办公自动化系统需求分析说明书

需求规格说明书 第 1 页 共 113 页 项目号 版本 1.0 办公自动化系统办公自动化系统 需求规格说明书需求规格说明书 20172017 年年 7 7 月月 6 6 日日 需求规格说明书 第 2 页 共 113 页 版本历史版本历史 日期日期版本版本说明说明作者作者 需求规格说明书 第 3 页 共 113 页 目目 录录 1.引言引言.7 1.1. 编写目的.7 1.2. 系统简介.7 1.3. 适用范围.7 2.业务需求综述业务需求综述.7 2.1. 业务需求背景.7 2.2. 存在的主要问题.8 2.3. 用户类别与特征.9 2.4. 系统功能结构图.17 3.业务需求业务需求.21 3.1. 公文管理.21 3.1.1.公文概述.21 3.1.2.请示公文.24 3.1.3.机关发文.31 3.1.4.阅办单.37 3.1.5.传阅单.47 3.1.6.部门传阅.55 3.1.7.局属单位报文.61 3.1.8.局属单位收文.68 3.1.9.局属单位报文(临时) .74 3.1.10.公文公共功能.75 3.1.11.待办事宜提醒（有）.82 3.1.12.工作委托（有）.83 3.1.13.催办.84 3.1.14.自动标引.85 3.1.15.文号管理.86 3.1.16.消息提醒.87 需求规格说明书 第 4 页 共 113 页 3.1.17.公文交换.88 3.1.18.公文查询.92 3.1.19.公文统计.97 3.1.20.公文模板管理.98 3.1.21.常用语管理.99 3.2. 流程管理（有）.99 3.2.1.流程定制.99 3.2.2.流程监控（有）.100 3.3. 督办管理.100 3.3.1.业务功能.100 3.4. 辅助办公*.100 3.4.1.业务功能.100 3.5. 协同办公*.101 3.5.1.业务功能.101 3.6. 移动办公（有）.101 3.6.1.业务功能.101 3.7. 报文批示.101 3.7.1.业务流程.101 3.7.2.业务功能.102 3.8. 电子印章.105 3.8.1.业务功能.105 3.9. 信息管理.105 3.9.1.业务流程.105 3.9.2.业务功能.105 3.10. 行政管理（有）.109 3.10.1.业务功能.109 3.11. 会议管理（有）.110 3.11.1.业务功能.110 3.12. 知识管理（有）.110 3.12.1.业务功能.110 需求规格说明书 第 5 页 共 113 页 3.13. 功能定制（有）.110 3.13.1.业务功能.110 3.14. 用户授权（有）.111 3.14.1.业务功能.111 3.15. 虚拟组织（有）.111 3.15.1.业务功能.111 3.16. 日志管理.111 3.16.1.业务功能.111 3.17. 数据备份.112 3.17.1.业务功能.112 4.非功能需求非功能需求.112 4.1. 性能需求.112 4.2. 扩展性需求.112 4.3. 稳定性需求.113 4.4. 安全性需求.113 4.5. 部署需求.113 4.6. 数据迁移需求.113 5.软硬件环境需求软硬件环境需求 .113 5.1. 硬件环境.113 5.2. 软件环境.114 6.接口需求接口需求.114 6.1. 界面需求.114 6.2. 硬件接口.114 6.3. 软件接口.114 7.附件附件.115 7.1. 附件 1.115 需求规格说明书 第 6 页 共 113 页 1.引言引言 1.1.编写目的编写目的 本文档作为某局与万达信息之间就某局办公自动化系统需求理解达成一致共识的基 础文件，作为双方界定项目范围、系统验收的主要基础，也作为本项目某局办公自动化系 统验收的主要依据。同时，本文档也作为项目研发后继工作开展的基础，供双方项目主管 负责人、项目经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。 1.2.系统简介系统简介 项目名称：某局办公自动化系统升级改造项目 系统名称：某局办公自动化系统 1.3.适用范围适用范围 本文档适用于所有与本项目有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：用户方面的项目 负责人、乙方项目经理、技术开发人员（包括分析人员、设计人员、程序人员）、测试人员 应重点阅读本文档各部分，其他人员可选择性阅读本文档。 2.业务需求综述业务需求综述 2.1.业务需求背景业务需求背景 中国外文出版发行事业局（简称“某局” ）是中共中央所属事业单位，是承担党和国家 对外宣传任务的重要机构，是我国最大的对外书刊宣传出版基地。 某局办公自动化系统自 2007 年 7 月开始建设，共实施了两期。一期项目于 2007 年 7 月 由某局信息技术中心与北京慧点科技开发有限公司合作开发，与 2009 年 5 月建设完成并正 需求规格说明书 第 7 页 共 113 页 式上线运行，主要用于局机关内部的公文管理等。办公自动化系统二期项目于 2009 年 12 月 与北京慧点科技开发有限公司签订合同后开始实施，于 2010 年 5 月上线运行，主要用于国 图总公司、北京周报社、对外传播研究中心和信息技术中心等局属 4 家试点单位内部的公文 管理等。 某局办公自动化系统上线运行以来，给传统的行政办公方式带来了革命性的改变。电子 公文极大地提升了行政办公效率，人工递送收发公文的工作方法不复存在，电子公文也带来 了很多传统纸质公文无法使用的管理办法。电子公文便于查询的特性也提高了公文使用率， 更多的繁琐的重复手工劳动被自动的信息化系统取代，为最终用户节约了大量办公时间，减 轻了工作负担。 