公司物资招标采购管理暂行办法

公司物资招标采购管理暂行办法第一章 总则第一条 为进一步规范招（议）标采购工作，保证公平竞争，根据国家有关法律法规和公司实施的管控新模式及有关规定，制定本暂行办法。第二条 物资招（议）标工作的原则是：（一）公平、公正、公开、择优；（二）技术优先、质量保证、价格合理、诚实守信。第三条 本办法适用于公司全资子公司、托管单位及各分公司的各类物资（单项估价50万元以上）招（议）标采购。对公司非煤单位的产品，具备招（议）标条件的，实行招（议）标，在同等条件下优先考虑。但必须是自己生产的产品，挂靠产品不得参与招（议）标。第二章 组织机构及其职责第四条 公司成立物资招（议）标采购领导小组，总经理任组长，有关副总经理任副组长，成员由生产技术部、通防地测部、机运管理部、工程管理部、设备管理中心、计划财务部、供应公司、经营管理部、党群工作部（纪检室）、法律事务部等主要负责人组成。第五条 公司物资招（议）标采购领导小组主要职责：（一）拟定公司物资招（议）标采购管理方面的相关政策、制度；（二）组织、领导公司物资招（议）标工作；（三）协调处理物资招（议）标过程中出现的分歧、争议。第六条 物资招（议）标采购领导小组下设招（议）标办公室。办公室设在供应公司，具体负责招（议）标日常工作。第七条 招（议）标办公室的职责；（一）审查招（议）标项目相关资料，确认经相关部门审核后的投标人；（二）编制招（议）标文件并做好招（议）标文件的发、收、保管工作，及时提交评标现场；（三）根据市场和技术参数要求，可组织测算标底价和组织价格商谈；（四）按照评委意见编制评标结果报告书；（五）监督使用单位和采购部门与中标人签订技术协议和商务合同；（六）负责中标结果的公布；（七）负责招（议）标资料的收集、整理和归档，汇总；（八）负责招（议）标中标物资执行情况监督，组织实地考察，协调解决出现的问题。第八条 公司党群工作部（纪检室）、经营管理部等部门对物资招（议）标全过程进行监督，安排人员参加招（议）标会议，招（议）标结果须经参加会议的监督人员签字确认，同时对招（议）标工作中的违规、违纪行为进行查处。第三章 招（议）标准备第九条 技术需求资料由使用单位提出，相应专业副总师以上专业技术人员核定，经技术主管部门审核，审核后形成技术规格书。大型固定设备由公司有关副总师和技术主管部门负责组织调研，对技术规格书进行审查，形成设备技术规格书。然后送供应公司业务部。第十条 技术规格书一经确定即作为招（议）标依据，在开标和评标过程中不得随意更改。确需更改的，报公司物资招（议）标采购领导小组审批后，另行组织招（议）标。使用单位及审定部门对所提供的技术规格书负责。第十一条 列入招（议）标的项目，使用单位应明确到货期。到货期的确定应充分考虑项目审查时间、招（议）标的准备时间、投标人的生产和运输时间，在满足安全生产需要的前提下，以此作为到货的最短限期。使用单位和有关部门不得提出不合理的到货期要求，否则招（议）标办公室有权拒绝。对因使用单位（部门）没有及时提出采购申请，延误了招（议）标订货的，由使用单位（部门）负责；中标单位未能按招（议）标规定期限交货的，由供应公司负责。第十二条 招（议）标办公室负责根据供应公司业务部提供的采购计划和经审定的技术规格书，编制招（议）标文件。招（议）标文件主要包括下列内容：招（议）标邀请书；评标标准和方法；投标人须知；合同主要条款；开标一览表；投标报价表；货物说明一览表；技术规格、商务条款偏离表；投标保证金；法人授权书格式；制造商授权函格式和其它需说明的事项等。招（议）标文件中不得有要求或标明特定的生产厂家以及含有倾向或排斥其它投标者的内容。招（议）标文件一经确定，不得更改。招（议）标邀请书应当注明招（议）标单位的的名称、地址、招（议）标材料或设备的数量、使用地点、交货日期、付款方式、投标报价要求、技术规格书、招（议）标时间等。第十三条 投标人不足3家的，采用竞争性谈判或议标方式进行。第十四条 招（议）标方式的确定。公司招标采取委托招标、邀请招标、议标和续标形式。（一）委托招标是对国债资金项目、国际贷款项目、无充分专业技术能力招标项目，委托有资质的招标代理机构实施公开招标。（二）邀请招标是由招（议）标办公室邀请多家合格的投标人进行的有限范围的招标活动。邀请投标人一般3-5家。本办法所指招标主要是指邀请招标。邀请招标是公司招标的主要形式。（三）议标是指对单一投标人就技术和商务进行的统一的磋商，议标项目应符合以下特征：1、邀请单位在该产品上具有排他性的技术优势、经公司批准的新技术应用或形成专利技术的；2、专业性极强的、渠道内独家生产品种或是目前知悉的唯一的生产厂家；3、从公司技术考虑，具有明显技术引导特征的；4、属于原使用厂家产品的改造项目或原中标项目的后续配套项目；5、经物资招（议）标领导小组批准的，使用单位应急性物资采购。