办公室工作流程

办公室工作流程一、 发文办理工作程序（一） 流程图承办科室起草文稿 分管领导审稿领导审定或签发机要用印 校对、印刷编号、登记归档并分发 （二）流程图说明 1、承办科室起草文稿。拟稿人按要求拟出文稿，并送所在科室负责人审核签字后，送分管领导。 2、分管领导审稿。由分管领导对文稿内容进行审改。 3、领导审定或签发。加贴发文签后由承办科室送局主要领导审定、签发。需提交局党组会或局长办公会决定的事项，待会议通过后由局主要领导审定、签发。 4、编号、登记。对领导审定、签发的文稿，经办公室编号、登记后，由承办科室直接印制。 5、校对及印制。公文打出清样后要及时校对，重要文稿要进行二校。公文校对由承办科室负责；局领导亲自草拟的公文由办公室或领导指定的科室负责校对。一般公文2个工作日内完成印刷和装订。6、机要用印。凡打印发出的文件需加盖印章的，由承办科室送办公室办理。盖章时要严格按局机关印章使用管理规定办理，无领导签批的公文不得盖章。7、归档并分发。各种文件材料盖好印章后，由承办科室负责分发，并将底稿和正件3份留办公室存档。需要通过邮政寄发的文件，由承办科室装封后写清收件单位、收件人，由办公室负责发出；急件要加盖急件章。一般情况下，发文时限为5个工作日；属急件范围，应按照公文的紧急程序承到承办。（三）该项工作依据1、市卫生局机关工作制度汇编；2、关于进一步加强档案管理工作的意见（四）资料归档发文编号登记本、用印登记本为短期保存，各承办科室送办公室存档的各类发文为永久或长期保存，全部存放在局档案室。二、文件办理工作程序（一） 流程图承办科室起草文稿 分管领导审稿 领导审定或签发机要用印 校对、印刷 编号、登记 归档并分发 （二）流程图说明1、来文整理。属个人收件，交收件人启封；属机关各室收件交各科室人员启封；属局收件由办公室启封。2、登记、分类。收文登记后，收发员将所有公文进行分类，属简报、刊物、群众来信的按规定分发有关领导、各科室；属需要办理的公文送办公室人员处理；属“三密”文件由机要秘书按规定送有关领导传阅；各种会议通知由机要秘书直接送交与会人员。一般情况下，机要秘书应在半个工作日内将当日收件启封登记完毕。3、填写文件处理签。需要办理的公文，由机要秘书附上办文处理笺并填写好收文时间、来文部门、文件编号，一般传阅件由机要秘书附上文件传阅单后，送办公室主任提出拟办意见，然后送局领导或有关人员传阅。4、提出拟办意见。办公室主任根据来文内容要求提出相应的拟办意见。5、送局领导阅示。机要秘书按照所提拟办意见分送局领导阅批。一般情况下，机要秘书应在收件当日内将已提拟办意见的公文送达局领导阅批，局领导应在2个工作日内阅批完毕；属急件范围，应按照公文的紧急程度随到随送。6、送承办科室办理。经局领导批示后需交由各承办科室办理的，由机要秘书送达承办科室，并签收。一般情况下，机要秘书应在一个工作日内送达承办科室，属急件范围，应按照公文的紧急程度随到随送。7、公文办理。承办科室对局领导批示需要办理的公文进行办理。凡属承办室职权范围内可以答复的事项，由承办科室直接答复呈文机关；凡涉及其他科室或有关部门业务范围的事项，承办科室应当主动与有关科室或部门协商办理；须报请上级机关或局领导审批的事项，承办科室应当提出意见并代拟文稿，送办公室转上级机关或局领导审批。一般情况下，办理公文时限为4个工作日；属急件范围，应按照公文的紧急程度随到随办。对答复的函件或请示件，一般要在15个工作日内批办完毕，并复报文单位；如逾期未能办完，由承办人员回告报文单位。8、督办和催办。办公室对公文的承办情况要进行督促检查。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向相关领导反馈办理情况。转给有关科室或单位承办的公文，如果在规定的时限内未报结果或反馈情况的，应发催办单或电话催办，并做好催办情况的记录。信访件的批办时限和要求按领导批示或有关规定处理。（三）该项工作依据1、市卫生局机关工作制度汇编；（四）资料归档各类收文登记本、承办文件签收本、办理结果登记本为短期存档，办理或传阅完毕的收文为永久或长期存档，都存放在局档案室。三、密级文件传阅办理工作程序（一）流程图密件清点登记 领导传阅或办理 密件保管密件清退 （二）流程图说明 1、密件清点登记。办公室机要秘书对收到的“三密”文件要认真进行清点登记，注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。2、领导传阅或办理。机要秘书将收到的密件登记后送办公室主任提出意见。