某某有限公司会计凭证管理办法

财务管理制度基础 财务事务处理准则原始会计凭证、会计档案管理办法一、 制定目的 1. 为保证财务报告编制工作的顺利开展，确保财务报告数据的准确性，会计人员需按本办法的相关要求，做好会计凭证的取得、填制与保管工作；2. 会计凭证的相关界定：（1）、会计凭证包括原始凭证和记账凭证，而记账凭证又分为现金凭证、银行凭证和转账凭证；（2）、企业各部门及下属单位处理每一项经济业务时，都必须填制或取得各种会计凭证，并及时送交财务部；3. 会计原始凭证的种类：（1）、外来原始凭证：是指同外部单位发生经济往来关系时，从外部单位取得的原始凭证；（2）、自制原始凭证：由本企业内部经办经济业务的部门或人员在办理经济业务时所填制的凭证；4. 原始凭证是会计核算的依据和基础，为了能够正确、及时、清楚地反映各项经济业务的真实情况，保证会计核算的质量，以及掌控财务记录之正确性，5. 加强会计档案管理，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，确定会计档案管理过程中的步骤和事项，明确会计档案保管的责任，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密，特制定本办法；二、 适用范围1. 本办法适用于对本企业及控股子公司会计人员取得、填制与保管会计凭证工作的管理；2. 凡隶属本公司财务部门人员之工作岗位，均依照本规范的体制管理；3. 凡本公司财务事务之处理，均依照本准则所规范的体制管理；4. 公司所属会计资料的管理，均依本办法规定办理；三、 权责单位1. 财务经理负责本办法制定，修改，废止之起草工作；2. 总经理负责本办法制定，修改，废止之核准；四、 名词定义本办法中的会计凭证、会计档案系指：原始会计凭证、会计凭证、会计账薄、会计报表、查账报告、验资报告、以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如公司章程、合同等会计资料；五、 原始凭证填制、编写管理要求1. 原始凭证的内容必须具备下列要素：（1）、凭证名称；（2）、填制凭证的日期；（3）、填制凭证单位名称或填制人姓名、经办人签名或盖章；（4）、接受凭证的单位名称与经济内容；（5）、数量、单价、金额；2. 原始凭证的印章必须齐全，其要求如下：（1）、从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章、业务公章、结算专用章；（2）、从个人处取得的原始凭证，必须由经办人、验收人、业务主管人员签名或盖章；（3）、自制原始凭证必须有经办单位负责人或指定人员的签名或盖章；3. 原始凭证记录要真实，计算要准确，具体要求如下：（1）、凭证名称与经济业务内容相符；（2）、凭证填制日期与经济业务发生日期相符；（3）、经济业务与合同、协议、订货单等相符；（4）、品种、数量、单价填写正确；（5）、大写和小写金额相符等；4. 原始凭证的各项内容必须根据实际情况详尽填写，各项信息需填写齐全，不得遗漏，以确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠、符合实际；5. 凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符；6. 一式几联的原始凭证，必须用双面复写纸套写，并连续编号。必须注明各联的用途，以一联作为报销凭证。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁；7. 职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后，收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据；8. 经领导批准的经济业务、应将批准文件作为原始凭证附件，如批文需单独归档，应在凭证上注明批文机关名称，日期和文件字号及附件存于何处；9. 对于过多的原始凭证可以单独装订保管，但在记账凭证上要注明附件另放和编号，同时在附件的封面上注明原始凭证的名称、编号、种类和日期；10. 原始凭证要用蓝色或黑色笔填写，文字、数字书写要规范；11. 原始凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。若填写错误需要更正时，需划线更正，即将写错的文字或数字，用红线划掉，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并加盖经手人印章；12. 凡不规范或不合法的原始凭证不得作为登记记账凭证的根据；13. 记账凭证的编制，应根据原始凭证进行；14. 应该具备原始凭证而事实上没有原始凭证或原始凭证无法取得的会计事项，应由经办人员签报，并经主管各层的核准及主管会计的会签，送与部主管部门批准后，才可以编制记账凭证，事后如取得原始凭证时应检附；15. 记账凭证内所记载的会计事项及金额，均应与原始凭证内所表示者相符。原始凭证的余额，如不以分位为止，应将分位以下的数字四舍五入记入记账凭证；16. 凡从一科目转入其他科目时，借贷双方的会计科目虽属相同，而会计事项的内容并不相同，或总分类科目虽属相同，而明细分类账科目并不相同者，均应根据项目记账凭证转正。但属于成本计算科目另有规定处理方法者不在此限；17. 原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经财务部经理批准后可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章；18. 