秘书基础与实务7ppt课件VIP

.,1,协调关系,协调关系概述,协调的范围、内容和程序,协调的原则与方法,第七章协调关系,协调人际关系,秘书基础与实务,.,2,协调关系概述,协调是管理工作的一项综合职能，也是领导工作的重要任务任务。秘书部门作为综合办事机构，辅助领导者协调各种关系，已经成为一项重要的秘书职能。,协调关系的涵义,协调活动的要素,秘书协调的意义,秘书基础与实务,.,3,协调关系涵义,任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。前苏联学者阿法纳西耶夫所说：“在管理中还可以分出一项职能，即把其他一切职能联合起来的统帅职能”。他又说“专业化过程把昔日的单一管理工作划分为多种专业工作，以至最终出现了一种纯粹的领导职能，领导者把全部基本职能交给专职工作人员，而只把协调他们活动的工作留给自己。”,秘书基础与实务,.,4,协调关系涵义,协调作为管理学的概念，其表述在国内外尚不统一，有的认为，“协调，就是连接、联合、调和所有的活动及力量”；有的认为，“协调的职能在于使一个组织中的所有单位的活动同步化与和谐化，以便达到共同的最终成果”；有的认为，“协调一直被释为使团队组织的活动井然有序，具有同步性；从而保证这些活动适时，且对预想工作的质和量来讲确凿无误”。,秘书基础与实务,.,5,协调关系涵义,“协调”一词引进秘书学后，有的认为，协调就是化解矛盾；有的认为，协调就是协同起来，步调一致的意思。我们认为，秘书学的“协调”，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。,秘书基础与实务,.,6,协调活动的要素,协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系、相互作用的要素构成。秘书协调的要素有：,协调者,协调对象,协调目标,协调意图,协调环境,秘书基础与实务,.,7,协调者,即协调主体。秘书协调的协调者，就是秘书人员。由于协调的内容和难易不同，协调者可以是：,某个秘书人员；,可以是某些秘书人员；,还可以是由若干组织派人参加的协调群体。,重大的协调活动，往往由机关或部门的领导者负责。这红协调，已不是秘书协调，而是领导者协调。理由是协调主体发生了变化。,秘书基础与实务,.,8,协调者是协调活动的主导要素，其综合素质如何，关系到协调的成功与否。,智力,能力,经验,资格,因此，要增强协调的有效性，首先必须选择和配备好协调者。,秘书基础与实务,.,9,协调对象,即协调客体。协调对象至少是两个以上的：,或组织,或工作,或当事人,协调对象的多少，取决于管理幅度和协调内容。一般地说，管理幅度越大，协调内容越繁，其协调对象越多。协调对象的确定，要分清主与次，以便在制定和执行协调方案时，突出重点。,秘书基础与实务,.,10,协调对象是协调活动的制约要素。它不仅规定着协调的难易，而且影响着协调的结果。因此，熟悉协调对象，并获得协调对象的配合，是协调活动成功的关键。,秘书基础与实务,.,11,协调意图,即领导者对协调活动的：,指示,意见,要求,这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重要保证。秘书人员在协调的过程中，必须如实而富有创造性地执行协调意图。如果在协调中出现新的情况，或发生与协调意图相抵触的情况。秘书人员应及时请示，再根据新的协调意图行事。,用意,秘书基础与实务,.,12,领会,执行,协调意图，是秘书协调有别于其他协调活动的显著特点。任何忽视或否认协调意图的想法和做法都会有害于协调活动。有效的协调，必然是协调意图与协调实践相结合的产物。,秘书基础与实务,.,13,协调目标,即协调要达到的目的与结果。一般地说，协调目标分为：,直接目标,最终目标,秘书基础与实务,.,14,直接目标,就是统一认识，融洽关系，消除或减少矛盾。,秘书基础与实务,.,15,最终目标,就是统一行动，齐心协力，保证组织目标的顺利实现。