放置（归置）Step5：用辅助产品美化自己的办公桌（优化）Step6：每次取用后的物品放回原位（保持）,估分清归优保,估量Scan大家想想桌面一般会有什么物品呢？,电脑,电话,笔,订书机,便利贴,尺子,胶带,文件资料,书籍,笔记本,办公桌籍整理六部曲,把以上物品进行分类如笔，书籍，资料内容笔：按颜色-红，黑，蓝，彩色按种类-圆珠笔？铅笔？彩色笔？书籍：经济类商务类会计类文件资料：客户资料订单资料产品信息,收纳整理基本分类法按品种分类？按时间分类？按尺寸分类？按频率分类：经常使用不常使用几乎不使用？按重要性分类：很重要一般重要可有可无？,分类Itemize,Tips:学会用抽屉分隔板分类物品,归置Put把每天使用的物品固定的位置上，把不常用的物品放进抽屉里电脑应尽量摆在左侧或右侧电话放于左侧（左手惯用者则相反），右手则方便接听电话时作笔记。电话附近固定存放笔筒和笔记本，笔筒最好有2个或以上，利于分类摆放小型文具物品。把常用的书籍及文件资料用文件架统一摆放于桌面侧方,上层抽屉可放常用但非每天使用物品如较大纸张，长尺，收据及申请书等。中层抽屉可放使用率较低物品，（如胶带），使用率较低的资料等下层抽屉一般面积较深，可收纳文件和资料，或个人大件物品。,DAYDREAMING你的个人物品有哪些呢,仙人掌？,包包？,手机？,小盆栽？,小靠枕？,外套？,抹布？,饭盒？,水杯？,零食？,Anythingelse?,这些东西你都藏哪儿呢？,优化1Optimize,统一色系的收纳工具防辐射的小仙人掌Update的公司信息通讯表垃圾桶不要放在过道，放在桌子下面。,零食藏在哪？放在抽屉的第三个格杯子放在哪？统一放在桌子的边上备用的衣服挂在哪？可搭在椅子后背上积满灰尘的桌面，每天需擦擦，那么抹布挂在哪？可用挂钩挂置小靠枕放在哪？放在椅子后面，既舒服有可装饰个人的包包放在哪？放在抽屉的第三个格,优化2Optimize,After,WeshouldAvoidkeepingCreep！我们要对它们安放进行严格Control!,保持Keep,面对每天新增的办公文件物品，不及时处理不久又重返凌乱的模样，你想这样吗？,把新增的物品先理好并做好标记统一放置在一起规定短时间内分类把新增的物品归置到原来设定的地方,How?,扎堆的事儿我依然应付自如。,公共区域PublicOfficeZone,第二Part,大家齐来维护，共创整洁舒适环境，带着愉悦心情工作，加倍提高效率！,办公室公共区域不可忽视,MyOfficeMyHome,Step1：查看区域或资料物品（估量）Step2：对物品/资料进行归类（分类）Step3：不需要的物品/资料或不常用物品/资料清出来（清除）Step4：把物品一一放置（归置）Step5：用标签做好相应标记（优化）Step6：每次取用或新添的物品放回原位（保持）,公共区域SOS六部曲,仓库,打印扫描区域,过道,仓库样品归类放置腾出空间提高安全系数方便随时查找和调货,扫描区域是大家扫描休息阅读的地方，应保持整洁，书籍资料看完应归放原位。,打印区域纸张较多，打印错误的纸张应安放在打印机顶部收纳盒。,过道不宜安放样品，应分类安置于仓库。保持过道畅通，让环境更整洁美观。,清出来的东西如何处理呢？通通扔掉吗？,让我们实施废物RDS废弃物处置原则！,循环利用Recycle：单面用过的纸张，集成一起做复印纸或草稿纸，双面用过的纸张放置于纸质回收箱内。捐赠Donate：书籍和文具等物品，统一由HR收集，可用于今后的捐赠公益活动。销售Sale:通过E-bay平台拍卖不需要但有价值的物