采购部规范化管理工具箱-重要

前言为了更好地规范公司采购行为，满足生产和保障需要，确保采购物资的质量、降低采购成本，加强对采购工作的管理，特制定本办法。一般采购流程：1、各部门根据需要填写采购申请单，由各部门主管负责人签字，经总经理审批后每周一、周四下午交至供销部办公室；2、供销部于每周二、周五进行采购；3、供销部务必保证所购材料的质量满足生产需要；4、所购材料由仓管进行统一管理。 特殊采购：配件外协加工：外协加工件执行加急采购程序。公司采购过程中所产生的书面资料或电子文档材料，均应作为采购档案做好保管工作。本规定自 年 月 日开始试行，对于本规定未能列入的特殊情况采取一事一议的办法进行。第一章 供销部采购组织责权1.供销部的职责职责1根据部门需要，执行物料采购计划，经批准后组织采购职责4供应商资料的收集、整理、选择、保管及合格供应商的评估职责5执行采购活动，包括询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调职责6做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保各部门的需要职责7做好物料分析，在保证各部门需要的前提下降低资金占用职责8收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本职责9采购结算工作职责2编制采购计划流程，经批准后实施职责3核查请购规格与数量是否恰当2.供销部采购工作的权力权力1有采购方式设定的权力权力3在计划范围内，代表公司对外签署采购合同的权力权力4对于不合格的供应商，有解除供应关系的权力权力5对请购方式、进度控制有监督权权力6在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力权力2代表公司选择、评估、确定合格供应商的权力权力5有处理公司废旧物资、损坏物资的权力权力6对本部门员工的调动、奖惩、晋级、工作任务的重新分配有建议权第三章 供销部组织责权1.采购申请提出及审批权限规定表物品类别采购申请提出人申购依据审核人审批人各部门所需公司采购的材料、设备等部门负责人合同所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单部门负责人或授权人总经理普通办公用品、劳保用品等办公室根据使用部门需求统一提出每周采购申请部门负责人或授权人总经理研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等技术中心根据需求时间提出月度或日采购申请部门负责人或授权人总经理4.材料采购记录表 日期： 年 月 日申报日期审批人品名规格供应商单价数量验收日期质量记录7.采购计划审批流程图否是开始提出采购申请结束采购执行采购填写采购申请单汇总采购需求审批总经理部门经理供销部申请单位采购到所需物资审批替代品采购申请第四章 供应商开发1.供销部职责职责1负责供应商及供应渠道的开发，并根据公司发展需要制订供应商开发计划职责3创建符合公司发展需求的供应链条职责4对供应商进行评价，并对其进行考核及淘汰职责5负责定期对供应商数据库进行管理职责6对市场行情进行调查，并给予独立的评估意见职责7参与采购合同及采购过程的成本分析与审核职责2维护和发展与重要供应商的关系，掌握供应商的变化情况2.供应商基本资料表公司名称公司地址邮 编联系电话传 真主要负责人公司网址业务联系人电子邮件公司概况注册资本占地面积成立日期营 业 额银行信用状况设备状况人力资源状况其他事项3.合格供应商列表 日期： 年 月 日序号供应商编号名 称联系方式供应材料最后复查时间备注 确认： 审核： 填表： 4.供应商开发流程图采购经理其他相工程部关部门供销部供应商开始物料分类所需物料单所需物料开展调查供应商初步评估相关信息样品制订开发计划比价、议价报价后期跟踪初选合格供应商供应商开发报告审核存档结束通知送样或小批量采购第五章 采购招标流程1.采购招标流程图供销部供应商总经理供销部开始索取资格审查文件发布招标广告编制招标书审核填报资格审查文件发售标书资格审查购买标书填报标书接收投标书初步评审组织论证审批参与评标签订合同结束选取最终中标者签订合同准备招标文件确定合格供应商宣布中标单位2.采购招标流程说明表任务概要采购招标节点控制相关说明供销部准备采购招标文件，编制采购招标书，报供销部经理审核供销部发布招标广告，说明招标项目的名称、地点和任务等情况供销部收到供应商资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面的进行审查 供销部通过审查供应商各方面指标后，确定合格的供应商供销部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到供销部供销部对供应商的投标书进行初步审核，剔除明显不合格的供应商供销部经理组织相关人员或专家对经筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标者最终中标者经总经理签字确认后，由供销部相关人员宣布中标单位供销部经理代表招标方与供应商签订采购合同第六章 采购合同管理1.供销部经理的岗位职责职责1供销部经理建立合同管理体系职责2组织制定公司采购合同管理制度职责4建立采购合同管理流程，编制和统一合同范本职责5组织实施合同价格调研与分析，开展询价和议价工作职责6负责合同谈判、合同签署以及合同执行工作职责7检查合同执行情况，预测合同履行风险，并制定风险防范措施职责8指导合同文件的整理、汇总和归档2.合同信息统计表登记日期： 登记人：序号合同编号合同内容供应单位合同数量合同单价合同总额采购形式联系人及联系方式1234审核人： 审批人： 3.采购合同制定流程图审核否审批修改、编制采购合同否供销部经理供销部供应商总经理法律顾问是否合同归档结束签订合同签订合同审阅合同送审选择供应商评审供应商供应商名单审核审批采购谈判采购谈判起草合同对合同的合法性和法律保障提出意见开始4.采购合同制定流程说明表任务概要采购合同制定节点控制相关说明供销部会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单供销部提出基本的采购要求，向供应商询价，供应商向供销部说明采购价格并提出相应的交易条件企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，配合供销部拟定采购合同采购经理审阅起草后的采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应通知供销部相关人员进行修改经总经理审批后，供销部相关人员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改采购合同编制完毕后，供销部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜企业代表签订合同后，将采购合同交予供销部相关人员进行存档；供销部相关人员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档5.采购合同执行流程图工程部供销部供应商供销部经理配合评估开始选择采购供应商制定采购合同配合审批签订合同签订合同发出订单收到订单订单处理跟踪订单发货配合发现问题配合解决收款办理付款配合结束开具发票参与考核组织验货处理问题采购工作考核6.采购合同执行流程说明表任务概要采购合同执行节点控制相关说明供销部根据采购需要选择供应商，与供应商进行询价、比价、议价，并说明采购需求供销部会同法律顾问组织相关人员制定采购合同供销部与供应商签订采购合同，双方代表签字盖章供应商收到供销部的采购订单后，安排人员执行订单，组织备货和送货供销部定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应