,秘书基础与实务,.,16,协调目标能否实现及其实现的程度如何，是评价协调质量与效率的主要标准。因此，协调目标的制定必须明确、具体而又可行。,秘书基础与实务,.,17,协调环境,即协调活动的内外部条件，也就是协调活动的背景。协调环境包括：,小环境,大环境,就是协调对象的组织气候,就是开展协调的社会气候,秘书基础与实务,.,18,协调环境是开展协调活动的客观条件，对协调具有一定的制约作用。如果不熟悉协调对象，不了解内外部条件的变化，协调工作就会脱离实际，协调目标就难以实现，甚至会导致协调的失败。,秘书基础与实务,.,19,秘书协调的意义,秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要的地位，具有重要的意义。,从领导工作上看,从机关工作上看,从秘书工作上看,秘书基础与实务,.,20,从领导工作上看,协调本来是领导工作。如大政方针、重大决策和重要部署的决定与执行，都需要领导者亲自协调。工作实践和经验证明，领导协调具有很强的权威性和有效性。但是，领导者不可能事无巨细，事必躬亲，即使是重大事项的协调，也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，或者主动承担协调任务，或者由领导者授权承办协调任务，以减轻领导者的工作负担。从这个意义上讲，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。,秘书基础与实务,.,21,从机关工作上看,由于专业化分工的需要，组织机构一般划分为领导机关和职能部门。领导机关担负着决策和指挥的任务，职能部门承掌某一方面的业务。由此组织成统一的工作整体。我们所说的机关工作，就是指一级组织的领导工作和各种业务工作。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，这就需要相互支持与合作。可是，在实际工作中，因目标上的不一样，认识上的不一致，行动上的不统一，常常会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位置上，理应肩负起协调的任务，辅助领导者化解矛盾，理顺关系，提高机关工作的质量与效率。,秘书基础与实务,.,22,从秘书工作上看,在传统的秘书工作中，协调工作早已存在，因受到社会发展、管理水平和认识能力的限制，秘书协调的地位和作用未得到应有的重视。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作日益突出，已成为秘书部门的重要职能之一。近几年，秘书协调工作不仅受到机关领导与各部门的重视，而且受到秘书学界的重视，开始由经验型走向科学化。可以说，协调工作是新时期秘书工作的新发展。它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书部门的参谋助手作用。,秘书基础与实务,.,23,协调的范围、内容和程序,秘书协调的范围,秘书协调的内容,协调工作的程序,秘书基础与实务,.,24,秘书协调的范围,秘书协调是综合性协调，协调的范围十分广泛，几乎涉及到所有的秘书工作。概括起来，有以下三个方面：,内向协调,纵向协调,横向协调,秘书基础与实务,.,25,内向协调,内向协调，亦称内部协调。就是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调。,A,B,M1,M2,M3,M4,内向协调图,图中秘书部门B，根据领导机关A的授意或授权，去协调职能部门M、M、M、M之间的各种关系。,秘书基础与实务,.,26,小结：内向协调是秘书协调的重点，在各类协调中所占比例最大，而且也容易见效。由于这类协调属于平行协调，秘书人员应在相互沟通、有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。,秘书基础与实务,.,27,纵向协调,纵向协调，又称上下级协调。就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。