财务会计机构设置管理及财务知识分析体系

C-FCD-001 财务体系文件财务管理体系目 录一、会计机构设置及内部控制制度21、会计机构设置22、财会人员岗位责任制33、内部控制流程44、物业票据管理流程55、资金审批流程6二、会计核算81、会计核算办法82、会计报表流程113、会计电算化管理流程124、会计档案管理流程155、内部审计流程16三、预算管理171、预算管理制度172、年度预算收入183、年度预算支出194、收支情况分析205、部门费用预算21四、资产管理、费用报销制度241、物资管理流程242、固定资产管理流程253、收费管理流程264、费用报销流程275、员工相关费用管理流程29五、货币资金管理办法301、保证金管理流程302、现金管理流程313、备用金管理流程324、银行账户管理流程335、个人借款管理流程34一、会计机构设置及内部控制制度1、 会计机构设置1.1按照中华人民共和国会计法，公司设置会计机构，配备专职会计人员，并在会计机构中指定会计主管人员。1.2会计机构内部应当建立健全稽核制度。1.3出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。1.4从事会计工作的人员，必须取得会计从业资格证书。担任单位会计机构负责人(会计主管人员)的，除取得会计从业资格证书外，还应当具备会计师以上专业技术职务资格或者从事会计工作三年以上经历。1.5会计人员应当遵守职业道德，提高业务素质。1.6因有提供虚假财务会计报告，做假账，隐匿或者故意销毁会计凭证、会计账簿、财务会计报告，贪污，挪用公款，职务侵占等与会计职务有关的违法行为被依法追究刑事责任的人员，不得取得或者重新取得会计从业资格证书。除前款规定的人员外，因违法违纪行为被吊销会计从业资格证书的人员，自被吊销会计从业资格证书之日起五年内，不得重新取得会计从业资格证书。1.7会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人(会计主管人员)监交；会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。2、 财会人员岗位责任制2.1会计2.1.1 熟悉国家相关法律法规及企业会计制度.2.1.2 负责编制、复核会计凭证，同时进行总账、明细账的核算与核对。2.1.3 负责应收、应付账款的核算工作，及时清理债权、债务，避免坏账损失，督促有关人员及时报账及核对余额。2.1.4 负责对固定资产、低值易耗品的核算与财务管理工作，办理资产内部调拨登记手续，参与固定资产、低值易耗品的盘点、清理、报废工作，做到账物相符。2.1.5 按月编制上报会计报表。2.1.6 负责计税、报税、缴税等税收方面的工作。2.1.7 负责物业公司发票、收据的领用和登记管理工作。2.1.8负责会计凭证、报表的装订工作。2.1.9负责各种凭证、报表、账本的打印工作2.1.10负责会计档案的保管工作。2.1.11每月稽核出纳现金、银行账户余额及银行存款余额调节表，不定期检查出纳员的库存现金，保证账实相符。2.1.12负责物业管理费、装修保证金、有偿服务费的收费工作。2.1.13做好上级领导交办的其他工作。2.2出纳员2.2.1 熟悉公司财会制度及现金、银行管理规定，熟悉公司的收费工作程序和收费标准。 2.2.2 按照已复核的收、付款凭证或已审批的借款申请表办理收、付款业务。2.2.3 及时登记现金、银行日记账，并结出每日余额，做到日清月结，每月要与会计账进行核对。2.2.4 收到现金时，出纳必须填写收据或发票，客户联交付款人，记账联交会计作账。2.2.5 严格执行现金管理规定，现金库存量不超过规定限额，合理使用现金、现金支票、转账支票，不得以任何理由挪用库存现金。2.2.6 保管好库存现金、银行支票、收据、发票及有价证券，并按规定进行使用。2.2.7 确保收入款项的安全，收到的现金要及时送存银行。2.2.9 月末核对银行存款余额，对未达账项，编制银行存款余额调节表。2.2.10 做好上级领导交办的其他工作。3、内部控制流程3.1目标 3.1.1 建立行之有效的财务风险预警和控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动正常进行。 