会计档案整理标准

序号标准号标准名称被代替标准号批准日期修订日期实施日期002QB-KS会计档案整理标准2009年月日2009年月日2009年月日会计档案整理标准第一章 总 则第 一 条 为了规范和指导各分子公司的会计档案整理行为，提高会计档案的管理水平和利用效率，依据财政部、国家档案局(1998)财会字第32号会计档案管理办法之规定，特制定本标准。第 二 条 本标准适用于指导浙江康盛股份有限公司及其分子公司的纸质会计档案整理归档工作。第 三 条 会计档案整理的原则是：年度编码原则，保管期限分类原则，方便查询整齐美观原则。第 四 条 会计档案整理标准的分类：一是会计档案目录标准；二是会计凭证整理标准；三是会计账簿整理标准；四是会计报表整理标准；五是其他会计档案整理标准。第二章 会计档案目录标准第 五 条 会计档案目录标准是专用于集中保管会计档案的清册，需要查阅会计档案，只要先查会计档案保管清册案卷号即可查到对应的会计档案。第 六 条 会计档案目录标准的分类：按照会计档案的保管期限分为保管期限为5年的总分类账目录；保管期限为15年的会计凭证目录；保管期限为15年的明细分类账目录；保管期限为25年的日记账目录；保管期限为永久的会计报表目录和永久性保管的会计资料目录。第 七 条 会计凭证目录标准是指编制会计凭证目录时遵守的格式，会计凭证目录格式要素包括：本年总卷号，所属期间，凭证类别，本月共几册、第几册，凭证起止号，作者。详见附表0603档案目录标准格式（凭证类）第 八 条 会计账簿目录标准是指编制会计账簿目录的标准格式，会计账簿目录标准格式要素包括：序号，文件主标题（属于明细分类账还是总分类账），文件子标题（科目名称），起止页码，所属期间和作者。详见附表0603档案目录标准格式（账簿报表类）第 九 条 会计报表标准目录是指会计报表目录编制的标准格式，会计报表标准目录格式要素包括：序号，文件主标题（会计报表），文件子标题（报表名称），起止页码，所属期间和作者。详见附表0603档案目录标准格式（账簿报表类）第 十 条 其他会计档案标准目录是指会计资料目录编制的标准格式，会计资料标准目录格式要素包括：序号，文件主标题，所属期间，起止页码和作者。详见附表0603档案目录标准格式（账簿报表类）第三章 会计凭证整理标准第 十一 条 会计凭证整理标准是指对会计凭证进行分类、编号、整理、装订、归档的行为标准。第 十二 条 会计凭证的分类标准，公司在U8系统中已经设置为收款凭证、付款凭证和转账凭证三大类，并在凭证类别前加公司简称，如：浙江康盛股份有限公司的收款、付款和转账凭证，凭证台头应当设为“康盛股份收款凭证、康盛股份付款凭证和康盛股份转账凭证”第 十三 条 会计凭证的编号标准，U8系统中包括按照系统自动生成编号，打印出来的纸质凭证与系统编号必须核对保持一致，对纸质编号与系统编号不一致的，有两种处理方法：一是要用号码机在纸质凭证上套印与系统编号一致的编号；二是重新打印会计凭证，重新整理和装订。第 十四 条 会计凭证封面（正面）填写标准：一、台头第一行填写标准：要用长6厘米，宽0.5厘米的单位名称扁条形章加盖。二、第二行册数栏填写标准：本月共 册，是指按照收、付、转三类分别清点本月该类总共册数，即收款凭证本月总册数，付款凭证本月总册数，转账凭证本月总册数；第 册，是指按凭证编号顺序依次排序，该本凭证在该类凭证的当月所处第几册；总第 册， 是指按全年排序（不分类，但按照收付转的顺序排列）总编号。三、第三行期间填写标准：按照包装内会计凭证第一张所指的时间和该本凭证最后一张凭证所指的时间填写。四、第四行，自 字，是指该本凭证的类别，如：收款凭证填“收”，付款凭证填“付”，转账凭证填“转”；第 号至第 号至第 号。是指包装内凭证第一张凭证编号到最后一张凭证的编号。共 页，是指该本凭证内有多少张凭证。