配件仓库管理制度

百事成机电设备总公司文件 司字（2011）号 配件仓库管理制度一、 总则为使配件仓库管理规范化，保证财产物资的完好无损，根据百事成总公司配件管理和财务管理的一般要求，结合公司具体情况，特制订本规定。二、 适用范围本规定适用于百事成总公司各保障中心所辖区域设有专职库管的配件仓库，区域划分如下：广西保障中心南区南宁总库及所辖桂南网点库、北区柳州分库及所辖桂北网点库云南保障中心区域昆明总库及所辖云南网点库贵州保障中心区域贵阳总库及所辖贵州网点库三、 岗位职责1. 配件经理 全面负责督促配件仓库的规范管理；2. 配件管理员（可兼） 协调处理库存配件的调配、报废等事宜；3. 配件库管员 负责配件的验收入库及手续，出库及登记工作； 做好配件的保管工作，做到账、卡、物相符；做好各种库房防患工作，确保配件保管完好、安全； 每月盘点；为财务部门成本核算提供表单依据。3. 配件业务员 编制销售单，协助配件库管员办理备件出库。四、 工作流程1. 订货入库流程工作内容与要求责任部门（人）验收反馈验 货 验货凭证： 中联：根据配件发货记帐单（登陆中联OA下载。） 配套厂：根据提供的发货凭证。 验货要求：到货即开始验收；如当天不能验收完毕，须入库区别存放，不得遗留库房外。有外包装的均必须拆包装，检查每一个配件名称、规格、数量的正确性，及质量完好性。 验完货一日内，将配件实收数量和到货日期填写于原计划单，交配件业务员。 若存在实物与发货记帐单数量、型号不符及质量问题，库管员于即日内填写配件收、发问题反馈表，与计划单一并反馈给配件管理员（可兼）处理。通过公司OA交配件管理部备案。入 库 配件入库，摆放到位，系统开具入库单一式四联，第一联网点交总库库管员；第二、三联交财务部；第四联仓库自留。库管员库管员库管员2. 维修临时采购入库流程工作内容与要求责任部门（人）验收反馈入 库收 货 依据采购人员提供的购物清单或发票验货，验货标准同订货入库第条。 如采购的产品不合格或不正确，拒绝入库，立即反馈采购员查明原因。如无任何问题而申购人员无故拒领，造成积压库存，及时报配件经理批示处理； 验收合格后系统开具入库单，根据增值税票、有普通票、无票的三种情况，要求依次在配件名称前加“WZ”、“ WP”、“ WW”以示区分；第二、三联交财务；第一联交配件管理员（可兼）；第四联自留。库管员库管员库管员3. 销售出库流程工作内容与要求责任部门（人）发 货接 单 库管员收到销售单后，须检查客户回款信息，如属信用销售，按配件销售管理办法，须有相关领导审批签字，无审批签字不予发货。 根据销售单明细备货，仔细检查，妥善包装，严防多发、漏发、错发，再行交予客户或交收发员托运至收货人，销售单上必须有库管员、收发员或客户现场提货人签字。库管员库管员4. 维修出库流程工作内容与要求责任部门（人）接单发货 接待内勤开具维修领料单一式两联报库管员，注明领用配件的名称、型号数量、客户名称、维修车辆车牌号及车型，回款情况。 发货后，领料单第二联交接待内勤，库管员以第一联录入系统开销售订单，备注：“车牌号+进厂日期”，车辆完工后，经接待内勤核对，业务员转开销售单一式五联,单号后加“WX”标示，第一、二、三、五联交接待内勤，第四联仓库留；接待内勤库管员库管员5. 三包出库流程工作内容与要求责任部门（人）结 算还 件开单发货 系统开借出单一式四联，单上要求库管员、服务经理、收发员或服务人员必须签字。第一联交各区域总库，第三联交各区域三包内勤，第二、四联自留。 三包部门返还新件时，必须检查其名称、规格及数量，有外包装的均必须拆包装检查，确认质量完好，型号与原借出时一致，开借出还回单；型号与原借出不一致时，将原借出件先做借出还回单再做采购退货单，再将还回新件按实际型号办入库手续，价格同原借出件。 三包结算：三包内勤根据厂家月末发送的三包结算汇总表进行核对确认无误后，通知总库库管员办理结算： 基价200元以上的，删除原借出单后，按基价1.1开销售单开具发票与厂家结算； 基价200元以下的，删除原借出单后，按基价开销售单，开具发票与各区域三包部门结算。 