相互融合,,做好企业档案信息化管理工作档案信息化管理有关企业

相互融合,做好企业档案信息化管理工作档案信息化管理有关企业 摘 要：信息技术日新月异的发展,不断冲击着我们的思想,给我们的工作和生活带来了翻天覆地的变化,遍布于我们工作和生活的各个角落。而今,随着电子文档的出现和不断增多,档案工作面临着信息化时代的巨大挑战,在这个信息大浪潮来临之际,该如何应对呢？笔者就从事信息化工作的角度出发,浅谈在企业现有条件下,信息技术人员与档案管理人员相互融合,如何做好企业档案信息化建设工作。 关键词:档案建设 信息化 :G648.7 ：A ：1672-3791(xx)05(a)-0175-01 信息化是充分利用信息技术,开发利用信息资源,促进信息交流和知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展的历史进程。档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。顾名思义,档案信息化建设就是按照档案工作要依靠信息化手段的要求不断完善档案建设的过程。档案信息化经历了从无到有的过程,也经历了软件从单机版到网络版等飞跃,到今天我们走进很多的公共档案馆和图书馆,我们可以轻松、快速、准确的查询到自己需要的信息。这也为档案工作人员提升服务质量和水平打下了良好的基础。就企业而言,一切以生产经营为中心,档案工作就是如何高效、准确的为企业生产经营人员提供他们需要的档案资料。这就要求我们必须依靠信息化手段,加强档案信息化建设,为企业员工提供更优良的服务。 首先,加强档案信息化建设,企业高层领导必须大力支持。众所周知,企业高层领导并不一定是档案的直接使用者和查询者,但是为什么档案信息化建设必须得到企业高层领导的支持呢？那是由档案信息化建设的自身特点所决定的。第一,档案全方位记录了企业走过的每一步,既是前车之鉴也是后事之师,他是大家了解全方面企业的一部“历史”资料,使企业知识积累的全过程记录。第二,由于档案一般需长期保存,在某些环境下,不可避免造成文档纸张受潮、虫蚀等灾害,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧；再者由于档案需反复查阅,不可避免地存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。所以加强档案信息化建设势在必行,而做好档案信息化建设,必要的人力、物力和财力的投入是需要高层领导来保障的。所以档案信息化建设必须得到高层领导的大力支持。第三,档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,档案信息化的实现不是档案这一部门的工作,也不是单靠几个信息技术人员就能实现的,它需要全公司尤其是高层领导的积极参与配合,才能在推进档案信息化建设工作中事半功倍。 其次,加强档案信息化建设,企业信息技术人员必须结合自身优势不断学习。企业信息技术人员相较于其它人员对迅猛发展的信息技术了解较多,但对于档案知识却知之甚少,因此,信息技术人员需要学习有关档案学基础理论,熟悉企业档案工作的规律,利用自身知悉的信息技术,结合不断学习的档案知识,为档案信息化建设做好技术指导和支持服务。而且企业信息技术人员一般来说在企业从事企业全面信息化建设工作,对一个专业领域的信息化建设未必了解较多较深,各业务专业领域也应当为信息技术人员提供更多更好的学习专业领域信息化应用的机会。同时,企业档案信息化建设从纸质到电子,必然面临着诸多问题,必须着手解决好以下问题:在网络平台建设方面,需要明确是与企业网络共用一套网络系统还是结合自身实际建立独立的系统；在电子档案安全性方面,应采用物理安全策略、访问控制策略、信息加密策略、网络安全管理策略等几个方面着手予以加强；在如何将现有诸多纸质档案转化为电子档案方面,可以筛选出哪些是企业重要且利用率较高的档案资料,把这些重要的、利用率较高的档案进行电子化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需电子化,否则浪费大量的人力、物力和财力。在具体转换上,可以采用扫描仪等数码设备予以转换。在信息标准方面,应制定数据交换标准、编码标准、信息输出标准等,类似于高速路上的交通法规,标准规范明确,才能确保信息通畅,为后续档案信息化建设打好基础。由此可见,企业信息技术人员在做好档案信息化建设方面还有很多工作需要探索需要深入,要不断加强学习,提高履职能力,破解难题,为公司档案信息化建设做好技术指导和服务。 最后,加强档案信息化建设,关键在于企业档案工作人员要增强档案信息化建设意识,勇于实践。档案工作在很多人眼里不就是管管资料找找东西,如果是这样的认识,那就大错特错了,企业档案管理的好是可以为企业创造经济效益和社会效益的。因此企业首先要重视档案工作,要重视档案工作人员。当然,档案工作人员也要自身不断学习,用于实践,应对档案信息化建设的到来。较以往相比,现今从事企业档案工作的人员大多数是大专院校毕业的学生,自身具有较好的素质,为企业实施档案信息化建设提供了一定的人力保障。但是也应当看到企业专业的档案人员少之又少,如何将档案日常管理和信息化建设有效融合呢？这也是档案人员需要加强自身建设,不断摸索的课题,因为能不能用,好不好用,只有档案人员最清楚。首先,档案人员应不断加强信息化建设知识学习,走出去学习档案管理好的示范,学习企业内部已有的各类电子文档的产生、制作、复制、管理、维护等各个环节,思考如何将已有系统的电子文档与现有的纸质档案管理结合起来；二是面对档案管理现状,短期内不能实现电子档案的情况下,可否借助现有条件和水平,使用EXCEL等工具将档案目录、大致内容和借阅人等信息录入管理,迈出档案信息化建设的第一步,为将来适应档案信息化建设做好应战准备；三是学习档案信息化建设内容,结合企业自身实际,重点思考探索以下问题：在较长的时期内,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档,如何做到二者的版本一致和统一,是否有此类规定,该如何完善内部规章制度；在档案目录电子化的基础上,选取部分档案进行全文信息化,应有重点,选好切入点；了解档案信息化建设中档案管理系统知识,为后续企业实施档案信息化建设做好知识储备。