调度岗位工作流程(文字版)ok

1.0 基本要求1.1 本指导书用于指导和规范员工在从事船舶调度业务时的操作，员工必须严格按照本指导书相关规定执行工作操作程序和要求，不得有任何省略、疏忽、偏差和有悖于本指导书规定和要求的情况发生。在工作执行过程中，如因特殊情况或客户的特殊要求以至发生有悖于本指导书规定要求或本指导书未列明操作程序，员工应将有关情况和要求报告部门经理，在征得部门经理或更高级主管领导批准同意后再执行这类特例操作程序。 同时，员工应将这种特例操作的记录和相关领导的批准同意记录保留在业务档案内以兹证明。2.0 建立船舶代理关系2.1 船舶航次代理关系。2.1.1 合同评审2.1.2 评审依据： 及时收集、整理港口、海事局等口岸有关方面的最新信息及规定，了解航道、泊位、吃水、船型、 装卸能力等情况，以此作为合同评审的主要依据。2.1.3 评审内容：收到客户委托后 ，应明确委办事项 ，对客户提供的各种文件、单证及相关的数据/信息进行认真仔细的审核并明确费用项目、 数额及支付方式，尤其注意对特种船舶、旅游船舶、 买/卖船舶及专程来港修理或加水、 加油、 补给食品物料船舶的审核。2.1.4 评审结果：A) 经评审如委托可接受， 则复电委托方予以确认；B） 如委托缺少某项必要的资料或 信息应请委托人补全： 如某项或多项条款无法接受需请委托方进行必要的修改，修改后如可则按A）所述办理：C）经评审发现委托不能接受， 且委托方无法采取措施或采取措施后，委托仍无法 接受的， 则应由评审人通知客户， 相关联系记录需保存， 作为分析客户相关需求的依据。2.2 船舶长期代理关系2.2.1 船舶长期代理关系一般指船东、 租船人或其他代理人以书面形式与外代总公司签订的长期代理协议，如委托方直接向我司发出建立长期代理关系的委托， 经请示总公司后， 再与委托方商洽。2.2.2 长期代理协议一经签署，我方应遵循长期代理协议进行工作。2.2.3 对签有长期代理协议下的班轮代理委任，不必进行合同评审，但对每航次的委办事项需进行审核，经审核如不能满足委托方的要求， 则应及时书面告之委托方。2.3 第二委托方代理关系2.3.1 收到第二委托方的书面委托代理后， 应进行合同评审：委托评审操作程序见2. 1. 1-2. 1. 4款。 2.4 船舶海事处理委托关系2.4.1 船舶发生海损事故， 凡由我方进行施救， 均需船方或船长出具 “处理海损事故委托书”，如系重大海损事故， 则由船东提交委托2.4.2 明确委托代理后， 方可进行联系安排施救：如险情严重， 可先安排施救，然后补办委托手续，相关记录需留档保存。3.0 船舶通知单3.1 根据电脑信息及相关资料缮制船舶通知单3.2 船舶通知单需分送（或传真）至港口调度部门（或货主码头计划部门)、港口商务部门等有关单位及货主或其货运代理，同时，交公司船舶航次结算员。4.0 国际航行船舶进口申报4.1 根据委托方提供的信息，在船舶抵港前填写国际航行船舶进出口岸申请书， 将填妥的此申请一式四份交海事局审批， 经海事局审核并加盖核准章，除海事留存一份其余分发至边防、海关、商检部门。4.2 对于航行国际航线挂中国旗的船舶，如果来港是国内其它港口，则仅需填写船舶通知书，将其中一份交海事局备查即可：对于航行国际航线挂中国旗的“三超” 船舶，则按海事局的具体规定办理。5.0 装/卸或过境危险品船舶的申报5.1 危险品船舶必须在规定时间的通知部门危险品申报员向海事局申报，危险品船舶主要指：液化汽船、 液体化工品船、原油船、石油制品专用船及装/卸饲料、棉花等固体危险品货物船舶。