办公自动化2008版介绍

办公自动化2008版：一、基础知识 1、办公自动化概述 2、现代办公技术工具 二、中文WINDOWS2000Professional 1、WINDOWS2000 Professional入门 2、中文WINDOWS2000资源管理 3、中文WINDOWS2000系统的简单设置 三、字体软件基础 1、中文Word2000基础 2、版面设计与排版 3、使用图形 4、设计表格 5、设置页面与打印文档 四、电子表格处理软件 1、中文Excel2000概述 2、数据运算 3、工作表的格式化 4、数据图表化 5、数据管理和分析 6、页面设置与打印 五、办公自动化网络用基础 1、计算机网络常识及基本应用 2、Internet的使用教学后记：希望能通过办公信息教育网的全面讲解能给你对办公软件的全面的认识。- 第一章 基础知识第一节 办公自动化概述一、办公自动化的定义、特点（简称 OA）Office Automation 1、办公自动化定义：以先进的科学技术信息技术、系统科学和行为科学为 支柱的一门综合技术性学科。 2、办公自动化的三大特点 a:在使用手段上综合运用了现代计算机和高新技术 b：服务的对象是办公室工作主要特征信息加工和处理 c：办公自动化最终的目的是提高办公工作的质量和效率 促使办公工作规范化、制度化。二、办公自动化的发展状况 1、美国的办公自动化技术应用与发展 a、第一阶段：20世纪50年代70年代中期 主要用于国防部 b、第二阶段：20世纪70年代中期-80年代中期 大量普及应用 d、第三阶段：20世纪80年代中期-90年代中期 完善了计算机网络通信体系 e、第四阶段：20世纪90年代中期至今 高度自动化及系统自能化 2、我国办公自动化的发展情况 a、第一阶段：20世纪80年代初期-80年代中期 单项业务的自动化 b、第二阶段：20世纪80年代中期-90年代初期 全国范围内开展办公自动化试点 c、第三阶段：20世纪90年代以来的高速发展阶段 已经进入经济社会各个领域三、办公自动化系统定义、要素、目标和核心 简称OAS 1、定义：由各种高新技术与办公人员构成，服务于某种目标的人机信息处理系统。 2、要素：办公人员、办公机构、办公制度、办公技术工具、办公信息及办公环境。 3、核心：办公信息处理技术四、办公自动化系统的八大功能 1、文字处理 （Word、wps等） 2、数据处理 数据库技术与表格处理 3、语音处理 利用计算机对语音进行处理的技术 1997年9月推出了语音识别系统 4、图形图象处理 （CorelDraw、Photoshop、CAD、3DMAX等等） 5、通信功能 电子邮件 （E-MAIL） 格式： 6、文件处理 对文件的复印、印刷、输出、存储、文件的传输等等 7、工作日程管理 个人时间与会议安排等 8、行文办理 公文、函件往来传递五、办公自动化系统的层次模型 1、事物型OA系统 2、管理型OA系统 3、决策型OA系统-第二节 办公技术工具一、第一台计算机诞生：1946年美国宾夕法尼亚大学 第一台电子计算机 重量：30t 占地面积：167(平方米) 每秒5000次的加法运算二、计算机的发展阶段： 年代 元件 发展方向1、1946-1957年 电子管 巨型化2、1958-1964年 晶体管 中型化3、1964-1972年 集成电路 小型化4、1972-至今 LSI、VLSI 微型化三、计算机的组成 计算机由硬件和软件组成 CPU（中央处理器）计算机的核心部件 运算器+控制器 | 主机 | ROM 只读存储器 | | | | | 内存储器 | RAM 读写存储器 | | 存储器 | | | | 外存储器：硬盘、软盘、光盘、U盘、MP3等 硬件| | | | 其它部件：显示适配卡、网卡、Modem、声卡 等 | | 输入设备：键盘、鼠标、扫描仪、摄像头、触摸屏、光笔 等 | | 外设 | | 输出设备：显示器、打印机、投影仪、 注：复印机和传真机是文件、数据的传送、接收和复制的工具 应用软件：用户为解决各种问题而编制的计算机程序。 | （Word、Excel、CAD、3DMAX、Coreldraw、photoshop等） | 软件 | | | 系统软件：用来管理计算机资源的软件。 （DOS、Windows95/98/2000/2003/xp等）四、计算机的存储单位：（字节）简称B 定义：有八个二进制位组成的字符（数字、字母、符号、文字） 1B1KB1MB1GB1TB (换算进位1024)第二章中文Windows2000第一节：windows2000入门一、Windows2000的启动、关闭启动：先开外设（显示器）再开主机电源（P=电源开关、R=热启动/复位启动）关闭：单击开始按钮关机“希望计算机做什么”列表中选择关机再单击确定 注销：注销当前用户再使其他用户登入关机：关闭所有程序，同时结束系统本身的运行重新启动：强制关闭所有程序，再次启动系统等待：使计算机在空闲时功耗小，仍可以保持立即使用状态二、鼠标的使用指向：移动鼠标指针到指定的对象上单击：单击鼠标左键功能：选择对象右单击：敲右键一次功能：下拉快捷菜单双击： 重复两次单击动作功能：启动对象拖动：按下左键不放移动鼠标到目标位置功能：改变对象位置三、windows图形界面的组成组成：图标（系统和应用图标）、任务栏、开始菜单、输入法按钮、日期时间按钮四、windows2000窗口的组成：（由上到下以次为）标题栏（左：控制菜单 右：控制按钮）、菜单栏、工具栏、地址栏、工作区域状态条、滚动条、边框、窗口角五、窗口常见功能的使用方法最大化： A、单击右上角的最大化按钮B、单击控制菜单，选择“最大化”C：双击标题栏最小化： A、单击右上角最小化按钮B、单击控制菜单，选择“最小化”恢复：A、双击标题栏B、打开控制菜单，选择还原C、右击任务栏按钮滚动条的使用：A、单击滚动条上下或左右的三角符号B、使用键盘上的上下或者方向箭头 窗口的关闭：A、单击右上角的关闭按钮B、双击控制菜单 C、Alt+F4六、菜单的组成：下拉菜单（子菜单）、层叠式菜单、快捷菜单七、常见菜单组件约定1、：表示当前有效命令2、：表示有若干个子命令（下一级子菜单）3、分组线：表示功能相似或特征相同的命令分在同一组4、：表示在一组中只能选择单项5、灰暗：表示当前不可用6、组合键：（又称快捷键）执行相应的菜单命令7、：表示有对话框出现八、对话框：计算机与用户交流的框 构成：1、选项卡：若干组不同的内容中选择2、单选项：一组对象中只能选择一个3、复选框：一组中能选择多项4、文本框：输入功能5、列表框：给一定的一批数据中选择一个6、数值框：输入数值的7、命令按钮：执行预定的命令九、应用程序的启动和退出启动：如：记事本单击开始程序附件记事本退出：1、关闭按钮2、双击控制菜单框3、文件退出 十一、键盘的使用 键盘的组成： (打字机键、功能键、光标控制键、数字键)四部分组成 常用键的使用： Esc键：取消键 Enter：回车键 （确定/换行） Space：空格键（输入一段空白距离） 大小写锁定键：1.Caps Lock （灯亮为大写/灯灭为小写） 大小写切换键： 2.Shift+字母键 (输入大写） 数字锁定键：NumLock 快捷键：（Shift、Ctrl、Alt）+字符键 删除键：删除光标左边的字符：BackSpace 删除光标右边的字符：Delete十、输入法的切换鼠标切换： EN英文CH中文键盘切换：英文中文 Ctrl+Space(空格键)任意输入法的切换Ctrl+Shift五个按钮作用如下： 汉字输入状态框的使用： 1、中英文切换按钮：点击该按钮可以在中英文之间切换2、输入法框：单击此按钮可以在“标准”和“双打”之间切换3、半角/全角切换按钮 4、标点符号切换按钮5、软键盘按钮：右击软键盘可以在13种切换软键盘的类型第二章：中文windows2000第二节：资源管理器一、资源管理器的定义：用来组织和管理计算机硬件、软件资源的容器。