,纵向协调图,图中秘书部门B，根据领导机关A的授意或授权，去协调本级组织A与下级组织C，或下级组织C与D之间的各种关系。,A,C,D,B,秘书基础与实务,.,28,小结：纵向协调又分为上行协调和下行协调。其中，以下行协调较多，而且难度较少。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应按照组织之间的隶属关系，正确地对待下级，谨慎处理各种矛盾。,.,29,横向协调,横向协调，亦称外部协调。就是同级组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。,S1,S2,A,S3,横向协调图,图中秘书部门B，根据领导机关A的授意或授权，去协调同级组织或不相隶属组织S、S、S、S之间的各种关系。,S4,B,.,30,小结：随着商品经济的发展，横向协调在秘书协调中日益增多，而且日趋增重。由于这类协调具有较强的开放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术，去处理本组织与其他组织之间的矛盾，以建立相互信赖的合作关系。,秘书基础与实务,.,31,秘书协调的内容,秘书协调范围的广泛性，决定了秘书协调内容的多样性。纵观各级各类秘书部门的协调活动，其主要内容有：,决策协调,政策协调,事务协调,计划协调,人际协调,秘书基础与实务,.,32,决策协调,特别是宏观决策，往往涉及到许多机构、许多工作和许多人员，可以说是一项系统工程。,在管理体制,在管理职能,在管理主体,决策机关,咨询机关,执行机关,监督机关,计划工作,组织工作,指挥工作,控制工作,决策人员,智囊人员,执行人员,监督人员,秘书基础与实务,.,33,秘书人员在辅助决策的过程中，有一系列的协调活动：,决策系统的协调,决策程序的协调,决策事务的协调,实践证明，只有将各种记过、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。,秘书基础与实务,.,34,政策协调,政策是由法定组织为实现一定目标而制定和颁发的行为准则。它具有指导、规范、激励和调节等功能。由于政策的形成、生效和终止关系到许多组织、许多集团和许多人员的利益，因此某项政策的制定和执行，常常会产生各种矛盾乃至冲突。这就需要秘书人员在制定和实施某项政策的过程中，做好下列协调工作：,政策要素的协调,政策系统的协调,政策沿革的协调,政策环境的协调,秘书基础与实务,.,35,政策要素的协调,政策对象,政策目标,政策手段,协调彼此的关系,秘书基础与实务,.,36,政策系统的协调,总政策,基本政策,具体政策,协调彼此的关系,秘书基础与实务,.,37,政策沿革的协调,原有政策,现行政策,协调彼此的关系,秘书基础与实务,.,38,政策环境的协调,现行政策于现行法律,政策规定与实际情况,政策制定机关与政策执行机关,协调彼此的关系,秘书基础与实务,.,39,小结：只有通过上述一系列协调活动，才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和时效性。,秘书基础与实务,.,40,计划协调,就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系。这里所说的计划，主要是指各项行政工作计划。如年度工作计划、中心工作计划和决策实施计划等。这类计划具有明显的综合性，在其制定和执行阶段，需要秘书部门统筹兼顾、综合平衡，以调整各方面的关系。,秘书基础与实务,.,41,计划制定的协调,计划执行的协调,工作计划特别是综合计划的协调工作，集中表现在两个方面：,秘书基础与实务,.,42,计划制定的协调,在制定计划时，各职能部门或下属单位，常常从自己的利益出发，过于追求局部的、眼前的利益，容易滋生本位主义和小团体意识。因此，秘书人员要从全局的利益出发，做好计划编制的综合协调工作。,秘书基础与实务,.,43,计划执行的协调,在执行计划时，由于主客观条件的变化，以及计划本身存在的缺陷，常常会产生计划与现实、整体与局部、上级与下级错综复杂的矛盾或冲突。