五、落款印章：主管是指法定代表人或单位负责人，会计是指会计机构负责人。第 十五 条 会计凭证封面（侧面）填写标准： 类，是指收款类、付款类和转账类。 年 月，是指该本凭证所属哪年哪月。 下面的 册填写：按照分两段编号填写，前段号为该类凭证的本月总册数，后段编号为该册凭证按照先后次序排在第几位，编成：收X-1，收X-2，收X-3。收X-X；付X-1，付X-2，付X-3。付X-X；转X-1，转X-2，转X-3。转X-X。 号的填写：该册凭证包装内从第一张凭证编号到最后一张凭证编号。如XX-XX。第 十六 条 会计凭证的整理。会计凭证在装订前要进行规范整理，对每张凭证的编号是否连续、是否有断号，原始凭证是否少缺，审批手续完备进行逐一核对。在核对无误的情况下，按照左上对齐的原则进行整理，对于右下原始凭证高于或宽于凭证封面的情况要进行规范向左和上进行折叠，保持左右上下规范美观平整。第 十七 条 会计凭证的装订。在整理好的凭证基础上套上凭证封面，夹紧整本凭证，用电钻对准凭证封面上印有的装订孔，从凭证正面往背面钻三个装订孔，用装订线从封面的正面向背面串线，再由另一个装订孔向背面串，由此反复串线，使每个孔都有双层线，最后在背面的离凭证角最近的一个孔上打结并用铁锤敲平整。第 十八 条 会计凭证归档标准，即会计凭证保管清册的填写标准，首先会计档案保管清册是控制会计凭证的依据，保管清册上的卷号、凭证类别、会计凭证所属期间、会计凭证编号都必须保持一致。总卷号就是会计凭证封面正面填的总册编号；所属期间，填明该凭证所属哪年哪月；凭证类别，是指收或付或转；本月共几册是指凭证封面上的本月本类凭证总册数；第几册是指本月本类本册凭证按照凭证编号排序处第几册；凭证起止号是指该册凭证的起始编号和最后编号；作者是指该本凭证的制单人，会计凭证的保管期间为25年。第四章 会计账簿整理标准第 十九 条 会计账簿的整理标准是指会计账簿的核对、打印、编页号、装订、归档的行为标准。第 二十 条 会计账簿的核对标准，要进行两个层次核对：一是指最终定稿的会计报表与用友软件总账系统的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额按科目进行核对；二是从用友总账系统中打印出来的余额表、总分类账、明细分类账、日记账要通过手工方式计算科目期末余额与报表进行核对是否相符，以避免漏打印或重复打印，使打印的账簿各科目余额保持与定稿报表完全一致的状态。第 二十一 条 会计账簿的编页码标准，是指对打印并核对好的账簿，按照保管期相同的账簿和不同类别的账簿，分别进行编页码。第 二十二 条 保管期为5年的总分类账编码标准。从公司用友软件总账系统中打印出每个会计科目的总分类账，应该包括：总账科目的期初余额、本期发生额（1-12月每月发生额）、期末（12月31日）余额项目，按一级科目打印，保证正确、完整，不错打、漏打。将打印好的总分类账按照资产负债报表上资产-负债-所有者权益-利润表项目的科目排列顺序，依次排好序号，页码采用四位编号，再用页码机从第一页开始打上 “0001”页，依次打印好总分类账的所有页码编号。第 二十三 条 保管期限为15年的明细分类账编码标准。从用友软件总账系统中，按照资产、负债、所有者权益、利润表中的科目的顺序打印各个科目的明细分类账并按照资产负债表和利润表的科目排列顺序依次排序、经与定稿会计报表项目核对金额无误后所有明细分类账全部进行统一连续打印页码号，保证不断号、不重号。页码采用四位编号，从第一页打上“0001”页，依次打印好明细分类账的所有页码编号。第 二十四 条 保管期为25年的日记账的编码标准。要分现金日记账和银行存款日记账分别统一编页码，即现金日记账单独编页码，从第一页开始，到最后使用的一页为止依次编码。页码采用四位编号，从第一页打上“0001”页，依次打印各类日记账的所有页码编号。