进出口英语函电

进出口英语函电导论1、 开展进出口贸易，必须通过买卖双方的语言沟通才能实现。沟通的方法总的可以分为口并没有和书面两类。面对面的谈判和电话磋商都属于前一种，而函电来往属于后一种。2、 业务磋商过程必须存有日后可供查阅的书面文件。3、 电报(telegraph)：是最早问世的电子通讯手段。为了节省费用，发报人理所当然地要删略字数，缩减文本。在不影响理解电文的前提下，他们还会将有些代词、冠词、介词、连词、形容词、助动词、系动词等从电文中省却。例如：We have airmailed the samples that you require. REQUIRED SAMPLES AIRMAILED.4、 电传机(telex)：发报人只要直接按动与打字机上相似的键盘就可以把报文发出；接收端得到的报文是由字母、数字等组成的，无需解译，直接就能阅读。电传费用是按每分钟或每三分钟计算，人们虽然不再像拟写电报那样去刻意控制字数，但是同样为了降低费用，争取在每一单位时间内发送最多的信息量，还是要想设设法在不影响理解报文的基础上，尽可能删除英文单词内的某些字母，省略某些词语，或者用数字代替谐音的文字（如2=to; 4=for），以达到精简内容、缩短报文的目的。W HV AIRMAILED THE SAMPLS U REQR.5、 传真机(fax machine)犹如远程复印机，它将文件当作图像发送，虽然同样使用国际电话线，但是其费用是以被发送文件所使用的时间计算的，因而人们就不用再在缩减语句长度和词汇数量上动脑筋了。第一单元 商务信函的格式及有关要点一、英文商务信函的七个主要部分1、 信头：信函是“纸面上的拜访”，信头就是访客时呈递的公司名片。（1） 公司的名称（2） 地址2、 日期3、 封内地址4、 称呼5、 信函正文6、 礼貌结束语7、 署名中国等东方国家的人的姓名与西方人的不同，我们的姓在前名在后，而他们则往往相反。我国涉外公证书中的做法值得学习：将姓氏拼音中的每个字母都大写，而对于名字则只有首字母大写，如GAO Yuanhua。这样，我们可能使对方了解我们姓什么名什么，而不用改变我们中文姓氏和名字的原来排序。二、撰写英文商务信函需注意的几个问题1、正确的语法、拼写、标点符号2、优质的信纸、信封3、整洁的打印4、匀称的布局第二单元 询购 INQUIRIES1、 客户首次与卖方接洽时，可以简单介绍一下自己得到供应商或卖方的名字等信息的来源，譬如从大使馆(embassy)或领事馆(consulate)的商务参赞处、商会、贸易伙伴，或是从因特网、报刊杂志的广告上了解到的；或是在交易会或展览会上看到。2、 在询购函中买方可以将自己的业务范围、所需产品用用途简略地告诉对方。而诸如价格、折扣、付款条件等，也可以较详细地提出具体建议。3、 虽然询购函没有规定的篇章结构，但其各段落内基本上含有下列内容：（1） 在信函的开头语句中，做一个简单的自我介绍或提一下对所需产品的信息来源。（2） 可以另起一段，简略提及所需产品的需求或用途。（3） 如果买方有较具体的要求，可以再另起一段详细叙述。（4） 在信函的最后一段，写信者应强调其所企盼的事情，以引起对方的注意。第三单元 复函与报价 REPLIES QUOTATIONS1、 收到客户的询购函(inquires)后，卖方应该及时或尽快回复。对询购函的答复基本上具有例行公事的性质。因此，复函的话语应该直截了当、简明易懂。2、 无论能否满足买方的要求，卖方在回信时，首先都应该对买方的询购表示感谢。3、 卖方在复函中应该尽可能仔细地答复客户的问题。如果能够满足买方提出的要求，例如寄送样品、或产品说明书、商品目录等促销资料，则卖方应该在复函中告知买方、并相应行事。4、 卖方往往会利用报价的机会，在复函中将自己的产品或服务的卖点或亮点告诉买方，但是这种告知只宜简单扼要，不宜太详细复杂，因为客户可以从产品说明书或目录中获得他们想要的信息。