3.1.2 保证账面资产与实物资产定期核对相符，确保实物资产的安全和完整并有效发挥作用，减少积压和闲 置资产的减值损失。 3.1.3 保证物业服务公司的管理制度能够贯彻落实。3.2建立健全内部控制制度 3.2.1 内部控制包括：岗位分工及归口控制、授权批准控制、业务流程控制、记录控制、财产保全控制、内部报告控制、检查监督控制等。 3.2.2 岗位分工及归口控制主要明确不兼容职务相互分离的原则，合理划分职责权限，形成相互制衡机制。不相容职务主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽核、业务经办和财产保管、授权批准与监督检查等职务。 3.2.3 授权批准控制主要明确授权批准的范围、层次、程序、权限、责任等相关内容，物业服务公司各级管理层应行使的职权，经办人员如何在授权范围内办理业务。 3.2.4 业务流程控制主要明确在业务过程中程序要求，以及每个环节的控制要求。 3.2.5 记录控制主要明确相关业务的事项记录要求。 3.2.6 监督检查控制主要明确监督检查主体、检查内容及检查结果的处理。3.3制定岗位职责，明确岗位分工3.3.1 出纳不能兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。 3.3.2出纳不能保管所有银行印鉴。 3.3.3 出纳对大额现金的提取、送存业务不能一人前往办理。 3.3.4如物业服务公司采用财务软件进行会计核算，必须设置核算权限，每人设置密码以分清责任进行会计核算。3.3.5会计定期核对现金日记账、银行存款日记账，稽核现金实存数，银行存款实存数。 3.3.6会计定期检查由出纳负责保管的各种票据的使用、结存情况。 3.3.7总公司财务部月末对财务会计编制的财务报表进行审核。 3.3.8财务报表必须经物业经理审批后方可上报总公司财务部。3.3.9总公司财务部负责每三个月检查各物业服务公司银行管理使用情况。4、物业票据管理流程本制度所指票据包括：发票/收据和支票4.1购买与领用4.1.1所有发票/收据由物业服务公司财务部出纳购买，发票购买后须加盖发票专用章，收据加盖财务专用章,盖章后的票据在会计处保管，出纳领用时需办理领用登记手续。4.1.2支票由出纳在开户银行购买并保管，银行印鉴实行严格分人保管制度。4.2印章使用支票 - 加盖银行预留印鉴。发票使用隋圆型的发票专用章，并刻有纳税人识别号。收据使用印制收据，使用财务专用章4.3票据管理4.3.1发票/收据1)出纳负责开单，一式三联：一客户联 - 交缴款客户；二记账联 与缴款凭证一起交会计做账，票据用完一本后,应交回会计处审查,并作销号处理。 2)票据的三联所写之内容、金额应完全一致，不得开具阴阳票据。3)对开错的票据应及时作废，并将客户联、记账联、存根三联钉在一起，票据上应注明作废字样。4)如遇特殊情况，出纳不能收取款项需由其它人代为收取并开票的，出纳应及时与代办人进行款项交接，并在其所代开的票据的记账、存根联上签上自己的姓名以示该项钱款已收到并与所开之票据金额相等。5)临时停车费:会计负责临时停车票的保管、领用登记及收回工作。4.3.2支票1)严禁签发空白支票，更不准将支票借给任何单位或个人办理结算。2)对作废支票，必须加盖作废戳记，并与存根一起保存，年终时装订成册，作为会计档案进行保存。4.4票据监管4.4.1出纳开具的发票 / 收据，必须按顺序统一编号,不可跳号，作废票据在摘要中注明作废。4.4.2会计收到出纳交回的票据存根后，对该本票据进行销号，并作为会计档案进行保管。5、资金审批流程5.1根据资金的性质，资金支付分为以下几大类5.1.1日常经营性费用支出，包括办公用品、通讯费、交通费、差旅费、业务招待费、会议费、水电费、其他。5.1.2经营采购支出：主要指为保洁、绿化、以及公共设施.设备修理而进行的物资采购。5.1.3员工薪酬支出：员工薪资、奖金、津贴、补贴、福利费等。5.1.4购置固定资产、工具支出。5.1.5税费支出，指公司应缴纳的各项税费。5.1.6其他支出。