(论项目的沟通管理)

项目管理人员继续教育论文-中级-论项目的沟通管理-邓海-证书编号摘要在2008年10月，本人参与了某校信息化教学系统的建设，担任项目经理一职。这是一个集办公教学自动化和信息化为一体的先进电脑网络系统，将为信息化教学管理提供优质、稳定的信息化服务。该项目做为全省范围内应用推广的信息化系统管理重点工程，受到教委及校领导的高度重视。做为建设方的项目经理，本人在项目的成本管理过程中，科学的运用项目沟通管理的理论知识并结合我司在项目管理中的具体要求，在项目的实施过程中，将沟通管理当做一项重点的工作来抓。在对干系人进行科学分析的基础上制订了项目沟通管理计划；建立了高效的干系人信息沟通方式；通过项目绩效报告的形式使相关干系人明晰项目进展。通过这些有效的方法与措施，使得项目实施顺利进展，保证了项目的工期、成本及质量，受到用户方的高度评价。正文：一、 项目概述 随着此中学教学规模的扩大、教学模式发生了转变，这些变化使学校教学教务管理任务越来越重，不仅增大了工作量、更是增大了工作难度。这些根本性变化的同时也对学校的教务管理提出了更高的要求，为了适应这些新变化，提高教学教务管理的工作效率，建立一套完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的基于Internet/Intranet的教学管理信息系统成为一项当务之急。作为本校IT核心支撑系统，要求为教务教学管理提供IT支撑。学校通过本系统可以实时了解教务管理情况和学员反馈情况，有利于提高教务管理水平。本项目内容包含学校招生管理、教研计划、教务处理、教学质量管理、教师考核管理、学生档案管理等。通过此校面现向社会公开招标，我司终以绝对的优势取得了该项目的承建权。该系统为支持此校教务管理工作的核心系统，为教务教学管理提供IT支撑。该系统采用b/s模式开发，提供web访问模式。其面向的使用对象全国各个中学及下属各分校的教务工作人员、教师及学员，为其提供各类综合性服务。工作人员通过本系统完成所有的日常信息化教学工作。从招生到学员毕业离校，其在校内的所有和教务相关的数据都通过教务系统进行管理教学。学员则可以通过系统进行网上报名、选课及查询自己的个人相关信息（教学计划、课程表、成绩等）。教师则可以查询自己的课程安排，录入学员成绩，查询教师业绩考核情况等。项目启动后，本人被公司任命为该项目的项目经理，全面负责项目的建设工作。在此校领导的亲切关怀下，项目各组干系人的通过配合与支持下，我与项目组全体成员一起并肩作战，通过近6个月的努力，终于全面通过系统验收，并获得了校领导和教育处的高度评价。本人认为该项目的成功在很大程度上归功于在项目整体实施过程中对沟通的有效管理，下面分别对项目干系人分析及沟通计划编制、信息收集、整理和分发、项目绩效报告等几个方面加以简要论述。二、 编制项目沟通计划，做好项目干系人的沟通工作 在一个具体项目中，和项目干系人之间的沟通贯穿项目的始终，为此做好项目的干系人分析是项目沟通管理的起点，也是编制沟通管理计划的基础。做为此校项目的项目经理，我在项目启动之初就充分进行了项目干系人分析，确认哪些人是项目干系人，他们对项目的信息需求分别有哪些，什么时候需要，按照什么方式进行信息分发,他们对项目的影响程度如何。通过以上这些分析，确认了本项目的主要干系人包括：项目决策层：该层是项目的决策者，其主要是本重点中学的校分管信息化建设的副校长及我司领导。做为决策层，项目整体实施成本、项目进度计划和项目实际进展报告是他们最为关心的。在同他们进行沟通的时候，我除了提交项目整体进度计划外，还定期汇报项目实际进展报告。并将项目实施中的重要问题提交决策层进行必要的决策。