费用管理规定模板

XXXXX电子科技有限公司费用管理规定 二一六年九月一日一、总则1.1制定费用管理规定的目的是通过规范费用管理，强化过程控制，增强公司竞争力，提高营运效益。1.2本规定适用于公司全体员工，职工薪酬及不可控费用不属于本规定管理范畴。1.3费用预算与分解1.3.1公司财务主管部门牵头制定年度费用预算对费用进行管理。将年度明细费用项目分解到各归口管理部门和使用部门，落实责任人，充分发挥各归口管理部门的管理职能，调动各使用部门的积极性。1.3.2费用按习性分为固定费用和变动费用:固定费用预算的重点是额度控制；变动费用预算重点是费用开支标准控制。1.4费用报销1.4.1所有费用原则上在当月应报销完毕，特殊情况下可延迟到下月报销，超过三个月仍未报销的费用不得再报销，如因领导原因未批准备的除外。1.4.2为了真实反映费用使用情况，各项费用的使用、报销应建立相关明细台帐。1.5费用通报1.5.1公司财务主管部门每月将对费用的开支情况、累计费用开支情况、节约或超支情况、奖惩情况进行通报。1.5.2公司财务主管部门于每月定时出具相应的财务报表。二、 职责2.1财务主管部门的费用管理职责：负责制定公司费用管理制度，检查该制度的执行情况，有权就不按制度报销费用的行为向员工提出整改要求，并应及时对实施情况进行反馈。2.2财务主管的费用管理职责:主要检查各项报账的手续是否已签字完毕，表单填列的是否符合规定，特殊费用的手续是否经总经理审批，对其手续的合法性、完整性负责。2.3报帐会计的费用管理职责:进行审核，主要对出差报账的票据金额进行检查复核，发票是否真实，有无连号情况、信息平台的打印件是否附在旅差费的报销表后、出差申请单手续是否完毕、报销标准是否符合规定等。三、具体费用报销3.1 差旅费3.1.1差旅费是指公司员工因工作需要到外地出差发生的交通、住宿费和生活补助等费用。3.1.2除总经理以外的出差人员应在出差前应向总经理进行申报，并到综合部进行登记。3.1.3 出差人要严格按照差旅费的报销标准使用差旅费，尽可能减少公司开支。3.1.4出差规定：总经理：一般乘坐飞机经济舱、火车软、硬卧。副总经理、部门经理及以下人员：原则上不许乘坐飞机，因公务紧急或特殊情况，出差人员需事先请示总经理批准后，方可坐飞机经济舱。火车行程在10小时（含10小时）以上的，可以乘坐火车硬卧；行程在10小时内的，乘坐火车硬座。出差人员按级别在标准以内实报实销，超过标准的部分由本人自负，同性两人以上出差必须合并住宿。总经理按实际发生的出租费用进行报销。副总经理 、部门经理及以下人员出差原则上不予报销出租费用，因特殊情况确需乘坐出租车的，须事前申请予以报销。3.1.5差旅费报销规定交通费按标准据实报销，报销时附正规车票。伙食费按标准据实报销，报销时不附发票，按实际天数补贴，第一天和最后一天减半。住宿费按标准据实报销，报销时提供相应的正规住宿发票。打的费按标准和相关规定报销，报销时提供正规车票。在出差期间发生需要业务招待费的,按招待费报销规定执行。发生的费用低于标准的据实报销；高于标准的，超支部分自行承担。出差人实际发生的差旅费超过规定标准的，经请示总经理同意后可以据实报销。未经批准的出差，公司不予报销任何费用。所有出差人员必须在回公司后1个工作日内销差，7个工作日内报销完毕。带车出差人员，可以报销加油费用、路桥费用、停车费用等，加油费应根据车辆加油数量记录表登记的里程数、加油量、加油金额计算。3.1.6市内交通费报销规定公司员工在本市内公出办事，无需或没有派车者，可乘坐公共汽车、地铁，按实报销，无特殊情况下不允许报销打的费。因业务接待需要，或时间紧急，或携带重要资料和物品而无车可派的，可自觉从严控制乘坐的士。 使用公司统一充值的公交地铁卡出行的不再报销市内交通费。3.1.7出差领备用金规定：出差人员出差前需借领备用金的，必须将前次出差的费用报完而且备用金余额不够本次出差费用的，方可填写借款单，并按程序进行批领。3.1.8 差旅费的报销标准见附表。3.2 招待费3.2.1招待费实行专项管理，归口管理部门为公司综合部。3.2.2任何招待事项发生前必须履行事先审批程序。