需送领导传阅的，机要秘书用专用密级文件夹送局领导传阅（重要密件按职务从高到低传阅，一般密件可不按职务高低进行传阅），每位领导传阅后要及时退回机要秘书继续传阅。下班后机要秘书要及时将密件收回放专柜保管，不能将密件存放在公开的地方，以防失密、泄密事件发生。需要办理的密件，由机要秘书根据拟办意见按收文办理工作程序办理，办理过程中要注意检查督促承办科室按照保密法规要求管理好密件。办理完毕后承办科室要及时将密件退回保管。3、密件保管。密件传阅或办理完毕后，由机要秘书收回存放于专用保密柜保管。如有领导或业务室需借阅密件，要按规定办理借阅手续，用后要及时退回。4、密件清退。密级文件处理完后，机要秘书要按照有关要求及时做好密件清退工作。清退时机要秘书要注意清点密件的份数，核对编号、标题，列好清单，做到不漏不缺。清退完后要请对方在清单上签字，以示负责。（三）该项工作依据市保密局的有关文件规定（四）资料归档机要文件登记本短期存放在办公室。四、办会工作程序（一）流程图确定会议议题 制定会议方案 准备会议材料组织签到、记录 布置会场通知会议 清理会场整理会议材料 制作并印发会议纪要（二）流程图说明1、确定会议议题。一般性会议由领导确定议题后，由承办科室安排会议议程和日程。2、制定会议方案。由承办科室制定会议方案，会议的召开时间确定后，须提前以书面或口头的方式将会议的名称、内容、时间、地点及应注意和准备的事项通知与会人员。3、准备会议材料。承办科室根据会议需要准备相应的会议材料。4、会场布置。承办科室安排专人按会议性质和规模进行会场布置。5、组织签到和记录。开会前承办科室组织与会人员进行签到，会务人员要点清参加会议的人数；承办科室对会议的内容（包括议题、讨论发言、形成决议、主持人结论性意见等）进行详细记录。6、清理会场。会议结束后，承办科室应及时对会场进行清理，对遗漏的材料要注意收集。7、整理会议材料。在会议结束后由承办科室派员整理会议记录和材料。8、清退会议保密材料。承办科室安排专人将会上发放的属保密性质的文件材料及时收回并送机要部门或作其他保密处理。9、承办科室制作并印发会议纪要。承办科室根据会议的内容和研究确定的事项整理会议纪要，并印发有关领导和与会单位。（三）该项工作依据1、市卫生局工作制度汇编；（四）资料归档会议议程、日程短期存放在承办科室，会议通知、会议材料、签到记录、会议记录、会议纪要签批单及原件短期存放在局档案室。五、办事工作程序（一）流程图领导或业务科室交办事项 - 办公室登记外单位要求协助办理事项 反馈办理结果 - 承 办 （二）流程图说明1、办事事项。领导或业务室交办事项和外单位要求协助办理事项。2、办公室登记。所有办事事项统一由办公室登记。3、承办。本局领导交办或业务科室要求办理的事项，由办公室主任接受任务后，按职责权限交由办公室（业务科室）工作人员具体承办；外单位需本局协助办理事项，由办公室人员呈请分管领导批示后，由办公室（或转承办科室）按领导批示和相关的管理规定具体承办。4、反馈办理结果。事项办结后，工作人员需将办理结果逐级反馈。（三）该项工作依据1、市卫生局工作制度汇编；（四）资料归档办事登记本、办理事项签批件短期存放在局办公室。六、对外接待工作程序（一）流程接到函电 联系函电人 拟定接待方案反馈接待情况 实施方案领导审批 整理归档 （二）流程图说明1、接到函电。接到上级或相关单位邮寄（或传真）来关于到我市检查指导或学习考察的文件。2、联系函电人。由办公室主动与来函电人联系，详细了解来函电人到我市主要活动的具体要求。3、拟定接待方案。由办公室负责接待工作的同志根据了解到的情况草拟接待方案，方案内容包括考察项目、住宿安排、宴请接待、陪同人员、考察交流方式及考察参观路线等。4、领导审批。接待方案必须报经分管领导审批同意后实施。5、实施方案。根据方案确定的内容派出有关人员做好接待工作。6、反馈接待情况。在整个接待过程中，要随时保持与分管领导的联系，及时汇报接待进展情况。7、整理归档。本次接待工作都应认真登记，整理归档。（三）该项工作依据1、市委、市政府接待工作有关规定（四）资料归档接待方案短期存放在局办公室。七、车辆管理使用工作程序（一）流程图用车告知 派 车 出 车收车待命 （二）流程图说明 1、用车告知。领导用车和各科室用车超过市区范围的，由领导和各科室负责人告知办公室（局领导工作用车提前1天，各科室工作用车提前2天），由办公室根据实际情况安排相应车辆和司机。 2、派车。到本市范围内的市属各县区由办公室批准，超出本市范围的长途用车由分管领导批准，并安排专职司机驾驶。