原始凭证遗失时，应取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原凭证的编号、内容、数量和金额等，由财务经理和主管领导批准后，该证明才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，应由经办人写出详细情况，经财务经理和主管领导批准后，代作原始凭证；六、 记账凭证的基本要求1. 会计人员应根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；2. 记账凭证应具备下列内容：（1）、填制凭证的日期；（2）、填制凭证单位名称；（3）、凭证的名称和编号；（4）、经济内容摘要；（5）、会计科目；（6）、金额及其合计数；（7）、附件张数；（8）、填制凭证人员、记账人员、稽核人员、主管人员签名或盖章；（9）、现金、银行凭证必须有出纳人员的签名或盖章，并在所附全部原始凭证空白处由出纳人员加盖“收讫”、“付讫”戳记；人员应根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；3. 记账凭证日期的填写：（1）、记账凭证的日期应按编制当天日期填写。有些属于当月经济业务，如费用的分配或成本、利润的结转等调整分录和结账分录的记账凭证，需要到以后月份才能编制凭证的，应填写当月月末的日期。4. 账凭证编号的填写：（1）、记账凭证的编号可以分为现金凭证、银行凭证和转账凭证三类分别进行编号，如果一笔业务需填制两张以上凭证时，可采取分数编号；5. 记账凭证摘要的填写：（1）、经济业务摘要必须清楚、简明扼要，购买多种物品时应写明主要物品的名称；（2）、往来业务的凭证、借款和报销业务摘要应具备对方单位名称或个人姓名及所属部门；（3）、向银行提取现金需注明原因；（4）、收支的结转和费用预提摊销应注明相应期间；6. 记账凭证除结账和改错外都应附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，应将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件；7. 记账凭证的更正：（1）、在过账前发现填制的记账凭证错误时应重新填制；（2）、在过账后的当年内发现填制的记账凭证错误可用红字填写一张与原内容相同的凭证，同时再用蓝字重新填写一张正确的记账凭证。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可根据其差额另编一张调整的记账凭证；（3）、若发现以前年度记账凭证错误的，应用蓝字填制一张更正的记账凭证。现金、银行凭证原则上不能出现红字，发生科目错误应用转账凭证进行更正；8. 记账凭证连同其原始凭证，应按编号顺序装订成册，加具封面。在封面上应注明单位名称、年度、月份和起迄日期、凭证种类、起迄号码等，并由装订人在装订线处盖章；七、 原始凭证的审核：1. 原始凭证的审核内容包括审核凭证对应的经济业务和内容是否填写齐全，数字计算是否正确，手续是否完备，书写是否清晰；2. 对记载不正确、不完整、不符合规定的原始凭证，应退回补填或更正；对伪造、涂改或经济业务不合法的原始凭证，应拒绝受理，并及时报告领导；八、 原始凭证的传递：根据各项经济业务的特点和流程及有关部门人员的分工来定，并要便于分析、追踪和监督，不得积压和滞留；九、 原始凭证的报销要求：1. 原始凭证填制的基本要素应齐全，内容要真实；2. 原始凭证必须盖有填制单位的公章（财务专用章、发票专用章等）；3. 大写金额和小写金额必须相符；4. 原始凭证所记载的各项内容均不得涂改，若记载的内容有错误，应由出具单位重开或更正，更正后必须由出具单位在更正处加盖公章。如金额出现错误则不得更正，只能重开；十、 原始凭证丢失的处理规定：外来发票或收据丢失，经办人必须取得开票单位盖有财务专用章的证明。该证明必须说明原发票或收据的开具日期、发票编号，原发票所列货物的名称、数量、单价、金额等内容。经办人取得证明后需经单位主管和分管领导批准，方能作为报销凭证；十一、 会计档案管理：1. 会计档案的立卷、归档、保管：（1）、每年形成的会计档案，财务部指定专人负责整理立卷、装订成册，并列入会计档案清册，填写交接清单，由财务部经理验收签字后，交负责保管会计档案的会计人员保管；（2）、会计人员变动或会计机构的调整时，会计档案需要办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或签章；2. 会计档案的调阅：（1）、财务人员需查阅会计档案时，要办理有关的调阅手续，用毕按顺序及时归还；（2）、公司内其他单位需要查阅会计档案，必须经财务部经理同意，方可查阅；（3）、外单位人员需要查阅会计档案，应持有公司介绍信，经财务部经理同意，方可查阅，并由管理人员详细登记查阅会计档案的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由；（4）、会计档案不得带出财务室，如有特殊情况需要带出复印时，必须经财务部经理批准，并限期归还；3. 会计档案保管期限，依据会计法的“会计档案管理办法”制定：档案名称保管期限1、会计凭证类 （1）原始凭证、汇总凭证 （2）银行存款余额调节表15年3年2、会计账薄类 （1）日记账 其中：现金和银行存款日记账 （2）明细账、总分类账、辅助账15年25年15年3、会计报表类 （1）主要财务指标报表 （2）月、季度会计报表 （3）年度会计报表 3年15年 永久2、其他类 （1）会计档案保管清册及销毁清册 （2）财务成本计划 （3）主要财务会计文件、合同、协议 （4）银行对账单25年 3年 永久 5年十二、 会计档案的销毁：1. 会计档案保管期满，需要销毁时，由保管专人提出销毁意见，会同财务部经理，总