对银行存款日记账，不同银行不同账号，要依次完整地连续编码，中间不能断码。对手工日记账，由于是订本式的，页码采用原来账本上印有的页码号即可，不必再打印页码编号。第 二十五 条 会计账簿装订本目录的编制标准。准备装订的会计账簿按照账簿报表类档案目录标准格式编写档案目录，文件主标题可以写具体的科目名称，文件子标题可以写该科目下级的内容，如写具体的供应商名称、客户名称等。起止页按所编的码对应填写，所属期间、作者据实填写。将档案目录放于装订明细分类账页的最前页。第 二十六 条 会计账簿档案封面的选择要求。打完页码后，编制好档案目录后，准备填写会计档案封面前，要按照下列要求选择好会计账簿封面厚度是3厘米还是5厘米的：一是按一个科目可以装订成一本；二是若该科目对应的账页太多，也可分开装成几本；三是若一个科目账页比较少，也可以多个科目合起来装订成一本；四是按照装订后每本档案充实无空隙。第 二十七 条 会计账簿档案封面（以下简称实体封面）的（正面）填写标准。在电脑文本中设计好与实体封面大小相对应的电脑文本封面，第一排打上某某公司名称，第二排写关于某某年度明细分类账，下面的大框内要写明该卷档案中含哪些科目，用1、2、3分别表明，只有一个就写一个，有多个就多个都写好。有的科目放在两本甚至更多本中，在科目后面就要括号标明之1还是之2甚至更多。将电脑中封面文本打印出来后剪下，粘贴到实体封面上，不超越实体封面边界。实体封面下方年份从某年1月到某年12月，保管期限按照相对应在会计账簿保管年限填写，如总分类账为5年，明细分类账为15年，日记账为25年。几件按照该卷共有卷数，本卷为第几卷，如：应收账款明细分类账共有3卷，本卷为第一卷，则写为：3-1件。几页按照本卷内共有文件页码数，据实填写。第 二十八 条 会计账簿档案封面（侧面）填写标准。全宗号，用打码机打上公司的账套号。年度用打码机打上相应的年度。目录号可以不写。案卷号的填写：数出该年度的明细分类账的数量，按顺序排列，若有10本，案卷号分别写101，102到1010 。侧面的最下面要写上保管年限，便于分类查找。第 二十九 条 会计账簿的装订标准。首先将填写好的会计账簿封面按照印痕进行折叠好；其次将打印好的会计档案目录放于会计账簿的首页；再将打印好的会计账簿依页号排列于后；最后将所有文件及封面进行下对齐和左对齐，用夹子夹紧包括档案封面的整个案卷。按照案卷纵向用尺子匀称地量出打三个孔的位置并做好记号，用电钻打好装订孔。装订线由案卷正面中孔把装订线中间段向案卷背面串线放着，然后由上孔将一线头由案卷正面向案卷背面串线，再由下也将另一线头由案卷正面向案卷背面串线，最后在案卷背面将上孔和下孔的线头往中孔线里向各自方向串并在中孔打个死结，再用铁锤敲平整美观。第 三十 条 会计账簿的归档标准，即会计账簿保管清册的填写标准，首先会计档案保管清册是控制会计账簿的依据，保管清册上的序号、主文件名称、子文件名称、所属期间、起止页码，都必须与会计账簿案卷封面上所填的内容保持一致。序号就是该类保管期限的会计账簿封面正面填的卷编号；主文件名称是指总分类账还是明细分类账还是日记账；子文件名为具体科目名称；所属期间，填明该会计账簿所属哪年；起止页码，按照该卷会计账簿的总页码数填写；作者是指该案卷主要负责人，会计账簿的保管期间分别填各类别的保管期限5年、15年和25年。第五章 会计报表整理标准第 三十一 条 会计报表的整理标准，是指会计报表分类、编码、装订、归档的行为标准。第 三十二 条 会计报表的分类包括01资产负债表、02利润表、03现金流量表、12会计报表附注、13财务情况说明书、14财务分析报告。并以01-14编号为标准排列。第 三十三 条 会计报表页码的编号标准。分两个层次进行排列编号：首先按上述第三十一条规定的会计报表编号排序进行排列；二是按时间先后顺序进行排列，季度报表排在相应的月份后面，年度报表排在12月后面。