（四）续标是指使用单位已申报物资采购计划，近期已招（议）标的同型号、同规格的物资，在原中标单位的产品质量可靠、合同履约良好，近期市场价格没有明显波动的情况下，经过招（议）标办公室审查后可按原中标价格同原中标单位签订合同。续标采购数量一般不超过原来中标的数量。否则，要重新进行招（议）标。第四章 邀标第十五条 招（议）标办公室根据公司生产、机电、通防等相关技术部门和供应公司业务、管理部室推荐的，向经领导小组确认后的投标人（三个以上具承担招标项目能力投标人）发出邀请书，并负责进行招投标答疑。第十六条 投标截止日自邀标书发出之日起计，大型成套设备为10天，其它为7天，特殊要求以标书为准。第十七条 为保证招（议）标的严肃性，投标人须缴纳投标保证金，具体缴纳金额和方式在招（议）标文件中明确。第五章 开标第十八条 按照招（议）标邀请函标明的时间、地点开标。开标时除了招（议）标办公室人员和评委外，必须有纪检监督部门人员参加。第十九条 开标前，纪检监督部门人员检查投标书的密封情况，由工作人员当场拆封，宣读投标单位的名称、产品型号、投标价格及投标文件要求的其它主要内容。第二十条 开标时有下列情况之一的投标书无效：（一）未按招（议）标文件要求密封的；（二）未按规定的格式填写，内容不全或字迹模糊、辨认不清的；（三）招标文件中要求以电子形式报价，不按要求格式录入，无法进行的；（四）投标人名称与邀标单位名称不一致的；（五）在同一招（议）标项目中投报两个以上标书或有两个以上报价，又未书面说明其中有效标书或报价的；（六）未按招标文件规定提供投标保证金的；（七）报价表及授权委托书无签名和公章的。第六章 评标委员会第二十一条 评标委员会是每次招（议）标的执行机构，在公司物资招（议）标采购领导小组领导下独立工作，评委由供应公司派1-2人、公司技术主管部门派1人、使用单位派1人及从专家库中随机抽取人员组成。专家库人员要占评委的三分之二。与投标单位有利害关系的人员不得进入评标委员会，每次评标委员会由5人以上单数组成。第二十二条 评标专家库根据专业化要求设立并进行有效的专业细分。评标专家库专家由人力资源部组织各单位推荐并初审，报物资招（议）标采购领导小组审定。评标专家每届聘期为3年，可以连聘。建立考核评价制度，每3年对评标专家的评标业绩、廉洁自律、公平公正等进行一次综合考核，考核不合格的，取消其评标专家资格。（一）评标专家库的组成：1、采掘设备专家由各矿分管副矿长、副总工程师、矿采掘设备管理维修部门负责人及技术人员和生产技术部专业人员、设备管理中心专业人员组成；2、“一通三防”专家由各矿总工程师、分管副总工程师、矿“一通三防”单位或部门负责人及技术人员和设备管理中心专业人员组成；3、固定设备专家由各矿机电副矿长、分管副总工程师、矿机电管理单位和部门负责人及技术人员和生产部门专业人员组成，并根据不同专业进行细分；4、选煤设备专家由各选煤厂厂长、技术负责人、专业技术人员及销售公司选煤专业人员组成；5、信息、自动化系统专家由信息部门领导、专业人员、各单位信息中心专业人员及生产技术部专业人员组成；6、通用设备、材料类专家由各矿经营副矿长、矿经营管理部门及供应公司专业人员组成，并进行专业细分；7、综合经济类专家库由各矿经营副矿长、矿经营管理部门经济类专业人员及计划财务部专业人员组成。（二）评标专家库专家应具备的条件：1、从事相关专业领域工作五年以上，有较强的专业知识和技能，具有中级以上技术职称或同等专业水平；2、熟悉国家有关招投标的法律法规和相关政策，并具有与招投标项目类似的实践经验；3、有良好的政治素质和职业道德，遵纪守法，身体健康，能胜任评标工作；4、能认真、公正、诚实、廉洁地履行职责。第二十三条 每次招（议）标随机抽取专家库人员担任评委，由纪检人员监督。技术型专家占三分之二，经济型专家占三分之一。第七章 评标第二十四条 评标应坚持公平、公正、科学、择优的原则，坚持技术优先，质量保证，技术水平和报价相结合，全面审核，综合评估。第二十五条 评标必须在严格保密的情况下进行，评标委员会成员应当客观公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。任何单位和个人不得干预、影响评标的过程和结果。第二十六条 评标内容、程序和要求：（一）审查投标人的企业资质、销售业绩和招（议）标所需的产品资证，必要时可要求提供原件备查或利用网络查询，产品资证不全或不能满足要求的，或者在资证业绩方面弄虚作假的，作废标处理。（二）采用技术评标和商务评标分离原则，首先审核投标人的技术响应程度和主要功能指标，凡技术方案与招（议）标要求有较大偏离，采用的技术标准和技术指标不能满足招（议）标文件要求，应作废标处理。