二、资源管理器的启动： A、右击系统图标资源管理器 B、右击开始菜单资源管理器 C、单击开始菜单程序附件Windows资源管理器三、资源管理器窗口的组成（由上到下） 标题栏、菜单栏、工具栏、地址栏、工作区域（文件夹框和文件夹内容框 + ：表示展开、有下一级子文件夹 - ：表示折叠文件夹）、 滚动条、状态栏、边框、窗口角四、文件、文件夹、文件名 定义： 文件：一组相关信息的集合（应用程序、文档） 文件夹：用来管理文件或文件夹的容器 文件名：主文件名+扩展名 自定义的名称.文件类型 不能超过255位 3位 如：张三.TXT (表示一个文本文件) 李四.doc (表示一个文档文件) 王五.xls (表示一个表格文件)五、文件或文件夹的操作 A、文件或文件夹的新建： 1、工作区空白处右击新建文件夹输入文件夹名确定 2、单击文件菜单新建文件夹输入文件夹名确定 B、文件或文件夹的选定 对对象操作，先选定后操作 1、文件夹或文件的单选：直接单击对象 2、文件或文件夹的多选：相邻：框选Shift+单击 不相邻：Ctrl+单击 3、全选：框选 编辑菜单全部选定 Ctrl+A 4、反选：先选定（不选定的对象）编辑菜单反向选择 C、文件或文件夹的重命名 先选定文件、文件夹：1、右击单击重命名输入新名确定 2、单击文件菜单重命名输入新名确定 3、不连续的单击文件名两次输入新名确定 注意：1、文件名不能包括一下字符（ / * ? |） 2、在同一位置中不能用同名 D、文件或文件夹的删除 逻辑删除：1、右击对象删除确定删除 回收站 2、选定文件菜单删除确定删除 3、选定敲键盘上的Delete键 物理删除： Shift+Delete 彻底删除 E、文件或文件夹的复制、剪切和粘贴 复制粘贴: 1、选定右击复制找目标位置粘贴 2、选定编辑菜单复制找目标位置粘贴 3、选定单击工具栏中的复制按钮目标位置粘贴 4、选定Ctrl+c目标位置Ctrl+v 剪切粘贴：1、选定右击剪切找目标位置粘贴 2、选定编辑菜单剪切找目标位置粘贴 3、选定单击工具栏中的剪切按钮目标位置粘贴 4、选定Ctrl+x目标位置Ctrl+v F、文件或文件夹的隐藏与显示 隐藏：a.选定右击属性常规选项卡勾选隐藏复选框确定 b.单击工具菜单文件夹选项单击查看选项卡勾选不显示隐藏 的文件和文件夹确定 显示：反之即可 G、文件或文件夹的搜索查找 1、直接单击工具栏的搜索按钮输入搜索名确定搜索磁盘立即搜索 2、单击开始菜单搜索文件和文件夹所有文件文件夹输入文件名 确定搜索磁盘单击立即搜索 *：表示任意字符 ？：表示其中的一个字符 H、对象属性的设置（选定右击属性） 桌面属性设置：1、桌面空白处右击属性设置确定 2、开始菜单设置控制面板设置确定 第三章：文字处理软件(word2000）第一节：Word2000基础操作一、文字处理工具 国内：WPS 北京金山公司 求伯君 功能：文字处理与文字排版 国外：Word 美国微软公司 比尔 功能：文字处理与文字排版二、Word2000软件的启动 A、双击桌面图标 B、单击开始程序Word2000三、Word2000应用窗口的组成 Word主窗口：标题栏、菜单栏、工具栏（常用工具栏、格式工具栏）、状态栏、边框、窗口角 文档窗口：标尺、文本区、页边距（上、下、左、右）、滚动条、视图切换按钮四、Word2000文档的操作（新建、打开、保存、关闭） A、文档的新建 1、单击常用工具栏中的新建按钮 2、单击文件菜单新建选择空白文档文档确定 3、Ctrl+N B、文档的打开 1、单击常用工具栏中的打开按钮找文件位置选择文件单击打开 