5.2资金支付印鉴的管理5.2.1公司的资金支付实行分管制，支付所需提供的手续进行分开管理，对于印鉴的管理，规定出纳保管个人名章，会计保管财务专用章。5.2.2网上银行的U盾：出纳负责保管支付的U盾，会计负责保管授权支付的U盾。5.2.3不论是印鉴或是U盾，各自所保管的部分不能交由另一方代为保管，如有工作变动需进行移交时，必须在主管或物业公司经理监交的情况下进行交接。 5.3资金审批的责任5.3.1经办人应真实反映资金支付的内容，在付款单据上签字，对资金支付的结果负直接责任。5.3.2部门主管对资金的使用、合理性及必要性负责，对资金支付的结果负部门领导责任。5.3.3财务部按照预算内资金安排，对各类支付凭证的合法性、真实性、准确性、完整性进行审核，对于不规范的支付凭证有权退回。5.3.4集团总经理、董事长对各类资金支付具有最终审批权，对资金支付的结果负领导责任。5.4资金的审批流程序号项目经办人部门主管财务主管物业经理集团总经理(或董事长)出纳1日常费用开支(5000元以下)签字签字签字审核支付2日常费用开支(5001元以上)签字签字签字审核审批支付3材料采购(5000元以下)签字签字签字审核支付4材料采购(5000元以上)签字签字签字审核审批支付5工程维修(5000元以下)签字签字签字审核支付6工程项目(5000元以上)签字签字签字审核审批支付7工资签字签字审核审批支付8备用金签字支付一、 会计核算1、会计核算办法1.1总则为了规范企业行为，加强会计核算工作，根据中华人民共和国会计法、企业会计准则房地产开发企业会计制度及“物业管理企业会计核算补充规定（试行）”，结合物业服务公司实际情况，制定本会计核算制度。1.1.1会计工作的主要任务a) 组织会计核算，如实、全面、客观、及时地反映公司财务状况和经营成果。b) 实行会计监督，保证资金和财产安全，维护公司信誉和权益。c) 开展会计检查与辅导，提高会计核算质量与效率，保证会计信息质量。d) 进行会计分析和预测，为经营决策提供信息。e) 对公司经营活动进行预算和控制，对经营成果进行考核和评价。1.2会计核算规定1.2.1基本规定会计年度 自公历一月一日起至十二月三十一日止。会计记账 采用借贷记账法会计核算 坚持客观性、可比性、一惯性、相关性、及时性和明晰性原则。记账本位币 以人民币为记账本位币1.2.2会计凭证和会计账簿1.2.2.1会计凭证会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。是办理收款、付款和记账的依据，也是核对账务和事后查考的重要依据。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。1.2.2.2原始凭证原始凭证，是在经营业务发生时，由业务经办人员直接收得或填制、用以表明某项经营业务已经发生或完成，并明确有关经营责任的书面证明。原始凭证按其来源不同可分为外来原始凭证和内部原始凭证。1.2.2.3记账凭证记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证填制的，用以确定会计分录，直接作为记账依据的凭证。1.2.2.4会计账薄会计账薄用来序时、分类地记录和反映本公司的经济业务。会计账薄包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账薄等。总账用以总括反映各项经营业务引起的资金、财产和损益的增减变化情况。明细账是提供有关明细核算资料的账薄。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，当天必须结算出现金日记账和银行存款日记账，与库存现金银行对账信息核对无误。