如何有效开会？PPT课件

,如何有效开会?,佶龙机械总经办,2013-07-12,.,2,目录,一、开会的基本知识：会议的目的、功能、分类和意义二、开会的步骤和成本三、如何有效开会？1.开会的准备2.明确开会的目的3.参加者的选定4.会议事先公告5.事先分发会议资料6.对主持人的要求7.对与会者的要求8.开会过程中的要求9.开会需要总结10.形成有效的会议纪要11.对会议中产生的任务进行监督和检查12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接四、世界名企怎样开会？,.,怎样认识会议？,1.政府商榷、经济论坛、商业谈判、工作培训、讲座、报告、庆典、仪式等在正式的场合，需得体的举止言谈；2.会议、报告、计划等是管理手段的运用3.会议文化是一家企业文化的缩影,其运营管理体现一家公司的管理水平4.会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将组织引向一个方向，并在竞争中连续性地获得胜利5.信息和情报永远是第一位的（会议中的关键素材），其传递的快慢、准确性直接影响到经营决策和任务的安排6.经营改革从会议开始，会议与经营紧密相连，会议的高效才会带来经营的高效7.开会就是在做有效的沟通,沟通是管理的浓缩；8.会议的质量来自于沟通的质量，沟通的质量来自于与会人员的素质与准备，素质与准备来自责任心与能力9.会议的关键在于会前的准备与会后的落实10.会议评价是促成高效型会议的核心,.,我们现在是怎样开会的？,1.会前准备了多少?会后落实了多少？2.会议中讨论和沟通的事项和离我们实际急需和重要解决的问题有多远？3.会议讨论、发言是否积极踊跃，不断碰撞出智慧的火花和解决问题的良策？4.会议结束后有无形成会议记录、产生任务并经主持人签审；5.会后的任务完成情况有无监督检查、追踪落实？6.第二次开会时有无把上一次未完成的任务拿出检讨并再次确认完成期限？,.,会议文化是企业文化的缩影,.,目的、功效、意义各有什么不同？,1.目的为什么要开会？10个行动和努力最终要达到的地点或目标2.功效开会能带来什么效果？5个一个行动所获得的预期结果或者成效3.意义从更长远和更广泛的角度来看，开会能产生的作用3个事物所包含的思想和道理,7,.,RolandBergerStrategyConsultants,7,监督工作进展,共同决策,达成协议,激励士气,开展有效沟通,传达资讯,解决问题,巩固经理人地位,开发创意,共享资源,一、关于开会的基本知识：目的,会议目的,.,一、关于开会的基本知识：分类,讨论性会议,传达性会议,汇报性会议,.,一、关于开会的基本知识：分类（狭义）,1.信息到达率、领会率2.会前印发文字材料，令与会者阅读理解,提高会议效率,1.征求更多意见，为决策提供价值参考2.激发与会人员积极性和创造性3.会前印发讨论主题的文字材料4.会中围绕主题展开讨论，不能偏题发言力求简短5.会结束，适当总结，避免误解,1.会前下级先将汇报材料报给上级领导阅览2.会上,下级简单地复述汇报内容,提出需要上级领导协调解决的问题3.汇报人发言应简明扼要,.,会议的广义分类,一、关于开会的基本知识：分类,.,一、关于开会的基本知识：功效,提供信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练,.,一、关于开会的基本知识：意义,集思广益的渠道群体沟通的方式显示组织的存在,.,二、开会的步骤和成本,1.开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度,3.结束总结安排下次会议,4.跟进会议纪要跟进计划,.,二、开会的步骤和成本,开会成本分析的算法是:会议成本A*2*B*TA=每小时平均工资的3倍；B=开会人数；T=开会时间（小时）；,.,怎样判定要不要开会？,如果,你是唯一做决策并且知道该怎么做的人,无特别的事情要讨论,已按惯例每周聚会,会议成本太大,还有比开会更好的方法,.,怎样判定要不要开会？,必须把信息同时传达给很多人,有些事情需要当众表扬或批评,要让别人参与决策以集思广益,听取部门汇报工作,给小组委派任务,如果,如果要开，做到：1.能开小会不开大会2.能单独沟通不开小会3.能站着开会而不坐着开会4.能简短开会而不延时开会,.,三、如何有效开会？,1.