项目管理层：该层面包括项目经理、本重点中学的校教务处处长、本校及下属各分校的电教科科长、本项目客户方负责人、我司项目管理部等。这层是项目的管理者，也是项目的具体负责人，他们不但要清楚并参与项目的具体计划和执行情况，还要对项目进行监督、管理和协调等方面的工作。项目具体经办层：这层面包括项目组成员、网络安装调试人员、各科室以及各分校的经办人员等，他们负责项目的具体工作，需要对项目的每一步计划和安排十分清晰，需要理解项目变更相关事项，需要每周进行项目例会等。通过对项目干系人的分析，并结合实际沟通工作的原则，比如沟通中的先内部沟通讨论后再行外部沟通原则、沟通中的内外有别原则、沟通的升级原则、项目泄气原则等方面的内容，我们制定了项目沟通计划。该计划主要包括了项目干系人的需求和预期分析；相关信息需要在什么时候发送，发送的对象，如何发送；用于创建信息的日程表等。同时在项目的进行过程中，根据需要随时对沟通计划进行检查和修订，保证了该计划的持续有效性和适用性。三、建立高效的信息沟通方式、落实信息收集、整理和分发 在项目实施过程中，为了保证沟通有效进行，避免形式主义，我要求项目组成员要将每天工作过程中遇到的问题记录下来，并在当天以电话的方式给需要沟通或者问询者联系。每天下班前，成员通过电话沟通，对可以直接回答的问题直接回复，对于不能解决的问题则可用问我，由我将其放在项目列会上统一讨论。对于一些紧急的问题则临时召开项目会议，商讨解决方案。为了解项目执行情况以及存在的问题等信息，我要求项目组的成员在每周一上午十点前，提交个人上周的工作总结，汇报其工作完成情况。在汇报用词中，项目组规定汇报人不得使用“差不多”、“大概”、“完成了80%”等模糊字眼，而是采用某任务“已经全部完成”、或者“再过2天全部完成”等清晰的表述方式。每个组员需对自己做出的汇报以及承诺负责。通过周报使我清晰地明了每个小组成员当前工作完成的情况，对存在的进度及其它的相关问题，及时采取了纠正措施并调整了偏差，为项目下一阶段工作的顺利开展奠定了基础。其次我们通过召集干系人中的经办层面人员，包括项目组成员以及客户代表共同参与的项目周例会，定期的通报项目进展，偏差状况，沟通项目计划执行中存在的相关问题，并及时对问题采取解决纠正。通过面对面的交流，使得客户方及时了解项目的情况，尤其是一些项目需求、系统设计等方面的变更行为，通过面对面式的对变更影响进行评估讨论，大大提高了沟通效率和效果，使得问题在最短的时间内得以解决，同时也促使客户对需要其配合解决的事项及时做出响应。对于项目决策层，我在每个里程碑结束之后都会以书面的形式提交里程碑总结报告，向项目决策层进行阶段进度、质量、工作量、成本、下一阶段计划等情况汇报。对于项目实施过程中出现的一些重大变更与问题，我除了向决策层面提交变更及问题报告以外，还当面向他们做出口头汇报与请示，以使本项目获得决策层的大力支持。对于项目管理层面，特别是做为项目经理，我与客户方的教务处处长、电教科科长、教务科科长每周三下午都会召开一个碰头会，总结本周项目完成情况，分析工作中出现的问题，商讨具体的纠正措施，确定下周的工作任务。通过这些有效的沟通与信息收集、分发措施，保证了项目实施的顺利进行，也大大提高了客户的满意度。四、严格落实项目的绩效报告的制定项目绩效报告是测定并评价项目进展情况的一个重要方式。在制订项目绩效报告中，我们采用了EMV（挣值管理）的技术，通过按周、里程碑等对项目的预算（PV）、实际成本（AC）、挣值（EV）等数据进行项目阶段状态呈现，并分析项目的计划及成本偏差原因及拟采取的相应措施。使项目的各干系人通过这些定期的项目绩效报告清晰地掌握项目的客观进展，促使他们能够及时采取有利的措施保证项目的最终结果。 五、总结该项目经过全体项目组成员近一个