销售单第一联交各总库，第四联仓库自留，第二联交财务，第三联交三包内勤。对 账 建立三包件领用记录台帐，以便随时查询，每月底与三包内勤核对确认；每月2号下午4点前核对后通过公司OA发财务部及配件管理部备案。库管员库管员库管员三包内勤库管员三包内勤6. 赠送出库流程工作内容与要求责任部门（人）发 货接 单 赠送配件或折让销售时，库管员必须持有厂家或保障中心领导签字的文件，或公司制定的其它有效凭证作为依据才能给予发货（如赠送协议、代金券） 原则上每次赠送配件须一次性发放完不能留仓库代管。库管员库管员7. 调拨出库流程工作内容与要求责任部门（人）开 单 各仓库之间需调配件前，需求方发调拨申请表至发货方。 各保障中心区域内所辖仓库之间调拨开同价调拨单一式四联，第一联收货仓库财务存，第二联发货仓库财务存，第三联收货仓库存，第四联自留。 保障中心之间调拨配件时，此配件属发货区域采购时自行与供应商结算的，发货方直接开销售单及发票给收货区域公司；价格按配件销售管理办法执行。对 账 保障中心之间调拨配件的，每月底将调拨配件未开票明细发给收货区域总库仓管核对，每月2号下午4点前此明细的核对结果必须发回发货方仓库及财务和配件管理部。库管员库管员8. 销售退货流程工作内容与要求责任部门（人）入 库收 货 如因型号不符退回的配件，查出原销售单及回款情况，检查配件名称、规格是否与原出库时一致，检查质量完好性，反馈业务员办理退货手续； 配件入库单独存放，做好标识，便于重新销售时优先出库。库管员库管员9. 盘点流程工作内容与要求责任部门（人）盘 点 月末盘点 每月最后一天前必须对实物盘点一次，盘点前先检查系统单据，保证账目结余正确。 财务人员抽查或监盘，完毕后库管员制作盘点表一式二份，部门领导确认签字，一份仓库留存，一份交财务部，电子文档于每月3日上午12点前交与配件管理部与财务部。 盘点发现串货、盘盈盘亏，报保障中心财务部，未经批准不得擅自调帐，配件管理部与保障中心财务部监督仓库查明原因，给出处理意见，于次月10日前报保障中心领导做处理决定。 日常盘点 日常自行抽盘仓库物资，检查账、卡、物一致；发现有货物已过保质期或已坏，请服务人员鉴定，不能进行销售的，立即自查，分析原因，并对同类、同期配件进行排查，申请报废； 报废流程如下：l 将情况填写公司报请事项呈批表，列明货物种类、数量、金额、存放时间、及产生质变的详细原因，准备照片，提交配件管理员（可兼）。l 配件管理员（可兼）复查该货物的质变原因是否属未遵循先进先出原则，存放时间过长，或属于未进行保护措施等人为原因，针对复查结果提出处理建议。l 将复查结果及处理建议报保障中心领导审批，审批表报配件管理部备案。予以报废的物品，每季度末仓库将明细汇总报财务部清账。对 账 财务部于每季度末月20日前与仓管员核对财务账与仓库账，发现差异，次月月底前解决不得滞留。库管员库管员库管员五、 仓库内部管理1 日常管理 仓库通道出入口要保持畅通，仓库内要及时清理，保持地面、货架及配件整洁。 严禁将易燃易爆及强酸强碱等危险物品带入仓库。 仓库内消防、通风设备由专人管理、维修，无关人员不得操作 仓库钥匙不得随意借给他人，未经仓管员允许任何人不得私自进入库房 每次发货完毕立即关闭门、窗、锁及电源。每日上、下班前，要检查仓库及周围是否存在不安全隐患，门、窗、锁、电源是否关闭，如有异常应立即采取措施并向上级领导反映,做到早发现早处理。2 配件存放管理根据物品的用途、特性、类别的不同分类上架存放，要求摆放整齐，仓位通畅。具体存放标准和保管要求详见附件一配件仓库物资分类摆放和存放维护要求。3 仓库6S管理评测配件部门严格按照配件仓库6S管理要求（附件二）进行内部自检，综合管理部不定期对备件仓库6S管理进行检查，并跟踪整改过程效果。六 单据及报表管理1各区域网点每周寄单一次至其区域总库，包括：采购入库的入库单、采购退货单第一、二、三联；销售、维修或赠送出库的销售单、销售退货单第一、二联；三包出库的销售单第一、二、三联；借出单、借出还回单第一、三联；调拨出库的销售单、同价调拨单第二联；2. 