1.3会计核算体系1.3.1会计科目的设置a）资产类科目：库存现金，银行存款，其他货币资金，应收账款，预付账款，应收利息，其他应收款，坏账准备，材料采购，原材料，库存商品，长期应收款，固定资产，累计折旧，固定资产清理，无形资产，累计摊销，无形资产减值准备，商誉，长期待摊费用，递延所得税资产，待处理财产损益b)负债类科目：短期借款，应付账云消雾散，预收账款，代收款项，应付职工薪酬，应交税费，应付利息，应付股利，其他应付款，代管基金，长期借款，应付债券，长期应付款c)所有者权益类：实收资本，资本公积，盈余公积，本年利润，利润分配d)成本类科目：物业工程e)损益类科目：主营业务收入，其他业务收入，投资损益，营业外收入，主营业务成本，其他业务支出，营业税金及附加，管理费用，财务费用，营业外支出，所得税费用，以前年度损益调整1.3.2会计核算1.3.2.1经营收入核算经营收入核算是指企业从事物业管理和其他经营活动所取得各项收入，包括主营业务收入和其他业务收入。a) 主营业务收入是指企业在从事物业管理活动中，为物为产权人、使用人提供维修管理和服务所取得的收入，包插物业管理收入，物业经宫收入和物业大修收入；当企业在劳务已经提供同时收讫价款或取得收取凭据时确认为收入的实现，并按收入类别进行明细核算计入“主营业务收入”科目核算；b) 其他业务收入是指企业从事主管业务以外的其他经营活动所取得的收入，包话房屋出租、经营停车场、房屋中介代班、材料物资销售、废品回收、商业经营收入等；当属于其他业务收入范围的收入，计入“其他业务收入”科目，并按收入类别进行明细核算。1.3.2.2成本费用核算成本费用核算应送收入成本配比原则，按照物业管理、物业经营、物业大修等不同业务项目比列归集各自的成本费用。a) “主营业务成本”按不同的核算对象，设“物业管理成本”“物业经营成本”“物业大修成本”明经科目，并与“主营业务收入”的明细核算相对应；b) “其他业务支出”核算企业从事其他经营活动所支出的有关成本和费用支出，并与“其他业务收入”的明细核算相对应c) “物业工程”核算企业承接房屋共用部位、共用设施设备大修、更新及改造物业工程发生的各项支出，按工程项目设置明细账；1.3.2.3期间费用期间费用是指企业发生的与直接生产经营活动无关的经营管理性支出，计入期间费用，包括“管理费用”“财务费用”。a) “管理费用”主要核算企业管理机构在经营中发生的管理人员工资、福利费，社会保险费、固定资产折旧费、修理费、水电费、租赁费、办公费、差旅费、交通运输费、财产保险费、劳动保护费、绿化维护费、机构科消耗等间接费用；b) “财产费用”主要核算企业在筹资过程中发生的借款利息，金融机构手续费和工本费；1.3.2.4维修基金的核算维修基金是在商品房和公有住房出售后，用于共有部位，共有设施设备保修期满后的大修更新、改造的资金，具体包插共有部位维修基金和共有设施设备维修基金。企业设置“代管期金”科目，核算企业维修基金、本金及利息收入。2、会计报表流程21公司必须每月编制月度财务报表，年末编制年度财务决算报表。 22公司编制财务报表，必须依据真实的交易、会计事项以及完整、准确、核对无误的帐簿记录和其它相关资料进行编制，报表必须做到内容完整、数据真实、计算准确，不得漏报或者任意取舍。23公司必须按照集团公司规定的结帐日进行结帐。每月结帐日为月末最后一天，年度结帐日为每年的12月31日，月报表上报时间为次月10日，年度决算报表上报时间为次年的15日。 24财务部负责编制月度、年度会计报表，经物业服务公司经理审核签字，连同封面信交总公司审批。25公司在编报月度、年度财务报表前，必须按照下列规定，全面清查资产、核实债权债务： 2.5.1结算款项，包括应收款项、应付款项、应交税金等是否与债权、债务单位金额一致。 2.5.2库存材料的实际数量与帐面数量是否一致。2.5.3固定资产的实际数量与帐面数量是否一致。2.5.4开户银行月末余额与账面余数是否一致，如有未达账项，要作银行存款余额调节表。2.5.5出纳人员月末要作现金盘库表，核对库存现金数与账面余额。2.5.6需要核实、清查的其它内容。26公司在编制财务报表，除必须全面清查资产、核实债务外，还必须完成下列工作： 核对各会计帐簿记录与会计凭证的内容、金额等是否一致，记帐方向是否相符； 结帐日进行结帐时，结出有关会计帐簿的余额和发生额，并核对各会计帐簿的余额。2.7编制财务报表时，对经查实后的资产、负债有变动的，必须按照国家统一的会计制度规定的确认和计量要求，作出适当的会计处理。 2.8财务报表本期与上期的有关数字必须相互衔接。2.9按照总公司的要求,结合物业服务公司特点,设计报表式样,全面反映企业经营状况和经营成果,以满足报表使用人的需要。