EXCEL2007 培训使用技巧.ppt

EXCEL2007培訓技巧,目錄,2,4,3,1,實例講解,快捷鍵的使用,常用公式的說明,注意事項,制作圖表,6,疑難解答,5,一.快捷鍵的使用,1.Ctrl的使用方式Ctrl+方向鍵移到目前資料區域的邊緣Ctrl+顯示隱藏Ctrl+V粘貼Ctrl+C複製Ctrl+X剪切Ctrl+Esc打開開始菜單Ctrl+S保存當前操作的檔Ctrl+Z撤銷上一步的操作Ctrl+Y恢復Ctrl+A選擇所有項目Ctrl+F查找或替換Ctrl+N新增工作簿,Ctrl+D向下填滿Ctrl+R向右填滿Ctrl+;輸入日期Ctrl+9隱藏列Ctrl+0(零)隱藏欄Ctrl+5套用或移除刪除線的格式Ctrl+U是下劃線Ctrl+I是斜體Ctrl+W關閉打開的視窗Ctrl+B加粗Ctrl+F9將活頁簿視窗最小化成圖示Ctrl+F10將活頁簿視窗最大化或還原Ctrl+G定位F2文件重命名或單元格,2.Shift的使用方式Shift+方向鍵將選取區擴大一個儲存格Shift+4或者F4引用類型砂($),相对引用:A1,绝对引用:$A$1,混合引用:A$1,$A1Shift+F11新增工作表Shift+7鏈接符號（&）3.ALT的使用方式ALT+=插入自動加總公式ALT+顯示自動完成清單Alt+Tab切换到另一个窗口,4.合並使用Ctrl+Shift+:輸入時間Ctrl+Shift+方向鍵將選取區擴大到作用儲存格的同一欄或同一列的最後一個非空白儲存格Ctrl+Shift+(顯示隱藏的列Ctrl+Shift+)顯示隱藏的欄Ctrl+Alt+Delete打开任务管理器Alt+Shift+將列或欄群組在一起Alt+Shift+取消列或欄的群組Alt+Shift+Tab切換到上一個程式Alt+A+T或者Shift+Ctrl+L啟用或取消篩選Alt+W+F+F凍結視窗,二.常用公式的說明,统计函数AVERAGE返回選定資料庫項的平均值MAX返回選定資料庫項中的最大值MIN返回選定資料庫項中的最小值日期和时间函数DAYS360按每年360天計算兩個日期之間的天數逻辑函数IF指定要執行的邏輯檢測（if函數邏輯判斷中，形如50%=Z70%，這樣的是錯誤的，需要借AND函數來解決）查找与引用VLOOKUP在數據表的首列查找指定的數值，並由此返回數據表當前行中指定列処的數值。VLOOKUP(lookup_value，table_array，Col_index_num，range_lookup)Lookup_value代表需要查找的數值；Table_array代表需要在其中查找資料的儲存格區域；Col_index_num為在table_array區域中待返回的匹配值的列序號（當Col_index_num為2時，返回table_array第2列中的數值，為3時，返回第3列的值）；Range_lookup為一邏輯值，如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小於lookup_value的最大數值；如果為FALSE，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。,数学和三角函数SUBTOTAL返回清單或資料庫中的分類匯總SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,.)，Function_num為1到11（包含隱藏值）或101到111（忽略隱藏值）之間的數字，指定使用何種函數在清單中進行分類匯總計算。1AVERAGE，2COUNT，3COUNTA，4MAX，5MIN，6PRODUCT，7STDEV，8STDEVP，9SUM，10VAR，11VARPSUMIF根據指定條件對若干儲存格求和SUMIF(range,criteria,sum_range)，range為用於條件判斷的儲存格區域。criteria為確定哪些儲存格將被相加求和的條件。Sum_range是需要求和的實際儲存格SUM返回某一儲存格區域中數位、邏輯值及數位的文本運算式之和。ROUND返回按指定位數進行四捨五入的數值Round(expression,numdecimalplaces)，Expression必選項。數值運算式被四舍五入，Numdecimalplaces數字表明小數點右邊有多少位進行四捨五入，如果小数位数是负数,則round()返回的結果在小數點左端包含指定個零。文本函数LEFT返回文本值中最左邊的字元LEN返回文本串中字元的個數LOWER將文本轉換為小寫MID從文本串中的指定位置開始返回特定數目的字元RIGHT返回文本值中最右邊的字元TRIM刪除文本中的空格（刪除字元串首部和尾部的空格）UPPER將文本轉換為大寫,三.制作圖表,A.數據透視表:1.打開對應的工作簿。2.選擇”插入”選項卡，單擊”數據透視表”，在彈出的”數據透視表”中選擇”數據透視表”，如下圖3.打開”創建數據透視表”對話框，在”請選擇要分析的數據”組中選擇”選擇一個表或區域”，單擊”表/區域”文本框右側的按鈕，如下圖:,4.在工作表中選擇一定的區域，然後再單擊”按鈕”，如下圖：,5.此時在新工作表中插入數據透視表，如下圖:,6.在打開的”數據透視表字段列表”任務窗格中，將列表中的所需要的字段選中，完成數據透視表的佈局設計，可以看到工作表中的數據透視表會相應變化，OK後點關閉，如下圖:,7.點擊A3單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇”數據透視表選項”命令，如下圖8.打開”數據透視表選項”對話框，選擇”顯示”選項卡，勾選”顯示”區域中的”經典數據透視表佈局”復選框，單擊”確定”按鈕，如下圖:,B.制用圖表：EXCEL可以將數據圖形化，更直觀的顯示數據。運用EXCEL的圖表制作可以生成多种類型的圖表，我們以柱形圖為例：1.点击“开始程序MicrosoftExcel”，进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。2.单击“插入”工具栏並選擇相應“图表”，显示图表向导第一步骤图表类型对话框，选择图表类型为柱形图並单击，自動生成圖表。3.然後再根據自己的需求修改，如下圖：,四.注意事項,1.填充底色的時候，不要將整行或整列都填充，這樣會使整個檔案都變大。2.在使用方框時，不要將整行或整列都加上方框。3.在篩選的狀態下刪除整