盘点作业流程-某连锁超市作业程序及控制重点

盘点作业流程 作业编号：1-7 作业程序及控制重点参考资料1. 存货盘点之要旨1.1 存货盘点是全部存货管理的一部分，而且是店内资产及负债查核的一部分。1.2存货盘点是唯一可获得部门正确毛利的办法，盘点品质的好坏对一段时期营运绩效评估，扮演重要的角色。1.3 存货盘点可避免任何会对未来决策评估之误导。2. 盘点前2.1 会议- 店2.1.1盘点前15日，由店会议参加人员讨论有关之盘点时间、盘点方法、盘点人力安排、文件传送时间表，事业部稽核盘点与否相关事项，原则及负责人员，并检讨上次盘点之缺失与行动计划。（参见附表一、二、三、四、五）2.1.2核单小组及中控台成员由店助理、店输入小组或后勤人员组成。2.1.3 第一次店盘点会议后，由店助理拟定存货盘点计划。2.1.4经由店长核准后召开第二次盘点会议，宣布确实之盘点相关事宜予店会议参加人员，并在店内公告之。- 处2.1.5 各营运处主管须召开处之盘点会议，由课主管、组长参与。- 课2.1.6 各课课主管于盘点5日前召开课盘点会议，由该课所有人员及盘点支援人员参加。2.1.7各课课主管必须对该课盘点数量的正确性负责。而各小分类负责人则须对小分类盘点数量的正确性负责。- 核单小组2.1.8 核单小组负责人于盘点5日前召开核单小组会议，由核单小组所有人员参与会议。-中控台2.1.9 中控台负责人于盘点5日前召开会议，由中控台所有人员参与会议。2.2准备- 营运部门与核单小组2.2.1所有参与盘点人员必须在实际盘点前接受相关教育训练（包括如何遵循盘点程序、如何盘点等等）（参见附表七1、七2、八）。- 电脑部2.2.2 电脑部必须于盘点前在系统内依课别设定实际盘点日。2.2.3 电脑部必须确认至少在盘点前一天将事业部相关资料完整传送给店内。2.2.4 电脑部必须在盘点当日15：00前关闭系统部分选单用户的库存查询功能（店长、营运部门、店助理、驻店稽核）。- 处2.2.5各处必须准备盘点程序控制表(可以依整排货架为单位)（参见附表六），并以此表控制各货架之盘点流程。2.2.5盘点当日电脑部将部分选单用户系统（店长、处长、课长2.2.6 各处必须准备所有存货之盘点配置图。各处处主管须确认卖场与仓库所有货架均已编上货架编号（由左向右）（参见附表八），并已在该排货架最左端之货架左上角贴上盘点程序控制表。- 课2.2.7 所有的退货最迟须于盘点前退出并输单完毕。2.2.8 任何无法销售且不可退货之损坏或衰败品须于盘点当日9:00PM前，以商品报废单登录后丢弃。2.2.9卖场内除促销台、收银台以外，原则上盘点时，同一商品应置于同一处所。2.2.10商品排放方式须易于盘点，仓库中、寄仓不可有零散单品。2.2.11课以每一小货架为盘点单位，按由左到右、由上到下的顺序及最小单位（母货号）之原则填写手填存货盘点单。（参见附表十）2.2.12各课课主管必须确认所有在仓库、卖场之商品都已列入手填存货盘点单，然后将之送交店输入小组。2.2.13各部门商品必须定位，不可再任意移动。2.2.14倘有破损、或季节性之商品须提列折损，各课课主管须准备盘点品折损率表供店长核定。（参见附表九）2.2.15各部门必须在盘点前将核准后盘点品折损率表交予财务。2.2.16商管课须将最后一张单据号码控制表呈店长核准后，交予财务（附表三）。- 店输入小组2.2.17店输入小组依处别及课别输入手填存货盘点单之店别、部门、盘点日期及陈列区域货架编号、货号，由电脑系统以货架编号识别自动以课排序，并产生电脑货架页码编号。2.2.18店输入小组必须列印存货盘点单及库存商品无货架异常表、货架编号统计表， 交由营运各课进行核对与修正。