2.10每月上报的财务报表主要包括： 资产负债表 损益表 现金流量表 现金盘点记录表 银行存款对帐单3、会计电算化管理流程3.1为了加强财务信息系统的管理工作，促进公司会计电算化持续健康的发展，根据财政部会计电算化管理办法、会计电算化工作规范，结合公司信息管理工作的特点，特制定本办法。3.2公司设置电算化岗位，可以采用一人多岗的方式 ，但是，出纳人员不得兼系统管理岗位和电算化审查岗位。3.3岗位工作职责 3.3.1电算主管3.3.1.1 组织会计核算工作，负责会计电算化岗位的设置，指导、检查、考核各岗位执行规章制度的情况。3.3.2.2 负责设置会计科目和会计人员财务软件操作权限。3.3.2.3负责组织年初财务软件的建账和年终转账工作，并将转账清单、科目表，上年年终科目汇总表、本年年初科目汇总表装订成册，作为年初建账的依据； 负责会计电算化系统运行过程中有关项目的设置和检查工作。 3.3.2.4负责设置会计报表的格式及数据关系，并组织有关人员具体实施。3.3.2.5定期审查机内数据与书面资料（凭证、账簿、报表等）的一致性；防止其它影响会计数据其实性的问题发生。3.3.2系统及数据管理员3.3.2.1 负责计算机网络系统硬件和软件的维护工作，及时排除计算机系统运行中的软硬件故障。 3.3.2.2 负责计算机病毒的检查和防治工作。3.3.2.3负责外来存储设备的检查和审定工作。3.3.2.4负责计算机系统会计数据的安全完整，负责制订保证系统安全完整的相应控制制度及程序，检查和监督系统操作人员的具体操作是否有越权，发现问题应及时向会计主管报告。 3.3.2.5负责财务软件的数据备分工作。3.3.2.6根据会计主管的安排，负责制单人、复核人员及其他会计人员计算机相关知识的培训工作。3.3.3账套主管 3.3.3.1 负责对输入的会计数据（记帐凭证和原始凭证等）进行审核，负责会计电算化系统的记账、对账和结帐工作。 3.3.3.2月末两个工作日之内，及时将当月全部凭证登记入帐，并打印出全部科目汇总表。3.3.3.3年末打印出所有账页并装订成册。3.3.4会计凭证制单人员3.3.4.1负责日常各项会计凭证制单，并打印出记账凭证，随同原始凭证交审核人员审核。 3.3.4.2审核人员发现问题退回的凭证，要及时更正，重新打印出记账凭证。 3.3.5出纳人员3.3.5.1根据会计人员和审核人员签章的现金收付凭证，进行现金收付，并登记现金日记账。 3.3.5.2每日前结清日记账，并清查库存现金，做到账实相符。 3.3.5.3根据会计人员和审核人员签章的银行存款收付凭证，开具支票或办理汇款。3.3.5.4负责银行款项的收付工作，做好收支款项的登记。及时登记日记帐。3.4接交工作要求3.4.1电算化主管负责监交。 3.4.2交接完毕以前的系统管理维护工作由现任系统管理员负责。 3.4.3交接完成后由监交人员及交接的双方签字，并作为会计档案存档。 3.4.4移交清单包括的内容： 3.4.4.1网络服务器口令及软件系统口令。3.4.4.2每年的历史数据备份，本年的所有的数据备份。 3.4.4.3系统维护记录本。 3.4.4.4系统软件，及版本授权证书和序列号。 3.4.4.5其他应交接的内容。3.5一般操作人员的岗位交接，应在移交清册中列明操作员口令及密码，及有关资料、实物等。 操作权限如需变更的，应请示系统管理员作相应变更。会计人员调离财经部，除办理交接事宜外，还应由系统管理员取消其操作员资格。3.6为保障会计电算化专用设备运行良好，所有配备计算机的房间应保持良好的卫生环境，严禁吸烟，并保持适当的温度和湿度。3.7会计电算化硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表系统、固定资产系统和其他会计事务处理。任何人不得安装游戏软件、个人文字处理，不得对外服务。系统管理员应适时逐台检查，发现问题及时解决。3.8系统的维护管理工作由系统管理人员或由系统管理人员授权的专业维护人员负责进行。未经系统管理员授权，其他人员不得进行系统维护操作。3.9财务信息的安全是指信息不丢失、不损毁、不向无关人员泄露、不被非法修改。保障信息的安全要从技术和管理两个方面着手。