（三）技术评标及要求：1、投标人明确投标产品的原理、性能和标准，对投标文件中含义不明确的内容进行必要说明和确认，但不得超出招（议）标文件范围或对技术规格书有实质性的修改。2、投标书不满足技术规格书中重要条款和超出偏差范围的，按废标处理。投标人填写技术比较表时，要按招（议）标文件要求和投标书中的参数如实填写，不得以符号填写。对需要并可以接受澄清的技术问题，经澄清后满足要求的按有效标接受，但要在比较表中注明。（四）商务评标及要求：1、对商务条款的响应进行评定，包括交货期、运输方式、付款响应程度等，对于交货期要求紧迫的招（议）标品种，要进行书面确认交货期。2、商务评标中出现下列情况之一者，按废标处理：（1）投标人未提交投标保证金或金额不足。（2）超出经营范围投标的。（3）代理投标人未附有制造商有效委托书的。（4）投标书无法人代表签字，或签字人无法人代表有效委托书的。（五）报价原则：1、报价原则上采用一次报价，在技术及商务条款不明确或要求不统一的情况下，可以让投标人进行统一的二次报价。2、价格评标要求：（1）如果投标人的投标价格低于标准（或所有投标人的投标价格平均值）或高于标底（或所有投标人的投标价格平均值）较大的的，评标委员会如视其有恶意竞争或有意扰乱正常招投标秩序行为，按废标处理。（2）当报价基准不统一时应调整各投标人的供货范围（包括备品备件）至同一基准。第二十七条 评标分技术、商务、价格三大部分进行。一般方法包括直接投票法、最低投标报价法和技术商务价格联合评分法三种。一般经全体评委充分讨论，形成初步方案后进行表决。不论何种评标方法，均采用记名书面投票方式，评标人对自己的评标意见负责，并有合理的书面解释。第二十八条 对一些技术含量比较低、产品结构比较简单、产品价值低、质量稳定的物资进行评标时，技术、商务均满足招（议）标文件要求的，可采用直接投票或最低投标报价法进行评标。采用直接投票法或最低投标报价法的，票数最多或价格最低者（参考标底）为推荐中标人和备选中标人。第二十九条 对技术含量高、产品结构复杂、产品价值高的物品进行评标时，原则上采用技术、商务和价格综合的方式进行。采用综合分法评标的，综合得分最高者为推荐中标人和备选中标人。特殊情况，经物资招（议）标采购领导小组同意，也可采用直接投票法。第三十条 综合评分法评分标准，包括技术条款性能指标、结构特点、运行可靠耐用性等，设置分值；商务条款如质量管理体系、生产规模、售后服务等，设置分值；价格分值。作为邀请招标，评委对每一投标人的评分总分不得出现“0”分或“100”分，否则按无效处理。每项评标因素和评分，可根据实际情况进行调整。第三十一条 评标中其它若干问题处理原则：（一）银行资信证明应提出原件，也可提供银行在开标日前三个月内开具的资信证明复印件（复印件需加盖与原件一致的银行印章）。（二）允许对投标书中不清楚问题进行澄清，不允许对技术、商务、价格等内容进行实质性修改。澄清要通过书面方式进行。第三十二条 评标委员会推荐的中标候选人的投标文件应当符合下列条件：（一）能够最大限度地满足招（议）标文件中规定的各项综合评价标准；（二）能够满足招（议）标文件的实质性要求，价格合理。第三十三条 开标、评标过程中招（议）标办公室应指定人员进行记录，并形成评标报告书。评标报告书包括以下内容：（一）基本情况（采购清单、参加招议标的单位等）；（二）评标标准和评标方法；（三）投标报价情况；（四）详细评审、表决情况；（五）评审结果及推荐意见，排序推荐中标候选人1-2名；（六）其它应说明的问题。第八章 定标第三十四条 招（议）标办公室根据评委评标结果编制招（议）标结果书。结果书经评委签字后生效。对评标结果有异议的评委可以书面形式阐述其不同意见和理由，拒绝在评标结果上签字且不陈述不同意见和理由的视为同意评标结果。第三十五条 在确定中标人前，招（议）标人不得与投标人就投票方案、投标价格等实质性内容进行会谈。一般情况评标委员会直接确定中标人，评标结束后即可宣标。重大项目，须向物资招（议）标采购领导小组汇报、审批，确定中标人并签字存档。第三十六条 中标单位确定后，招（议）标办公室应在五个工作日内向中标单位发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有投标单位。中标通知书对招（议）标、中标双方具有同等的法律效力，中标通知书发出后，双方都不得改变或放弃中标结果。否则，应当承担法律责任。第三十七条 中标通知书发出后，公司主管部门、使用单位与中标单位签定技术协议书，供应公司负责签订物资购销合同，技术协议书并入商务合同管理作为商务合同附件，具有同等法律效力。第九章 招（议）标结果的执行第三十八条 招（议）标结果的执行应遵循以下原则：（一）使用单位和公司技术主管部门与中标人签订技术协议，技术协议应以投标文件为依据，对招（议）标会议上澄清和约定的事项及投标单位的