2、单击文件菜单打开找文件位置选择文件单击打开 3、Ctrl+o C、文档的保存 1、单击常用工具栏中的保存按钮确定保存位置输入文件名单击保存按钮 2、单击文件菜单保存确定保存位置输入文件名称单击保存按钮 3、Ctrl+S (注意:备份保存用另存为) D、文档的关闭 1、单击菜单栏右侧的关闭按钮 2、单击文件菜单 关闭 E、应用窗口的退出 1、单击关闭控制按钮 2、文件菜单退出 3、Alt+F4五、文档内容的输入：（略）六、文档内容的选定（对文档内容操作；先选定后操作） A、单个文字的选定：定位框选 B、行文字的选定：框选 / 将光标定位左页边距单击 C、段落的选定：框选 /定位段落中连续三击鼠标左键 D、文档的全选：框选/Shift+单击/Ctrl+A（注意：在选取过成中不存在不连续的选定）七、字体格式的设置(字体、字形、字号、颜色、字体格式效果、字符间距、动态文字效果) 1.选定单击格式工具栏按钮 2.选定格式菜单字体设置确定 A、字体格式设置（格式菜单字体单击字体选项卡设置确定） B、字符间距的设置（格式菜单字体单击字符间距选项卡设置确定） 缩放：放大、缩小文字 间距：文字与文字之间的距离 位置：文字与当前行的上下距离关系 C、动态文字效果的设置：（格式菜单字体单击文字效果选项卡选定确定）八、更改大小写 1、选定格式菜单字体字体选项卡效果小写大写字母/全部大写字母 2、选定格式菜单更改大小写设置确定九、字体样式的设置于更改样式 A、字体样式的设置：1、选定单击格式工具栏中的“正文”按钮 2、选定格式菜单样式在列表中选择所有样式选择样式确定 B、样式的更改：先设置一次格式样式直接更改格式样式（格式字体更改字体样式）十、文档内容的复制、剪切、粘贴 复制/剪切粘贴 1、选定单击格式工具栏上复制/剪切按钮定位目标位置粘贴 2、选定编辑菜单复制/剪切定位目标位置粘贴 3、选定右击复制/剪切定位目标位置粘贴十一、格式的复制：选定以设置格式的文字双击常用工具栏中的格式刷按钮 刷目标的文字 第三章：文字处理软件(word2000） 第二节:段落格式处理一、段落格式的设置 A、单击格式工具栏中的设置格式按钮 B、单击格式菜单段落设置确定 1、缩进的设置：左：以左页边距对齐向右缩进距离 右：以右页边距对齐向左缩进距离 首行：段落第一行向右缩进距离 悬挂：段落除第一行一下行向右缩进距离 2、间距的设置：段前：当前段落的首行与上一段落的末行之间的上下距离 段后：当前段落的末行与下一段落的首行之间的上下距离 行距：行与行之间的距离 单倍：上下文字不重叠 1.5倍：半个空行 2倍 ：一个空行 最小值：默认值18磅 固定值：具体输入的值自定义的值 多倍行距： 2 倍行距 3、对齐方式：左、右、居中、两端对齐、分散对齐二、单位的更改 单击工具菜单选项常规选项卡度量单位确定单位确定三、项目符号和编号的设置：选定格式菜单项目符号和编号设置确定 A、 项目符号设置：选定格式菜单项目符号和编号单击项目符号选项卡任意选择 一种符号（如选符号有格式先单击下方的重新设置按钮）自定义单击项 目符号按钮找符号单击字体设置符号格式确定 B、编号的设置：选定格式菜单项目符号和编号单击项目编号选项卡任意选择一种 编（如选编号有格式先单击下方的重新设置按钮）自定义在编号样式 中选择你所操作的样式确定起始编号单击字体设置编号的字体 格式确定四、文本中符号和特殊符号的插入： _ a. 符号确定符号字体选择符号插入 定位 插入菜单 | _ b.