表单存档： 库管员每月对当月内所有单据第四联综合统一按日期排序装订； 采购入库入库单、采购退货单第一联由各区域总库库管员每月按仓库区分按日期排序装订； 三包借出单、借出还回单第一联由各区域总库库管员按仓库区分按日期排序，按月装订，第二联各仓库按日期排序，按月装订； 调拨出库的销售单、同价调拨单第一联各仓库自行按日期排序，按月装订； 盘点表每月装订；三包领用明细调拨配件未开票明细等表每月存档电子文档。七、 库管员工作交接1仓管员工作调动时，必须办理移交手续，将全部交接内容填制交接清单。2交接前，原仓管员先整理好仓库配件实物、配件往来账目、全部单据、全部电子文档、数据、全部配件资料及其它待办事项，要求准确、完整。3. 配件管理部或财务部作为监盘部门先核定其账存数据准确后，开始交接配件实物。由交接人、接收人、监盘人三方同时认真逐一盘点。盘点完毕制配件交接盘点表三方复核不误后签字。 配件往来账目需制表经财务审核，交接人、接收人、财务三方签字；三包借件清单需制表经三包部核对，交接人、接收人、三包部门三方签字； 对于盘点出现的盈亏问题，配件管理部协同财务部立即核实，查明责任，上报部门领导，15个工作日内落实处理意见。 只有当交接手续全部办妥之后，原仓管员才能离开工作岗位。八、 考核处罚规定1. 配件出、入库方面 发现配件入库或出库时未按要求检查，或手续不全，造成账、卡、物不一致的，相关责任人罚款50元/次；造成公司经济损失的，由相关责任人直接承担。 凡非现款结算的配件销售出库，未按销售协议执行或未经相关领导审批擅自发货的，处相关责任人罚款100元/次；造成公司经济损失的，由相关责任人直接承担。 配件入库后对相关人员的反馈动作延迟超过三天无正当理由或反馈情况错误的，处相关责任人罚款50元/次；造成公司经济损失的，由相关责任人直接承担。 仓管员私自违规转移或变卖库存物资的，一经发现，一律依据有关法律法规处理。2. 仓库内部管理方面 对违反“五、仓库内部管理”五条中的任意一条，处相关责任人罚款50元/次。串货、盘盈盘亏相抵后仍造成经济损失的，另由相关责任人直接承担； 因当事人原因造成保管不当损坏的或丢失的，损失由当事人全部承担。损失计算按货物成本价计算。3. 单据报表管理方面 当月发生的业务单据，网点不按时寄单或漏交单的，无正当理由的，按责任原因处各相关责任人罚款20元/份。 所有配件出、入库单据上，存在相关人员签署情况不符合要求的，处相关责任人罚款20元/份。 所有单据因保管不善造成丢失的，处相关责任人罚款20元/份。 所有数据报表不按相应时间提交，处相关责任人罚款50元/份。九、针对配件库管员未普及的机构及网点，按网点配件仓库管理办法执行。十、 本制度由配件管理部负责制订、解释并检查、考核。十一、本制度自颁布之日起施行。 百事成机电设备总公司 二O一一年一月十日 本管理办法附件附件一：配件仓库物资分类摆放和存放维护要求附件二:备件仓库6S检查标准附件三:盘点表调拨未开票明细三包领用明细配件收发问题反馈表调拨申请表附加说明：本制度主要起草人: 胡静娟本制度审核人： 黄耀荣本制度批准人：附件一：配件仓库物资分类摆放标准和存放要求一、配件分类仓库分类序 号分 类底盘1转向类、离合类、制动类、2车桥类、传动轴、半轴、3胶管类、钢管类4发动机零部件类、底盘标准件5保险杠6支脚、履带板、拉板、支座轮7轮胎、轮辋、上车1阀类、回转马达、卷扬马达、泵类2滑轮类、滑块3滤芯、回油滤油器4密封件、灯具、接头、电器类等小件5吊钩综合1专用油品、玻璃、钢丝绳2卷扬减速机、回转减速机3垂直油缸、水平油缸、回转支承4伸缩油缸、变幅油缸、活动支腿、固定支腿、5发动机、分动箱、变速箱、转台二、物资存放维护管理1. 仓库应对库位划分区域、货位标签清晰；配件分区分类码垛，必须做到：码放整齐、成行成列、检点方便、走道通畅，物料卡填写完整，执行签号定位，随时填写收、发、存数量。2. 