文件管理制度

广安金土地开发投资有限公司文件管理制度为促进公司文件流转工作规范化、标准化、科学化、制度化，提高公文运行质量和效率，特制定本制度。一、收文处理收文处理，指对收到文件的办理过程，包括签收、拟办、阅批、承办、催办、存档等程序。所有收文应封闭运行，坚持“文不过夜”的原则及时处理，整个处理流程原则上不超过3天。（一）收文范围。收文包括内部文件和外部文件。内部文件，指各部门文件。外部文件，指从党政网下载文件；市委、市政府交换站领取的文件；各相关单位通知领取的文件以及接收到合作公司、合作伙伴的商务文件等。（二）文件签收。所有文件统一由文件管理员负责签收、审核和登记。文件管理员须建立收文处理台账（详见附件1）和流转文处理台账（详见附件3），负责及时跟踪办理并如实填写处理台账。除特殊紧急重要公文外，各部门原则上不直接向公司领导及其他工作人员报送公文。1凡公司外来公启文件（除公司领导订启的外）均由文件管理员登记签收。在签收时，文件管理员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。2市委文件交换站和市政府文件交换站的文件由公司综合部指定专人每天前往拿取，及时交给文件管理员处理。 3对上级和平级部门发来的文件，文件管理员要认真清点，检查有无错收、缺页等现象，发现问题及时联系发文单位解决。 若无问题应及时附上“文件处理单”，并分类登记编号，逐项登记文件标题、来文单位、收文日期、密级等内容。4属急件的，应在接文后及时报送处理。 （三）文件拟办。1行政管理部负责人根据领导分工及部门职权提出拟办意见后，送领导阅批。紧急公文，应当明确办理时限。 2为避免文件积压误事，一般文件须在当天及时阅签，紧急文件须即阅即办。 （四）文件阅批。1文件管理员根据拟办意见，按程序呈送集团公司领导阅批。领导阅批后，如需提交党委会议、纪委会议、监事会议和群团会议研究的，由党群工作部交由相关部门或子公司按会议要求准备资料。如需提交董事会议、总经理办公会议、专题办公会议等会议研究的，由行政管理部交由相关部门或子公司按会议要求准备资料。2若相关领导出差，文件管理员应优先呈递给在家领导批阅。同时，文件管理员应采用电话、微信、彩信、电子邮件、QQ等现代通讯，及时通过口述、传递文件图片或发送电子文档等方式报告出差领导，并在文件备注栏中如实做好记录（已于月日午:，通过方式报告，要求或同意或建议。报告人姓名，月日）。 3签批意见不能签“阅”“已阅”“拟同意”等模糊意见，应签“同意”或“不同意”等明确意见。 （五）文件承办。文件管理员及时登记领导阅批意见后，转交给相关部门和子公司办理。文件有明确办理时限要求的，从其要求及时办理。一般文件交办事项原则上办理时限不超过5天。 1承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件须按时限要求办理。确有困难的，应及时报请分管领导研究解决，同时向文件管理员说明情况。 2对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回文件管理员，并说明理由，不得横向传递。 3文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要主动协调一致，如不能取得一致意见的，可报请分管领导协调解决。（六）文件催办。1紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办，以免积压延误。2行政管理部送集团领导批示的或者交有关部门办理的文件，由行政管理部负责催办。党群工作部送集团领导批示或者交有关部门办理的文件，由党群工作部负责催办。（七）文件存档。待按程序送呈领导阅批后，文件管理员应及时进行分类处理。对需要交办的文件，将复印件或扫描形成的电子文件及时传达承办单位，原件待办结后在备注栏注明办理情况并存档。（八）做好保密工作。传阅文件过程中须严格遵守保密规定，不得对涉密文件和公司商业机密文件拍照、摘录、扫描、复印，严禁将涉密文件和公司商业机密文件带离公司或上传网络。 二、发文处理（一）发文处理指以公司名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。（二）常用公文种类包括但不限于：公告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、决议、简报、计划、总结、协议、合同、制度等。 （三）文件草拟 1本着“谁主办、谁拟稿”的原则由主办部门起草。2符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级规定、指示精神，完整、准确地体现行文意图。3文稿要突出主题、简明扼要、行文规范。（四）文件会签1各主办部分将文稿送核稿人核稿前，应在正文前填附“发文稿”，详细写明文件标题、密急等级、主办单位、起草人等信息后按发文流程办理。2若文稿内容涉及其他有关部门和子公司的，主办单位应坚持“先会签、后送批”的原则，与有关部门和子公司联系，送请会签。会签文稿必须由会签单位负责人签署明确意见并签字，不能签“阅”“已阅”“拟同意”等模糊意见，应签“同意”或“不同意”等明确意见。 3文稿会签过程中未能取得一致意见的，应将分歧意见如实汇报集团领导协调解决。 （五）文件审核 1集团公司党委、纪委、监事会和群团组织的文件由集团公司党群工作部负责审核送签，其他文件由集团公司行政管理部负责审核送签。杜绝文稿横传或直接送领导个人。文稿后面应附发文依据资料。2规范性文件或重要文件必须送法务工作人员和法律顾问审核后，再按发文程序核稿。3送集团领导签发前，送行政管理部核稿人审核签字。（六）文件签发1相关领导对文件内容批示意见后，返回拟稿部门进行修订或直接进入会签流程。常规会签顺序为：分管领导签字总经理签字董事长签字。2凡是以集团公司名义印发的文件均由集团主要领导签发。 3会议纪要原则上自会议结束之日起（含会议当天）3天内印发，特殊情况也不得超过7天。党委会议、纪委会议、监事会议、群团会议，由集团公司党群工作部负责会议记录、会议录音（录像）、会议纪要草拟、批复文件草拟等。董事会议、总经理办公会、专题办公会以及其他会议，由集团公司行政部负责会议记录、会议录音（录像）、会议纪要草拟、批复文件草拟等。一般单项工作的会议纪要，由主持会议的集团分管领导审核，集团总经理签发。涉及集团公司全局性综合工作的会议纪要由集团公司总经理审核，董事长签发。 4市委、市人大、市政府、市政协及市级相关部门要求报送的文件或材料，从其要求，及时报送。（七）文件复核、缮印、用印、分发及归档1文件正式缮印前，由主办单位进行复核、校对，确保文件质量符合要求、审批签发手续完备、附件材料齐全、格式统一规范等。2所有文件由行政管理部套红发文，对文件进行排版、编号、缮印、用印、分发及归档管理。 3缮印必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。 4公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。 5上报的文件严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。 6以集团名义发出的文件，底稿与电子文档及正本2份由行政管理部文件管理员留存归档。文件打印后，行政管理部负责分发并检查落实情况。 7文件管理员负责建立发文处理台账（详见附件2）和文件签收登记簿（详见附件4），对所发文件进行登记备案，特别是送出的重要文件，必须请收文单位的收文人员如实填写文件签收登记簿。 三、文件归档（一）文件办完后，应按照集团公司档案管理有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的文件。不具备归档和存查价值的文件，按照档案管理有关规定处理。 （二）归档的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映该项工作的主要情况，便于保管和利用。 （三）会议资料应完整归档集团党委会议、纪委会议、监事会议及群团会议等会议的纸质和电子类相关原始资料由党群工作部负责按档案管理要求整理归档，包括但不限于会议方案、议题资料、会议记录、会议录音、会议录像、会议照片、会议纪要、批复文件等。集团办公会议、董事会议、专题会议等会议的纸质和电子类相关原始资料由行政管理部负责档案管理要求整理归档，包括但不限于会议方案、议题资料、会议记录、会议录音、会议录像、会议照片、会议纪要、会议决议、批复文件等。（四）部门合并时，全部文件应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的文件整理（