分司采购部管理总则

采购部管理总则分司采购部管理总则2012-10-15更新引子：适合分公司采购部管理借鉴参考，但不可全部借用，各公司均有自己的管理控制程序，此规则并不适合于所有的企业分司（李伟）。1.总则.序；2.采购员基本职责与义务；3.人员分工体系；4.采购程序；5.协助配合；6.财务结算流程；7.管理与控制；8.附则。1.总则.序：采购部，直属总经办管辖，为集团公司在四川设立的分厂之采购部门，职能上直接接受集团总经办/外协部/集团效益/分公司效益的职能监督与流程指令，在其指导方向及规则要求下，与集团/分公司/分公司.分厂等相关部门关联配合，完成相应的采购任务。目前包括，四川各分厂（分公司/分公司.分厂）的包材（含包材计划）、辅料、化工、维修配件、办公/劳保/医药/卫生/日用生活品、改扩建型工程、委托外加工与维修、通信业务办理、租借办理、代购代寄等类。以分公司自购为主，集团内调与集团代购为辅相结合的方式综合采购，以满足四川分厂生产上非原材料类的使用需要。注：腾扩物流四川点的申请与维修，500元以内分公司核批（参照分公司相关维修流程执行），500元以上的物流直接报HK陈生审核（车辆保险的外务采购科协助办理）。2.采购员基本职责与义务：2.1职责：按采购科领导分配的工作项目，完成整体工作。从接到申购计划，寻找性价比合适于公司的供应方，谈价，报外协批价。按职能和职责分工的要求，进行下单采购、订单信息录入财务软件帐，按供料时效期跟进所购料全部合格到位、提供各料验货标准给收货部门以检查质量性价比，付款结算提交，各异常反馈的处理与跟进等细项工作（包括来料质量方面、付款结算方面以及其他投诉处理）。并服从领导安排的其他临时工作任务。2.2 义务：配合相关部门工作的义务，配合同事完成公司任务的义务，对公司异常提出改善建议的义务，团结和帮助同事的义务，服从相关间接领导管理指导的义务，间接领导安排的同意接受之工作必须转报直接领导知悉的上报义务，其它未尽的职能式沟通义务。3.人员分工体系：3.1 *包材采购员，按单作计划、订单制作、批后订购、兼包材的价格档案管理，负责包材（彩卡、胶袋、唛头、保利龙）分公司采购操作之部分工作（2011订单约550份/月），部门秘书以及其他职能工作（详见个人职责）。3.2 *包材采购员，按单作计划、按特殊类备存通知作计划、订单制作、批后订购，负责包材（贴纸类、纸箱）分公司采购操作之部分工作（2011订单约380份/月），每周一调货期表，及其他辅助职能工作（详见个人职责）。3.3 *辅料物价员，兼辅料采购员，负责自购物料价格与其他价格的档案工作，除包材以外的非原材料自购，代购委托，其它事项的办理，详见个人职责（2011年统计，辅料：月订单约60份+月零星申购单60100份+维修单约20份+新增改扩约5份）。3.4 *采购员，配合辅料物价员工作，接受出差采购类部分工作，及分给的辅料订购工作与其它事务的办理，详见个人职责。3.5 *采购员，采购包辅料帐务、辅料采购等工作，需入仓的所有包材辅料，作财务软件订单录入工作，订单编号/在途订单/物料入库，同时协助辅料物价员处理相关工作，详见个人职责。3.6 *采购部负责人。主要包括：报价审核、维修审核、集团查核配合处理、相关部门对采购员采购问题的升级要求的处理、采购员技能培养、改扩建施工工程管理（预算/主持/协助物价员收核报价及相关处理/施工中管理）、物料物流成本管控。根据公司方针，及时调整和修订采购各项制度，达到制度管事，职能用人兼以举长避短，管理并培养具有协作配合能力较强之分公司采购团队。3.7 审批人员（权限分工）（1）包材：胶袋新款报价先经采购科审核以后再报外协审批；所有包材的采购订单，由采购员直接报集团外协部审批；处理异常扣款协商采购员直报分公司财务部审批；（2）生产辅料（化工/副料/针车配件）：计划、临时申请，结合外协批价，制作好订单，报外协审批（内调制作内调单）；（3）生产杂物/零星申购/其他非生产物料，单笔1000元以内的分公司效益部审批；单笔超过1000元的改经分公司总经理审核后再集团效益部审批；（4）维修类单笔500元以内分公司效益部审批，单笔500元以上分公司总经理审核后报集团总经办审批。4.采购程序：（应集团外协、总经理室、集团效益、集团技术部、总经办的各时期之最新要求，除包材以外的采购程序杂乱而繁多，共有15道订购报批程序，后续请公司能重视改善此状。