采购过程控制程序(带附件、全面的)

*有限公司程序文件文件编号：Q/*001-2013采购过程控制程序（A版）编制：审核：批准：受控状态：发布日期：3013-01-01 生效日期：2013-01-01*有限公司 发布采购过程控制流程图 物料需求计划表则 核对库存制定采购计划划划划采购计划表审核否寻找供方方组织各部门初审通过否?样品评审否鉴定报告通过否?组织各部门现场考察否通过否?否认证为合格供方往年的评审表询、比、议价签定采购合同物质要求技术文件追踪交货期收货检验进货报检单位合格否?入库存产品验收入库单付款否退货存返回供方整改是是是是是采购计划寻找供方采购 1. 目的对采购过程进行控制，保证所采购的物资符合规定要求。2. 适用范围本程序适用于公司生产、科研、办公、劳保所需的物资、设备、工具及用品等物资采购的控制。3 职责3.1 质量部（质检部）负责编制正确反映采购物资要求的技术文件，负责采购物资的验收。3.2 库管负责人下达公司生产及科研所需材料、设备及工具的采购计划；办公室负责下达办公用品及劳保用品采购计划。3.3 采购部负责供应商的选择、评价及管理，依据采购计划负责所需物资的采购。4工作程序4.1 采购文件的内容及控制4.1.1 质检部编制的采购文件包括：图纸、技术要求、检验方法及对供方质量提出的要求等。4.1.2 当需要采购生产及研发材料、设备、工具、模具或其它物资时，各部门填写物资采购申请单（对零星的非生产性物资可口头汇报），明确采购物资的名称、规格、型号、数量及使用时间等，报库管负责人，确实需要采购时由库管负责人报副总经理签字确认后由采购部采购。4.1.3 采购部在整个采购过程中，产生的询价单、采购结果表、订购单、同供方签订的合同或协议、发票、请款单等应妥善保存和处理。4.2 供应商的选择4.2.1 采购部根据市场分析，选择生产管理好、质量可靠、信誉高的企业作为供应商的选择对象。对于新产品中有特殊要求的物资，由技术人员及生产部协助采购部选择供应商。4.2.2 对供应商的评审有书面评审、样品评审、现场评审三种方式。4.2.2.1 所有供应商均要通过书面评审，经采购部经理批准后，纳入合格供应商一览表，并发至相关部门使用。4.2.2.2 所有供应商由采购员提出申请，凭供方调查评价表及附件：企业营业执照、税务登记证明、生产许可证等相关资料，经过采购部经理核查批准后，并登入公司合格供应商一览表。4.3 供应商的评价4.3.1 评价的依据和内容：采购员依据采购物资的检验结果，定期填写进货记录表，作为对供应商评价的依据。主要对供应商交货的质量、交付期、价格、服务进行评价。4.3.2 评价周期及结果：每年评价一次，将评价结果填写在合格供应商持续评价记录表中。但对全年内交货次数少于2次的可暂不评价，暂时保留合格供应商资格，待下次评价时使用。4.4 供应商的淘汰遇到下列情况，由采购员提出申请，经采购部经理批准，对供应商列入黑名单淘汰：4.4.1 持续评价不合格的供应商。4.4.2 出现重大质量问题或质量不稳定，整改无明显效果的。4.4.3 对提供的物资或质量证明文件弄虚作假，给我公司产品或信誉造成严重后果的。4.4.4 采取不正当手段进行恶性竞争、与其它供应商串通进行恶意报价、采取不正当的手段诋毁或排挤其它供应商的。4.4.5 向我方工作人员行贿或提供其它不正当利益的。4.5 采购过程控制4.5.1 采购部根据物资采购申请单或口头通知实施采购，对所需物资有固定价格、同供应商签订长期合同的，由采购部直接签订订单，按公司审批流程得到审批后实施采购。4.5.2 没有固定价格的，要进行招标或比价。4.5.2.1 金额较大的材料或重要设备，采购部根据计划需求选择具有相应实力的供应商参加招标或书面比价，将结果报采购部经理，得到审批后实施采购。4.5.2.2 金额较小的采购物资，由采购员进行比价，将比价结果报采购部经理，得到审批后实施采购。4.5.3 采购部必须严格按计划进行采购；特别是计划中带图纸的零部件，要保证按图纸的具体尺寸和其它技术要求等进行采购。4.5.4 只能独家采购无法比价的物资，报部门经理批准后实施采购。4.5.5 同供应商签订采购合同时，原则上要求货到验收合格，发票入账后付款，特殊情况除外。4.5.6 采购物资进厂后，库管员与采购员（或送货人员）对物资的名称、规格、型号、数量清点无误后，库管员填写进货报检单，双方在上面签字确认后，按以下程序进行：4.5.6.1 属于零星的非生产性的物资，不需质检员验收，库管员凭进货报检单办理入库手续。4.5.6.2 其它采购物资，都需经过检验，其中：生产材料由质检部和生产部共同验收，计量器具由质检部计量员验收，机床配件和大型设备由总工程师亲自或指派专人验收。物资进厂后，保管员及时通知负有检验责任的部门/人员，负有检验责任的部门/人员按产品检验和试验控制程序、不合格品控制程序等规定对采购物资进行检验和试验，将检验和试验结果填写在进货报检单的“抽检结果”栏，若抽检结果为“不合格”， 检验人员要在进货报检单的“备注”栏填写处置方式。进货报检单一式三联，签署完整后，第一联库管员留存，第二联检验人员留存，第三联交供应商（供应商未到公司时，由采购部转交）。4.5.7 库管员凭进货报检单、发票，填写产品验收入库单，第一联留存，第二联交采购部，采购部将其附在发票后面一并转交财务部结算。4.5.8 采购部根据进货报检单记录供应商的供货质量状况，随时或定期（按具体情况定）填写进货记录表，作为对供应商业绩评价的依据之一。4.5.9 根据实际要求，需到供方验证的，由采购部组织质检部、科研部及生产部等相关人员到现场验证，但该验证不作为最终的验收结果。4.5.10从非合格供方采购的对产品质量有直接影响的生产材料，须填写非合格供应商物资采购申请表说明原因，经采购部经理批准后方可进行采购。5相关文件5.1产品检验和试验控制程序5.2不合格品控制程序6相关记录6.1合格供应商一览表 6.5不合格品通知单6.2供方调查评价表 6.6非合格供应商物资采购申请表6.3进货记录表 * 6.7产品验收入库单*6.4进货报检单* 6.8物资采购申请单*进货记录表进货时间产品名称规格/型号生产批号进货数量合格率厂商名称备注进货报检单No：产品名称进货数量规格型号进货日期年月日生产批号报检日期年月日厂商名称报 检 人检 验 员抽检结果合格与否备 注不合格时填写处置方法产品验收入库单序号品 名规格/型号数 量单位厂商名称备 注进货合格品入库年 月 日 No：部门主管： 经手人：原材料检验报告单（适用于全检）订货单号名称/规格厂商名称报检单号交货数量抽样数量抽样标准处理速度进货日期全检不合格项记录主要不合格项（A类）次要不合格项（B/C类）检验记录合格品数、不合格品数、合格率 备注对不合格品