文书档案管理

文书档案管理第三十四条 文件材料的收集与归档（一）文书档案是指本企业在从事领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。（二）文件材料的归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件材料应列入归档范围。主要内容有：1党群工作类。（1）党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和组织其他有关会议形成的文件材料；（2）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作及重要政治活动或事件形成的文件材料；（3）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作中形成的文件材料；（4）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料；（5）专业学会、研究会、协会工作，居委会工作，群众团体活动形成的文件材料。2行政管理类。（6）企业在组建、改制、重组、重构、兼并、破产过程中形成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料；（7）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）构成及其变更，企业内部机构设置及变更形成的文件材料；（8）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）开展各项活动形成的文件材料；（9）综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作形成的文件材料；（10）干部人事管理工作形成的文件材料；（11）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资、社会保险、福利待遇，职务任免，专业技术职称评聘，职业技能鉴定、考核、奖励与处分形成的文件材料；（12）职工教育与培训工作形成的文件材料；（13）干部（职工）死亡五年后的履历材料；（14）审计工作形成的文件材料；（15）法律事务、公证工作形成的文件材料；（16）医疗卫生工作形成的文件材料；（17）住房制度改革、住房公积金管理形成的文件材料；（18）公安保卫、综合治理、防范自然灾害工作形成的文件材料；（19）外事工作形成的文件材料；（20）记载个人重要社会活动形成的文件材料；（21）其他对国家、对社会、对企业有保存价值的文件材料。3经营管理类。（22）企业改制改革、经营战略决策形成的文件材料；（23）企业资质、贯标认证、企协工作形成的文件材料；（24）企业信用管理、形象宣传形成的文件材料；（25）企业所有的知识产权、商业秘密及其管理中形成的文件材料；（26）企业计划管理、经济责任制管理及各类统计报表、综合性统计分析形成的文件材料；（27）企业资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动及清产核资工作形成的文件材料；（28）企业国内、国际投招标项目管理，商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关资信调查的文件材料；（29）企业经营业务管理、国内外项目管理、服务质量管理形成的文件材料；（30）财务会计管理，资金管理，成本价格管理形成的文件材料；（31）物资采购、储备、供应与流通管理形成的文件材料；（32）各种普查工作形成的文件材料。4技术管理类。（33）企业管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；（34）施工生产准备、组织调度、工程管理形成的文件材料；（35）质量管理、质量检测、质量控制及计量、试验工作形成的文件材料；（36）安全生产、消防工作、交通管理形成的文件材料；（37）环境保护、检测与控制形成的文件材料；（38）能源管理形成的文件材料；（39）企业标准化、规范化建设形成的文件材料；（40）企业图书情报、资料工作形成的文件材料。5产品生产或业务开发管理工作形成的文件材料（生产技术文件存科技档案）。6科研管理工作形成的文件材料（科研技术文件存科技档案）。7基本建设、技术改造管理工作形成的文件材料（基建、技改技术文件存科技档案）。8设备仪器购置、调配及管理形成的文件材料（设备仪器技术资料存科技档案）。（三）归档文件材料的来源：1本企业内部形成的文件材料；2本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）按规定应报本企业的文件材料；3本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；4本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；5本企业执行、办理的其他外来文件材料；6上述归档文件材料包括纸质以及电子（光盘、磁带）等载体形式的历史记录。（四）文件材料的归档时间1本机关各部门当年形成的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；2企业负责人或职工因公外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档；3变更、修改、补充的文件材料，企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中形成的文件材料，应归档的零散文件材料及其他临时性活动中形成的文件材料应随时归档；4工程指挥（项目）部形成的文件材料，应在机构撤销时，由该机构指定专人负责整理、立卷后向本级档案部门移交归档。5电子文件与纸质文件的归档时间一致。（五）文件材料的归档要求1机关各部门、所属工程指挥（项目）部负责人应指定专（兼）职人员负责文件材料的收集、整理和归档。2归档文件材料应齐全完整，模糊不清或破损的文件材料应予修复。3归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。4归档的本级文件必须是盖有公章的正本，其定稿必须有单位领导在发文稿纸（首页）上的签字并同时加盖公章。归档文件定稿必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批。5计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿。6归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。7归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。8各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档（会议记录纸首页式样详见附件14）。