做好安全保密工作。3.10会计软件的数据分为输入数据、输出数据、备份数据、存档数据等四类。输入数据包括输入计算机的记账凭证、报表数据等，人为录入。复核人员严格审核记账凭证，以保证输入数据的正确性和合法性。数据输入的会计凭证在操作完毕后，打印装订成册存档。3.11操作人员必须设置自己的操作口令，并定期更换口令。口令的安全由操作人员自己负责，操作人员发现自己口令被修改或删除应及时向会计主管报告，会计主管可委托系统管理员会同电算审查员，查明原因后再做处理。网络服务器及数据库口令的安全由系统管理员负责。口令一定做到安全保密，密码设置在6位以上。3.12操作人员离开计算机前应退出系统或进行系统封锁，操作人员对自己帐号下的所有操作负完全责任。3.13会计软件产生的凭证、账簿、报表等会计资料，必须以书面形式打印出来，打印结果必须清楚。所有打印出的凭证、账簿、报表，要按会计工作规范的要求经制单人员、审核人员、记帐人员、会计主管签字或盖章后生效。审核人员对打印件签字或盖章，必须与机器内数据核对一致后进行。3.14结账时，要规定结账时间、结账顺序。产生上报报表以后不能再录入本月凭证，必须保证账表的一致。报表上报以前必须进行报表校验（勾稽关系检查），检查通过后才能上报。上报报表必须以书面及或网络传递两种方式进行。3.15系统管理员应每半个月检查一次工作日志，核实操作人员的主权时间、操作内容等。3.16对系统软硬件的操作必须按照正确的操作规程进行。电源的开关、软件的启动与关闭都应遵循正确的顺序。 4、 会计档案管理流程4.1为加强公司会计档案管理，根据中华人民共和国会计法及财政部会计档案管理办法相关规定,特制订本办法。4.2会计档案是指会计凭证，会计帐册，会计报表,银行对账单,税务资料等会计资料。4.3整理与移交归档4.3.1财务部门应按照档案管理要求，负责将会计档案整理、立卷、装订成册。4.3.2会计报表，归档前需进行整理，装订成册。封面上写明公司名称、所属会计年度。4.3.3会计帐册，在归档前经整理后，在封面上写明帐册名称、所属会计年度。4.3.4会计凭证，每月要及时装订成册，装订中要做到整齐、牢固，凭证封面上要按要求填写完整。4.3.5当年会计档案，在会计年度终了后，由财务部门按类别作好会计档案登记工作，进行归档，会计档案要专人负责保管。4.4调档查阅4.4.1公司或外单位人员需调阅会计档案，要经相关部门的审批同意，并且作好备案登记工作。4.4.2查阅档案只限在公司内进行。会计档案原件不外借，确因工作需要复制，须经公司主管领导批准。4.4.3查阅人应切实负责查阅档案材料的安全，不得损坏、涂改、拆卷。4.5保管与销毁 4.5.1会计档案的保管期限，依据国家的相关规定办理。4.5.2会计档案保管期满需要销毁时，由保管部门提出销毁意见，会同相关部门进行鉴定，经过严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司主管领导审查，报请上级主管单位批准后方能销毁。4.5.3对期满需销毁档案中未了结的债权债务原始凭证，应单独抽出另行立卷，保管到结清债权债务时为止。4.5.4会计档案的销毁必须到指定的地点进行，并由公司指派负责人和财务部门一道，共同监销。4.5.5监销人在销毁会计档案前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，清册交公司保管。4.5.6作好日常档案的保管工作，维护档案安全，防止泄密。5、内部审计流程5.1总公司财务部对各物业服务公司的制度执行、账务处理、会计凭证、财务报表、各种会计资料有指导、监督、检查的权利、责任和义务。 5.2总公司财务部对认为有必要进行检查事项可定期(如每三个月)或随时进行检查工作，各物业服务公司不得以任何理由拒绝内部检查。 5.3公司内部检查的主要内容包括： 5.3.1各项管理制度执行的检查。 5.3.2内部监控操作的检查。 5.3.3各项收入的检查。 5.3.4各项代收、代付款项的检查。 5.3.5各项支出的检查。 5.3.6各项超预算费用的检查。5.3.7各租户、小业主保证金的管理检查。 5.3.8各种财务票据的管理检查。 5.3.9财务凭证及资料档案收集装订的管理检查。 