同类物资堆放时，为先进先出的原则，要摆放合理，先进在前，后进在后，方便发货；不同类物资之间间隔合理，有利存取。3. 严禁在仓库堆放杂物、废品、私人物品。4. 库房容貌须做到“两齐”：料架在库房摆放整齐，物资在料架上摆放整齐；物资做到“三清”：数量清、质量清、规格型号清；物资管理做到“四一致”：帐、卡、物、资金四一致；物资存放做到“五号定位”：区号、架号、层号、位号、料号齐全，对号入座；物资贮存做到“十防”：防锈、防腐、防蛀、防潮、防冻、防震、防混、防漏、防火、防盗。5. 按不同物资保管技术要求，对物资适当进行加垫、通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装等措施，准备杀虫剂等防虫，用老鼠药或老鼠夹等防鼠咬，准备干燥剂等防潮。发现存放不当应及时改进，高温、高湿、高寒季节，要加强检查，防止疏漏。6. 缸、泵、阀等物资的贮存，须保持原包装或盛器完好，保证零、部件不落地；液压件的安装连接面采取防锈措施，并至少每三个月检查一次；缸、泵、阀的接头防护罩、帽、套防止脱落，有缺件的及时补全，对无防护罩、帽、套的缸泵不准转入生产现场。7. 电器元件、焊丝焊条等物资，必须室内离地存放，并采取防潮、防霉变措施。8. 有保管期限的物资，如：橡胶制品、塑料制品、油料、油漆以及带有橡胶制品的配套物资（泵带密封圈）等物资入库时，应将该物资出厂日期、保质期限记录在该物资的物资卡片上，以便加以控制管理，针对此类物资建立预警机制，加强管理。发现过期物资，应立即从该库房剔出，按相关程序隔离申报报废，等候处理。9. 玻璃类易碎品，应用特殊货架存放，使用保护套角等固定保护，玻璃与货架板之间及多块玻璃之间用纸、布、泡沫等柔软物质隔开，搬动时必须轻拿轻放。搬运周围其它物资时，不靠近玻璃存放架，以免碰伤划伤。10. 大件物资的存放须有相应工装，尤其是对桥、驾驶室、叶子板、机棚等容易挤压变形的物资，必须配备相应工装；对离合器等物资不能堆放过高，易挤压变形。对于钢圈等粗大笨重的物资，不能堆放过高，造成安全隐患。11. 易燃易爆等特殊危险物资，必须根据安全技术说明书分类存放，远离高温火种场所，严禁吸烟或携带火种进入库房，注意防止物品碰撞，同时，仓库应做好相关防火宣传工作，配备并懂得使用消防器材，确保消防通道畅通。附件二：备件仓库6S检查标准项次检查内容配分标准得分创新点（一）整理1.现场无积存不用物资2.合格品与不合格品严格区分3.物资按使用频率合理存放4.待处理物资有明确标识，在指定区域并及时清理5.现场物资无凌乱放置，分类清晰可辨6.通道畅通无阻7.物架上所有物品摆放整齐8.现场无散落零部件、手套、抹布等杂物（二） 整顿1.区域划线具体到位、标识清晰无剥落2.物品定置摆放，无压线现象3.物资摆放整齐，容易收发4.物品都有明确的标识、责任人，且标识正确，清晰5.所有物资的帐、卡、物对应一致 6.运输、搬运设备在使用后归回原位，并摆放整齐7.物资严格按照“先进先出”原则使用（三）清扫1.地面干净，无垃圾2.物料上无附着灰尘3.无卫生死角4.清扫用具摆放整齐（四） 清洁1.责任区域落实到人，随时保持清洁2.现场的整理、整顿、清扫每日进行3.管理看板内容完整并处于动态管理状态4.建立起清扫标准，并严格执行5.建立奖惩制度，坚持并严格执行（五） 素养1.员工上班穿工装，且整洁得体2.上班时间无员工抽烟、吃零食、嚼槟榔、聊天等不良行为3.无随地扔垃圾，吐痰现象4.看板及时更新，内容完整5.无违章违纪现象5.垃圾分类存放，不混淆7.开展晨会或班会活动8.无违章违纪现象（六）安全1.消防、电器设备处于良好状态2.安全标识齐全，危险部位有警示和防护措施3.电源开关及电线无损坏和裸露现象4.按安全操作规定，进行作业5.危险品进行了妥善管理6.物资堆放不超高7.门窗无损坏，下班后关牢水电和门窗附件三： 库 月工起配件盘点表账存截止日期:序号名称及图号 规格型号单位不含税单价帐存数实存数三包在修 南宁账存金额 盘盈盘亏备注数量金额