对此，秘书人员要及时进行协调，以确保工作计划的顺利实施。,秘书基础与实务,.,44,事务协调,就是协调所做或要做事情的各种关系。在秘书协调中，事务协调最为广泛和繁杂，几乎贯穿于所有的秘书工作。这是因为秘书部门是综合办事机构，处理事务是秘书部门的基本职能。从一定意义上讲，秘书协调就是事务性协调，这是秘书协调与领导协调的主要不同之处。,秘书基础与实务,.,45,事务协调的主要内容有：,办文方面的协调,办会方面的协调,临时交办事项,办事方面的协调,突发性事件,秘书基础与实务,.,46,办文方面的协调,联合行文的协调,联合承办的协调,联合催办的协调,.,47,办会方面的协调,会议议题的协调,会议文件的协调,会议活动的协调,秘书基础与实务,.,48,办事方面的协调,大型调查的协调,规模督查的协调,来访接待的协调,秘书基础与实务,.,49,人际协调,就是协调公务活动中人与人之间的各种关系。秘书部门处在各级组织的中枢位置，秘书必然要与各种公务人员相互交往，并发生某种正式或非正式的关系。因此，人际关系的协调，就成了秘书协调的重要内容。而且也是秘书协调的一大难题。,秘书基础与实务,.,50,广泛性,复杂性,秘书人际关系的多样性，决定了秘书人际关系的：,秘书基础与实务,.,51,秘书与秘书之间的关系,秘书与其他部门人员之间的关系,领导者与领导者之间的关系,秘书人员要经常协调以下三种人际关系：,秘书基础与实务,.,52,协调工作的程序,受托,审理,协商,核查,处理,协调活动作为一种综合性的管理过程，有一套基本的工作程序。根据秘书协调的性质，协调工作有以下重要环节：,秘书基础与实务,.,53,受托,上级组织或领导者的指示,本级组织或领导者的交办事项,同级组织或不相隶属组织的要求,下级组织的请求,就是秘书部门接受他人委托的协调任务，受托行为一般来自：,突发性事件,秘书基础与实务,.,54,受托者,受托日期,受托内容,受托要求,受托是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。秘书人员对于来自任何一方的受托，都要认真进行登记。其内容包括：,处理结果,秘书基础与实务,.,55,审理,上级组织或领导者明确批示的协调；,本级组织或领导者直接交办的协调；,同级组织或下级组织无权也无力进行的协调；,就是对受托项目进行审议，以决定是否受理和如何受理。一般地说，如下情况秘书部门应予受理：,秘书部门认定的协调,秘书基础与实务,.,56,审理是协调工作的“关口”，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，以防止“协调升级”和“协调扩大化”。为此，秘书部门应制定协调的职责和受理的条件，从制度上规定秘书协调的范围和任务。,.,57,核查,收集协调对象的背景材料,查阅有关的政策规定,进行必要的实地调查,就是对已受理的协调事项进行调查，核实和研究，以便统一认识和行动。在核查阶段，秘书人员的主要任务是：,听取主管部门的意见和要求,在此基础上拟定协调计划,秘书基础与实务,.,58,核查是协调工作的前提和要求，决定着协调工作的成败。因此，秘书人员必须坚持“一切从实际出发”的原则，在调查研究上多下功夫，以占有尽可能多的信息资料。无数事实证明，成功地协调首先取决于有效的核查。,秘书基础与实务,.,59,协商,个别协商与集体协商,当面协商与私下协商,正是协商与非正式协商,就是将处理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致的意见。协商的方式有：,直接协商与间接协商,不论是选择哪种协商方式，都要以促进协商的成功为准。,秘书基础与实务,.,60,协商是协调工作的关键环节，也是秘书协调的重要原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，形成共识，解决矛盾。如果自以为是，盛气凌人，不仅无助于矛盾的解决，反而会激化矛盾。