5.2 液体危险品船舶和固体危险品船舶应分别填写船舶载运危险货物申报单（散装液体货物和船舶载运危险品货物申报单（包装/固体散装危险货物） ；对于装豆粕、棉粕等饲料的包装/固体散装危险货物的申报，须先由商检部门出油水证明书证明其油水含量。5.3 危险品申报单一式三份报海事局，经海事局核准签证后，取回二份，一份交外勤人员并由其转交船长，如海事局在船舶现场核发危险品申报单，则外勤人员应从船长处取回一份存档6.0 单船工作记录及函电处理6.1 在向港口有关方进行进口申报的同时，应填写单船工作记录本，其内容至少应包括：A) 中外文船 名和船籍、委任方名称、船舶类型；B）来港任务；C） 装/卸条款及有关合同摘要及费用分摊；D) 有关方委办事项及要求 E）有关备用金的情况 。6.2 将委托方/船长提供的资料及信息、 船舶通知单、进出口申报单、单船工作记录本等有关材料一并 归入船舶航次档案夹。6.3 及时处理来往业务函电并负责答复委托方及相关方的业务查询，对一般查询需立即答复，特殊查询 最迟不超过一个工作日；及时收阅和分发有关函电，凡涉及到本部门其他业务人员或其他部门的业务函电应在一小时之内复印转发单船外勤或其他部门有关业务人员，转交时需办理签收，并将处理 结果在原件上加以批注。7.0 验舱 、水尺公估及加油 、加水的申请7.1 对于需要公估水尺、验舱的船舶，计划调度应在接到此要求后，及时与商检和动植检的有关部门进 行联系并安排好此项工作；对于出口大米、饲料等船舶的法定验舱，需填写申请表一式二份 ，一份 交商检，一份留档保存。7.2 如船方申请加油、加水，应立即查询船舶航次结算员费用落实情况，待证实并落实费用后方可安排 。8.0 “三超” 船舶的进口8.1 对于属于海事局规定的 “三超” 船舶应在接受委托后及时向海事局正式申报，参加海事局召集的 论证咨询会，并在会后填写超大型船舶进出江申报审批表，会同论证会的材料及时报送江苏海事局， 在江苏海事局审批后将审批单存档备查。 同时， 根据海事 、引航部门提出的安全航行维护措施， 落实安全措施 。由此产生的特殊费用需通报委托方，特殊情况需向部门经理汇报。9.0 港口作业计划及船港货动态收集9.1 及时掌握船舶来港前委托方 /船长/货方有关船代业务的信息，并将相关信息及时告知船务外勤业务员和有关方，同时，重要信息需在调度日志上做好相应的记录，并有记录人签名。保持与港务局/货主的联系，了解港方/货方对该轮的初步装卸、备货、提货安排，从中协调理顺关系，相关信息 应及时告知委托方 。9.2 根据船舶通知书及委托方/船长的最新信息和相关进出江、移泊计划，每天缮制船舶动态表 （办公 室墙角白板）。动态表内容应至少包括：船名、国籍、来港任务 、来港及去港、抵港时间 、靠泊时 间、预离港时间、停泊地点及海事申报标识10.0 船舶造出港计划提靠高泊计划申请10.1 保持与上海外代、港务局与货主码头调度的联系，及时掌握船舶进出江状态 、作业状态。10.2 对于需上海外代安排引水的船舶，应向上海外代船务计划调度了解长江口上引水时间及抵达宝山 锚地时间；进山口船需提前一天的上午10: 00 时前填写进出江船舶动态 传真或发邮件给上海 外代调度室 。如是危险品船舶需告之危险品货和类别，对需要引航计划预申请的船舶 ， 应根据相 关的要求提前通过上海外代计划调度提前预申请 。10.3 对需申请长江引水的船舶应在长江引航中心的网站上申报填写长江引航 、移泊申请单；网上长江 引航、移泊申请单的内容至少应包括 ：船名、是否重载、货物品名、吃水、船长、上引水时间、船 舶现所在位置及开往地点。