调度工作手册

调度岗位工作手册一 调度岗位描述: 1. 在后勤工程部经理领导下，负责主持本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务；2. 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，密切与策划、财务、库房、人事等部门的工作联系，加强与有关部门的协作配合工作；3. 负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好公司各部门及有关岗位定员定编工作，切合实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费；4. 负责配合人力资源拟定和实行员工行政考核、薪酬管理。5. 负责公司对外围人员、供货商的合理调度和管理。6. 随时关注外围人员的心态和工作能力，制定外围人员的激励机制，达到外围人员对公司的向心力。7. 根据客户满意度情况对表现特别优秀的人员进行奖励，对表现不佳的人员进行思想教育。8. 通过外围人员了解其它同行业的经营、管理、业务等方面信息。9. 协助经理做好公司员工招聘、培训的实施。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。二 岗位任职条件1知识技能：工商管理专业、人力资源专业2教育背景：大学专科或以上学历3工作经历：3年以上相关工作经验4素质要求：良好的沟通能力、协调力、执行力。三 岗位职责要求 1. 细心 及时 公正2. 对突发事件能冷静快速地采取最适合当时情景的处理方式3. 自我检查能力和监控能力强4. 为人谦和 亲和能力强，工作态度和蔼、热情、谦逊、不卑不亢、大方有理。5. 严格遵守公司制定的各项规章制度。具备爱岗敬业精神。6.有较强的责任心和事业心。思维灵活，有创意，有开拓精神。身体健康。7. 保持通讯的畅通（如有意外，需及时与后勤工程部经理取得联系） 四 工作目标：1、各项资源最大化：最大限度保证销售部门的物料及人力资源供应2、成本最低原则：努力降低供货商及各项专兼职人力资源成本3、效益最大化：与各部门充分沟通，使公司资源、物料使用效益最大化4、质量优先原则：通过培训考核等手段，保障、提升各供货商、人力资源的服务质量，五 工作流程图： 调度工作流程图 客户订单（如定团队，需确认是否有相应资源） a如有团队预定，婚礼顾问和调度需事前的 b正常定项目的打印出预定单沟通，确保有合乎顾客条件的资源存在并避免特殊人员的撞单 调度（核对预定单和电脑系统的一致性）花车、主持人等指定人员安排确认 未指定人员 预留人员备选 根据订单趋势预留专兼职技术人员资源 婚期30天前 婚礼15天前确定主持人与客户联系预约见面时间（有特殊时间要求的顾客以顾客要求的时间为准）核对预定单与电脑系统上内容的一致性 婚期10天前（前一个周3）a 打印派工单，交派工单到销售部接待处 婚期7天前（前一个周末）b 确定所有订单所需道具，是否需要另行申购; 如需申购，做申购清单于周一一同购买 c 确定摄像化妆其它为客户提供服务的人员，并要求他们在规定的时间与客户沟通 a 销售部员工沟通确认定单，并将派工单交与调度 婚期6天前（周1下午2点以前） （如有项目更改，需要用便于沟通不易引起歧义的语言手工注明项目更改事宜） b 调度人员与鲜花供应商进行沟通确认花色，花型及顾客的特殊要求 （此项目为常规鲜花派工，如对花材有特殊要求，需提前10天与公司花艺师和花艺供应商联系确定） 婚期6天前（周1下午6点以前）c 其他供应商的供应项目及数量的落实确认并告知在婚礼前两天将由婚礼现场督导再次与之确认，将婚礼督导或现场项目主管联系方式留给供应商 婚期6天前（周一下午6：30点以前） 打印花车总表并通知供货商检查库房物品是否准备完善并进行采购 婚期4天前（周3下午6点以前）确定会场布置工作人员，和销售确定入场时间和领料时间, 并通知相关人员 婚期2天前（周四下午6：30点以前） a 调度领取会场所需押金及入场费，并妥善保管 婚礼2天（周四下午下班前）b 监督和提醒婚礼督导和会场布置人员要准备的物品道具 婚礼24小时前c 提醒顾客花车相关事宜,d 进行影视后期制作派工，e 复查本周婚礼人员道具等安排进行是否到位，并安排第二天的工作计划 a 婚礼人员现场外围人员现场提供服务 婚礼当天b 花车负责人到扎花车现场进行协商管理c 保持电话畅通随时处理意外情况的发生d 外围人员回库房的沟通本次婚礼情况 六、工作步骤及要点:( 一 ) 婚礼派工1.