采购价格异常审计程序与方法

采购价格异常审计程序与方法注：前期采购款已结清，供应商不愿配合调查。主要梗概内容如下：一、针对上述问题需要考虑以下几方面问题和资料收集：（一）判断事件的严重程度1.管理层因素2.经营层因素（二）先期进行审计调查了解1.了解标的物合同条款2.进行市场询比价（三）采取如下调查手段1.常规手段2.非常规手段（四）内部控制调查1.采购签批流程2.采购审批与岗位职责二、审计意见1.内部审计处理程序2.外部司法移交程序一、针对上述问题需要考虑以下几方面问题和资料收集：采购价格高于市场价格-根据事件严重程度，决定我们走内部处理程序还是延伸到违法犯罪追查处理程序（一）判断事件的严重程度：1.对采购价格异常标的进行初步判定（1）事件涉及几个供应商，每个供应商采购总金额为多少，按照A/B/C原则对供应商进行分类，关注哪类企业涉及金额重大；（2）按A类划分的产品是主要材料还是辅助材料，一次性采购还是分批多批次采购，该材料占成本比重多少；（3）供应商是在合作的还是准备合作的或者是以前停止合作供应商，供应商准入、采购确定权归属谁来决定；（4）采购合同单价高于市场价的幅度，溢价部分是否需考虑质量等级、采购批次频繁、送货到场、技术服务等额外性补偿因素。2.对供应商进行背景调查（管理层因素）（1）了解该供应商是否为关联方或者某些 “领导”的钦点单位（国企另谈）（这个是判断走内部审计还是移交司法的重要参考指标或依据。）A披露关联方还是非关联方，实质关联方还是隐性关联方；B采购下单决策人及亲属是否为供应商的股东、合作伙伴，供应商引入是否符合各项规定等。（2）了解供应商之前的供货记录，检查供应商是否有过违法犯罪、行贿本公司人员、以次充好、延迟交付等行为；A主要了解合作中以往的质量和服务；B采购订单量是否按合同约定形式进行分配，采购行为是否有人为的倾斜性政策，对比其他供应系统。eg：放大订单分配量，减少乙方合同的履约成本。（3）了解目前公司与该供应商的往来款项，确认往来金额（如：涉及赔偿或质押谈判需要）；如款项已结款，了解下是否还要继续合作意愿，预计年采购量与采购金额等；A往来款结算是否按照程序进行申请审批、付款；B付款条件是否优越于其他供应系统。eg：优先安排问题供应商付款结算，免除违约罚金、违约保证金及押金明细低于同等供应系统等等。（4）了解供应商主要与公司那些人员接触，这些人员是否在职或即将离职或不稳定员工或新入职员工，对员工业务“状况”进行大致评估。3.采购标的物是否对生产作业、经营造成影响的重要程度进行判断（经营层因素）（1）是否为企业生产必要的物资，企业现有该类物资量多少，短期内或者寻找到下一供应商前原料是否够用（肉类加工食品的必要配料，生产用必要配件、管桩生产的必要原材料等）或者是否为企业目前指定且唯一产品（这个也是判断是否走内部协商或是走司法程序的判断依据）；（2）短期内能否找到适合本单位生产使用的替代品，替代品能否经过技术部门技术部门或生产部门验收通过；（3）替代品能否在短期内顺利到达公司，替代公司资质、信用、经济实力都在考虑范围之内。A替代品的资、信满足生产经营需要；B替代品完全满足原材料、产品的物理、化学属性、技术参数、服务支持等是否为同质化替代；C替代品的购进成本与现有产品成本进行比较。（二）先期进行审计调查了解1.检查供应商与公司签订的合同条款，重点关注价格约定与质量约定条款，找到有利于内部审计开展工作的条款（长期协议中一般会约定低于同期市场价格或随行就市或者约定产品品牌型号等信息），必要时要与公司法务协同合作，制定详细应对方案；2.对同期采购产品进行询比价，按照供应商提供的产品进行同地区、同时期的市场询比价；注：询比价必须遵照合同约定进行同质化比较，合同标的物有附加条件的约定必须一致，如交货期、验收、结算期、质量标准（物理和化学属性）、付款条件，附带技术支持及服务的等，需要详尽考虑，最好找到与合同签订的同一供应商同一产品属性的。3.按照类似替代产品进行同期市场询比价（我方占主导权或者对方非常想跟我们合作的情况下适用，相对说服力）；注：专属合同专属产品的话，不建议进行询价比价，无可比性。4.与采购人员了解业务情况，有侧重的了解该供应商与企业合作现状及业务进展；还可以与需求部门沟通供应合作情况、包括使用效果、研发成果、产品性能、质量等等方面；5.约谈供应商，进一步了解目前供货质量及价格现象，可将同期市场询比价情况简单介绍，观察供应商对质量、价格方面的反馈及态度。（三）采取如下调查手段1.根据已经掌握的询比价信息，约见供应商谈是否有继续合作的意愿及说明目前该类产品市场价格情况（最好是采购员的上一级出面，可背着原采购员也可告知，看情况），要求对前期采购价格过高给与适当优惠；2.（非常规手段）如果还想继续合作又不想给予一定优惠，接下来可以找“条件”给供应商创造“行贿”机会了。达到以下几个目的（是否设涉及钓鱼执法、诱惑取证等内容，根据资料查找，上述两种违法行为取证、定性很难）：（1）根据在执行合同条款，给与供应商惩戒同时挽回部分经济损失，也是建立互利互赢后续的条件；（2）根据取得行贿证据，要求其讲述是否与内部人员进行“串通”，如实讲述是否有过行贿行为，如情况属实给予一定奖励或者加大继续合作力度（审计或监察部门已制定相应员工和供应商的奖惩方案）。前期准备：单独创造约谈机会、可准备录音录像、避免其他人员知晓等。3.（非常规手段）以第三方需求单位名义与现有供应商进行合作，并采购同类产品（疑似价格过高的产品）。这个比较适合指定唯一产品且目前企业生产过程中急需必要产品-可针对此种情况与供应商进行谈判。前期准备：配合供应商验厂、谈判、接待、人员回避等事宜，保证前期谈判的顺利进行并签订购销合同；如果拿到确凿证据证明价格过高也可以佐证供应商供货价格不合理，通过谈判可到达到降价目的。（四）内部控制调查-公司内部物资流转调查1.采购员一共接触多少采购项目，目前风险项目涉及那些采购员，涉及金额多少，预计产生损失要有多少；采购员在单据流转过程中与那些部门有交接，流转程序是否合理等；2.检查该笔采购业务涉及那些采购“签批”流程，检查是否存在越级签批、漏签批、后补签批、替代签批、虚假签批等情况；3.检查物资流转过程涉及的询比价、合同签订、采购、验收、入库、保管、领用等部门及人员，流转单据是否完整、齐全、合规，查验交接程序是否严格执行岗位职责标准；4.分析物资流转中那些环节会产生制度交接不明或岗位职责不清现象；5.其他内控情况。二、审计意见：（一）走内部处理程序1.针对前期一掌握的情况与信息，协同公司法务人员提交上述审计意见：（1）对收受贿赂人员予以辞退并扣罚相应款项，以示警戒；（2）对内部管理人员进行相应降职、降薪或罚款，以示警戒；（3）对内部管理流程进行梳理，明确岗位责任制，逐级落实责任工作到人、到岗；（4）对内部人员加强培训与思想教育，对高风险、思想不稳定、流动性强等人员，制定相应的培训方案，培养企业认同感、归属感、责任感；及时宣贯党和国家的反腐教育事例，在企业中也要形成不敢腐、不能腐、不想