第章办公自动化概述

第1章办公自动化概述,1.1办公自动化的形成1.2办公自动化的概念1.3国内OA软件面临的新挑战习题,1.1办公自动化的形成,1.1.1第一代办公自动化以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现了个体工作的自动化。,第一代办公自动化的特点是：(1)要有一台中档以上的个人(或商用)电脑，并安装一个高版本的操作系统(如Windows98或OS/2WarpServer)和一组跨平台的办公套件(如MSOffice97或LotusOfficePro)。(2)它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统(MIS)。它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统计。第一代办公自动化的框架如图1-1所示。,图1-1第一代办公自动化的框架,1.1.2第二代办公自动化从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：(1)PC的负担过重，且价格偏高。(2)由于缺乏公共的基础通信平台，因而不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台。(3)系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息。(4)信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。,第二代办公自动化系统具有以下特点：(1)以网络为中心，以非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象。(2)利于在企业内部建立通信基础平台，提高了办公效率，增强了系统的安全性。第二代办公自动化系统的框架如图1-2所示。,图1-2第二代办公自动化系统的框架,1.1.3第三代办公自动化第三代办公自动化是以网络(Internet/Intranet/Extranet)为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。1996年，世界经济合作与发展组织(OECD，OrganizationforEconomicCooperationandDevelopment)在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”概念，把其归纳为知识经济(KnowledgeEconomic)。,在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通(Communication)、协调(Cooperation)和控制(Control)，即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持。,在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要以下几项条件：(1)把知识管理融入BPR(业务流程重组)。知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。(2)改造企业文化。知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。(3)建立学习型企业。所谓学习型企业，是指通过不断的学习来提高竞争力的企业。,1.2办公自动化的基本特征,1.2.1办公自动化的概念办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。,1.2.2办公自动化的特点及业务分类1办公自动化的特点(1)办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它有以下几个特点：办公自动化是一门综合性新学科，它涉及文秘、行政管理、电子、机械、物理等10多个学科。其支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人机工程学。其利用技术为计算机技术、通信技术和自动化技术。,(2)办公自动化是一个人机信息系统，它是人、机器和信息资源三者关系的综合体现。其中，人是加工过程的设计者，同时也是指挥者和成果的享用者；机器是加工的手段；信息资源则是加工的对象。(3)办公自动化是信息的一体化处理过程，其信息包括语音、数据、图像、文字等。办公自动化是将不同技术功能的办公设备用网络联成一体，将处理语言、数据、图像、文字等组合在一个系统中。(4)办公自动化处理的是面向非结构化的管理问题。,2办公业务的分类和典型形式办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。按业务流程的确定程度，办公业务可分为三类：(1)确定型：事物、数据处理是确定的，易于计算机程序化的实现。(2)非确定型：事务处理过程有较多的不确定性，程序化方法不易实现。(3)混合型：介于上面两者之间，部分处理过程是确定的，另外部分处理过程是不确定的。,按业务性质，办公业务部门可以分为两类：(1)以程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的计划科、财务科、信息中心等。(2)以非程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的领导办公室、行政科、秘书处等。,办公业务有许多具体的形式，如收发、立案、调查、统计、审批、认可、询问，以及部门间的通知联络业务、委托要求业务、谈判调整业务、会议讨论、咨询服务业务等。对具体的办公业务进行分类整理，可划分为四种典型的方式：,数据处理和文字处理，如文件生成、信息检索、计算、存储等。(2)传递功能，如电话、会议、会谈、文件等的信息分发或传递。(3)实时管理，如确定安排会议或会谈的时间、程序、地点等。(4)判断决策，如文件的报审、批准，以及问题的讨论、确定等。,1.2.3办公自动化系统的组成要素1办公自动化系统的职能办公自动化系统按其职能可分为三个层次：事务处理级办公自动化系统、信息管理级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统。,1)事务处理级办公自动化系统(TPS，TransactionProcessingSystem)办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务，它涉及大量的基础性工作，包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库管理等。