分公司采购部负责人2012/7/6）4.1.“包材”采购程序：按单计划（分公司采购）订单确认（分公司采购）报价（胶袋分公司报，其余集团报）审批（集团外协）采购订单（分公司）量价审核(集团外协)下单（分公司）订单财务软件录入（分公司）跟進到貨（分公司）驗貨（集团代收的集团品质代查集团仓库收转，BP/HP为直到分公司的由分公司包装仓查验收货）。因包材质量，应扣供应商款项的处理，必须合理，采购科要现场查核后与供方沟通达成处理办法解决（分公司.分厂特殊情况，改请分公司.分厂负责人代核沟通解决）。品质异常单反馈处理，分公司采购员接品质异常单后，即时联络发给供方填写处理与改善情况，三日内反馈给品质部门。否则，可以根据情节，对违规方（采购责任人/供应商）作出改善措施或相应的处理与处罚。4.2.1 “生产副料/化工/针车配件”采购程序：（包含：生产物料/衣车配件），欠存表（分公司辅料仓每周一提供）计划（分公司计划）核量（集团计划）报价（分公司采购）核价（分公司物价）批价（外协，试购时分公司）订单制作（或内调单）审核（采购科：核对档案价）审核（分公司财务部：核对订单价）审批（外协）计划分单（仓库/物价/采办人）订单下单/订购（分公司）订单财务软件录入（分公司）跟进到货（分公司）验货（分公司辅料仓）。4.2.2生产用具：申请人部门仓库资产员报价物价采购科外协审批4.2.3生产零星计划程序：属生产副料/化工/针车配件类，非计划员计划的无标准库存的，部门自行作零星计划报批，后续流程与4.2.1相同。4.2.4辅料报价程序：收到申购计划，分公司采购查填旧价格无价格的寻找供应商联络报价物价核谈价采购科审核分公司总经理审核外协部审批。4.2.5 辅料试购程序：因故开发新供应商，试购报价物价核谈采购科审核分公司总经理批准，可小量试购试用。试用由物价跟进，试用结果的性价比可行以后，正式报价（附样品）采购科分公司总经理外协批准，再中度订购，后常量订购。 4.3.1 月计划“办公/劳保/医药/卫生/日用生活品”采购程序：欠存表（分公司辅料仓每周一提供）计划（分公司计划）核量（集团计划）报价（分公司采购）核价（分公司物价）批价（外协，试购时分公司）审核（采购科）分公司效益部审批（单笔超1000元的，加报分公司总经理集团效益部审批）订单（内调单）制作下订单/订购（分公司）订单财务软件录入（分公司）跟进到货（分公司）验货（分公司辅料仓）。4.3.2月计划“工程配件”采购程序：分公司.分厂月计划（按集团要求格式，填写好存量、备量、计划量、备注用途），交采购部按4.3.1款后续程序批购（因总经理室控制总标准，为满足分公司.分厂额度， 分公司不月计划）。4.3.3其它零星计划：除以上各款外零星申请部门仓库报价核价采购科分公司效益部审批（1000元以上，加报分公司总经理集团效益部）物价分单采购。4.4.“ 通信业务/租用借用/代缴代购代寄”程序：（2011.11.28起改报集团总经办；2012.6.6调整500元以上才报集团总经办），申请（部门）核量（各部/专项）报价（采购员）核价（物价员）采购科分公司效益部审批（500元以上加报分公司总经理集团总经办）派单业务办理（采购员）跟进完成（采购员）结算/报销（采购员）；4.5 机票/车船票程序：分公司人资部报经批准购以后，复印资料交分公司采购员按要求订购，回票后复印票据资料交持用人签名以后，附据按分公司效益部规定审批流程批准报销。4.6 小额外修流程：局部维修/局部配件更换，费用不大的，申请（2联）工程班外修确认（张宏/杨茂平）采购物价采购科分公司效益部审批（500以上加报分公司总经理集团总经办审批）派单（原件采购/复写资产）加工制作验收结算（有多选方案时采购协助负责维修的部门报价参考）。4.7“新增改扩与外加工维修工程”流程：申请部门资产（编号录档。大型的要先报批多选方案再正式报实施方案经集团生产总部/外协同意副本集团总经办，然后报正式申请）报价（采购员/采购部负责人）核价（物价员）审核（采购科）复核（工程维修方案部门，分公司张宏/分公司.分厂杨茂平）审核（分公司总经理）审批（集团总经办）采购复印分单（财务/仓库/资产/采购/加工）工程施工/维修购安（采购员）施工进度管理（采购科）完工验收（采购员）结算/报销（采购员）；4.8. 