第一章、管理文秘概述.ppt

管理文秘概论,一、课程介绍,管理文秘是管理学与秘书学交叉而形成的一门实用性学科，兼具管理学和秘书学的特点，是本科管理类的必修课。本学期共计32学时课程，分为16周完成。课程考核：理论+实践,二、授课内容介绍,管理文秘概述办公室事务管理信息管理档案管理公文管理会议管理,管理文秘的素质与能力办公形象与礼仪沟通与协调调研工作督查工作信访工作,三、推荐教材及参考书目,1.管理文秘，徐世雨、林静主编，山东人民出版社，2011年8月第1版2.管理文秘理论与实务何智蕴主编，科学出版社3.管理秘书实务赵锁龙编著，中国人民大学出版社4.秘书工作案例与分析，孟庆荣等，清华大学出版社，2010年12月第2版5.管理秘书实务精讲与实训，林静著，清华大学出版社，2010年9月第1版6.秘书学概论，陆瑜芳编著，复旦大学出版社，2011年3月第2版,什么是秘书？,你心目中的秘书形象是什么样请列举身边哪些人是秘书或者从事秘书工作,下面这些人是秘书吗？,1、办公室主任2、魏忠贤3、校长助理4、史官5、安南6、司机7、军机大臣8、师爷,9、管家10、菲佣12、司马懿13、国务院办公厅主任14、图书馆长15、商鞅,新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让他记录自己口述的回信：“我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。,案例,哪种行为好？,问题讨论：对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为：1“是，马上办理。”说完，秘书回到自己的办公室，立即将信抄好寄走。2秘书没有退下去抄写，而是说：“总经理，请您三思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。在这个问题上，可能也有我们自己的责任。”3当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理，问：“总经理，这封信可以寄走吗?”你认为哪种方法正确？,案例,第一节管理文秘的定义与内涵,（一）秘书的定义,“秘书”一词，我国最早出现于西汉时期。原指宫中秘藏之书。“秘书监”、“秘书郎”等。现代意义上的秘书工作模式是孙中山的领导的中华民国临时政府开创的。,现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。1.秘书是一种专业职务和广泛的社会职业2.秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理,（二）管理文秘的内涵,管理文秘即管理秘书学，既体现了管理学与秘书学的学科交叉，又能够反映出秘书学在现代秘书工作实践中的崭新特点和规律，不同于传统对秘书职业内涵的理解。1.体现了秘书学与管理学的紧密联系2.现阶段秘书职业资格认证要求（1998年开始）五级秘书；四级秘书；三级秘书；二级秘书等级的高低决定了秘书本人的职业能力和处理问题的能力，对于上市公司，对秘书的职业认证的级别要求相当的严格，一般个人企业或者是较小型的企业要求则不高，会一般的办公处理业务能力即可。,第二节管理文秘的角色定位和工作实务,一、认知秘书工作,什么是秘书工作?,秘书工作的“四个转变”（是由秘书工作负责人在1985年1月全国秘书长会议上提出来的）,二、秘书工作的角色定位,机要性,秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴紧”了。我能把饭碗保到今天，全靠“哑三年”、“聋三年”、“瞎三年”。这个口诀本来是古韩国女性出家当儿媳的训诫信条。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的绝对不说，不能透露的绝不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘书应该将“秘密”看得和自己的命一样重要。（韩）金圣姬（韩国最高龄的秘书）,技术性,思考题：一位秘书接过老板收到的一份客户传真，马上就去做了复印件，为什么？流行思维：我还能做什么、我还知道什么、我还要学些什么,三、管理秘书的工作实务,1.日常事务管理办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理2.接待事务来访接待、安排服务等3.会议管理安排会议、会场布置、会议服务、会议文件的处理等4.行政事务管理信访事务、调查研究事务5.文件管理文书档案事务、写作事务6.公关管理协调工作、督查工作,19,四、秘书应掌握的专业技能（表一）,打字,速记,写作,编辑,归档,20,秘书应掌握的专业技能（表二）,统计,复制,使用电信设备,操作电脑,小测试：你适合做文秘吗？,美国“全美秘书协会”章程，秘书必须具备的条件,像心理学家一样善于观察和理解他人像政治家一样有灵敏的头脑像外交官一样有潇洒的风度有调查各种棘手问题的丰富经验有良好的速记能力和文字功夫熟谙各种商业往来中的法律关系能熟练的使用各种自动化办公机器具备相当的金融和税务方面的知识能熟练对各类文件资料进行整理归类,秘书究竟是什么样的工作？,穿山甲：一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有灵气。狐狸：不踏实干活，一天到晚打别的主意，聪明乖巧一个真正的秘书=立足现实、埋头苦干的穿山甲+胸怀全局、有勤于思考习惯的狐狸,五、秘书的工作方式,1.尽早成为博学多才的人，努力爱上自己的工作2.猎取高级的情报，然后毫不吝啬的交给公司3.全心全力辅助上司的工作，你的威望也会得到提升4.在有机会学习的时候，全身心的投入学习5.当你具备了老板的观点和视野，你就已经是一位老板了。6.相较于才华横溢的属下，上司更喜欢提拔那些忠诚可信的员工,7.学会秘书的口才，学会以团队为中心的交流方式8.虽然没有直接指出，但无理举止即使你的最大障碍9.不想变成“孤立军”，那就首先磨好自己的脾气10.从老板的身上学会如何发展人脉、处理人际关系。,领悟：白领职场生存13条戒律,戒律1没有创意的鹦鹉只会做机械性的工作，不停地模仿他人，不会求自我创新，不会自我突破，认为多做多错，少做少错。,戒律2无法与人合作的荒野之狼丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自的工作，离群索居。,戒律3缺乏适应力的恐龙对环境无法适应，对市场变动经常无所适从或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调动或轮调等工作改变。,戒律4浪费金钱的流水成本意识很差，常无限制的申报交际费、交通费等，不注重生产效率。,戒律5不愿沟通的贝类有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。,戒律6不注重资信汇集的白纸对外界信息反应不敏锐，不肯思考、判断、分析，也不愿意搜集、记忆有关信息，懒得理会“知己知彼，百战百胜”这句名言。,戒律7没有礼貌的海盗不守时，常常迟到早退，服装不整，讲话带刺，不尊重他人，做事或散漫或刚愎自用，根本不在乎他人。,戒律8缺少人缘的孤猿嫉妒他人，只对别人的成就蜚短流长而不愿意向他人学习，以致在需要帮助时没人肯伸手援助。,戒律9没有知识的小孩事事仍然需要别人照顾，生活能力极差，对工作也需要一点一滴交待的十分清楚，否则干不好。对社会问题及趋势也从不关心，不肯充实专业知识，很少阅读专业书籍及参加各种活动。,戒律10不重视健康的幽灵不注重休闲活动，只知道一天到晚的工作，常常闷闷不乐，工作情绪低落，自觉压力太大，并将这种压力影响别人。,戒律11过于慎重、消极的岩石不会主动工作，因为很难掌握机会，对事情没做前先发出悲观轮调，列出一大堆不可能，同时对周围事物也不关心。,戒律12摇摆不定的墙头草从没有自己的观点，永远只是附和别人的意见。更重要的是一遇到公司纷争，哪边有势力就靠在哪边，并煽风点火，一旦这方失势，又马上倒向另一方。,戒律13自我设限的家畜不肯追求成长、突破自己，不肯主动挑起力所能及的担子，抱着“努力也没用，薪水够用就好”的心态，人家给什么就接受什么。,42,形式：自由组合，两组辩论时间：8-10分钟步骤：自