依法加强会计档案管理提纲

依法加强会计档案管理提纲 一、依法加强会计档案管理概述w 会计档案是各机关、团体、企事业单位或其他经济组织在经济管理和会计核算活动中形成的会计核算材料。它是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分。它不仅仅是开展财务分析、会计监督和改善机关、企事业单位经营管理等工作的重要依据，而且是研究经济活动的真实历史记录。 w 会计档案对于总结经济工作，指导生产经营管理和事业管理，查验经济问题，防止贪污舞弊，研究经济发展的方针和战略都具有重要作用。w 为加强我国会计档案的科学管理，会计法原则规定了会计档案的范围、保管、销毁等问题，从而将会计档案管理纳入法制化轨道。w 会计档案管理是一项技术性、政策性都很强的工作，为此，会计法授权国务院财政部门会同有关部门制定会计档案管理办法，对会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁，以及单位变更后的会计档案管理等问题作出了更加明确的规定。w (一)会计档案的法律定义和构成w 财政部、国家档案局1998年修改后发布的会计档案管理办法中指出: 会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。它包含两层含义：w 1、会计档案是会计核算的产物w 注意事项：会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料，即会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的文件材料，如会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结等则不属于会计档案的范畴，而是属于文书档案的范畴。 w 2、会计档案是重要的凭证和史料w 会计档案是一种原始记录，它以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，是各单位经济业务活动的重要依据。w 具体包括：w (一)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。w (二)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。w (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。w (四)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册w (二)会计档案的特点和作用w 1、特点：w 形成范围的普遍性凡具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案。w 形成主体的特定性 是具有合法地位的会计机构和会计人员依法履行职务活动的产物，是机关、社会团体和企业事业单位等会计主体在会计活动过程中形成的。w 形成语言的数字性 会计作为一种核算手段，主要以数字来反映经济业务事项。因此会计档案主要形式以数字来反映和记录的。w 会计核算材料之间的连续性原始凭证会计凭证会计账簿会计报表财务报告。w 会计档案外在形式的多样性w 会计账簿：订本式（如总账、明细账等）、活页式（如现金日记账、银行存款日记账等）、卡片式（固定资产卡片等）。w 财务报告：表格、文字、数据等，纸张有8开、16开、A4。w 会计电算化输出的会计核算材料。w 会计档案类别的稳定性基本内容成分：会计凭证、会计账簿、财务报告。w 2、作用：w 反映功能。从微观看是反映各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况，但从宏观看是记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。w 监督功能。一个单位如果存在会计帐目混乱、手续不清、资料散失等问题，可以清楚地从会计档案中体现出来；如果存在弄虚作假、违法乱纪等行为，也可以从会计档案中反映和体现出来。因此是内部审计和外部审计的最重要、最直接的资料。w 参考和借鉴功能。可以提供比较详细、完整的经济、技术资料，为国家制定宏观经济政策作参考，同时可以为国家完善会计制度、加强会计管理提供借鉴。 二、依法加强会计档案管理的依据 （一）档案法律、法规： 、档案法的颁布与修改及其主要内容（1987.9.5颁布，1988.1.1施行。996.7.5修改并施行） 、档案行政法规档案法实施办法的颁布与修改及其主要内容（1990.10.24颁布，1990.11.19施行。1999.5.5修改，1999.6.7施行） 、地方性档案法规浙江省实施档案法办法的颁布与修改及其主要内容（1998.8.29颁布，1998.9.3施行。2002.6。28和2004年5月28日修改并施行。修改了重点档案、企业转制、特种载体档案管理及法律责任等方面的内容。 （二）以上三个法律、法规的主要内容： 1、公民在档案事务中的权利和义务。档案法所赋予公民在档案事务中的权利，即利用权、隐私权、所有权和公布的权利等，要使公民的权益得到好的行使，公民的权利也应该受法律保护。公民有保护法定档案的义务。w 档案法第十九条规定，公民持有合法证明，可以利用已经开放的档案。第二十一条规定，向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。 （利用和隐私权）w 档案法第二十二条规定，“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。（所有权和公布权） w 档案法第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”w 2、各有关单位的法定职责w 档案法第四条规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。w 档案法第七条关于档案机构及职责的规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”w 3、档案人员的法定职责: 档案法第九条规定，“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”w 4、加强档案工作的法定内容：档案的归档、移交、保管和鉴定；关于档案、档案复制件(包括非国有档案)的赠送、交换、出卖、出境的规定；档案的利用和公布；（1）档案的归档、移交 ：档案法第十条规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” （2）档案的保管、鉴定：浙江省实施办法第二十条规定，本省各级各类档案馆、单位档案机构应当建立健全科学的管理制度，配备适宜保存档案的专门库房和必要的设施，采用先进技术和设备，逐步实现档案管理规范化、标准化和现代化。w 对重点档案、特种载体形态档案，必须采取有效措施加以保护；对破损、霉变、散失、字迹褪变等受损档案应当及时采取修复、复制等有效措施，确保档案安全。 w 档案法第十五条规定鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。w （）关于档案、档案复制件(包括非国有档案)的赠送、交换、出卖、出境的规定：w 档案法第十七条规定第禁止出卖属于国家所有的档案。 国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。w 档案法第十八条规定属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。w （）档案的利用和公布：档案法第十九条规定国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案w 。