《办公室管理》课件.ppt

第四章办公室管理,第一节办公环境管理第二节日常安排与管理第三节电话管理第四节信印管理第五节保密管理,第一节办公环境管理,一、办公环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。二、办公室环境管理的原则方便舒适整洁和谐统一安全。想想看：办公室的七大效率杀手有哪些？1、空气杀手；2、光线杀手；3、声音杀手；4、空间杀手；5、设备杀手；6、文件杀手；7、职能杀手。,三、办公室的布局与布置1、布局封闭式布局。封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。优点：安全；秘密性；注意力集中；保护隐私。缺点：建筑成本高；不易于监督；难以沟通。开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。优点：建筑成本低；利用率高；重新布局灵活；易于沟通；易于监督；易于集中化服务；。缺点：缺乏秘密性和私密性；降低领导身份；不易集中精力，噪音太大；,2、办公环境布置布置要点*营造一个安静的工作环境；*保证良好的采光、照明条件；*合理安排座位；*力求整齐、清洁。布置的原则*采用一个大间办公室。*使用同一大小的桌子。*档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。*采用直线对称的布置。*主管的办公区域需保留适当的访客空间。*将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。,*主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。*全体职员的座位应面对同一方向布置。*常用的文件与档案，应置于使用者附近。*应保持公共空间和私人空间的独立。*桌与桌之间应留有一米左右的距离。*桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。*最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。*计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。,四、办公室的保健与安全环境管理1、保健定期健康检查灌输卫生知识。采取疾病预防保持环境整洁。推行健康运动举办康乐活动。2、安全管理防盗防火防止意外伤亡,第二节日常安排与管理,一、约会安排1、约会安排的基本原则（1）按领导的工作规律和生活习惯安排（2）区分轻重缓急，合理安排（3）弹性安排，留有余地（4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）每天核对，以防疏漏,2.约会安排的方法预先安排约会活动记好日历和备忘录提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约做好约会前后的服务工作3.约会安排的方式电话约会.书面约会.当面约会.4.注意事项配合领导的时间表；不要让领导在出差回来当天安排约会；,不要在节假日安排约会；重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；订好或确定好约会的场所；及时通知对方赴会；提醒领导赴会；适当保密；处理好变更的约会。二、时间管理时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。1、时间管理的要素,（1）强烈的时间观念。（2）清晰的时间成本效益观念（3）时刻牢记时效观念。（4）定量控制自己时间的能力。2.时间管理的分类一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。,3、时间管理的一般原则（1）用精力最佳时间干最重要的工作。（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。（3）保持时间上的弹性。（4）反省浪费的时间。（5）保持时间利用的相对连续性。（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。（7）严禁事必亲躬。（8）坚持从现在做起的信念。（9）保留自我时间管理的最低批量时间。,4、秘书时间管理的ABCD分类法：现代时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。A类为重要而紧急的事情；B类为重要而不紧急的事情；C类为有时间才做；D类可以不做；三、日程安排1、日程安排的基本要求（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点（5）留有余地（6）适当保密（7）事先同意,3、日程安排的形式年计划表、月计划表、周计划表、日程表4、注意的事项以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。,练习：你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：*上午举行董事会议，所有的经理都参加。*上午给参加员工培训课的新员工讲话。*中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。*下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。*下午会见C公司的销售部经理张XX。注：日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。,第三节电话管理,一、接打电话的原则与要求*表达规范、正确*礼貌热情，语气清晰和婉*语言简洁明了*保密*注意时间二、接打电话的技巧1、接听电话的技巧要仔细倾听对方的讲话。避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。对方声音不清晰时，应该善意提醒。