由经办人员填写招待申请单，报所在部门和总经理批准，后到综合部登记备案。特殊情况下可以先口头申报，招待完毕后补办。3.2.3招待事项经办人要根据来宾人数、级别和重要度确定招待档次，严格控制陪客人数，实行“对口接待”，陪客人员必须为工作、业务相关人员，参陪人员由主陪确定，陪客人数原则不超过3人。3.2.4公司根据招待需要储备招待用酒和招待用烟,以减少费用支出。3.2.5所有招待费用、内部聚餐费报销均须附正规发票和经核批的招待情况说明单，按财务报销流程执行。3.3 通讯费3.3.1通讯费包括电信网络费、固定电话费、员工手机费补贴和其它相关通讯费用3.3.2报销标准：电信网络费和固定电话费按实报销；员工手机费补贴的报销标准,见附表。3.3.3 通讯费报销流程1.1.1.1.1.2.1.1.2.1.1.1.2.2.1.1.2.3.1.1.2.4.每月初由综合部根据运营商提供的费用清单和发票进行按实报销。每月10日前由综合部按标准出具员工的手机费通讯补贴表报总经理批准后，在员工当月工资进行发放。1.1.2.5.3.4汽车费3.4.1汽车费指因使用公司所属各种机动车辆（汽车、轿车）所发生的有关费用支出，包括油料费、修理费、停车费、过桥费、年审费、车辆保险费、车船使用税、养路费等。3.4.2公车发生的费用根据发票据实报销。3.5会议费3.5.1会议费指公司召开董事会、股东会、等所组织会议的参会费用。公司召开董事会、股东会所需经费，在董事会费中列3.5.2参加行业协会、政府等所组织会议，应经总经理批准，按照会议通知缴纳会议费。会议提供食宿的，按会议标准报销，并不再报销生活补贴。报销时，应将会议通知、会议纪要及相关领导批复作为附件，连同发票等有效票据一并提交。3.6办公费3.6.1办公用品包括日常办公文具、控制办公文具、办公用具等，综合部负责公司办公用品的归口管理。3.6.2办公用品的采购按公司物资采购流程办理。3.6.3综合部根据各部门的需求配置、发放办公用品。办公用品发放后，应按部门、个人建立办公用品领用台账（一次性消耗品除外）。凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。3.6.4各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象，对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸（机密文件除外）。公司所有员工应当爱护办公用品，公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。3.7 福利费3.7.1福利费主要用于解决员工及其供养直系亲属日常因生、老、病、死，婚、嫁祝贺及其他专项列支费用。公司按实际发生支付日常福利费和专项福利费。3.7.2福利费报确定的标准进行报销,原则上要附票报销。3.8其他费用的报销3.8.1其他费用主要包括中介机构费、财产保险费、招聘费、图书资料费、专利及维护费、劳动保护费等。3.8.2其他费用使用的原则：所有其他费用必须事前申请，先申请后使用，一事一申请，3.8.3其他费用使用申请的流程：经办人填写费用其他费用申请单,经所在部门和总经理审批后方可使用。遇到会影响正常生产等特殊情况下，不能及时填单的，必须先用电话等临时方式请示，事后在2个工作日内按流程补单申请。3.8.4 其他费用报销入账的规定：其他费用中凡有实物的必须办理入库手续，入库单是报销入账的依据之一。其他费用也必须及时取得相关增值税发票，无增值税发票的要说明情况，并在费用使用时将相关税款损失在价格中扣回；每次金额在200元以下，可以不开增值税票，但必须是国家规定的普通发票。其他费用报销入账的附件：国家规定的发票、申请单或相应的新件入库单、旧件报废入库单等，粘贴整齐，缺一不可。固定资产增加的，入账报销时也必须提供固定资产移交表、工程决算书及相关原始附件。报销办公用品、书籍资料、低值易耗品等实形费用的，必须有领用人签收和部门领导签字确认，以便费用划分，方可报销。