如果存在会计报表内容不完整的，要尽量补齐，不得缺失。排序完成后进行统一的编页号，用打码机打上对应的页码号，编码采用四位码，第一页为“0001”，依次打印。第 三十四 条 会计报表档案目录的填写标准。按照账簿报表类档案目录标准格式编写档案目录。文件主标题填写“会计报表”等，文件子标题写相应的报表名称，如：资产负债表等。起止页码，所属期间和作者，都据实填写。第 三十五 条 会计报表封面的选择。根据报表总页数所需会计报表档案封面的厚度，选择1厘米、3厘米或5厘米等合适的封面进行装订。第 三十六 条 会计报表档案封面的填写标准。在电脑文本中设计好与实体封面大小相对应的电脑文本封面，第一排打上某某公司名称，第二排写关于某某年度会计报表，下面的大框内要写明该卷档案中含哪些报表，用1、2、3。14分别标明。如报表张数过多，放在两本甚至更多本中，在会计报表后面就要括号标明之1还是之2甚至更多。将电脑中封面文本打印出来后剪下，粘贴到实体封面上，不超越实体封面边界。实体封面下方年份从某年1月到某年12月，保管期限填写永久。本卷件数的填写，按照报表共有卷数，本卷为第几卷写为：3-1件。几页按照本卷内共有文件页码数，据实填写。第 三十七 条 会计报表档案封面（侧面）填写标准。全宗号，用打码机打上公司的账套号。年度用打码机打上相应的年度。目录号可以不写。案卷号的填写：数出该年度报表卷数量，按顺序排列，若有10本，案卷号分别写101，102到1010 。侧面的最下面要写上保管年限这“永久”，便于分类查找。第 三十八 条 会计报表的归档标准，是指会计报表保管清册的编制标准。序号为案卷编号；主文件名是指会计报表；子文件名为具体的报表名称；所属期间为：月度报表为哪个月，年度报表为哪个年度，季度报表为哪个季度；起止页码为该卷的起止页号；作者为该类报表的负责人。第六章 其他会计档案整理标准第 三十九 条 其他会计档案整理标准是指银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第 四十 条 其他应当保存的会计核算专业资料是指：一、 公司设立时包括但不限于下列相关资料：1. 投资协议书；2. 经股东签字的公司章程；3. 验资报告；4. 公司营业执照；5. 机构代码证；6. 公司税务登记证；7. 环境保护许可证；8. 安全生产许可证；9. 外贸出口许可证；二、 公司变更时相关资料：1. 股东会关于变更的决议；2. 变更后的公司章程；3. 变更后的营业执照；4. 变更后的税务登记证；5. 变更后的银行开户许可证。三、 包括但不限于下列涉及会计政策批准和变更相关资料：1. 股东公决议2. 董事会决议四、 包括但不限于下列货币资金存储相关资料：1. 银行开户许可证2. 银行账户开户申请书（批准书）3. 银行账户销户申请书4. 银行账户管理协议书5. 银行账户印鉴卡复印件6. 网上银行授权协议书7. 专项账户监管协议书8. 由公司对账人签名的银行对账单（第三方邮寄方式对账单）9. 银行账户余额调节表五、 包括但不限于下列交易性金融资产相关资料1. 在证券期货等金融资产交易场所开户申请书2. 按月度和产品名称分的金融资产交易明细表3. 月度金融资产对账单。六、 包括但不限于下列票据管理及贴现相关资料：1. 票据贴现申请书2. 票据贴现用增值税发票3. 票据贴现合同4. 已经贴现尚未到期票据年末清单；5. 年末库存票据清单七、 包括但不限于下列重要客户相关资料：1. 销售合同2. 对账确认函八、 包括但不限于下列预付账款相关资料：1. 采购合同2. 询证确认函九、 其他应收款询证确认函：1. 相关合同2. 对账确认函十、 包括但不限于下列存货相关资料：1. 月度存货盘点表（经办人、主管签字）2. 客户仓库存货确认函、对账函。3. 低值易耗品分部门盘点表。