转接电话，要分清情况，恰当处理。,如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。2、拨打电话的技巧（1）理清自己的思路（2）立即表明自己的身份（3）确定对方是否具有合适的通话时间（4）表明自己打电话的目的（5）给对方足够的时间作出反应（6）避免与旁人交谈（7）设想对方要问的问题（8）不要占用对方过长时间（9）拨错号码应道歉（10）适时结束通话,三、接听电话时特殊情况的处理1、当领导开会时，处理电话可采取以下的方式:*转告对方会议预定在几点结束。*询问是否由自己这方重打。*遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。2、当领导会客时，处理电话可采取以下的方式:最好先请示一下。如果领导不在单位时，原则上或请代理人接，或请对方留言。,练习：1、你正在打一个公务电话，这时领导走到你的办公桌旁。你知道电话还要打一段时间，然而领导一直在旁边等着可能会不耐烦。你是否应该:A.同对方说一下待会儿再打，然后挂断电话;B.用手捂住话机，轻声地对领导说你还需要一段时间才能打完电话;C.请对方拿着话机稍候，再同领导简短地说几句。2、秘书小张接到一个投诉电话，小张该怎样处理？,第四节印信管理,一、印章使用与管理秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印），二是单位领导人的私章（公用），三是秘书部门的公章。其中，单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是（1）标志作用：印章是单位的标志；（2）权威作用：印把子；（3）法律作用：用印后的公文和凭证具有法律效力；（4）凭证作用：不盖章的无效。1、印章的刻制及启用严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。,启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。2、印章的审批和使用必须经过领导人批准，并进行认真的登记，未履行手续或手续不全时，不得用印。用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。3、印章的保管印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，保管人也即是使用人，严禁擅自使用或外借。印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。,二、介绍信的使用与管理介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题:（1）介绍信的格式应符合要求（2）介绍信应由专人管理（3）出具介绍信必须认真履行审批手续（4）妥善保管好介绍信的存根,练习：1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？,第五节保密管理,一、秘书职业的秘密范围1、公文秘密，即具有秘密内容的文件、电报、信件、简报等。2、会议秘密，即内部会议的日期、议题、议程、讲话、发言、记录、录音录像等。3、信访秘密，即信访者的检举、控告、揭发，领导者的批示，信访案件查处的材料等。4、涉外秘密，即已经确定的国家秘密项目、秘密文件和资料，以及禁区、控制开放区、非开放区和开放区的非开放点。5、领导秘密，即党和国家领导人的重大活动、办公场所和私人生活等。6、通讯秘密，即密码、密码机和涉及密码、密码业务的文件等。,二、秘密的等级我国保密法把国家秘密分为绝密、机密、秘密3个等级。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到特别严重的损害。“机密”是重要的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到严重的损害。“秘密”是一般的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到损害。划分秘密等级，有利于对不同等级的国家秘密采取相应的保密措施，也有利于执行保密纪律。,三、文件保密的方法1、文件印制前应准确定级，标明密级，规定发送范围以及是否可以翻印、复印。印刷时不得擅自多印多留。草稿、修改稿以及历次印刷的清样，必须与正式文件同等重视。印刷过程中的蜡纸、衬纸、废页、废件应及时销毁。2、文件在收、发、分送、传递、借阅、销毁各个环节中，应严格登记制度，做到件件有手续，件件有着落。3、阅读秘密文件要在办公室或阅文室进行，不得擅自带回家中阅读。不经制文部门批准，不得扩大阅读范围。3、外出递送秘密文件，必须有安全保障，途中不得办理与文件无关的事。外出工作必须携带秘密文件的，要经过领导批准，采取安全措施，并遵照有关部门的规定执行。,5、存放秘密文件必须放在保密有保障的库房或文件柜内，并经常检查保密情况。对于平时工作用的秘密文件，应在用后随手入柜加锁。6、人员调动，必须严格交接手续。在移交秘密文件时，要造册，核对，办理签字手续，不得搞“信任交接”。7、秘密文件均要定期清查。若发现有丢失的，要及时追查处理。8、经领导批准销毁文件，须登记造册。秘密、机密文件派专人护送到指定的造纸厂监督销毁；绝密文件和密码电报指定专人就地销毁。四、会议保密的方法1、秘密程度较高的会议，会前应与保卫、保密部门共同采取保密措施，并对与会人员进行保密教育，严格规定保密纪律。,2、尽量不在内、外宾混住的宾馆、饭店召开秘密会议。遇有特殊情况必须在此等环境召开的，应特别注意采取保密措施。3、会前对会场的扩音、录音设备进行保密检查，防止有线扩音设备寄生振荡泄密。严禁使用无线话筒录音或无线话筒代替有线扩音设备。4、会议期间的文件，一律标明密级，统一编号，登记发放，禁止乱印乱发会议秘密文件。确需翻印上级文件的，必须严格按照保密规定，请示原制单位批准。对会议产生的秘密文件，也应尽量少印少发。特别是印发绝密文件，更要严格控制，能不印的就不印。对领导同志在会议上的讲话，不得随意整理记录散发。