2.2.19将营运核对完毕的存货盘点单及库存商品无货架异常表、货架编号统计表修正后，列印一式两联的存货盘点单、货架编号统计表、货架编号起讫号码控制表。存货盘点单第一联为初盘单(白色)；第二联为复盘单(黄色)。2.2.20所有库存更正需于盘点当日9:00PM前完成。（如：生鲜内部转货、店间转货、报废等）。- 盘点中控台2.2.21每一处别（可依店内楼层、面积实际情况）需设置中控台。3. 盘点中3.1盘点中控台3.1.1盘点中控台负责掌握、记录盘点进程及收发存货盘点单（分单、换单、排序）。3.2整理3.2.1 卖场和仓库需整齐清洁。3.2.2 空箱或纸皮必须另外堆放，明显标示以避免错误。3.2.3 所有赠品（无论有货号或无货号）应另外堆放，赠品处须提供赠品验收单及赠品控管发放明细表，以进行盘点核对存货数量。有货号的顾客赠品需另日进行盘点，避免混入正常商品盘点数量。3.2.4 严禁查询电脑库存量、禁止使用预盘单、预盘。（盘点时，仓库及寄仓商品需逐一开箱切实点数，粘贴于外箱的库存记录卡为库存管理工具之一，无须撕下）3.3放初盘单3.3.1当处主管确定各课整理完成并在盘点程序控制表签名后，营运人员便可开始放初盘单。3.4初盘3.4.1 当各处处主管依货架确定初盘单已放完并在盘点程序控制表签名后，初盘负责人员便可开始初盘。3.4.2 以初盘单进行初盘。3.4.3 初盘负责人须按由左向右、由上到下的原则进行初盘，并在存货盘点单初盘联记载数量及签名。如发现货架上商品未列入存货盘点单上，则手抄货号及数量于存货盘点单上，并需经核单小组负责人签名，否则无效。（附表七1）3.4.4存货盘点单是记录实际库存数量之正式文件，不得任意撕毁或丢弃。3.4.5初盘数量之更改，须在错误数量上划“”，在其旁边填写正确的数量，经该课课主管签名，否则无效。3.5收初盘单、换单、放复盘单3.5.1各课课主管依货架确定初盘已完成。3.5.2每排货架由一名初盘人员将初盘单缴回中控台，同时换取相对应货架号码之复盘单，送交课主管确认无误后，便可开始放复盘单。3.5.3 若初盘单上有手抄货号品名，需在中控台人员监视下誊写于复盘单上。3.5.4 中控台人员应将缴回之初盘单立即按课别流水号排序。3.6 复盘3.6.1 当各处处主管依货架确定初盘已完成并在盘点程序控制表签名后，复盘人员便可开始复盘。3.6.2 相互交叉复盘（同一货架，其复盘与初盘人员不可为同一人），复盘比例100。3.6.3 复盘人员须按由左向右、由上到下的原则进行复盘，并在存货盘点单记载数量及签名。(参见附表七2)3.6.4 严禁复盘人员抄袭初盘数量。3.6.5 复盘人员于复盘时发现问题，应立即反应给该营运处主管。3.7收复盘单3.7.1 各课课主管依货架确定复盘已完成。3.7.2当各处处主管依货架确定复盘已完成并在盘点程序控制表签名后，复盘人员将复盘单缴回中控台。3.8 核单3.8.1 中控台人员将相对应之初、复盘单交予核单小组人员核单。3.8.2核单小组人员必需：3.8.2.1检查初、复盘单上是否所有签名齐全、手抄货号品名相符、更改数量旁课主管签名确认无误;3.8.2.2 核对初、复盘数量是否一致，将不一致数量划“”，并在核对无误后的初、复盘单核单人栏签名。3.8.3 中控台人员需将核对无误后初、复盘单分开排序。3.9 核单差异点数确认3.9.1初、复盘进行中，核单小组人员如发现任何异常，需立即报告核单小组负责人及店长。3.9.2若初、复盘数量不一致，核单小组人员必需：3.9.2.1 会同该课课主管、复盘人再次点数确认；3.9.2.2将正确数量记录在重叠的初、复盘单上“核单数量”栏位，同时在核单数量旁边签名，并请课主管签名确认；3.9.2.3 将确认后初、复盘单，交由中控台统一排序。3.10排序3.10.1中控台需将初、复盘单分开，按流水号排序，并确定所有存货盘点单均已收回，存货盘点单初盘联交店长室封存，次日由输入小组人员输入，复盘联交店稽核人员封存。