九段秘书工作方法课件

九段秘书详解,1,学习交流PPT,九段秘书工作方法,五项卓越工作方法,工作礼仪,目录录,2,学习交流PPT,定义,什么是九段秘书？本质上讲就是提高执行力的思路。,3,学习交流PPT,事例（会议组织）,总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议,4,学习交流PPT,区分,在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?,5,学习交流PPT,一段秘书发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。,事例（会议组织）,6,学习交流PPT,二段秘书抓落实发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。,事例（会议组织）,7,学习交流PPT,三段秘书重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间,事例（会议组织）,8,学习交流PPT,四段秘书勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。,事例（会议组织）,9,学习交流PPT,五段秘书细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考,事例（会议组织）,10,学习交流PPT,六段秘书做记录发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）,事例（会议组织）,11,学习交流PPT,七段秘书发记录会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。,事例（会议组织）,12,学习交流PPT,八段秘书定责任将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理,事例（会议组织）,13,学习交流PPT,九段秘书做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系,事例（会议组织）,14,学习交流PPT,知道好秘书的工作标准了，知道好工作方法的标准了吗,15,学习交流PPT,事例（公司会议组织“九段秘书”工作手册,16,学习交流PPT,17,学习交流PPT,18,学习交流PPT,19,学习交流PPT,五项卓越工作方法,20,学习交流PPT,卓越的力量超级分享,五项卓越工作方法,21,学习交流PPT,结果导向凡事有计划凡事有总结凡事有回馈，凡事有结果,五项卓越工作方法,22,学习交流PPT,真诚沟通在真诚中沟通，在沟通中交流在交流中共识，在共识中合作在合作中共赢，和而不同,五项卓越工作方法,23,学习交流PPT,有效汇报带着问题的解决方案反馈问题让上司做选择题，而非填空题或问答题,五项卓越工作方法,24,学习交流PPT,迅速反应今日事今日毕先作对，再做好，再追求更好提交能打动自己的工作成果,五项卓越工作方法,25,学习交流PPT,阳光心态存在即合乎道理阳光积极、直接面对、接纳,五项卓越工作方法,26,学习交流PPT,工作礼仪,27,学习交流PPT,用别人喜欢听的句式来说话,句式一：用“我理解”平息不满与矛盾同事：“这台复印机的质量太差了，才买回来几天就不能用了，你们秘书是不是专买不合格产品阿？”行政人员：“我非常理解你的心情！如果我是你我也会这么想，让我们一起来看看，有什么办法能够补救吧。,28,学习交流PPT,句式二：用“我会”表达服务意愿行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。”同事：“你这是在应付我嘛，尽可能就是有可能不会啦，真是的！”行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话询问，我会尽快给你答复的，好吗？同事：“那就OK啦，谢谢！”,用别人喜欢听的句式来说话,29,学习交流PPT,句式三：用“你能？”提出要求行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！”同事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！”行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因为这次会议很重要！”同事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！”,用别人喜欢听的句式来说话,30,学习交流PPT,句式四：说“你可以”来代替说“不”,“这不是公司的规定”“这不是我的工作”“没人让我这么做”“我不知道”“我做不到”,行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到你，你可以和她谈谈，你等一下，我打她电话叫她过来。”顾客：“好的，太感谢你了！”,”,用别人喜欢听的句式来说话,31,学习交流PPT,句式五：说“我”代替“你”以纠正错误,同事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！”行政人员：“别怪别人，你的表格都填错了，当然没办法批了。”同事：“什么，是你让我这么填的！你”,同事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊？”行政人员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得不够清楚，这里有一部分应该是这样填的“同事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了”,用别人喜欢听的句式来说话,32,学习交流PPT,与上司沟通的注意事项（一）,久久不眨眼盯着你看：他想知道更多，继续友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：对你评价高，想鼓励你不抬头，不看人：不良征兆，轻视，走为上向室内凝视，并不时微微点头：糟糕信号，领导希望员工完全服从眼睛眨个不停：对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会,领导的眼睛,33,学习交流PPT,与上司沟通的注意事项（二）,双手叉腰，肘弯向外撑：好发命令者，服从，避免争辩身体靠向椅子，手放脑后：轻松、自负，需要得到赞赏两