EXCEL数据处理小技巧.ppt

Excel数据处理小技巧,1.把阿位伯数字录成字符型数字(英文录入方式下)数字2.特殊符号录入插入-特殊符号-(在Excel中用插入符号，通过选择字体，可获得更多的符号)公式:插入-对象-公式(需安装)3.定义序列(填充柄功能和重复功能)可将常用的固定内容定义为序列，提高录入速度。定义序列方法：单击-Excel选项-常用-编辑自定义列表-录入(半角逗号分开)后添加-确定2003以下版本：工具-选项-自定义序列,Excel数据处理小技巧,4.利用填充功能序列填充：如1,3，5，录入1,3，选中1,3光标移右下角，变成+时，按住鼠标左键拖动右移或下移。(可通过自定义序列，减少大量重复录入工作)公式填充：录入第一行公式，光标移右下角，变成+时，双击左键(超过7万多行后，后面的需手工处理)。5.将大量数字型字符转换为数字空白处录入1-复制-选中需转换的单元格-右键-选择性粘贴-乘以-确定,Excel数据处理小技巧,6.表横向录入数据-tba-数据-tba-数据-回车7.整表纵向录入选中整个录入区-数据-回车-数据-回车-数据8.重复数据录入(1)单行或单列重复数据录入：录入第一个数据-光标移右下角变为+-按住鼠标左键右移或下移(2)某区域重复数据录入：选中整个录入区-在编辑栏中录入数据-按住ctrl打回车,Excel数据处理小技巧,9.数据移位插入一单元，其它单元格下移选上一单元格-光标移右下角变为+-按住shift键，按鼠标左键下移。插入一单元，其它单元格右移选前一单元格-光标移右下角变为+-按住shift键，按鼠标左键右移。整行(或连续几行)上(或下)移选中要移动行-光标移边沿变成-按住shift键，按鼠标左键移至所需行位置。,Excel数据处理小技巧,整列(或连续几列)左(或右)移选中要移动列-光标移边沿变成-按住shift键，按鼠标左键移至所需列位置。插入多行(或多列)从要插入位置选中要插入的行数(或列数)-鼠标右键-插入,Excel数据处理小技巧,10.数据的转置(行变列，列变行)选中需转置的数据区域-复制在空白的区域选中一单元格-右键-选择性粘贴-选中转置-确定。,Excel数据处理小技巧,11.分数录入三分之一录法为：0空1/3八又七分之三录入法为：8空3/712.对错号快捷录入(常规录入:插入-符号)按住alt+小键盘41420松开可录入对号按住alt+小键盘41409松开可录入错号笔记本电脑用户必须先打开小键盘(FN+NumLock)，否则无法实现。,Excel数据处理小技巧,13.平方或立方快捷录入(常规录入方法：设置字体为上标或用插入公式进行录入)按住alt+小键盘178松开可录入平方按住alt+小键盘179松开可录入平方笔记本电脑用户必须先打开小键盘(FN+NumLock),否则无法实现。14.下拉菜单的制作选中需制作下拉菜单的单元格或区域-数据-数据有效性-数据有效性-设置-充许中选序列-来源中录入可选项(注可选项之间用半角逗号分开)-确定word2003:数据-有效性-充许中选序列-来源中录入可选项,Excel数据处理小技巧,15.同一单元格中录入两行内容运用自动换行：选中单元格-右键-设置单元格格式-对齐-选中自动换行-确定手动换行：alt+回车如：制作下表时，进程和星期的录入采用手动换行较好。,Excel数据处理小技巧,16.行高度(列宽度)的设置选中需设置行(或列)-在行(列)标上右键-行高(列宽)-录入数学-确定17.条件格式的应用可用于出错标色。方法：选中单元格-条件格式-突出显示单元格格式规则-选一项规则进行定义-确定条件选错时可用条件格式中的清除规则删除自定义的条件格式。,Excel数据处理小技巧,18.处理字符串的函数(1-4)和两个有用的函数left取左边的字符串格式：left(字符串或单元格引用,长度)right取右边的字符串格式：right(字符串或单元格引用,长度)trim取字符串右边的空格式：trim(字符串或单元格引用)当前日期ctrl+shift+;当前时间ctrl+shift+下从选定单元格一直选