购买零星材料及委外加工费应及时取得相关增值税发票,无增值税发票的要说明情况，供应商需补交我公司损失税款，报销时所附发票与商品入库单内容必须一致，包括单位名称、金额、采购项目等，并附于“费用报销单”后，粘贴整齐，经部门领导签字确认后方可报销。四、发票管理与单据使用4.1发票取得规定4.1.2经办人员须及时取得合法、合规和金额正确的发票，否则审核人员有权退票或核减该部分费用，出现下列一种或多种情况的票据均系无效票据：非税局认定的虚假发票，审核人员发现虚假发票予以没收并作登记备案；发票未在正确的位置准确填写公司全称；发票被涂改或字迹模糊；大头小尾的阴阳票据；未加盖“发票专用章”或“财务专用章”；出票单位地址和出差地不一致；发票日期和出差日期不匹配；发票单位、付款单位及合同单位不一致。4.1.2 因加工、修理修配、购买增值税应税货物而发生的费用，必须取得增值税专用发票，否则审核部门人员有权退票，专用发票除注意上述各条外，还应注意：专用发票所有项目填写准确、齐全，“公司名称、税号、账号、地址”等栏目务必完全符合公司财务部提供的开票信息；专用发票抵扣联不得粘贴，不得签字，不得折叠；采购物资取得的增值税专用发票必须办理入库手续，否则拒收或退回，因此造成逾期不能抵扣的由经办人自行负责；汇总开具的增值税专用发票必须附有一式二份、填写齐全并盖有“增值税专用发票”或“财务专用章”的销货清单，清单汇总金额与发票金额一致； 运费发票的托运单位、收货单位、发货地及收货地填写完整。4.2票据粘贴票据粘贴应上对齐和左对齐，粘贴顺序为自左向右，超过粘贴单部分应沿右边和下边向内折叠，使之整齐、美观。发票粘贴仅能使用胶水，禁用订书针，粘贴后所有票据号码及税务章要求保留齐全、清晰可辩。不得使用碳化传真件作为报销附件，不得使用圆珠笔、铅笔、彩笔填写。票据分类粘贴，如车票、住宿票、复印、邮费、电话费、运费、油费、通行费、修理费、招待费、办公费、水电气、房租等类别，否则一律退回。粘贴后须写明经办人、票据张数、总金额，并注明原由、证明人等。车船及飞机费的票据必须一个起讫的票据贴在一起，往返分开贴。4.3 报销单据使用公司统一费用报销单格式，此单由当事人根据业务需要提前填写，经审批后方可在限额内使用，该单用于招待费用批示、临时大额借款等。公司统一差旅费报销单格式，此单只用于交通费、住宿费及出差补贴的填报，除此之外的费用应另行填制费用报销单，不可与差旅费混在一起。公司统一费用报销单格式，此单用于差旅费之外的报销。4.4报销单据的填写要求是：使用钢笔黑（或蓝黑）色墨水填写，且笔迹工整清晰；全部栏目填写齐备，语言简洁、精当、扼要；差旅费用填写时按照出差地点和时间先后顺序，依次分段填写相关栏目；费用内容分类填写，其填写顺序和后附发票分类粘贴顺序保持一致；金额大小写一致。五、费用审核程序5.1公司费用审核实行“三级审核”制度5.2部门审核：对费用项目作出确认，是否符合部门规定或事前批示，是否真实合理，费用申报金额符合规定标准。5.3财务审核：财务部门专门接收、登记和核查报销单据，内容有:前道手续是否齐全，发票是否合法、合规、准确，票据粘贴、单据填写是否规范，数字加计是否准确，费用报销金额是否符合规定标准，费用是否分类等.审查会计审核后，将无效不合规单据退回相关部门，有效单据递交财务负责人审审批，财务负责人审批后报总经理批示。5.4总经理审核批示：为最终审批程序。特殊情况下，可授权其他人在授权范围内审核批示，审批后由财务部领回办理支付手续。六、附则6.1凡以上报帐核查的岗位人员，必须各负其责，如发现弄虚作假，处以50-200元罚款。6.2财务部门在审核报销费用时，凡是发现报销人员报销费用违背费用控制规定，未附特别申请报告的，一律不予报销。6.3 报销标准和相关表单6.3.1 差旅费报销标准6.3.2 招待申请单6.3.3 员工手机费补贴标准6.4 本规定从发布之日起执行。6.3.1差旅费报销标准类别地区类别A等B等其他职等住宿补贴标准特区和直辖市500170150副省级和省会城市300140120其他城市200120100伙食补贴标准特区和直辖市3008080副省级和省会城市2005050其他城市1003030交通补贴标