3.11盘点通则3.11.1 于存货盘点单列印后才到店之新品，可以手抄货号于存货盘点单上，将之列入盘点。3.11.2 称重商品盘点时，可初、复盘同时进行。3.11.3 如需对某些单品再次盘点，须在开店前与再次收货前完成。3.11.4 仓库完成盘点程序后，不得移动商品，直至所有存货盘点工作完成。3.11.5 若卖场与仓库无法明显区隔时，核单小组须于盘点卖场前再次抽盘仓库。3.12生鲜盘点通则3.12.1生鲜盘点日为每月倒数第二日。3.12.2本月最后一日需完成盘点输入、核对及盘点库存更正。3.12.3盘点库存更正后次日（次月第一日）列印盘点当月1日至月底最后1日之商品期间损耗报表，并列印分类别盘点统计表（以生鲜盘点日为准）。3.12.4生鲜部门盘点执行标准：3.12.4.1生鲜各课耗材均列入盘点。3.12.4.2原物料以最后一次进价计算。3.12.4.3自制成品以食谱卡设定成本计价。3.12.4.4自制半成品不列入盘点。3.12.4.5 22课叶菜、自制果汁、水果切盘不列入盘点。3.12.4.6 24课排面商品以电脑设定成本计算。3.12.4.7 生鲜“设定成本”均为经验值，须定期修正，以使其更接近实际成本。4. 盘点后4.1 店输入小组4.1.1 店输入小组于盘点后第一日根据存货盘点单初盘联输入存货数量，并查看货架漏盘表以便进行核对与修正，同时列印货架别商品盘点表与另一输入小组人员交叉100%核对输入数量，如有错误更正于货架别商品盘点表上并于更正处签名确认。4.1.2 将核对完成之货架别商品盘点表、存货盘点单初盘联、货架漏盘表于盘点后第二日9:00AM前交营运核对，若有错误更正于货架别商品盘点表并于更正处签名确认。 4.1.3 依营运课主管核对后的货架别商品盘点表与存货盘点单确认后，于系统中修正无误，并列印出正确的货架别商品盘点表，于盘点后第二日2:00PM前，交店稽核人员再次核对，若有错误更正于货架别商品盘点表并于更正处签名确认。4.1.4 依店稽核人员核对后的货架别商品盘点表与存货盘点单确认后，于系统中修正无误，并列印出正确的货架别商品盘点表，于盘点后第三日6:00PM前，经店稽核人员核对无误签名确认后，送交财务归档。4.1.5 4 盘点后第三日列印分类别盘点差异表，并进行库存更正。4.1.6 5 盘点更正后次月1日列印盘点当月之商品期间损耗表。4.2 电脑部门4.2.1盘点结束后由事业部电脑部统一进行电脑库存更正。4.2 3 营运部门4.23.1各课课主管须核对货架别商品盘点表与存货盘点单之存货数量，若不符则将错误更正于货架别商品盘点表上并于更正处签名，于盘点后第二日12:00AM前，需将货架别商品盘点表与存货盘点单送店输入小组于系统中修正无误。4.23.2各课须复核分类别盘点差异表及库存商品无货架异常表，就重大差异数量与事业部稽核主管一起进行查核，倘若确实盘点有误，须经事业部负责人核准，于月底前、大盘更正后由输入小组进行人工更正库存。（营业一年后之店别，不再对盘点差异表进行人工库存更正）因多盘/漏盘/混盘等造成分类别盘点差异表中重大差异品项，分店营运主管应会同店稽核人员再次确认数量，发函至营运区负责人并附相应奖惩单，经营运区负责人签名核准并送交专员室确认后，店输入小组于大盘更正后、期间损耗出来之前进行人工库存更正。4.2.3次月初营运处主管需复核商品期间损耗报表，若需进行帐务调整需详细说明调整原因，附上证明文件经店长、事业部负责人核准后书面通知财务。4.3 4 店稽核人员4.34.1需检查所有存货盘点单货架编号是否与货架编号起讫号码控制表相符，并100%核对并针对重大差异品项作重点抽查。货架别商品盘点表与存货盘点单之存货数量，若不符则