,2)信息管理级办公自动化系统(MIS，ManagementInformationSystem)管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要还增加了信息管理功能。根据不同的应用可将其分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。,3)决策型办公自动化系统(DSS，DecisionSupportingSystem)决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统，主要担负辅助决策的任务，即对决策提供支持。,2办公自动化系统的硬件设备和软件结构1)办公自动化系统的硬件设备办公自动化系统的硬件设备分为两大类：第一类是图文数据处理设备，包括计算机设备、电子打字机、打印机、复印机、图文扫描机、电子轻印刷系统等；第二类是图文数据传送设备，包括图文传真机、电传机、程控交换机以及各种新型的通信设备。,2)办公自动化系统的软件结构办公自动化系统的软件结构是层次式的。机器与人之间共有三层软件：基本软件、办公室环境软件和应用软件。各层软件都支持办公室网络环境。(1)基本软件：包括操作系统和各种语言处理程序。就操作系统提供给用户的工作环境而言，操作系统可分为三类：多道成批系统、分时系统和实时系统。(2)办公室环境软件：指为办公室提供基本支持的环境软件，主要有办公室管理软件、办公室文件管理软件、办公室邮件管理和办公室数据管理系统。,(3)应用软件：是办公室系统中最大的软件层，包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序。这一层软件又可分为通用的应用软件及完全专用的应用软件。通用的应用软件。较为通用的应用软件大多是一些办公人员的工具型软件，用这些软件可以处理各种不定型的办公业务。主要有：文字处理软件，声音处理软件，表格处理软件，图像处理软件，图形处理软件，文字、数据、图表的集成软件，统计分析软件，预测软件，情报资料检索软件，日程计划软件和词典检索服务软件。,专用应用软件。专用应用软件为具体办公业务和其他业务使用的软件，数量较多，使用广泛，一般由用户研制。但近年也有软件产品出售，如：各种专家系统软件、会议室管理软件、印刷排版系统软件、电话记帐软件、办公用品管理软件、出勤管理软件、现金出纳软件、会计业务软件、图书馆软件和备忘录软件；另外，还有行业管理专用软件，如：旅馆管理系统软件、医院管理系统软件、商店管理系统软件、车辆调度系统软件和工厂管理信息系统软件。,1.2.4实施办公自动化应注意的一些问题1保证系统的安全自从第一台计算机诞生以来，安全就成了阻碍计算机应用的一个重要因素，尤其是在网络时代，Internet的深入同时也意味着外部窥探的到来。对于办公系统，由于传输、处理、存储的信息具有很高的价值和保密性，因而将成为黑客和计算机病毒攻击的目标，这样使直接与Internet相连的办公系统的信息安全难以保障。为保证网络系统的安全，一般单位采用的安全措施主要有：,(1)直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理；(2)在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件；(3)在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；(4)对重要信息的传输采用加密技术。,1.3国内OA软件的发展与前景,1.3.1国内OA软件的现状1市场现状我国的OA市场经过10余年的发展，取得了十分明显的进步，产品种类日趋繁多，产品的应用领域几乎渗透到国民经济的每一个角落。但就目前市场而言，在繁荣的背后还有许多不尽人意的地方。,2技术现状1)开发手段单一，平台依赖性严重很多OA开发商采用的开发模式都是“群件平台适当定制”的模式，即通过办公群件平台提供的编程接口，结合具体的业务要求来定制应用。2)技术含量低，创新设计少目前大多数OA软件的设计还基本上停留在Client/Server架构，在面向对象的开发方式方面，很少见到有创新的设计。,3)为用户考虑得少，软件的柔性构造功能较差当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正能被用户接受的功能模块很少。另一方面，软件模块的复用性较差，直接影响了软件的柔性构造功能。当用户的需求发生改变时，哪怕仅仅是轻微的改变都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商而言也是一个极大的负担。,1.3.2国内OA软件的发展趋势1市场发展(1)网络设施的日臻完善带动了对OA系统的需求。OA的发展总是和网络基础设施的建设相辅相成的，已有的网络环境功能也在不断增强。(2)政府、企业比以往更加重视OA系统的建设。随着国民经济的发展，社会信息化、电子化水平的不断提高，我国的各企事业单位越发地感受到应用OA系统的必要性，如我国开始实施的“政府上网”工程，给各OA开发商提供了更加广阔的市场。,(3)服务将成为OA新的利润来源。由于OA的建设是一个循序渐进的过程，就目前已建的和未建的OA系统而言，针对这些系统的培训、维护、升级等服务项目本身就是一个巨大的利润空间，即市场还有很大的“深”度。(4)全球信息化的趋势更加明显。随着社会的发展和信息技术的进步，全球信息化的趋势越来越明显，任何一家大型企业不再局限于某一个地区，都在自觉或不自觉地参与到了全球化的市场竞争中。,2技术发展(1)群件平台日趋先进。做OA软件离不开群件平台，群件平台的技术趋势直接影响着OA软件的发展方向。就当前的两大群件平台LotusDomino和MicrosoftExchange而言，从其新版本的技术形态以及最近的技术走势来看，都提供了很多新的功能和技术特点，如知识管理、Internet支持、关系数据库连接和访问等。,(2)分布式组件技术。利用分布式组件技术来构造系统，不仅可以提高软件模块的复用性、可扩充性和重组能力，还可以降低部署大型系统的复杂程度，减少系统维护和升级成本。(3)三层计算模式。传统的软件开发模式主要是集中式和Client/Server模式，其主要弊端是系统关联非常大，难以升级和维护，而且对客户端要求比较高。,(4)Internet技术、多媒体技术被引入到OA系统中。目前Intranet/Extranet/Interne