9文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。10两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。11反映同一内容而形式不同的文件材料应保持一致性。第三十五条归档文件材料的整理（一）整理定义整理就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。（二）整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（三）整理方法1归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。2装订。（1）归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。（2）装订前去除金属物，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊，用缝纫机或线绳在装订线一侧装订。（3）归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。3分类。（1）归档文件统一采用年度保管期限机构分类法进行分类(工程指挥部、项目部亦可采用保管期限年度机构进行分类）。（2）归档文件的保管期限一般划分为永久、长期（50年）、短期（15年）三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照文书档案保管期限表进行。（3）文件分类应按党委（含纪委）、行政、工会、团委、其他顺序排列。行政部门中的机构排列顺序，可按照本机关机构序列表的顺序(或习惯)排列，一般综合部门在前，业务部门在后。不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆，党委与纪委(监察)形成的文件必须分开。联合行文，定稿由主办单位归档。业务部门起草的以单位或办公室名义印发的文件，由负责起草的部门归档。（4）归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。（5）纪检监察、审计每年形成的结案卷宗由业务部门整理后于第二年上半年向本级档案部门移交归档。每一个卷宗为一件，归入文书档案统一进行分类、排列、编号、编目、装盒和保管。（6）上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对本企业或本企业需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档；普发性、参考性文件作为文书资料进行整理和保管。4排列。（1）盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用年度保管期限的盒排列方式。（2）盒内归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目(部门)内，按事由（问题）结合时间、重要程度排列。（3）没有文件字号的文件，如会议材料、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。（4）同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前，其他文件在后。本级有文号的文件在前，无文号的文件在后，其他文件按不同级别排列。5编号与填写归档章。（1）为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和排列顺序，必须在每份归档文件上加盖归档章，文书处理部门或机关各业务部门对归档的每件文件编室件号并同时填写全宗号、年度、保管期限、机构，由档案部门编制并填写馆件号和盒号。文书档案归档章式样机构全 宗年 度期 限盒 号室件号馆件号全宗(号)：全宗名称代号，集团公司给所属各立档单位的全宗编号。年度：归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。期限：归档文件的保管期限(详见归档文件保管期限表)。机构：机关内部组织机构名称(或规范化的简称)。室件号：文书处理部门或业务部门编写的盒内文件排列顺序号。编号方式为：一个部门、在一个年度、一种保管期限内编制盒内文件排列顺序号。馆件号：档案进馆时或对超过保管期限的档案进行鉴定销毁后，档案部门根据档案变动情况编制的件号。它反映每份档案在全宗中的最终位置。馆件号的变动编号方式与室件号相同。盒号：档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。它反映全宗上架的排列方式。其编号方法为：在一个全宗内，按一个年度、一种保管期限分别编制盒流水号。（2）归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置。加盖归档章用红色印泥，用铅笔填写归档章内容。6编目。（1）定义。编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。文书处理部门或机关业务部门应依据归档文件分类方案和编号顺序编制归档文件目录；档案部门在汇总归档文件目录的基础上编制归档目录索引。（2）方法。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文编目，来文标题用表示。归档文件目录(详见附件22)著录项包括：机构(部门)、盒号、件号、责任者、文件字号、题名、文件日期、张数、电子文件名、电子文件载体号、备注等项目。盒号(解释同前)、件号(同室件号)。责任者：文件的制发单位(部门)，即文件的发文机关或署名者。联合发文时应将所有责任者照实抄录。填写责任者时，应使用全称或规范性简称。文件字号：文件的发文字号，由机关代字、年度、本年度发文序号组成。转发文件和来文的文件字号如不能在文件字号栏内显示，可在标题后加注明。题名：文件标题。附件、被转发文件的题名及文件字号可加抄在正文标题后。文件有副标题的，在正题名能够反映文件内容时，副标题一般无须抄录；文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题，外加号；有的正本题名不能反映附件内容，可在正本题名后抄录附件题名外加号。文件日期：文件形成日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2001年9月9日，填写为2001-09-09。张数：指每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的张数计算。在文件的右上角，用铅笔加编张号。电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名。备注：注释归档文件需要说明的情况。机构(部门)：指机关内部组织机构。电子文件载体号：电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写。