,秘书基础与实务,.,61,处理,就是在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的处理意见作出决定并付诸实施。从本质上讲，协调就是取得共识，协调就是解决矛盾。因此，协调到处理这一环节，协调过程基本结束，协调任务基本完成。,秘书基础与实务,.,62,处理是协调工作的终结环节，其结果如何，又是对整个协调活动的检验与评价。为了使处理决定变成现实，防止意外情况的发生，秘书人员应采用书面形式：,会议纪要,协议书,记录协调的经过与处理意见，共协调各方共同执行，也便于秘书部门的督查、立卷和归档。,秘书基础与实务,.,63,协调的原则与方法,秘书协调的原则,秘书协调的方法,秘书基础与实务,.,64,坚持原则性,运用灵活性,秘书协调的过程，从某种角度上讲，就是秘书人员很好地运用两个原则的过程。,秘书基础与实务,.,65,信息沟通的原则,整体优化的原则,利益均衡的原则,平等协商的原则,分级负责的原则,秘书协调的基本原则有：,秘书基础与实务,.,66,信息沟通原则,在协调的开始阶段，主要是收集与协调内容有关的信息资料，熟悉协调对象的历史与现状，并及时向领导者报告有关情况；,在协调的进行阶段，主要是收集协调对象的现实态度、情绪和要求，并及时在被协调者之间传递与反馈；,在协调的结束阶段，主要是收集协调对象对处理决定的贯彻执行情况，并及时向领导者提供反馈信息。,信息时协调的基础，没有准确、充足的信息依据，就不可能进行有效的协调。在一定意义上讲，协调的过程，就是信息沟通的过程。因此，在协调的各个阶段，秘书人员都要十分重视信息的收集、传递与反馈。,秘书基础与实务,.,67,整体优化原则,根据管理的系统原则，任何社会组织都是一个特定的系统。系统的本质特征，就是它的整体性。如何发挥组织系统的整体效应，这是所有管理者追求的最终目的。可是在实际管理中，由于各职能部门和下属组织都是相对独立的，又都有各自的目标和利益。因此难免发生总体目标与局部目标、整体利益与局部利益之间的矛盾或冲突。秘书协调的根本目的，就是通过正确处理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉服从全局利益。,秘书基础与实务,.,68,平等协商原则,尊重被协调的各方，虚心听取并采纳他们的合理要求；,理解别协调的各方，设身处地地为他们的利益着想；,支持被协调的各方，真心实意地为他们服务。,秘书协调的性质和特点，要求秘书人员必须坚持平等协商的原则，即把自己与协调对象摆在平等的位置上，待人以诚，商量共事，公平合理地处理各种矛盾。为此，要努力做到：,另一方面，也要防止协调中不讲原则，不分是非的不良作风，避免“各打五十大板”的现象发生。,秘书基础与实务,.,69,利益均衡原则,秘书协调，就其态势上而言，一般表现为消极协调，既矛盾出现后的被动性协调。,秘书基础与实务,.,70,国家,集体,个人,在社会生活中，种种矛盾归其要点为以下三者利益之间的冲突。,矛盾的焦点或根本是经济利益。,秘书基础与实务,.,71,既要说服协调各方顾全大局，并以局部利益服从全局利益；,同时也要引导协调各方坚持合法利益，并依法维护和满足他们的正当要求。,如何公平地处理各种利益关系，以实现协调各方的利益均衡，这是秘书协调的重要原则。因此，秘书人员在协商处理各种矛盾时：,事实表明，那种一味讲大局而不顾小局，一味牺牲局部利益的观念和做法，不仅无助于旧矛盾的解决，反而会产生新的矛盾。正确的结论应该是：统筹兼顾，利益均衡。,利益均衡原则,秘书基础与实务,.,72,上级组织部不得越级处理下级组织职权范围内的问题；,下级组织也不得将自己职权范围内的问题交给上级组织处理。,按照管理科学的能级原理，哪一级的协调，应由哪一级负责。,可是，在协调工作中，却存在着矛盾上交的现象，把本来可以自行协调的，或者经由综合职能部门可以协调的事项，概不负责地推给上级组织。其结果不仅加重了秘书部门的协调负担，而且助长了扯皮、推诿的不良作风。