第二十二条规定“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”w “集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。w 5、档案法律责任：档案法第二十四条规定“有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：一是损毁、丢失属于国家所有的档案的；二是擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；三是涂改、伪造档案的；四是未按规定开展档案工作或者未实行集中统一管理档案的；五是倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；六是违反档案法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案；七是明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；八是档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。（二）相关法律w 1、关于档案违法的刑事责任 ：刑法第329条规定：“抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役；擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役。第162条规定：“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告，情节严重的，处五年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。第329、162（第2款）条 w 2、关于加强会计档案的科学管理：会计法第23条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”（三)会计档案管理办法 财政部、国家档案局1998年修改后的会计档案管理办法中规定:w 1、 有关部门管理会计档案的法定职责：第三条 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 w 2、各单位管理会计档案的法定职责：第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 3、各单位会计机构管理会计档案的法定职责：第六条 各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 w 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。w 4、各单位档案机构管理会计档案的法定职责：移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 w 5、关于会计档案借阅利用的规定：第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 w 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。w 6、关于会计档案保管期限的规定：第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 w 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 w 7、关于会计档案销毁的规定：第十条 保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁：w （一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。w (二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。w (三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。w (四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。 w 第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 w 正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。 w 8、关于会计档案电算化的规定：第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。 w 具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。 w 9、关于会计档案的归属与流向的规定：第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。 w 第十四条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。 w 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。 w 第十五条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。 w 第十六条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。 w 10、关于会计档案移交的规定:第十七条 单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。 w 移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 w 11、关于会计档案的流动和境外会计档案的管理:第十八条 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案,应当按照本办法和国家有关规定进行管理。 三、依法加强会计档案管理的基本原则w 依法管理原则：依法建档、依法管档、依法用档、依法监督w 统一领导、分级管理原则：所有权、管理权、管理形式w 完整、安全原则：物质基础、制度保证w 便于利用原则：便于社会各方面对会计档案的利用。是根本目的 四、依法加强会计档案管理的主要措施 （一）建立组织保证体系：建立两个档案管理网络体系：一是领导牵头、中层参加的定期例会，听取汇报，研究解决重大问题；二是档案部门牵头各兼职档案人员参加，定期召开的业务联系会，沟通情况、互通相信，研究解决具体业务问题）。 （二）建立完善管理制度：以档案法律、法规和会计档案管理办法为依据，结合实际制定会计档案管理制度。这是依法加强会计档案管理的行政措施，也是会计档案工作的制度建设。 五、档案工作奖励和违法案件查处 （一）、档案工作奖励：档案法第二章规定“ 在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。档案法实施办法第六条规定“有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励：1、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；2、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；3、对档案学研究做出重要贡献的；4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；5、同违反档案法律、法