该申请单需在申请引水实施计划12小时前填写申报。10.4 船舶进出港和靠离泊计划确定后，应将所有计划记录在调度日志上，并把有关信息及时告知外勤业 务员。10.5 参加部门每日的生产调度会，并将调度会重要内容记录在调度日志上。11.0 船舶动态联系11.1 负责向委托方拍发 “船舶抵港报”，内容应包括：的船舶抵港（下锚、直靠） 时间：B）抵港存油 水、吃水：C）靠泊时间或预计靠泊时间：D）装卸作业开始时或及预计开始时间 ：E） 如需等候靠 泊责说明等泊原因；F）如能预计结束时间和开船时间则告ETC、ETD 。11.2 负责向委托方拍发“船舶在港动态报”，须做到船舶等泊期间，至少每天报一次动态 ：靠泊作业船， 每个工作日至少报两次动态；对来港不进行装卸作业的船舶， 则根据委托方/船长的具体要求报有关信息，但至少每五日报一次动态，11.3 修船船舶除正常的船舶抵、离港电外，无需报送每日动态电。修船在港期间，有关船员遣返和备件 转递的信息应在半个工作日内处理并交公司船舶服务部办理和回复，其他往来函电委办事项也须在半个工作日内回复。11.4 负责拍发 “船舶开航报”，值班调度应在船舶开航离港后4小时内或最迟在下一个工作日内上午发 出，内容应至少包括：完工时间、前后吃水、存油水数 、开航时间、预计下港时间。航次总结报告 应在 1-2 个工作日内发出。11.5 对于船舶在进出港航行途中或在港期间发生海事、 船员意外、 船舶扣押、严重违反法规等突发的 特殊情况时. 应在得到信息后立即电告委托方及上海区域公司船务部，并根据事态的发展，随时保持与委托方的联系。12.0 统计12.1 根据所有往来函电资料，在每月5日前计算船舶动态联系合格率，船舶动态联系合格率指： 船舶 动态联系及时、内容齐全无误的船舶艘数与代理船舶总艘数之比 。值班调度应及时填写船舶动态 联系合格率统计表（PNT/lF/25），合格率不得低于98%。13.0 值班日常工作13.1 值班时坚守工作岗位，接听各类电话、甚高频无线电话，重要信息应及时在调度日志在上做好记录， 并及时转告外勤人员及有关方；交接班时，如有重要事宜，除口头交接外 ，也应在调度日志上做好 交接记录。13.2 收集并整理气象预报；每天收听气象预报 ，每日更新总公司网站上扬州口岸天气预报并在调度日 志上做好记录，对恶劣气候报告要立即用告知在港船舶并做好记录。13.3 负责整理船舶未达时或已开航后寄来的信件 ，做到及时分送、退寄，并做好交接记录 ，负责其它 业务部门或外单位送来的有关单证的签收并及时分送给有关人员；负责接待船东代表、船员及其家 属，并为船员联系安排交通工具、登轮证等其它事项。13.4 负责填写船舶在港动态日报表并及时按港口有关部门要求发动态信息 。14.0 签订滞速遭协议14.1 根据委托方的指示，与港口有关方进行洽谈，也可应港方要求，主动与委托方联系洽谈滞速遣协议；协议条款内容需得到委托人的书面认可后，方能正式签约。14.2 洽谈、签约前要清楚出口货物的备货状况及手续履行情况，熟知船舶的承运能力及船的规范等；进 口货物要清楚货物的流向、收货人的接收能力及疏远组织工作，特别要掌握港口泊位情况及装卸能 力。14.3 协议的条款和内容需采用国际通用术语，尽可能采用国际上通用的固定格式；协议签订后，正本一 式二份由签约双方保存，副本若干份，分别转交外勤业务员、财务船舶航次结算员。15.0 凭正本提单卸货15.1 货船船长或委托方要求收货人提供或出示正本提单方同意卸