（3）归档文件目录在一个年度下按保管期限装订成册并编制归档文件目录封面(详见附件21)。（4）归档文件目录及封面采用横式打印。（5）一个立档单位的归档文件目录在汇总时，可按本单位归档文件分类方案进行装订。（6）为查找方便，应编制归档文件目录索引(详见附件20)。在每页归档文件目录右上角编制页号，将每个立档单位内部组织机构文件的总件数及归档文件目录所在页号填入归档文件目录索引内。7装盒。归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同机构(指本机关内部组织机构，来文与复文、转发与被转发文件除外）的文件不能放在同一盒内。（1）档案盒档案盒的外形尺寸为310毫米220毫米(长宽)。脊背厚度分别为20、30、40毫米等(详见附件16)。档案盒应根据摆放方式的不同，在脊背(底边)设置全宗号、年度、(保管)期限、机构、室件号、馆件号(室、馆件号填写盒内文件起止件号，中间用“一”连接)、盒号等项目(详见附件15)。档案盒封面应标明全宗名称(即立档单位名称全称)（详见附件16）。（2）归档文件目录归档文件目录是固定盒内归档文件排列顺序的依据和检索工具。应在一个年度内，按部门保管期限盒打印，并置于盒内归档文件之前。（3）备考表备考表(详见附件23)放在盒内文件之后，项目包括盒内文件的份数、张数以及情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：档案部门负责检查案卷质量的人员姓名。整理日期：归档文件整理完毕的日期。8移交。（1）文书处理部门或机关业务部门将以件为保管单位的归档文件整理、装盒后按盒移交给档案部门，档案部门经过系统整理、排列后，统一填写盒脊背内容和编目(在汇总归档文件目录的基础上编制归档文件目录索引)，按分类方案排列上架，提供利用。（2）文书处理部门或机关业务部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制“移交清册”(详见附件18)，并附归档文件目录一式两份，对归档文件中的特殊情况应编写移交说明（详见附件19）。交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查，档案部门应将移交清册按年度装订成册并编制封面（详见附件17）。第三十六条文书档案的借阅文书档案借阅应严格执行档案借阅制度，借阅本部门形成的档案无须批准；借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准；外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批；党委会以及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅；无特殊需要文书档案不借出原件。第三十七条文书档案的销毁鉴定（一）文书档案的销毁鉴定工作，应由本单位负责分管文书档案工作的领导、档案部门以及机关有关部门的相关人员组成鉴定小组，根据归档文件材料保管期限表，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。（二）经过鉴定，对保管期限已满、确无保存价值的档案材料，应编制文书档案销毁清册和销毁目录（详见附件24、附件25），向档案工作主管领导提出销毁意见，经批准后方可进行销毁。销毁档案时，必须严格遵守保密制度，指定专人负责监销。文书档案的销毁清册、销毁目录和领导批件应永久保存。（三）对鉴定销毁后发生变动的档案，应对馆件号进行变更，对归档文件目录和档案盒进行更换，同时将鉴定销毁的时间、盒内剔出或增加文件的内容、经办单位和经办人姓名等情况在备考表中标注。第三十八条编制全宗卷（一）定义。全宗卷是档案部门在对全宗进行管理活动中产生的一系列文件材料的组合体，是档案部门对全宗进行管理的依据。其内容包括立档单位情况和全宗指南（全宗介绍）两部分。（二）各级档案部门在一个年度的文书档案整理归档工作结束后，应编制全宗卷，其位置排列在本年度文书档案的首盒，不编盒号，作为永久保存。（三）全宗卷的主要内容：1立档单位情况。主要包括组织机构沿革、大事记、生产经营以及其他重要活动情况。2全宗指南的主要内容：（1）全宗基本情况。全宗内档案机构和专（兼）职档案人员的情况；档案工作大事记；全宗档案的内容成分、种类、案卷数量、损毁以及价值较大档案的保存情况。（2）档案的收集、整理、保管、开发利用、统计以及现代化管理等方面的情况。（3）档案移交和接收的凭证、移交目录。（4）档案鉴定销毁的申请、领导批示及档案销毁清册、销毁目录。（四）如某一全宗移交给另一档案部门保存时，其相应的全宗卷必须随同移交归档文件材料保管期限表顺序号条 款保管期限备注一会议文件1本单位召开的各种代表大会、代表会议、工作会议及其大型会议(1)会议通知、会议议程、代表名单、人员名单、总结、领导人讲话、报告、决议、纪要、重要简报等文件材料(2)一般简报、参考文件2董事会、股东会、监事会会议通知、会议议程、签到表、报告、议案、表决表、决议、会议记录及其他会议材料3党委会、常委会、党政联席会、办公会、纪委、工会、团委会议记录、纪要、文件材料4职能部门召开的工作会议、专业会议、现场会的重要发言稿、经验交流材料5电话会、小型专业座谈会文件材料6在上级主管机关召开的会议上本单位的发言和本单位的经验介绍永久短期永久永久长期短期长期二领导机关和本单位印发的决定、决议、规定、指示、命令、领导批示文件材料1上级机关颁发的(1)针对本单位主要业务、需长期贯彻执行的方针政策性文件 (2)非针对本单位的在较长时期内需贯彻执行的文件 (3)一般性的，在一定时期内要贯彻执行的文件2本单位产生的(1)属于方针政策性、全局性、反映主要职能活动、有历史查考价值的文件(2)属于业务问题的，在较长时期内要查考利用的文件(3)属于局部或具体业务问题，在一定时期内有查考价值的永久长期短期永久长期短期三 法规性文件1本单位制定、颁发的方针政策性、全局性、有历史查考价值的文件2本单位制定的业务性、局部性需长时期执行的文件3本单位制定的一般性、事务性的文件4同级机关和非隶属机关颁发的(1)方针政策性、长期执行的文件 (2)一般性文件永久长期短期长期短期四计划性文件1上级机关下达的长远计划、年度计划、控制数字2本单位年度以上的3本单位主要职能部门年度以上的4各业务部门的年度计划5本单位季度以下的长期永久长期短期短期五总结、报告、调查研究材料1本单位年度以上及主要职能部门的工作总结2各业务部门的年度以上总结,单项专题总结报告,重要的典型调查材料3一般性的报告和调查材料4下级机关报送的永久长期短期短期六统计报表1本单位编制和汇总的年度和年度以上的以及一次性重要的调查统计2本单位半年以下的3下级机关报送年度以上的永久短期长期七预算、决算形成的文件材料1本单位年度预算、决算2本单位半年以下预算、决算长期短期八合同、协议1有效期二十年以上的2其他长期短期九外事活动形成的文件材料1反映重要国际活动，具有历史查考价值的2一般业务的3与外国签订的合同、协定、协议书(1)本单位经办的(2)非本单位经办但要执行的(3)一般事务性的永久长期永久长期 短期十外国专家在我国活动形成的文件材料1被采纳的重大改革举措、有科学历史价