吉林油田公司建设项目档案管理规定

吉林油田公司规章制度制度编号：JLYT-BG-08-05-2014 发布版本：A吉林油田公司建设项目档案管理规定第一章 总 则第一条 为规范吉林油田公司（以下简称公司）建设项目档案管理工作，充分发挥建设项目档案在工程建设、生产（使用）管理、维护和改扩建中的作用，根据吉林油田公司档案工作管理办法及有关业务建设规范和标准，制定本规定。 第二条 本规定适用于公司机关各部门及所属各单位（全资子公司、集体企业单位）建设项目档案业务管理工作。合资合作等单位参照执行。第三条 本规定所称建设项目档案，指建设项目在立项、审发布日期：2014年6月25日实施日期：2014年6月25日批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。第四条 公司建设项目包括油气田开发地面建设工程、油气储运工程、销售网络建设、装备及生产建设、实验室建设、民用建设、公用基础设施等建设工程和信息化项目。第五条 项目建设单位应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。 第二章 一般规定第六条 建设项目档案工作应当坚持“三同时”的原则，即在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查施工进度与施工质量时，应同时检查项目文件的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。第七条 项目建设单位应将建设项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员岗位职责，与项目建设管理同步实施。第八条 项目建设单位应建立健全项目档案管理的制度，加强对项目文件形成、收集、整理等过程的控制，保证项目档案完整、准确、系统。档案完整指按吉林油田公司建设项目文件归档范围和保管期限表、吉林油田公司信息化项目文件归档范围和保管期限表（附件1）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的文件归档，各种文件原件齐全。档案准确指档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备。档案的系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。第九条 项目文件的收集、整理和归档工作应当纳入项目的合同管理中。项目在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理(以下简称参建单位)等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求、违约责任，以及对提交文件的整理、审核、归档的责任，并经档案部门签署会签意见。项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案部门根据合同（协议）,检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款的意见，方能履行下一个付款环节。 第十条 项目申请立项后，项目建设单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。第十一条 项目建设单位负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件，并负责案卷质量的审查。第十二条 项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，按照建设项目档案管理规定要求，完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。第十三条 建管分开管理的建设项目，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目，项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。第十四条 项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。第十五条 项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。第四章 项目文件的收集、整理第十六条 凡是反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。归档范围和保管期限划分见吉林油田公司建设项目档案归档范围及保管期限表。第十七条 实行归档项目确认与备案审批制。（一）建设单位的建设项目管理部门依据项目建设计划（投资实施计划）及合同，确定归档项目，编制年度建设项目归档确认表一式三份。经建设项目管理部门及档案部门双方签字、盖章确认后，作为档案部门参加建设项目竣工验收，接收归档项目档案的依据。（二）归档建设项目确认时间一般在建设项目投资实施计划下达并签订合同后。每月或每次计划新增加的项目要进行追加。本年度未进行竣工验收的项目，应在下一年度的确认表中保留并继续管理。（三）归档项目备案审批要求：1. 逐级备案审批。建设单位档案部门将经过双方签字确认的归档项目上报公司档案馆备案，同时要对下属单位确认的归档项目进行备案审批。上一级部门依据备案审批的归档建设项目核查、考核下一级部门归档是否齐全、完整。2. 备案审批时间。上报公司档案馆备案的时间在每年11月15-30日完成。（四）本单位本年度没有建设项目时，可报送空表，但同样要经本单位建设项目管理部门签字、盖章确认。（五）由于计划调整等原因，已经确认的归档项目中个别建设项目没有实施的，要在确认表中的备注栏加以说明或标注。第十八条 签定归档计划表。公司级以上重大建设项目签订合同后，建设单位的建设项目管理部门应及时组织相关职能部门及参建单位针对项目的实际情况，明确项目文件的归档范围，编写归档计划表一式三份，经项目参建单位、项目管理部门、档案管理部门会签，经主管建设项目的领导审批后，作为基本建设项目竣工验收和档案部门归档验收的一项依据。公司级以下建设项目文件材料归档计划表参照以上程序执行。第十九条 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应按吉林油田公司建设项目文件整理与归档操作规范（档案20132号）的要求，由文件形成单位进行整理。竣工文件编制分工见（附件2）。第二十条 项目建设单位和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，建设项目重要阶段、事件、事故，应当有完整的声像材料。