十一、 包括但不限于下列可供出售金融资产相关资料：1. 确认可供出售金融资产的相关初始文件；2. 确认可供出售金融资产的后续文件；3. 期末可供出售金融资产余额对账单。十二、 包括但不限于下列持有至到期日投资相关资料：1. 确认持有到期日投资的相关初始文件；2. 确认持有到期日投资的后续文件；3. 期末持有到期日投资余额对账单。十三、 包括但不限于下列长期股权投资相关资料：1. 投资协议书；2. 被投资公司股东会决议3. 被投资公司变更后的章程；4. 被投资公司年末财务会计报告；5. 被投资公司变更后的营业执照复印件6. 被投资公司变更后的机构代码证十四、 包括但不限于下列在建工程及固定资产确认相关资料：1. 施工单位单项工程预算；2. 发包工程施工合同；3. 工程项目决算报告4. 工程项目审价报告；5. 整体工程财务决算报告；6. 安装设备完工报告。7. 安装设备资产决算报告。8. 固定资产盘点表9. 权证资产权证执照复印件十五、 包括但不限于下列无形资产相关资料：1. 土地出让合同2. 土地使用权证3. 软件特许使用权合同十六、 包括但不限于下列银行贷款相关资料：1. 银行贷款合同；2. 银行贷款抵押合同；3. 银行贷款授信文件；4. 银行贷款担保合同；十七、 包括但不限于下列银行票据相关资料1. 开具银行票据的合同；十八、 包括但不限于下列供应商相关资料：1. 采购合同2. 年末应付账款全部询证函十九、 包括但不限于下列职工薪酬相关资料1. 职工录用薪酬批准、调整单；2. 产品工资定额核定、调整单；3. 12个月职工工资发放表；4. 12个月职工个人所得税核算表；5. 社会保障费用年度清算表；6. 职工公积金年度对账单；7. 职工困难补助、工伤补助审批单。二十、 包括但不限于下列应交税费相关资料：1. 增值税纳税申报表；2. 地方税费综合纳税申报表；3. 扣缴个人所得税申报表；4. 企业所得税季度预缴申报表；5. 企业所得税年度清算报告及申报表；6. 企业研究开发费加计扣除归集表；7. 残疾人工资加计扣除计算表；8. 环保设备投资抵免税申请备案资料；9. 其他税务检查、税务审批、备案相关文件。二十一、 包括但不限于下列利润分配相关资料：1. 董事会决议或股东会决议；二十二、 包括但不限于下列营业外收支相关资料：1. 政府补助相关文件2. 增值税返还文件；3. 所得税减免文件；4. 水利基金减免文件；5. 土地使用税、房产税减免文件。二十三、 包括但不限于下列相关财务会计审计报告资料：1. 项目专项审计报告；2. 中期审计报告；3. 年度审计报告；4. 内部控制评价报告。二十四、 其他会计资料只能是一个年度的会计资料，对于不属于本年度不得混为一体，必须首先分年度进行整理、装订和保管。第 四十一 条 其他会计资料页码的编号标准。分两个层次进行排列编号：首先按上述第四十一条规定的其他会计资料进行资料类型排序；二是各类资料按时间先后顺序进行排列，季度报表排在相应的月份后面，年度报表排在12月后面。如果存在其他会计资料内容不完整的，要尽量补齐，不得缺失。排序完成后进行统一的编页号，用打码机打上对应的页码号，编码采用四位码，第一页为“0001”，依次打印。第 四十二 条 其他会计资料档案目录的填写标准。按照其他会计资料类档案目录标准格式编写档案目录。文件主标题填写“其他会计资料”等，文件子标题写相应的资料名称，如：银行对账单等。起止页码，所属期间和作者，都据实填写。第 四十三 条 其他会计资料封面的选择。根据资料的总页数所需档案封面的厚度，选择1厘米、3厘米或5厘米等合适的封面进行装订。第 四十四 条 其他会计资料档案封面的填写标准。在电脑文本中设计好与实体封面大小相对应的电脑文本封面，第一排打上某某公司名称，第二排写关于某某年度其他会计资料，下面的大框内要写明该卷档案中含哪些具体的其他会计资料类型，用