招待及礼品管理办法

所发文招待费及礼品费管理办法文件编号：所发2016第01号随着我所对外业务的扩大，接待和出访活动日益增多。为规范相关行为，确保财务运作的合理和合法性，确保对外业务的正常开展，保护所的利益，保护相关工作人员的根本利益，特制定本办法。 一、招待费的确认被招待人为非我单位人员。支出的费用具有感情交流或可以获得近期或远期的单位利益之用。二、招待形式赠送礼品、请客吃饭、健身娱乐、优惠项目折扣折让款或报销费用等。三、宴请标准1、 接待上级机关领导和省级无线电管理部门的主要领导，要向所长申报，并应由所长出面接待，所长不能参加时要委托一名副所长主持接待。2、 招待其他客户人员，可由副所长（或总工）出面，餐费标准不大于150元/人。3、 招待协作单位客人一般安排工作餐，可在中心餐厅就餐。在外部就餐时，餐费标准为30元/人，陪同人员为项目负责人。4、 市场部员工出面接待客人，一般只请吃工作餐，并应事先向主管所领导报告。四、娱乐招待1、接待上级机关领导和省级无线电管理部门的主要领导需要安排其他活动时，应事先向所长申报，经批准后方可安排，费用上限为450元/人。未经批准，财务部门不得予以报销。2、市场部经理到客户方走访期间，原则上不安排娱乐项目。如确需安排，应事先向主管所领导申报。销售经理到客户方走访期间，接待标准应控制在120元/人以内。3、所长到客户方走访期间，安排娱乐项目实报实销。重大项目走访计划应事先向中心主管领导或向所长办公会通报。五、陪同规定1、以研究所名义正式宴请客人，客人人数在68人时，应努力控制在一桌以内，所里陪同人员应控制在来宾人数的三分之一左右。2、 客人人数在5人以下的，公司陪同人员应不超过3人。3、 所领导主持的业务接待中，通常情况下应有一名相关部门经理或员工参加，负责具体接待事务并最后结账，以作为研究所的单位接待办理。所领导不亲自结帐。六、礼品支出1、各部门若有礼品支出，应事先申请，经所长批准后由综合部统一采购、入库，再由使用部门办理领用出库手续，不允许擅自购买。特殊情况须经所长批准方可办理。2、 通过大兴培训部采购礼品时，均须预先提交申请，交由综合部负责人报培训部主管副所长签字、所长批准，再由综合部人员和培训部采购员共同办理。3、 为客户解决费用或项目折扣、折让的，最好由对方出具合法票据，按项目管理要求报销。支出回扣或优惠费数额应以确保我方收入不低于我方产品的最低销售价为前提。所有回扣、折让或优惠额度以及承办人都应事先在所内商定，执行情况须向所长报告。七、费用预支和报销1、招待费超过500元的应领取支票办理，招待费超过1000元以上的，要向所长申报。每月主管市场的副所长在2000元额度以内的招待费用可自由支配，其他副所级领导确需招待的按相关规定执行。2、报销招待客户参观游览的费用，一般应出具在门票售票处开具的正式税务发票，参观门票同时作为支出参考。3、所有所内人员出差回所后应及时向上一级领导书面总结汇报出差结果，并以此作为所长最后签批报销差旅费的一个依据。4、所有借用公款应在使用后一周内到财务部办理报销还款手续。办理借款时，财务部门要首先清理借款人先前的借款，然后再行办理借款。前次借款未清理的，一般不予再借新款。特殊情况须经所长批准。5、任何人不得以个人名义宴请接待客户后在所里报销招待费。所领导不得为下级核签报销自己未曾批准的对外接待的费用。6、所有招待和礼品费用不管数额大小均须一事一单报销，且须填写招待费报销明细单，明细单上