,分级负责原则,秘书基础与实务,.,73,凡是部门之间能够自行协商解决的问题，或者由综合职能部门出面能够协调的问题；,凡是能够协调而没有协调的问题，或者是未能先行协调的问题。,为了提高机关工作质量和效率，秘书人员必须坚持分级负责的原则。,上级组织，特别是秘书部门，也不要予以受理。,秘书基础与实务,.,74,基本的协调方法,具体的协调方法,秘书协调的方法，可以分为：,秘书基础与实务,.,75,基本的协调方法,行政方法,经济方法,法律方法,疏导方法,秘书基础与实务,.,76,下达命令、指示和决定,运用行政法规、规章,就是秘书人员依靠行政组织，通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。这类方法凭借组织之间的隶属关系，常采用以下几种形式，保障协调工作的正常运行。,显然，行政方法具有较强的权威性、强制性和直接性，往往能受到令行禁止的效果。须注意的是，秘书人员在运用行政方法进行协调时，要把握住自己的职业角色，不可以领导者的身份发号施命。秘书的任务是传达行政命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。,行政方法,采取行政措施,秘书基础与实务,.,77,利用价格、工资、税收、利息、奖金和罚款等手段,就是秘书人员依靠经济规律，运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。使被协调者的行为与经济利益相联系，从而促进协调工作的成功。,通行证方法相比，经济方法能起到它特有的作用，即能从经理以上约束被协调的各方，以推动矛盾的解决，达到和谐一致的目的。采用经济方法进行协调，要求秘书人员必须懂得经济理论、经济规律和现行的经济政策。,经济方法,经济合同、经济责任制等管理形式,秘书基础与实务,.,78,及时秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，运用经济司法和行政司法手段进行协调的一类方法。如利用由国家权力机关和国家行政机关制定并颁发的计划法、统计法、计量法、经济合同法、企业法、水法、土地法、税法、森林法、和环境保护法，以及各种行政法规等，来规范被协调者的行为，处理协调中的问题。,采用法律方法进行协调，要求秘书人员必须懂得法律知识，特别是经济法和行政法的知识，还必须熟悉司法程序，并具备依法办事的能力。,法律方法,秘书基础与实务,.,79,引导，即带领被协调者向着协调目标行动；,就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。,运用疏导方法，要注意针对性，富有感染力，做到合情入理，在一定意义上说，秘书协调过程，也是一个连续疏导的过程。疏导工作做好了，协调对象的认识统一了，协调工作就有了可靠的保证。,疏导方法,劝说，即用启发、忠告、说理来说服被协调者；,激励，即通过肯定、赞扬、批评来满足被协调者的某种需求。,秘书基础与实务,.,80,具体的协调方法,联席会议法,联合行文法,现场办公法,非正式沟通法,感情投资法,秘书基础与实务,.,81,协调人际关系,秘书的人际关系,协调同事关系,协调同级关系,协调领导者关系,秘书基础与实务,.,82,人际关系的涵义,秘书部门所处的位置及其作用，决定了秘书人员要同各个方面发生正式或非正式的关系。其中，主要是人与人之间的关系。如秘书与秘书、秘书与同级人员、秘书与领导者、秘书与来访者等人际关系，建立良好的人际关系，对于秘书来说，似乎比做好日常的秘书工作更具重要性。,秘书的人际关系,秘书的人际关系,协调人际关系的意义,秘书基础与实务,.,83,在社会学中，人际关系是指人与人在社会生活和社会交往过程中形成的相互关系。,什么是人际关系，不同学科有不同的解释。,在社会心理学中，人际关系是指人与人之间心理的关系、心理上的距离。,在行为科学中，人际关系是指在管理活动中，主管人员与部属人员之间的关系。,在公共关系学中，人际关系是指组织与组织、组织与公众、公众与公众之间的关系。,秘书基础与实务,.,84,人际关系是指在公务活动中，秘书人员与公务人员或其他社会成员之间所形成的相互关系的总和。