特殊符号选择特殊符号单击确定注意（项目符号和编号与插入符号和特殊符号的区别)五、首字下沉 选定下沉文字格式菜单首字下沉确定下沉字体输入下沉行数单击确定六、分栏 选定格式菜单分栏确定栏数是否添加分隔线确定注意： 1、对首字下沉段落分栏不选定首字下沉文字 2、栏宽不相等，始终用第一栏栏宽去确定后一栏的栏宽 3、文末段落分栏，先敲回车后分栏第三章：文字处理软件(word2000）第三节：段落格式处理(二)一、查找和替换 A、选定编辑菜单替换设置全部替换 B、Ctrl+H 方法： 1、直接替换法：选定编辑替换输入查找内容输入替换为内容单击全部替换 2、格式替换法：选定编辑替换输入查找内容输入替换为内容单击高级按钮 将光标定位替换为中单击格式按钮字体设置确定全部替换 3、条件替换法：选定编辑替换输入查找内容输入替换为内容单击查找下一 处按钮单击替换按钮关闭 4.特殊字符替换法：选定编辑替换输入查找内容(单击下方的特殊字符按钮选择 特殊字符)输入替换为内容设置格式全部替换 #：任意数字 ?：任意字符 $：任意字母 p：段落标记注意：对段落第二次操作替换；先删除原有内容，如原有内容有格式直接单击下方的不 限定格式按钮；再操作替换。二、插入图片、艺术字、文文框、图文框及格式设置 A、图片的插入及格式设置 1、插入：定位插入图片剪贴画右击剪贴画插入 来自文件 找图片文件插入 自选图形 2、图片格式设置： 选定a.双击图片设置图片格式确定 b.右击图片设置图片格式 c.格式菜单图片设置图片格式 d.直接单击图片工具栏的设置图片格式按钮 注意： 图片大小设置中：先点去锁定纵横比然后更改图片的宽度和高度 版式设置 ： 先确定环绕方式单击高级按钮确定图片位置确定 颜色和线条的设置：先将所有其他格式设置好后最后才设置颜色和线条 B、艺术字的插入及格式设置 1、艺术字的插入：定位插入图片艺术字选择一种艺术字式样输入艺术字文字 设置艺术字字体格式确定 2、艺术字的更改： 艺术字字体格式更改：选定单击艺术字工具栏的编辑文字按钮 艺术字样式的更改：选定单击艺术字工具栏的艺术字库按钮 艺术字的方向更改：a.在编辑文字中击回车 b.单击艺术字工具栏中的竖排文字按钮 3、设置艺术字格式 a.右击设置艺术字格式设置确定 b.格式菜单艺术字设置艺术字格式 c.单击艺术字工具栏中的设置艺术字格式按钮 C、文本框和图文框的插入及格式设置 1、文本框的插入：选定插入文本框横排竖排 格式：a.右击设置文本框格式设置确定 b.格式菜单艺术字设置文本框格式 c.边框处双击 2、图文框的插入：图文框是有文本框转换而来的。(先插入文本框设置文本框格式 单击文本框选项卡单击转换为图文框确定) 格式：同上三、边框和底纹的设置：(格式菜单边框和底纹) A、文字的边框和底纹：选定格式菜单边框和底纹设置确定 B、段落的边框和底纹：1.默认段落直接加边框和底纹 2.首字下沉段落加边框，先确定是否选择首字下沉文字 3.分栏段落加边框，如要对分栏段落加整行的上下边框 则加上分栏段落上一段落的下边框与下一个段落的上边框 C、图片的边框和底纹：1.没有格式的图片直接加边框 2.有格式图片没有边框和底纹，只能在格式设置中加颜色和线条 D、艺术字的边框和底纹：艺术字没有边框和底纹，只能在格式中加颜色和线条 E、文本框的边框和底纹：文本框没有边框和底纹，只能在格式中加颜色和线条 F、图文框的边框和底纹：直接添加边框和底纹第三章：文字处理软件(word2000）第四节：表格制作和页面设置表格制作一、插入表格 1.定位表格菜单插入表格输入行、列数确定 2.定位单击工具栏中的插入表格按钮确定行列数单击 3.定位表格菜单绘制表格二、表格的组成：（单元格、行、列）三、表格对象的选定 单元格的选定：1.定位单元格中三击左键 2.将光标定位单元格左下角单击 3.定位表格菜单选定单元格 行的选定：1.框选 2.将光标定位左页边距出现空心箭头单击 3.定位表格菜单选定行 列的选定：1.框选 2.将光标定位上边框处出现实心箭头单击 3.定位表格菜单选定列 整表的选定：1.将光标定位左上角单击 2.定位表格菜单选定表格四、表格对象的操作 单元格