5、 卖方复函的最后一段往往相对简短，内容一般为向客户保证提供服务，以及希望客户尽早订货。6、 如果随信函寄了样品或价目表等促销资料，应在信末的相应位置注明英文的“附件”字样Enclosure或Attachment。第四单元 订购与确认 ORDERS AND ACKNOWLEDGMENT1、 订购货物的信函一般可以包括以下内容：（1） 确认收到卖方的报价或报盘，以及样品、产品目录等资料，并表示感谢。（2） 陈述订货信息：例如货物的品名，规格，数量，单价，装运期等。（3） 强调买方认为需要引起卖方重视的折扣幅度，付款方式，投保险种，交货时间，运输方式，乃至包装、标识、装运要求等各类交易条件。2、 收到订购函后，如果所有的交易条件可以接受，卖方会据此缮制销售确认书，随确认函寄送买方会签。确认函一般含有下列内容：（1） 对买方订货表示感谢。（2） 简略告知买方，订货已在办理，能够按期交货等。（3） 提请买方及时开立信用证或以双方约定的方式及时付款；同时，向买方推荐其他产品，或表示希望双方继续合作的意愿。3、 由于各种原因，卖方有时无法满足买要求时，卖方应如实相告。拟写此类表示回绝的信函时，写信人要非常策略，不可因语言表达不当而影响与客户的友好关系、影响企业的良好形象、从而最终影响企业的利益。要写好这样的信，从业务层面上，企业要有灵活的策略，要具有双赢的理念；从语言层面上，要善于使用委婉语，尽可能用积极的话语来表达相对消极的意思；从信函的篇章结构上，大致可以如下安排：（1） 第一段Buffer: 对于收到对方的信函或提议等表示感谢或兴趣；或者也可先知能够令对方兴奋的好消息。该段落起缓冲器的作用，以期缓解对方听到下面不好的消息时的不满情绪。（2） 第二段Truth：实事求是地告知“坏消息”，简略地说明客观原因，以期对方理解。第三段Hope：陈述可能的双赢方案，使对方感到有解决问题的希望。当梅花的幽香随冬天的到来而传出，那么半空中漂泊的雪花，也会依偎这香气，随之飘舞。当万物凋零，充斥于世界的凄凉席卷而来时，在一个角落里梅花却悄然盛放了，它似乎在告诉世人，它只是缺少一个盛放的机会。其实，世上最温暖的语言，“ 不是我爱你，而是在一起。” 所以懂得才是最美的相遇！只有彼此以诚相待，彼此尊重，相互包容，相互懂得，才能走的更远。相遇是缘，相守是爱。缘是多么的妙不可言，而懂得又是多么的难能可贵。否则就会错过一时，错过一世！择一人深爱，陪一人到老。一路相扶相持，一路心手相牵，一路笑对风雨。在平凡的世界，不求爱的轰轰烈烈；不求誓言多么美丽；唯愿简单的相处，真心地付出，平淡地相守，才不负最美的人生；不负善良的自己。人海茫茫，不求人人都能刻骨铭心，但求对人对己问心无愧，无怨无悔足矣。大千世界，与万千人中遇见，只是相识的开始，只有彼此真心付出，以心交心，以情换情，相知相惜，才能相伴美好的一生，一路同行。然而，生活不仅是诗和远方，更要面对现实。如果曾经的拥有，不能天长地久，那么就要学会华丽地转身，学会忘记。忘记该忘记的人，忘记该忘记的事儿，忘记苦乐年华的悲喜交集。人有悲欢离合，月有阴晴圆缺。对于离开的人，不必折磨自己脆弱的生命，虚度了美好的朝夕；不必让心灵痛苦不堪，弄丢了快乐的自己。擦汗眼泪，告诉自己，日子还得继续，谁都不是谁的唯一，相信最美的风景一直在路上。人生，就是一场修行。你路过我，我忘记你；你有情，他无意。谁都希望在正确的时间遇见对的人，然而事与愿违时，你越渴望的东西，也许越是无情无义地弃你而去。所以美好的愿望，就会像肥皂泡一样破灭，只能在错误的时间遇到错的人。她，不自觉地已经坠入了暮年人的园地里，当一种暗示发现时，使人如何的难堪！而且，电影似的人生，又怎样能挣扎？尤其是她，十年前痛恨老年人的她！她曾经在海外壮游，在崇山峻岭