声像文件的管理执行吉林油田公司声像档案管理规定。第五章 档案验收登记与归档第二十一条 建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第二十二条 项目档案管理部门应当参加项目的中交验收、初步验收和竣工验收，同步进行项目档案的验收。项目档案的专项验收应在项目竣工验收之前3个月完成。第二十三条 项目档案验收执行下列规定： （一）由国家发展和改革委员会、集团公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由国家档案局、集团公司办公厅组织或委托组织；（二）公司组织验收的项目，项目档案由公司档案馆组织验收或委托组织。公司委托组织验收的项目，建设单位将验收结果报公司档案馆备案；（三）项目建设单位管理的项目由各单位档案管理部门组织验收。第二十四条 项目档案验收组的组成： （一）国家档案局、集团公司办公厅组织验收的项目，验收组按国家、集团公司规定组成；（二）公司组织验收的项目，验收组由公司档案馆、项目建设单位档案部门等组成；（三）项目建设单位组织验收的项目，验收组由项目建设单位档案部门、项目主管部门组成；（四）公司重大建设项目档案验收组人数应为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。专业技术强的项目可邀请有关专业人员参加验收。第二十五条 申请项目档案验收应具备的条件：（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；（三）完成了项目建设全过程中文件材料收集、整理、立卷； （四）按照建设项目档案的验收程序进行了档案的预验收，文件质量、归档套数及载体要求满足需要。第二十六条 项目档案验收程序：（一）国家、集团公司级项目由公司档案馆组织档案预验收，预验收合格后由公司档案馆负责向国家档案局、集团公司办公厅申请项目档案的验收。国家档案局、集团公司办公厅负责组织项目档案的验收，验收程序执行国家、集团公司的规定。（二）公司级重点建设项目由公司档案馆组织档案的专项验收，验收程序如下：1. 项目文件在收集、编制、整理后，项目档案申请验收前，项目建设单位应组织项目参建单位、质量监督等方面负责人以及有关人员，对项目档案进行全面验收，填写基本建设项目文件材料归档审查表和建设项目竣工档案专项验收意见。形成项目档案的自检报告。项目档案自检报告应包括以下主要内容：项目建设及档案管理概况；保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；项目文件、资料的形成、收集、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在问题及解决措施。2. 建设单位向项目档案验收组织报送档案验收申请报告，并附项目档案自检报告，填报吉林油田公司重点建设项目档案验收申请表，项目档案验收组在收到申请报告的10个工作日内做出答复。3. 项目档案验收组组织召开项目档案专项验收会议。项目档案验收组全体成员参加，项目建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。会议程序：（1）项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况、项目档案工作情况；（2）监理单位汇报竣工文件质量的审核情况；（3）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；（4）项目档案验收组汇总项目档案检查情况，对项目档案质量进行综合评价，并形成项目档案验收意见；（5）项目档案验收组宣布项目档案验收意见。4. 检查项目档案，应采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案案卷的数量不少于案卷总数的1015，抽查重点为重要合同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更通知单等项目竣工文件，并填写建设项目档案验收检查记录。档案部门评价档案资料的完整、准确、系统性后，写出初验意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。建设、设计、施工、监理单位按初步验收的改进意见在竣工验收前加以改进。 5. 项目档案验收合格，由项目档案验收组织单位填写项目档案验收意见；项目档案验收不合格，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查，复查不合格的不能进行竣工验收。项目档案验收报告或者档案章节（专篇），应当纳入建设项目竣工验收报告中，建设项目竣工验收鉴定书中应有关于项目档案的评价。项目档案验收意见包括以下内容：（1）项目建设概况；（2）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；（3）存在问题、整改要求与建议。（三）其他建设项目项目档案验收由建设单位组织，验收程序参照公司级重点建设项目档案验收程序。（四）承担信息化项目的单位应当在信息化项目上线验收之前组织本单位相关业务专家和档案部门专家对项目档案进行专项验收并出具验收意见书。未进行档案验收或者档案验收不合格的信息化项目，不得通过竣工验收。第二十七条 通过竣工验收的项目，到档案部门履行归档签证手续。进馆项目由档案馆签证、归档。其他项目由建设档案管理部门签证、归档。未办理归档签证手续，合同管理部门及财务部门不予办理相关付款手续。第二十八条 新建、扩建和试生产的国家和集团公司建设项目，由项目建设单位档案管理部门负责填写国家重点建设项目档案管理登记表，一式三份，报集团公司办公厅。第二十九条 公司档案馆接收进馆档案的范围：（一）国家及集团公司级项目；（二）吉林油田公司级重点建设项目，主要包括：1. 新建的接转站、联合站、多井集气站（二口气井以上）、天然气处理厂、天然气净化厂、油库、CO2驱、二元驱、化学驱、蒸汽驱注入站等站场工程及其系统配套工程；2. 新建的油气长输管道、5000立方米以上的储罐、变电所、60千伏供电线路及其系统配套工程；3. 油气田整体改造项目；4. 公司级安全环保隐患治理代表项目；5. 新建办公楼、民用住宅楼工程。第六章 附 则第三十条 本规定中的实施证据：（一）建设项目档案归档确认表，编号NKMP-BG-48;（二）建设项目（监理单位）文件材料归档计划表，编号NKMP-BG-49;（三）建设项目（施工单位）文件材料归档计划表，编号NKMP-BG-50;（四）基本建设项目文件材料归档审查表，编号NKMP-BG-51;（五）建设项目竣工档案专项验收意见，编号NKMP-BG-52;（六）重点建设项目档案验收申请表，编号NKMP-BG-