技术人员需求计划 2.资源预留查询客户咨询情况对咨询情况做分析,什么日子需多预留资源,预留哪些资源,并逐步进行通知确认3.派工管理 3.1. 电脑系统中查询有无新的订单 3.1.1 如有新的订单录入, 需在”婚礼排班表”上进行登记 3.1.2 同时检查已留资源是否够用, 如不够则需及时调配3.2. 营业部前台收取订单 3.2.1 审核营业部所登记项目是否与订单相符, 3.2.1 注意司仪档次,性别,有无特殊要求; 是否需要出远差,是否需要早于我司规定于顾客联系 3.3 审核订单并在婚礼排班表上进行项目统计, 预留资源 3.3.1 统计时要预留资源,对资源进行预期安排 3.3.2 预留接单能力较强, 专业能力比较强的兼职人员 3.3.3结合皇历上吉日进行预留资源 4. 统计资源进行合理分配派工 4.1 针对不同客户的需求来分配资源 5. 通知预留资源与顾客沟通明细服务注意事项5.1 在告知司仪, 摄像师, 化妆师顾客的联系方式和顾客的特殊需求,便于兼职人员展开工作5.2 如是双机位拍摄,需告知摄像师合作伙伴的联系方式 6. 提前七天进行鲜花,设备租赁,投影仪,航架的外包项目派工 6.1 鲜花的花材,色彩搭配,花型要求要先和接单人员提前沟通,在告诉鲜花供应商时要比对系统图片并一式两份做好记录 6.2 追光灯,泡泡机等设备租赁时要叮嘱供应商提供优质道具给我司, 并告知库房租用数量及用在那个会场, 督促库房员工供应商送来时需要检查设备是否完好无损 6.3 航架投影仪等设备的尺寸和到场时间, 我司现场负责人员联系方式 6.4 在婚礼前1-2天进行再次确认和提醒 7. 提前2天安排并通知会场工作人员领料7.1 考虑每个会场布置和婚礼仪式期间需要的人手及人手应该具备的能力7.2 需要综合考虑现有的会场布置人员能力,也就是说每位员工能做哪些项目7.3 根据当期的婚礼场次来安排人员7.4 需要在满足会场需要的条件下考虑人员的交通方便程度7.5 预留足够时间来领道具7.6 如连续两天同一酒店都有会场则可视情况安排至少1人在同样的酒店,这样便于道具的交接和节省人力物力 8. 布置会场当天监管配合库房出货 8.1 如果第二天要其他会场要使用同样的道具,要根据当天道具回来时间进行及时调配,以免耽误入场时间 8.2 根据酒店实际情况领取背景布 电源线,通道线等道具 8.3 要求会场人员根据每个会场道具多少,会场线路来调车 9. 婚礼结束后监督会场工人返还道具, 收集会场反馈信息,结算车资力资等会场相关费用 9.1 收集会场总结表, 做人员工作表现分析9.2 统计需修理道具并分配维修人员下周会场准备工作9.3 对各个酒店我司未统计状况进行登记统计( 二 ) 人才开发 合理取用1. 通过在职兼职人员开发新的兼职人员服务我公司2. 对于有问题的兼职人员进行沟通并做出具体要求和提出人员安置意见3. 总结外围人员的各自的优势和弱项,进行相关统计 4. 安排相关培训与指导( 三 ) 道具开发 最大利用1. 对于新进的道具物品派工给研发部人员设计制作2. 根据会场人员反馈信息或其他来源对于旧道具的开发新功能3. 提示研发部留样上系统 , 通告前台销售人员道具新卖点 东睿婚礼 运营部 二零零九年三月以下资料供参考1、 调度收到订单，订单后两小时之内根据客户要求预定花车预留相关资源 2、 婚前15天安排主持人与客户联系预约见面时间（有特殊时间要求的顾客以顾客要求的时间为准）3、 安排每个订单的督导人员，督导人员根据主持人与顾客预约的见面一同见面 4、 婚前一周内安排摄像化妆其它为客户提供服务的人员，并要求他们在规定的时间与客户沟通5、 周四前通知会场人员到达公司布置时间.打印花车总表并通知供货商6、 婚前一天,提醒花车到达时间,安排花车负责人或门市人员准备好租车费用及司机领款表，进行影视后期制作派工，对本周婚礼安排进行复查是否准确 7、 婚礼当天,外围人员现场提供服务 花车负责人到扎花车现场进行协商管理，保持电话畅通随时处理意外情况的发生，外围人员回公司的与其沟通本次婚礼情况调度一天的工作活动5. 查询前一天的定单情况,并根据定单情况制作相关的表格6. 查询客户咨询情况对咨询情况做分析,什么日子需多预留资源,预留哪些资源,并逐步进行通知确认7. 与营业部沟通定单资源情况8. 对不清楚的订单详细询问门市人员具体情况9. 对于新定的道具物品派工给研发部