专业承包企业信息化项目-现状分析及解决建议

X X X X 工 程 有 限 公 司信息化项目分析及解决建议（简版）（专业承包企业）-新中大软件股份有限公司（商业资料 注意保密） 目录第一部分 XXXX工程有限公司项目概况31.1 企业介绍31.2 组织结构图31.3 组织结构描述3第二部分 分析及解决建议42.1 区域备案登记42.2 项目商机报备52.3 投标项目登记62.4 投标文件管理62.5 投标资料管理72.6 开标登记82.7 投标保证金管理92.8 合同管理102.9 客户信息维护112.10 项目信息维护122.11 进度管理132.12 质量、安全检查152.13 进度款审批162.14 劳务工管理162.15 物资管理172.16 成本管理182.17 项目资料管理202.18 项目回访21第一部分 XXXX工程有限公司项目概况1.1 企业介绍1.2 组织结构图1.3 企业特点专业承包企业的项目多是装饰、弱电、消防、机电设备、通信、数字视频、安防监控、多媒体显示等细分行业的专项承包工程，管理的特点一般前期同时跟踪项目多，销售管理难度大；很多项目周期短，成本构成复杂，核算与控制难；项目是以收入合同为主线，设备物资、物流的管理为重点，将设备的预算清单、需求计划、采购申请、采购合同、采购入库、领用安装、验收的管理过程与项目的计划跟踪过程有机结合，全面管理项目的进度、设备、成本费用、收入、分包/采购合同、资金收支和质量等各个方面。第二部分 分析及解决建议2.1 区域备案登记现状：对备案区域信息进行手工登记；问题：1）年检到期无法及时反映； 2）数据更新不能及时共享；建议：在一个表单中实现对一个区域主管单位和招投标中心备案信息的登记，通过预警功能实现对备案年检时间的提前预警，同时通过报表功能实现区域登记信息共享。区域备案登记单（参考）年检预警2.2 项目商机报备现状：分公司、子公司、总公司收集到项目商机后，在市场部进行报备，市场部对报备的信息进行预审，同时负责冲突协调工作；问题：1）项目商机手工登记容易造成信息重复而不能及时发现； 2）项目商机报备后不能及时进行信息共享； 3）报备不及时；建议：报备人员在系统中进行信息维护，在单据中维护重要信息字段，详细资料可以挂附件，同时根据公司管理制度编制评审流程，信息维护后系统自动流程，实现信息及时评审，最后通过自动生成报表，实现数据统计，在表单列表和报表中实现字段筛选和查询。单据列表（参考）项目报备登记单（参考）2.3 投标项目登记现状：没有了解问题：没有了解建议：通过系统实现对招标文件评审通过项目进行投标登记或在投标文件管理中一起实现，对确认投标的项目进行时间预警，如：保证金提交截止时间，返还截止时间、投标截止时间等。投标项目登记单（参考）2.4 投标文件管理现状：针对项目重要程度进行分级管理，一般500万以下项目分公司内审完成，500万以上3000万以下项目需要市场部评审，3000万以上项目还需要组织会审，500万以上项目需要邮寄招标文件到总公司；问题：1）费用增加； 2）时间增加；建议：通过信息化实现招标文件登记及评审，针对项目的金额大小及重要程度采用不同的管理模式，如：一般项目：只需要维护重要信息，不需要邮寄招标文件；重要项目：先维护重要信息，同时邮寄招标文件或关键数据扫描件以附件的形式上传。投标文件登记单（参考）2.5 投标资料管理现状：一般项目分子机构自行编制，重大项目市场部参与编制，都总公司参与评审；需要总公司提供的资料目前到各部门借调分别邮寄；问题：1）资料评审需要人员过来或邮寄不能及时； 2）借调资料没有统一部门完成，工作量大；建议：投标资料系统工作流评审，挂附件；资料借调系统单据申请，总公司确定主导部门，资料借用和归还通过工作流进行确定，避免资料遗失责任推卸。投标资料登记单（参考）2.6 开标登记现状：开标过程手工记录后，进行手工登记，中标情况分析和竞争对手情况分析需要手工统计；问题：1）时间段项目投标情况需要手工统计； 2）中标情况需要手工统计，如需要统计不同时间段，不同专业，不同组织等多维度的统计工作量很大；建议：在系统中实现单项目开标情况登记，同时通过报表实现各种维护的中标分析及对手情况分析。开标情况登记单（参考）2.7 投标保证金管理现状：手工登记，财务部负责跟踪；问题：保证金交付和回收需要及时查询跟踪，项目多，容易遗忘；建议：在招标文件登记或投标项目登记中进行登记，通过预警功能提前通知相关部门，财务部接到预警提醒后及时处理，处理完成后解除其他部门预警。投标资料登记单（参考）2.8 合同管理现状：手工登记，合同执行过程由分公司负责；问题：1）不能及时了解合同执行情况； 2）不能实现数据共享； 建议：合同签订前通过工作流实现合同评审，合同签订后实现合同共享，同时分公司对合同执行情况进行登记，通过预警功能进行合同控制，最后通过系统报表形成台账方便领导及时查阅及了解合同执行情况。 