如何成为主持会议的高手

如何成为主持会议的高手 说会议技巧是主管的必备能力一点都不为过。 会议技巧首先涉及领导力，也就是如何在会议中肯定、鼓励与会者发言，并归纳重点，此外还牵涉到问题分析与抉择的能力，因为召开会议往往就是为了解决问题；第三，要具有创意性的思维。例如，有时候团队并非不知道问题在哪里，而是不知道解决方案何在。当团队卡住了的时候，主管便需要以创意性思维激发大家从不同观点去思考。 一般来说，会议团队以麻雀型和美洲狂牛型居多，前者开会时会出现许多对策，但最后往往未能形成解决方案就散会了；美洲狂牛型则是因为主管或某个人过于强势，过快做成决议，使得决议一付诸实行马上碰壁。这就像美洲野牛一样，一只牛跑大家就跟着跑，一只牛掉下悬崖大家也跟着牺牲。 最佳的团队则是野雁型，野雁飞行时第一只的风阻最高，后面的可以比较轻松，所以大家要轮流当领队。同理可推，好的会议应该是谁擅长这个议题或这个技能（例如问题发掘、系统收敛），便由谁来主导，这么一来，会议也就会进行得比较顺畅。 一、会前必须进行的准备 为了让会议提高成效，开会前要准备什么呢？看状况需要，也许应该开个会前会，先讨论正式会议的主题、要解决的问题、议程的安排、谁该带什么数据、会前的协调等。主席更要在会前思考可能会出现哪些意见或冲突、届时该怎么协调，也就是自己心里先有个底。 此外，应该清楚列出需要准备的数据，会议最怕与会者该准备的资料没有备齐，使得会开到一半就散会，或得不到结论、得出不够完备的解决方案，会有开等于没开。议程的规划也很重要，因为议程往往涉及问题的解决逻辑，如果与会者都能够先行思考过某个问题的解决逻辑，开会时便比较不会因为没有对焦而越扯越远了。如何对焦不让主要议题跑掉？什么议题该在此讨论或下次再谈？什么议题属于临时动议？主席都要能明快地区隔，会议才能有成效。 最重要的是，与会者都应该抱持“寻求双赢”的态度来开会，因为如果大家都抱持本位主义的话，会议便会僵持不下。有效的会议要活用“发散”和“收敛”两个重点。例如会议的主旨若在讨论业务表现不佳问题，一开始大家应先谈问题有哪些（发散），再来就指认主要问题（收敛），接着是造成这个问题的原因（发散）主要原因又是什么（收敛）可行对策是什么（发散）哪一个才是有效的对策（收敛）针对这个有效对策该展开哪些行动（发散）这个行动应该由谁来做、时程内容为何（收敛）等。这个流程若能进行得熟练，会议就能开得很平顺而有效。 二、别让会议失了焦 会议中，常见许多共同的问题，例如时间到了大家都不来、会议中有人接电话、打手机、没有注意听发言、一边打计算机等，这些虽然是小问题，但都可以干扰会议的进行。企业首先可以订定“与会守则”加以规范，另外会议主持人的技巧也很重要。 以人身攻击为例，主席的第一个反应一定是安抚双方，接下来要重申“对事不对人”的议事规则，然后让会议重回正题。譬如说公司交货出了状况，业务被客户K了之后回来埋怨制造部。会中，主管安抚双方并重申议事规则之后，立刻要回到会议主题，也就是“如何解决交货率过低”的问题。若发言者离题，那么主席可以请他归纳自己刚才的发言，这么一来当事人往往会发现自己离题了！有人不报告问题却一味抱怨，这时主席可以先以同理心“是的，我了解”安抚其情绪，之后再将其抱怨化为讨论议题，并将个人的抱怨“拉回”（或纳入）到会议的议题之中。 针对会议中提出的问题，并非只能有“加以解决”或“置之不理”两种对策，而可以应用“失效模式”的概念：若这个问题对整个项目影响很大，那就一定要解决，影响程度不深的话就先不用谈；若决定要加以解决，就可以开始讨论解决方式或应变对策，这么一来会议程序仍旧持续在进行，而不会就此停摆，大家挣扎于谈或不谈的僵局中。 三、活用数字，考虑未来 企业最常看到的会议毛病之一就是“一言堂”，主席一个人长篇大论地谈话，并且想到哪里讲到哪里，离题得很厉害。另一个现象是主管优柔寡断，议而不决。会议本身要民主，但主管过于民主，结果不是得不出结论，就是浪费太多时间。碰到这种情况，主席应该当机立断、决定这个议题要放到临时动议、先放置一边不管，或放到下一次动议。例如有人可能会在会议中提出违反公司既定方针的议题，主席应明快裁示“不用讨论”，而不要觉得不好意思。另外，将相关意见整合进来，而非避而不谈也是一种因应做法。 很多人常抱怨会议中，主管听不进部属的意见，用个人的主观来做裁示。为了避免这种状况，某家企业就订定了“会议十二字箴言”：掌握重点、活用数据、考虑未来！主管若相信这十二字，讨论时便不会对部属意见立刻响应：“这不对，我的经验告诉我”，而会活用数字、依据数字来判断。同样地，当部属提出多种可行方向时，主管也可以要求他提出数字来左证，并诉求未来(这个做法能够符合未来环境的需要吗？)。这么一来主管也就不容易留下“刚愎自用”的形象了。 举例来说，公司召开会议讨论客户满意度下降问题，首先主席便先问客服经理“可能的原因”？若答案是服务态度不好、服务流程过慢、服务系统设备太老旧，主席接下来应问：数据在哪里？答案可能是态度占85、流程10、设备占5，这么一界定，就很清楚大家应该花时间检讨服务态度，这也能让高阶主管跳出自己的主观。会议中，人人都应该常自问：这是意见或事实？意见要辅之以事实。 开会时，主席要尽可能鼓励大家进行整合式的讨论才行，也就是对事不对人，以跳脱面子之争，并得出适用的完整答案。例如开会时，人力资源部门反应新开发的系统不好用，信息部便立刻反击“因为需求说不清楚”，这样下去，彼此会开始追究责任，而不是解决问题。若信息部门能从解决问题的心态出发，问：“是哪些地方不好用？”问题便比较容易解决。会议乱象往往是因为大家的发言充满攻击性、离题或抱怨所致。 四、先找共同点，再找差异点 会议发生冲突时，更应该往上追寻冲突背后的真正需求，来创造双赢。例如研发部门希望买新计算机，信息部门却表示没有预算，一深入了解，原来研发部门想买计算机，是要跑新程序，所以计算机必须升级。这时，信息部门只要能安装好新程序并让计算机升级，就皆大欢喜，不一定要买新的计算机。又如制造部想申请更多PHS手机，因为新进工程师没有手机难以联络，总务部可以过滤公司原有PHS手机，让通话费过低、需求不高的手机持有者释放出来，问题就解决了！ 此外，当会议中有分歧意见时，应该先找共同点，再找差异点。例如某家公司业务部门与产品部门产生了冲突，原因是业务部门要求产品部门代为开发四种新产品的样品，产品部门却表示人力不足。协调的结果发现，双方对新产品的市场性以及开发的必须性都有共识（找出共同点），只是没有能力一下做出四种新产品。最后业务部门表示，其中一项新产品比较复杂，市场也不够成熟，而让双方的冲突点只剩下一项，问题就容易解决了。 要化解冲突，重点在