,秘书学,秘书基础与实务,.,85,是一般人际关系的组成部分。在其形成和发展的过程中，同样具有一般人际关系的共同特征，,秘书的人际关系,社会性,历史性,客观性,多样性,秘书基础与实务,.,86,秘书的人际关系又具有如下特点：,公务性,从属性,业缘性,综合性,交往范围,交往对象,交往目的,秘书基础与实务,.,87,公务性,即秘书人际关系的建立与协调，都离不开公务活动，并为了处理公共事务。这一点同公共关系学中的人际关系有相似之处。,秘书基础与实务,.,88,从属性,即秘书人际关系的建立与协调，一般要服从并服务于领导工作。也就是说，秘书的人际关系必须以领导工作为导向。,秘书基础与实务,.,89,业缘性,即秘书人际关系的建立与协调，都是以职业的需要与满足为纽带的。社会职业愈发展，秘书的人际关系愈富有业缘性。,秘书基础与实务,.,90,综合性,即秘书人际关系的建立与协调，涉及到各种各样的关系，如上下级关系，同事关系，同级关系，友邻关系，正是关系与非正式关系，以及人际交往中的政治关系、经济关系、法律关系和伦理关系等。,秘书基础与实务,.,91,协调人际关系，可以建立良好的人际关系环境,协调人际关系，建立良好的人际环境，对于提高领导效能，维护领导形象，推动秘书工作和促进秘书成长等，都有着重要的实践意义。,协调人际关系的意义,协调人际关系，可以增强机关工作的整体活动功效,协调人际关系，可以促进秘书人才的健康成长,秘书基础与实务,.,92,在现实生活中,人与人之间由于不同的,角色差异,利益差异,信息差异,认识差异,产生了人际矛盾,通过秘书人员的有效协调，能够消除人们之间的矛盾，融洽人们之间的关系。从而为领导工作和秘书工作创造和谐的人际环境。管理学的研究表明，和谐的人际环境是进行有效管理的重要因素。,秘书基础与实务,.,93,机关工作是由组成,领导工作,业务工作,秘书工作,秘书基础与实务,.,94,领导者与被领导者之间,同级人员之间,职责分工,组织目标,人员素质,原因造成,同事之间,产生程度不同的分歧或冲突,通过秘书人员的有效协调，能够调整各方面的人际关系，进一步调动各方面的积极性，发挥机关工作的整体功能。,秘书基础与实务,.,95,能给人以欢乐，使人身心健康。,和谐的人际关系,而且能激发人的创造性，最大限度地发挥人的潜能。,秘书基础与实务,.,96,会使人产生精神压力,不和谐的人际关系,压制人的创造才能,影响人的身心健康,秘书基础与实务,.,97,通过有效协调，能过减轻各种压力，促进秘书的：,身体健康,交往健康,心理健康,秘书基础与实务,.,98,人际关系的千差万别和千变万化，决定了人际关系协调的广泛性和复杂性。秘书在各种人际关系的协调中，首要的、经常的是协调同事关系。,协调同事关系,同事关系的涵义,同事关系的特点,如何协调同事关系,秘书基础与实务,.,99,是一种业缘关系。,同事关系的涵义,广义：是指同一组织中所有成员之间的关系。包括领导者之间的关系和下属之间的关系。,狭义：是指在同一组织中共事，彼此无隶属关系的下属之间的关系。,秘书基础与实务,.,100,小结：显然，我们这里所分析的狭义的同事关系，仅指在秘书部门中不担任领导职务的秘书与秘书之间的关系。秘书学所研究的同事关系，就是狭义的同事关系。至于秘书与其他职能部门无领导职务者之间的关系，则属于一般的同级关系。另当别论。,秘书基础与实务,.,101,在日常工作中，秘书与秘书之间的关系，是一种最广泛、最密切，也是最复杂的一种横向人际关系。这种关系具有以下特点：,同事关系的特点,直接性,频繁性,平等性,秘书基础与实务,.,102,直接性,在一个秘书部门里，秘书与秘书要在一起工作，必然经常发生面对面的、比较密切的人际关系。这种关系，社会学称作首属关系。它是长期在一起共事，由共同职业而连接成的一种工作关系。,秘书基础与实务,.,103,频繁性,由于工作的需要，秘书自然要与领导者、与其他同级人员、与组织外的人员发生某种关系。但接触最多的还是秘书与秘书，可以说是朝夕相处，休戚与共。这种关系，要求秘书之间必须保持良好的合作关系。