集团技术部代购设备：（1）订购 / 合同 / 发票总部技术部负责联系, 保管, 并把原件发票直接给到分公司效益部负责人付款及做帐, 分公司效益部以总部总经理室签批的申请安排付款. （2）验收单 总部技术部负责联系使用部门及提供验收单, 并在验收单上注明 “相关数据在总部技术部保存, 有维护需要及时与总部技术部联系”, 使用部门签妥验收单, 扫描发给总部技术部及资产员, 原件提供给分公司效益部做帐. （3）入仓单资产员收到以上验收单后安排登记, 并提供入仓单给效益部做帐.4.9 保密物料采购：由集团公司指定人员订购（），根据指定指令办理，不得在申请单公开注明其它信息，采购科接批后申购单，及时将订购信息传递给指定订购人员便可.4.10 统购代购的内调：（1）统购内调：国外采购类。分公司计划集团物控(主任)，统筹计划购入后，按量调拨分厂，分公司仓库报异常及跟进到料；（2）代购内调：分厂原因，总部代购（分公司采购改善尽量达直购）。分公司计划分公司采购集团物控，代购调拨分厂，分公司采购仍要跟进到料。（3）临时代购内调：分厂原因，总部代购。分公司采购员提供集团物控，代购调拨分厂，分公司采购仍要跟进到料。5.协助配合：5.1在押包装物管理：辅料采购员要作好价外在押包装物的应收应退办理工作（辅料仓保存、做往来帐、每三月对帐，适时通知采购退换），有押金的应注意交还清收资金回笼处理。相应仓存与使用部门必须配合完成。在押包装物需要清洗或整理再收回交回的，仓库的由仓库办理，生产的由生产用后办理好交仓库暂存，盖时采购员据时协交供方。5.2量化管理：属洽谈好应去皮净重入库料的管理，采购科物价员在作好物价档案的同时，要明确知会收货仓库（收料质量标准），以便验货入仓。物料质量标准信息要传递给使用现场，便于使用中监察到质量异常对成本的影响，能即时反馈异常加以解决。6 财务结算流程 6.1 购料帐务结算流程：采购订单录入财务软件（料名/数量/单价/税率）仓库收货开入库单交财务财务结转至应付账月末应付对账（供方与财务，采购协助）付款（分公司采购申请.集团批准.分公司付款）.结算过程中，采购员收集（催收）整理保存好各供货商的待报销凭据（发票附入库单），填写经审核后交效益部报审，批准付款以后，按期付款给供方以后，才为一项采购业务的整体性工作完成。6.2 非购料帐务结算流程：执行效益部结算管理规定，并符合财经制度，一千元以下的相对地简化审批，超过千元每笔的，要报至集团审批后付款。若为工程施工之类，要多方报价，自行预算对比分析后谈价报批，同时，将会根据标的工程的造价大小、安全隐性大小以及质量因素影响大小考虑有否必要签订施工合同，有必要的要在正式进行施工前作好合同的签订，合同要报相关部门备案（财务/效益/资产员/档案员/采购科），施工过程按合同所约定的质量与数量进行监督，加强施工进度的管理，完工后分管人员进行初验改善问题以后，再组织相关部门进行竣工验收，合格后将资料附齐结算（申请/验收/票据），有保修金的跟进保修到期以后，尾款支付后完成。7 管理与控制：采购员：（1）对常用量大、价格较高的物料类，要作好主动定期查价备忘的安排，根据阶段季节性行情酌情考虑是三个月或多月一次。采购科负责人要适时跟进检查是否各分项的采购员按要求作到了位。（2）对自己负责采购类物料，有性价比变异空间的类，在入仓前要书面通知仓库收货标准后，有必要的要口头再沟通，以杜绝失误。新供货商的初次来货，采购员必须主动到仓库协助查对来量是否按既定标准上货，出现异常要实时处理并报告。对不诚信的供货商要作好档案记录（可输入物价档案备注栏综合管理），以在后续采购中加以防范再往来或是直接取消合作。采购帐务员：财务软件部分帐务操作，要执行好财务的规定和要求，收集资料有序安排，录入系统后再次复核好各项录入信息，按流程处理好帐务信息，以达到资料处理合格率100%才是目标。物价员：要收集好现有的采购信息与资源，寻找新的采购信息资源，结合入档，以便有新的采购申请时，好加以利用。采购的物价档案信息要包括全面（供方/地址/联系方式/规格单位有效含量/单价/税率/物流/供方类型/简要往来备注，根据类型区别可酌情分类调整好特别格式），必须要使用Excel表，尽量使用2007版的，以便于筛选与分析时更为便捷。发出档案信息时要转换成2003版的格式，以供公司其他用2003版的同事，可以打开查看或其自转2007高版本。管理者：要各自作好伙伴型供货商、优先型供货商、重点型供货商、商业型供货商的分类管理管控工作，以寻