前台接待流程与话术

福达集团前台接待流程及标准话术（初稿）前台接待的含义：前台接待是指当来访者踏入集团第一步时，便有以主人的身份存在的人员招待来访者，从而达到某种目的的社会交往方式。前台接待的基本内容：1、电话接待；2、来访者接待；3、对内接待。一、 电话接待1接听电话的时候应该热情。在电话铃响的第三声之前接起电话。前台接起电话的声音要不紧不慢，并始终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电者使用不文明语言。应调整好的表情，微笑可以通过电话传递，使用礼貌用语如“谢谢您”、“请问”“不用谢”等。首先要说“您好，福达集团，请问有什么，可以帮你吗？”，切忌以“喂”开头，要勤说“请问”“请稍等”之类的谦词。（考虑到电话接起来时问候语太长会令来电者不耐烦或者是问候语太长说的语速太快也不够礼貌。视情况而定，也可以说“您好，福达集团”）“您好！，很高兴为您服务”稍停5秒还是无声，“您好，电话已接通，请问听得见我说话吗？”稍停5秒，对方无反映，则说：“对不起，您的电话信号可能不太好，听不见您的声音，请您重新拔打一次，好吗？”再稍停5秒，挂机。如果因故迟接，要向来电者说“不好意思，让您久等了”。 2. 当遇到对方说话声较小时或电话杂音太大听不清楚时，切勿这样说“喂？”“大声一点嘛！”或“喂,我这里听不清楚，你大点声说。” “喂,电话听不清”后直接挂机。应当这样子表达“非常抱歉，电话声音有点小，听不太清楚，请您大声点，好吗？”或者“对不起，电话杂音太大，听不清，请您重新拔打一次或换一部电话再打来好吗？再见！” “对不起，实在是听不到您说什么，我先挂断电话，回拨您电话。”稍停5秒，挂机。3. 当遇到骚扰电话时，切勿责怪以及不礼貌的直接挂断电话！可以这样子表达“对不起，您的要求不在我们的服务范围内,请您挂机。”若来电者仍纠缠不休不肯挂线,前台应及时寻求上级主管帮助。4.在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线，切勿沉默不语或者是挂断电话。因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒”的声音，这会让来电者感到很不舒服。可以在通话结束的时候这样子表达“请问还有什么可以为您服务的吗？/有什么可以帮您吗？”在确认没有其它疑问后“谢谢您的来电，再见！”结束因此，在电话即将结束时，应礼貌地请来电者先收线，这时整个电话才算圆满结束。二、来访者接待（以下内容也可以运用到接听电话接待中，请结合实际情况，灵活运用。）1当有来访者来时，切勿不吭声或说“干什么的”,应立即招呼来访客人，面朝向来访者点头，微笑致意：“您好，请问需要办理什么？”或者是“您好，请问有什么可以帮到您的？” （也适合电话接待中运用）；2. 当来访者叙述问题太急躁时，切勿这样子表达“你别说那么快，我听不懂！”可以这样子表达“您别着急，请慢慢说，我在听。” （也适合电话接待中运用）；3. 当遇到来访者有所请求或询问时，切勿这样子表达“你说下？”或者“你说”可以这样子表达“请问您”、“麻烦您”（也适合电话接待中运用）；4. 当遇到来访者拒绝回答你的提问时，切勿这样子表达“你要是不说,我们也没办法为你处理。”可以这样子表达“我很希望能够尽快为您处理问题，但首先我需要了解” （也适合电话接待中运用）；5.当查完资料,准备回复来访者时，如果让对方等的时间久了，可以这样子表达“某先生/小姐，对不起，让您久等了。”再做后续的答复。（也适合电话接待中运用）；6. 当需要来访者出示有关证件及资料时，切勿直接说“拿证件来。”或者“把资料拿来。”可以这样子表达“您好，麻烦出示一下您的证件，谢谢。”或者“您好，需要资料以及资料，麻烦您提供一下，谢谢。”；7当要对有来访者表示歉意或要求谅解时，切勿与来访者争辩，多用“很报歉”、“对不起”、“请谅解”等用语；8.当面对无法及时答复或来访者的情况下，切勿这样子表达“这个我不知道/不太清楚，你要问”或者不吭气或不断向旁边同事核实，且未请客户稍等，造成交流时的不通畅和不专业的表现，可以这样子表达“不好意思，您说的事情我需要落实一下，在半小时（视事件情况而定）内由我或具体经办此事的同事回复您，好吗？”或者例如“好的，请稍等，我马上帮您查一下您好，让您久等了，您需要的电话号码是”（也适合电话接待中运用）；9. 当遇到来访者需要找的工作人员不在时，切勿这样子表达“他现在不在。”可以这样子表达“不好意思，他现在不在办公室，请问可以为您转告吗？或请您留下联系方式，我让他稍后与您联系好吗？” （也适合电话接待中运用）；10.当面对来访者的责难时，切勿与来访者争辩，可以适当使用“真的非常抱歉。”“是的，我们会改进。”等安抚性语言。（也适合电话接待中运用）；11.当遇到来访者抱怨等待时间较长时，切勿这样子表达“喂，不好意思，我是新来的！”，“人家都在等，你不能等就算了。”等用语应该多使用“对不起，让您久等了，我将尽快帮您处理。”一些礼貌性用语；12. 接待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，如经过接洽者允许后，需前台人员引导来访者到办公区域；13客人离开时，要起身送客（实在忙碌可以不用站起来），礼貌用语“请慢走！”或者“再见！”。三、对内接待1、早上上班主动和同事，特别是领导打招呼问好。例：“早”例：“早上好”例：“某总/某某，早上好”下班也要和同事打招呼，例：“辛苦了，我先走了，明天见”2、前台要保持有人在位置上，如果有事离开，需要主动交代同事帮助接听电话或者接待访客，首先是同部门同事，其次是