合同管理流程（参考）合同信息维护单据明细（参考）2.9 客户信息维护现状：手工登记；问题：客户情况分析比较需要很多的工作量；建议：对客户信息进行系统登记，明确客户评价标准，如：项目培训情况、资金支付情况等，分别进行打分，最后进行报表汇总，实现图形化分析。客户信息登记单（参考）2.10 项目信息维护现状：手工登记，市场部登记中标项目信息；问题：1）项目信息不共享，其他部门不能及时了解中标项目情况； 2）项目状态更新不及时；建议：项目中标后，维护项目台账，同时由分公司完善项目信息，并及时更新项目状态，如项目所处阶段或在建、停工、竣工等。项目信息明细（参考）2.11 进度管理现状：没有提交；问题：1）总公司各部门不能了解项目进展情况； 2）财务资金审批没有直观的依据；建议：针对项目大小和重要程度采用不同的模式： 1）项目综合上报； 2）项目综合上报+进度更新（计划进度及实际进度更新），上报及进度更新频率编制对应的管理制度支持。项目综合月报上报模式（参考）进度更新模式（参考）2.12 质量、安全检查现状：1）现场检查，拍照片； 2)过程问题发整改通知单; 3)整改完成后,拍照片发回工程部； 4）工程部抽样复查；问题：1）检查资料整理收集工程量大； 2）检查资料查找不方便； 3）检查资料容易遗失；建议：1）通过系统维护，管理流程与目前管理流程一致，区别在于工程部检查人员现在检查后，在系统中维护检查计划和上次照片，针对有问题的检查项通过系统发通知单，项目部整改外出后，直接在系统中维护整改单及上次整改完成后的照片； 2）重点项目可以配合监控系统实现项目监控，发现问题直接截图给项目发整改通知。 质量检查（PDCA） 监控系统集成2.13 进度款审批现状：通过OA系统实现审批；问题：1）没有独立的模块支撑，业务需求不一定很匹配； 2）数据归集分类不明确，不方便查找；建议：1）单独功能点维护，表单字段根据需求进行维护； 2）实现自定义分类管理，根据，单据字段进行查询； 3）项目汇总：针对项目，新增单据中实现历史数据汇总，新增单据时直接能够看到该项目已审批、未审批、本次审批等数据； 4）报表实现数据汇总：能够根据需要的维度查看各个项目的审批情况。2.14 劳务工管理现状：一些项目已经采用了脸谱考勤；问题：1）不能及时了解每个项目的劳务工情况； 2）每月统计不方便；建议：1）在系统中每个项目对项目进行登记，并每天或定期维护出勤情况； 2）结合考勤机直接进行每天考勤登记； 3）报表自动生成每个项目劳务工出勤情况，可以按月统计。劳务管理基本功能2.15 物资管理现状：没有统一的编码和分类，总公司没有进行管理；问题：1）对公司的物资消耗不能进行明确的分析； 2）不能控制项目材料价格；建议：分步实现，逐步深入： 1）总公司先进行合格供方管理，形成合格供方名录； 2）进行材料价格参考价管理，定期更新共享，保证项目材料采购价格在允许的范围内，控制公司材料成本； 3）实现主要材料计划管理； 4）实现主要材料出入库管理，实现主要材料分析； 5）进行辅材模糊管理，进行数据积累。 物资管理整体管理流程（参考）2.16 成本管理现状：项目成本基本为事后核算；问题：1）不能有效的控制项目成本； 2）不能及时的进行盈亏分析，为领导决策提供数据支持；建议：逐步推进，从粗放式管理模式逐渐向精细化管理模式推进；可以分几个阶段实行，也可以在不同的项目采用不同的成本管理模式： 1）第一阶段（整体成本控制阶段）：先实现项目施工过程中实际成本统计，并与总合同进行进行对比分析； 2）第二阶段（局部成本控制阶段）：在实现第一阶段的基础上进行深化，总体成本可以细度控制到人、材、机； 3）第三阶段（局部成本细度控制）：在实现第二阶段的基础上进行深化，材料可以细分到主要材料和辅助材料，可以进步一把主要材料细分到具体的材料类别； 4）第四阶段（成本控制分析阶段）：在实现第三阶段的基础上进行深化，把合同成本进行分解或编制施工成本进行对比分析，施工过程中实现单项对比分析，控制项目成本； 5）第五阶段（全面控制分析阶段）：在实现第四阶段的基础上进行深化，增加核算分析维度，如时间（月）+CBS，则可以实现一个月中项目人、材、机的实际成本，控制更细的话，可以实现到比人、材、机更细；同时与合同成本、施工成本比较当月的盈亏情况，为领导决策提供数据支持，当然核算维度也可以做更严格的控制，如时间+WBS+CBS等等，可以根据企业的情况进行配置。 成本管理目前成本管理（参考）2.17 项目资料管理现状：手工审批，手工整理；问题：1）方案等审批花时间； 2）历史资料查找不方便；建议：1）在建项目资料过程进行维护，需要审批资料进行工作流审批； 2）竣工资料系统维护目录和存放位置，重要文件上传附件，方便资料查找； 3）优秀方案等知识库管理，进行共享方便调用和参考。业务点对应案卷工程联系单档案检索索赔依据整理竣工资料整理工程合同工程图纸档