开会的准备,会议成功80%在于准备,5W1H,为什么必须开这个会议是否有除会议之外能够进行解决的方法和答案,Why,What,对议题是否符合会议目的进行检查,Where,对是否有能够容纳所有人的场所进行确认,When,对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认,Who,让适合议题的人出席会议,How,对如何得出符合议题的结论进行讨论,明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等,.,三、如何有效开会？,2.明确会议的目的,抓准会议核心，不偏离主题,信息传达类型,问题解决型,发现整理问题,制订解决对策,制订执行计划,订立计划型,制订计划或日程并对合并的项目进行整理,利益调整型,调整个人或组织之间利害得失，情绪协调,.,三、如何有效开会？,3.参加者选定,让必要的人参加会议,1）仅让对实现会议目的不可或缺的人,2）对会议参加者进行选择的条件,3）让具有决定权的人参加,5）让对会议主题存强烈疑问的人参加,6）让与会议主题有关的专家参加,7）让能够正确表达自己意见的人参加,4）即便是其他部门的，如与会议有关也参加,.,应在1周前或至少1天之前通知，做好会议的准备工作会议名称和目的会议主题、讨论项目和会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开场所（地址、电话号码、示意图）主持者姓名参加者名单附加会议资料其他（参加者事前必须准备的资料）,三、如何有效开会？,4.会议事先公告,.,1.数据报表类资料2.文字报告类资料3.纸质类资料4.电子类资料5.保密类资料6.公开类资料,三、如何有效开会？,5.事先分发会议资料,.,确定好会议目的和类型确定好会议议题、日期、时间确定好会议参加者具备会场和各种备置用品准备好要分发的资料充分修饰会议前半部分确保会议顺利地进行充分概况会议的结论得出了令人满意的会议结论分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题,三、如何有效开会？,6.对主持人的要求,.,三、如何有效开会？,不受欢迎的会议主持,1.准备不充分2.不能发挥自己的作用3.不具备领导能力4.不能进行时间控制5.趋炎附势6.会议进行方式生硬7.不能充分整理参加者的发言8.强调自己的意见或感情9.不能保持气氛10.不能得出结论,.,确认会议目的和议题以自身经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商对议题进行分析，讨论其中的问题是什么试着寻求问题的解决对策试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动自己完成资料的准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料如果会议主持者和参加者都如上进行充分准备，就会获得良好效果,三、如何有效开会？,7.对与会者的要求,.,7.与会者的注意事项,没有明白倾听的功效所以开会时常玩手机1.获得新信息2.获得新想法3.能够了解组织运作情况4.认识他人的存在价值,1.发言内容是否偏离了议题？2.发言内容是否出于个人的利益？3.全体人员是否都专心聆听发言？4.发言者是否过于集中于某些人？5.是否有人始终没有发言？6.某个人的发言是否过于冗长？7.发言的内容是否在朝着结论推进,迟到、早退、开溜手机经常不听地响不停地进出会议室开小会并交头接耳缺席会议不打招呼说些不着边际的话老是回忆做事经过鸦雀无声心不在焉,.,1.准時开会，准時散会2.遵守制度，避免离席3.会议目的，人人清楚4.充分参与，全员发言5.发表意見，条理清楚6.不推責任，不诽他人7.发生争辩，设法缓和,三、如何有效开会？,8.开会过程中的要求,8.掌握议程，按部就班9.集中主題，不谈废话10.时间太长，中途休息11.集中精力，减少走动12.相关事项，作好記录13.议题结论，复述一遍14.达成共议，分配工作,27,.,RolandBergerStrategyConsultants,27,ModuleundVariations_E,会议禁语（日本IBM公司）,基本上结束了，基本上可以，基本行,基本上,大致结束了，大致有希望,大致,几乎没有问题，几乎是按计划完成的,几乎,在一定程度上完成了，相当耗费时间，将尽快完成，似乎合适，将努力工作，将尽快实施，在某种程度上，,觉得能行，觉得不合理,觉得,或许能行，或许会成,或许,.,会议禁忌事项,三、如何有效开会？