5.3.10各项税金核算、支付情况的检查。 5.3.11各项应收费用的收缴率的统计检查。 5.3.12日常备用金的管理使用检查。 5.3.13各类资产盘点及相关使用制度的检查等。5.4内部审计结束后，总公司财务部编写专项审计报告向总公司部门主管及香港总部汇报相关的审计结果,提出建议改善措施。5.5总公司部门主管要对物业服务公司经理就专项审计报告的内容提出修正及改善的方法，并于指定日期完成。5.6物业服务公司除接受公司总部的内部审计检查及会计师事务所进行年度审计外，还必须接受开发商委托的会计师事务所年度审计以及国家财税部门的监督检查。 二、 预算管理1、预算管理制度1.1总则为了深化公司全面预算管理的思想,有效利用和控制公司在经营过程中的收支,作到计划性、前瞻性和有序性，增强企业竟争力,提高经济效益,特制定本办法。1.2预算管理组织预算管理小组:由公司经理、副经理、财务人员组成,全面负责公司运营范围的预算管理。1.3预算的编制程序根据公司确定的年度经营目标,年初由公司各部门、各项目按照要求及本部门工作目标编制部门年度预算草案，由公司财务部负责汇总整理， 编制公司年度预算，上报公司经理审核，再上报集团公司审批。经审批后的年度预算指标,公司要进行层层分解落实,明确相关责任，并按月、季进行考核。预算一经确定就不得随意进行调整。1.4预算的内容结合公司特点，按照公司确定的年度经营目标，编制收入、利润、成本、费用预算。1.4.1预算收入：物业管理收入、物业经营收入、物业大修收入、其他收入。在编制收入预算时,避免漏项,不得将上年的非正常收入作为编制预算收入的依据。1.4.2预算费用：人员经费、设备购置费、维修费、绿化费、保洁费、保安费、税费及管理机构费用。在编制费用支出时,应当贯彻厉行节约,勤俭办事的原则。1.5预算的执行与控制1.5.1公司财务预算一经批复下达，各部门就必须认真组织实施，将财务预算指标层层分解，从横向和纵向落实到各部门、各环节和各岗位，形成全方位的财务预算执行责任体系。1.5.2公司要将年度预算细分为月份和季度预算，以控制分期预算确保年度预算目标的实现。本着厉行节约的原则， 财务应严格控制成本费用支出。 1.5.3强化现金流量的预算管理，按时组织预算资金的收入，严格控制预算资金的支付，调节资金收付平衡，控制支付风险。对于预算内的资金拨付，按照授权审批程序执行。对于预算外的项目支出，要严格控制，对无合同、无凭证、无手续的项目支出，不予支付。1.5.4公司应当建立财务预算分析制度，定期召开财务预算执行分析会议，全面掌握财务预算的执行情况，研究、解决财务预算执行中存在的问题，及时纠正执行中出现的偏差。将事前预测、事中控制和事后分析相结合，为公司年度绩效考核及未来决策提供数据。2、年度预算收入年度预算收入表 广元芳草地物业服务有限公司 单位：元内 容预 算 ( BUDGET )1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合计一、主营业务收入1.物业管理收入其中:应收数(100%) 实收数（%） 预计收缴率2.物业经营收入3.物业大修收入4.车位管理费收入其中:应收数（100%） 实收数（%） 预计收缴率二、其他业务收入1、临时停车费收入2、维修费3、广告费4、代开发商维保5、会所收入6、房屋出租7、其他服务收入总计3、 年度预算支出年度预算支出表广元芳草地物业服务有限公司 单位：元内容预算（BUDGET）1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月一、主营业务成本1、工资新酬1.1安保人员1.2维修人员1.3保洁人员1.4绿化人员2、职工福利费3、社会保险费4、机物料消耗二、其他业务成本1.人员工资2.