,秘书基础与实务,.,104,平等性,同事关系不同于上下级关系，它是一种同级之间平行关系。秘书与秘书之间，没有职务与地位上的差别，而只有分工上的不同，或者是辅佐对象的不同。不管是领导者的个人秘书，还是机关或部门的集体秘书，他们都彼此平等，无上下尊卑之分。,秘书基础与实务,.,105,如何协调同事关系,秘书与秘书之间，由于直接而频繁的接触，既可以建立良好的人际关系，又容易产生某些人际矛盾。根据社会学的研究，人际交往愈频繁，产生人际矛盾的机会就愈多。因此，协调好同事关系，不仅必要而且重要。,秘书基础与实务,.,106,如何协调同事关系,要一视同仁，当同事之间发生矛盾而又需要协调时，要根据同事关系的特点，同样看待各方，不分亲疏厚薄；,要适时沟通，实践表明，同事之间信息沟通不畅，是导致人际矛盾的重要原因之一。因此，要消除同事之间的矛盾，必须在协调对象之间适时传递与反馈有利于团结的信息；,要求同存异，对于协调各方在认识上、性格上和做法上等非原则性问题，要允许存在，允许保留。,此外，还要与人为善，宽以待人。,秘书基础与实务,.,107,从广义上讲，同级关系也是同事关系。但是，就其相互交往的频率程度和密切程度而言，它又有别于狭义的同事关系。,协调同级关系,同级关系的涵义,同级关系的特点,如何协调同级关系,秘书基础与实务,.,108,同级关系的涵义,同级关系，是指在同一组织内不同部门人们之间的相互关系。如某一政府机关中秘书部门与计委、财政、交通、文化、教育等职能部门人员之间的关系。某一企业中秘书部门与计划、生产、营销、劳资等职能部门人员之间的关系。,秘书基础与实务,.,109,同级关系与同事关系相比较，存在着某些差异：,同级关系是分工与合作的关系，没有这种关系，组织的总体目标无法实现；,同级关系虽是地位相同的平行关系，但又是相互依赖的关系；,同级关系是一种非面对面的、不够密切的次属关系。,秘书基础与实务,.,110,秘书部门与其他部门人员之间的关系，不如秘书部门秘书与秘书之间的关系那样直接和密切。这种平行关系具有以下特点：,同级关系的特点,差异性,制约性,对应性,秘书基础与实务,.,111,差异性,组织内的不同部门之间，虽然是平行关系，但由于职责范围不同，其作用和任务也不相同。这种不同，必然使部门与部门人员之间在客观上存在着差异性。,秘书基础与实务,.,112,制约性,同级部门之间的差异性，从专业化的角度看，它是分工的产物。有分工就需要合作，只有合作才能实现组织的共同目标。可是，分工容易出现该合作的不合作，致使同级部门之间相互推诿，同级人员之间不相互配合。,秘书基础与实务,.,113,对应性,在同级关系中，存在着对应的职别关系。如不同部门的厅厂与厅长、处长与处长、科长与科长、科员与科员等。这些不同的职别，反映不同的权力和责任，经验和能力。,秘书基础与实务,.,114,如何协调同级关系,协调同级人员之间的关系，是秘书协调人际关系的重要内容之一。其协调的原则和方法，与协调同事关系大体一样，如一视同仁，适时沟通，求同存异等。不同的是，协调同级关系要把握基本的出发点：强化整体功能，实现组织目标。这是因为，各部门由于分工的不同，往往只追求本部门的目标，而忽视组织的共同目标；只强调局部利益，而不顾全整体的利益。如果协调者只从维护某一部门的利益出发，不仅会贻误协调活动，而且会危害组织目标。,秘书基础与实务,.,115,严格地说，协调领导者关系不是秘书人员的事情，而是上级领导机关或者上级组织部门的任务。但是，在有条件的情况下，恰到好处地协调领导者之间的关系，也是一位优秀秘书的标志之一。,协调领导者关系,协调领导者关系的涵义,协调领导者关系的条件,如何协调领导者关系,秘书基础与实务,.,116,领导者关系，是指同级组织中领导者与领导者之间的相互关系。,领导者关系的涵义,对于领导者来说，领导者关系是一种平行的同事关系。,对于秘书而言，领导者关系是一种纵向的上下级关系。,秘书基础与实务,.,117,我们所说的协调领导者关系，就是秘书人员有条件地协调领导者与领导者之间的关系。显然，这种协调是自下而上的纵向协调