3、出车。专职驾驶员接到出车指示后，在出车前必须检查“三油一水”，严禁带故障出车；在行驶中，必须遵守交通规则，务必保证安全行驶。4、收车待命。司机出车回到单位后要按照“有事报问题，无事报平安”的原则向办公室汇报出车情况，并回到司机班休息待命。（三）该项工作依据市卫生局机关工作制度汇编（四）资料归档派车登记表短期存放在局办公室。八、请（销）假工作程序1、流程图申请审批备 案销 假2、工作流程说明（1）提出申请：请假人提出书面申请。（2）审批：分管局领导审批。一般工作人员请事假1天以内（含1天），由科室（单位）主要负责人批准；请事假1天以上由科室（单位）负责人签署意见后报分管局长批准。科室（单位）负责人请假1天以内（含1天）由分管局长审批；1天以上由分管局长签署意见后报局长批准。因公外出的，凭领导批准的文件、会议通知。（3）备案：经领导审批后，报办公室备案。（4）销假：假期结束后及时到办公室销假。3、工作依据1、国家公务员管理暂行条例2、亳州市卫生局工作制度汇编4、资料归档请假申请短期存放在局办公室。九、局长办公会议会务工作程序（一）流程图收集会议议题 局长确定议题 准备会议召开局长办公会 会场布置 通知与会人员会议记录 整理记录、形成纪要 印发会议纪要整理归档 督办议定事项 （二）流程图说明 1、收集会议议题。由办公室与相关科室联系，收集和准备提交局长办公会议讨论的议题。 2、局长确定议题。办公室根据局领导批示时间的先后顺序，综合考虑各议题的轻重缓急程序，初步拟定召开局长办公会议各议题及排列顺序，凡提交局长办公会议讨论的议题均须经局长批示同意。 3、相关科室准备会议材料。办公室根据局领导确定的局长办公会议各议题的排列顺序，通知相关科室准备会议材料，询问各科室在议题安排上有无特殊要求。4、通知与会人员。办公室根据局长批示，通知参加局长办公会的有关领导和列席人员开会的时间、地点，并通报有关议题内容。5、会场布置。提前预定会议室，检查会议室的音像、照明设备，做好会议服务工作。6、召开局长办公会。由局长主持召开局长办公会。办公室负责整理分发、收回会议材料。7、会议记录。会议由办公室主任记录。会议记录应做到完整、准确、真实。主要包括：会议报告或要研究的主题内容汇报；与会人员的发言；会议的决定、决议和会议主持人的总结讲话。8、整理记录并形成纪要。局长办公会议召开后，记录员要认真整理好会议记录，并形成会议纪要。9、印发会议纪要。会议纪要印发有关领导和相关科室，并做好会议纪要发文登记。10、整理归档。局长办公会议归档材料包括：会议请示、会议通知、会议记录、会议纪要签批件及会议纪要正本。会议材料的归档工作应于会后及时完成。（三）该项工作依据市卫生局机关工作制度汇编（四）资料归档会议请示、会议通知、会议记录临时存放在局档案室，会议记要签批件及原件短期存放在局档案室。十、办理人大代表建议和政协委员提案工作程序（一）流程图登 记 提出拟办意见 送领导审阅答 复 送领导审批 草拟答复函了解答复意见 收集归档 （二）流程图说明 1、登记。为了确保人大代表建议和政协委员提案能真正落到实处，办公室接到代表建议或委员提案后要立即进行登记。2、提出拟办意见。办公室主任提出拟办意见，送主要领导批阅后，根据主要领导的意见，明确分管领导，指定专人负责，并建立相应的办理制度，确保代表建议或委员提案能真正落到实处。3、送领导审阅。拟办意见送主要领导批阅后，根据主要领导的意见，明确分管领导，指定专人负责，并建立相应的办理制度，确保代表建议或委员提案能真正落到实处。4、起草答复函。承办科室接到有主要领导批示的代表建议或委员提案后，在分管领导的直接组织下，要主动与代表或委员联系，听取他们的意见和要求，以提高办理质量。然后对人大代表或政协委员所提的问题和要求起草答复函逐条答复，文字要通顺、简明，格式要符合规范要求。5、送领导审批。答复函草拟后，要由单位主要领导负责审核签发。答复函要使用本单位正式公文，并要标明文种，加盖单位公章，注明具体承办人姓名、联系电话。6、答复。（1）对市人大代表建议的答复要主送提出建议的每一位代表，抄报市人大常委会相关工作委员会、市政府督查室。（2）对市政协提案的答复要主送提出提案的每一位委员，抄报市政协办公室和市政府督查室。7、了解答复意见。在寄送代表建议或委员提案答复函时要随函附上代表建议或委员提案办理情况征询意见表（一式两份），以便代表或委员将意见和建议反馈给承办科室及市政府督查室。8、收集归档。收到代表或委员的意见和建议后，如代表或委员对办理