机物料消耗三、管理费用1、管理人员工资2、福利费3、社会保险4、租赁费5、水电费6、服装费7、折旧费8、办公费9、差旅费10、11、12、13、14、四、财务费用五、税金支出总计4、 收支情况分析年度物业服务公司费用收支情况分析表序号项目测算依据月预算额（元）年预算额（元）备 注1收入预算见收入预算表2支出预算见支出预算表收支情况测算结果：收支平衡5、部门费用预算表一 年度人事费用预算表序号岗位设置人数月支出年支出社会保险费（年）1物业公司经理2综合部副经理3客户部主管4安全部主管5人力行政部主管6主管会计7后勤部主管8安全员9保洁员10绿化工11好管家12工程技术员13办公室人员14合 计表二 年度管理费用预算表序号项 目测算依据月支出（元）年支出（元）备 注1办公费综合测算2通讯费综合测算3业务费综合测算4水电费综合测算5租赁费综合测算6服装费综合测算7差旅费8审计费9福利费综合测算10印刷费11合 计表三 年度保洁费用测算序号项目测算依据月支出（元）年支出（元）备 注1卫生消杀每月2次，每次60元2清洁化粪池200元/个.次，1年1次3清洁材料费普通工具4清洁材料费普通清洁剂5清洁材料费清洁垃圾袋6水景费用综合测算7合 计表四 年度安全秩序维护费用预算表序号项目测算依据月支出（元）年支出（元）备注1安保系统日常运行电费按总功率4KW，每天开机24小时，电费1元/kw2安保器材维修与养护费综合测算3日常安全秩序耗材费电池/充电器/巡更点等综合测算4安全秩序人员意外伤害人均90元/年5合 计表五 年度设施设备维护费用序号项目测算依据月支出（元）年支出（元）备注1公共设施维护费用综合测算2电梯年检维保费用6000元/台/年3消防设施设备维护费用综合测算4安保机房设备维护费用综合测算5水泵管路闸阀维护费用综合测算6照明电器维护费用综合测算7合 计表六 年度绿化费用预算表序号项目测算依据月支出（元）年支出（元）备注1绿化工具耗材按2人计算，人均15元/月2补植、肥料、药材绿地按植物面积30%，0.1元/3绿化用水费综合测算4水景清洁和用水费综合测算5合 计表七 设备设施公众责任险序号项目测算依据月支出（元）年支出（元）备注1财产保险财产300万元计，费率12公众责任险责任限额300万/年，费率33合 计三、 资产管理、费用报销制度1、物资管理流程为了加强物业服务公司资产管理，完善公司物资进出库手续，节约成本，控制费用开支，特制定物资管理流程。除固定资产外,物业服务公司将物资分为低值易耗品、办公用品、物料用品三类进行核算管理1.1物资入库出库手续的办理1.1.1所有采购物资必须办理验收入库手续。1.1.2仓库管理员验收物资，必须认真核对名称、型号、规格、数量、金额等内容是否与已审批的物资申购表一致，发现不符合要求的，一律拒绝收货。1.1.3对于尚未取得发票而先办理入库的物资，仓库管理员必须将实物与送货单上所列的名称、型号、规格、数量进行核对。1.1.4对于验收合格的物资,仓库管理员签字确认，并作好入库登记工作。1.1.5物资出库必须由使用部门填制领料单，领料单上应列明领用物资的名称、型号、规格、数量、用途、使用地点等，必须有使用部门的主管签字。1.1.6已出库的物资，若质量、规格不符合要求，可以退货，但必须注明退货原因。使用部门办理退货后,仓库管理员要填写一式三联的退货单，并作好退货的相关登记工作。1.2物资日常管理1.2.1物资要按照用途、规格进行编号分类存放。1.2.2仓库管理员要经常检查物资存放的情况，发现有质量问题，应及时进行处理。1.2.3仓库管理员要随时掌握库存情况，接近最低库存量时，应及时通知有关部门作申购计划。1.3物资的盘点1.3.1仓库管理员要定期进行物资盘库工作,并将盘库情况分类造册,上报财务部及相关部门。1.3.2在盘库过程中,若发现盘盈、盘亏、损坏及霉变物资，要及时上报相关部门，查明原因，分清责任，给公司造成损失的，要追究当事人责任。1.3.3对于工器具,因超过使用期限而无法继续使用的、可以进行以旧换新处理。2、固定资产管理流程2.1为了加强固定资产管理，充分发挥固定资产效能，保证固定资产的安全完整，结合物业服务公司情况，制定固定资产管理流程。2.2固定资产是指使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并使用时间超过两年的，也应当作为固定资产。2.3 固定资产的分类2.3.1按经济用途分为生产经营用和非生产经营用两类2.3.2按使用情况分为使用中、未使用、不需用三类2.3.3按产权归属分为自有、接受投资和租入三类2.3.4按实物形态分为房屋及建筑物、机器设备