,1发言不长篇大论，滔滔不绝，应言简意赅（原则上以3分钟为限）2不可从头到尾沉默到底；3不可取用不正确的资料；4不要尽谈些期待性的预测；5不可做人身攻击；6不可打断他人的发言；7不可不懂装懂，胡言乱语；8不要谈到抽象论或观念论；9不可对发言者吹毛求疵；10不要中途离席；,会议中表达自己意见的要领,从重要部分说起,从肯定性方面说起,有逻辑地、简单地表达,一句话表达一种想法,思考发言提纲,使听者能够理解,使用切合业务的表达,表达要领,.,三、如何有效开会？,可以起到画龙点睛的作用；可以提纲挈领、理清次序；可以清晰今天会议的重点；,9.开会需要总结,总结,.,三、如何有效开会？,1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。,10.形成有效的会议纪要,.,三、如何有效开会？,形成具体的任务检查、评价表，并对执行情况进行评分,11.对会议中产生的任务进行监督和检查,.,三、如何有效开会？,每次会议开始时至少花10分钟的时间针对上次未完成的事项进行分析检讨,12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接,.,经理例会重要事项申报及相关资料提报表,.,管委会成员重要事项申报及相关资料提报表,.,每月工作计划,.,每月工作总结,.,部门经理任务执行与完成情况评分表,.,每月管理人员考核评分,填分说明：优秀-5分，较好4分，良好-3分，一般-2分，不足1分；,.,部门周会,1.会议内容A.本周工作的完成情况、进度说明和相关总结B.下周工作部署和安排C.传达本周公司主要会议精神和公司的政策、要求、相关安排，对公司新的方案、制度等相关文件进行学习与传达，做到部门全员知晓；D.对本部门存在的重点、难点问题展开探讨,本周工作中存在的问题、分析及改善措施；E.对本部门如何改进工作绩效的建议与方法；F.每周一次对部门表现优秀的人员进行表扬、鼓励、赞美，引导大家向正面和积极的方向努力G.每周一次对部门人员认识的转变和积极心态的提升等进行案例分享；H.其他临时性工作的完成情况说明I.协调各部门工作进度，使公司的经营活动按照预期目标有序进行2.会议记录A.由会议主持人制定人员做会议记录，一般情况下是文员或统计员B.会议记录分别分发一份给直接上司和总经办（电子档）；C.各部门或车间将每周会议记录的电子档发给总经办黄辉存档，作为对部门工作内容与工作质量检查、考核、评比的依据，也是超产奖分配和调薪、晋级的依据；D.会议记录由部门负责人进行核阅，要求全员了解会议内容后签字确认；E.各部门与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记；,.,品质周会,1会议准备：A.营销部在每周四上午11:00前将客户投诉与出货、安装调试发现的问题点统计表发送至品管部B.品管部在每周下午13:30前对营销部的问题点前3项的不良原因分析、改善对策、责任部门、责任人、完成时间填写完整且实施有效，每周四18:00前将上述报表传送至品管部；C.品管部在每周三14:00前将来料、制程、成品出货、安装调试、客户投诉与退货等的品质周报发送给参加会议的部门负责人，利于在会议过程中快速、有效地解决问题；D.参加会议的各相关部门负责人如有需要协商解决的品质问题或有效提升产品品质的建议也可直接发电子档的档的相关资料给品管部经理；2会议进行A.会议过程以反馈品质问题、分析品质和解决品质问题为主，如果要做到预防品质问题，需要走书面的程序或文件加以落实并追踪实施效果；B.会议中如遇复杂、疑难的技术或研发问题，可形成书面资料直接寻求技术专项解决；C.会议资料必须以数据化和图表化的资料为主，以便有效确定出现品质的规律性问题；D.对于涉及具体产品的品质问题，组织会议的人员必须带上对应的不良样品和对应的工艺图纸、技术文件等；6.3会议记录A.会议记录由品管部负责完成，并将会议记录的电子档分发给参会人员，抄送一份给总经办黄辉B.对于品质会议中产生的任务要求按品质会议任务执行及完成情况评分表实施，对于连续两周未及时完成且无充分的理由者，将予以处罚；D.会议记录的发出不应超出会议结束后24小时；,RolandBergerStrategyConsultants,.,1.微软公司的走廊会议,2.谷歌公司的站立会议,3.联想公司的罚站会议,四、世界名企怎样开会？,.,三星是如何开会的？,3种思考,召开计划好会议而不是即兴会议,.,三星是如何开会的？,3个原则,必须召开的会议要高效率地召开,.,三星是如何开会的？,7