为了实现某局的战略发展目标，必须加快信息化建设的步伐，充分利用信息技术，进一 步改变传统的工作模式，增加规范性，强化内部管理和监督，提高办公效率和质量，需要在 原有办公自动化系统的基础上实现协同办公，在某局局机关及局属各单位内部形成协同办公 环境，支持高效的业务协作和信息共享。 2.2.存在的主要问题存在的主要问题 随着时代的发展，技术水平的提高和对系统业务更深入的理解，现有 OA 系统日益 暴露出早期系统存在的不足与技术缺陷，已经越来越无法满足现在的工作需要，系统亟 待升级。目前系统存在的问题主要有： 结构功能： 1. 现在的 OA 系统既不能支持大量的并发用户也没有各单位相对独立的数据结构。 目前的系统已经无法继续扩展至某局所有局属单位都能使用； 2. 系统管理模块不支持多级管理员模式，系统中只有一个超级管理员。这样的管理 模式使得管理员过多介入业务工作。同时由于管理员获取各单位人员信息变更情 况相对滞后，导致了权限的分配不够及时准确； 3. OA 系统中虽然包含了查询统计功能模块，但是统计项目不够科学，无法从统计 结果中提取到更有利用价值的数据； 系统性能 4. OA 系统不支持移动设备，不能实现移动办公。在个别用户特别是领导岗位用户 需求规格说明书 第 8 页 共 113 页 外出时，只能由管理员手工录入领导批示等信息。增加了操作环节 ，延误了公文 流转时间； 5. 人员岗位变更时，不能仅调整需要变更的人员，而要将全部相关人员进行变更。 工作量大且容易造成操作失误，且变更人员较多时会造成系统宕机； 客户端： 6. 由于 weboffice 控件的原因，如果在公文流转过程中，由于某人机器浏览器的问题， 可能造成公文的损坏，无法进行恢复。且只能重新发起流程，重新走一遍已有过 程； 7. 对主流的浏览器支持存在较多问题。比较典型的有 360 浏览器升级后无法正常显 示 OA 系统页面；安装 IE 工具栏插件后无法提交或显示正文附件等。 2.3.用户用户类别与特征类别与特征 1.1. 组织机构组织机构 某局组织机构包括局机关、局属单位和海外机构。局机关有 8 大部室，局属单位有 20 家， 海外机构有 21 家。此次系统上线运行包括局机关和 20 家局属单位。 中国外文局 局机关直属单位海外机构 办公室 北京周报社 人民画报社 加拿大中国图 书有限公司 办公室 中国书刊社 （旧金山） 和平图书有限 公司（香港） 人民中国杂志 社 . 人事部 . 总编室 需求规格说明书 第 9 页 共 113 页 2.2. 局机关用户角色类别局机关用户角色类别 系统业务角色主要分为局机关业务角色和局属单位业务角色，系统根据登录人所属 的角色不同呈现不同的权限和功能。 局领导 局长秘 书 办公室 主任 办公室 文秘 部室主 任 部室文 秘 处长 职员校对员 打印员 附印员 归档员 系统管 理员 3.3. 局机关角色的功能局机关角色的功能 局机关角色类别 需求规格说明书 第 10 页 共 113 页 局领导 请示公文 报文批示 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 需求规格说明书 第 11 页 共 113 页 局领导秘书 请示公文 报文批示 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 办公室主任 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 需求规格说明书 第 12 页 共 113 页 办公室文秘 公文交换 文号管理 公文查询 传阅单 阅办公文 发文 公文查询 需求规格说明书 第 13 页 共 113 页 部室文秘 请示公文 公文查询 部室阅知 传阅单 阅办公文 发文 文号管理 部室主任 请示公文 公文查询 部室阅知 传阅单 阅办公文 发文 需求规格说明书 第 14 页 共 113 页 处长 请示公文 公文查询 部室阅知 传阅单 阅办公文 发文 4.4. 局属单位角色类别局属单位角色类别 单位领 导 办公室 主任 办公室 文秘 部室主 任 职员 校对员 打印员 归档员 二级系 统管理 员 附印员 局属单位角色类别 需求规格说明书 第 15 页 共 113 页 5.5. 局属单位角色的功能局属单位角色的功能 局属单位领导收文 报文 局属单位办公室主任收文 报文 局属单位办公室文秘 收文 报文 公文查询 公文交换 2.4.系统功能结构图系统功能结构图 1.1.系统总体结构系统总体结构 需求规格说明书 第 16 页 共 113 页 某局办公自动化系统，分为六大功能模块，分别是公文管理，公文查询，公文统计，辅助办 公，行政办公，系统管理。每个功能模块包含若干个子功能模块，见下图： 外文局办公自动化系统 公文管理公文查询行政办公系统管理公文统计辅助办公 2.2.子功能模块结构子功能模块结构 发 文 管 理 请 示 公 文 管 理 阅 办 公 文 管 理 传 阅 公 文 管 理 部 室 传 阅 公 文 管 理 报 文 管 理 收 文 管 理 公 文 交 换 公文管理 需求规格说明书 第 17 页 共 113 页 公文查询 个 人 在 办 查 询 个 人 办 结 查 询 部 门 在 办 查 询 部 门 办 结 查 询 机 关 在 办 查 询 机 关 办 结 查 询 全 部 公 文 查 询 局 领 导 待 办 公 文 查 询 下 属 单 位 领 导 待 办 公 文 查 询 按 文 种 统 计 公文统计 按 部 门 统 计 按 文 号 统 计 需求规格说明书 第 18 页 共 113 页 辅助办公 督 办 管 理 催 办 工 作 委 托 消 息 提 醒 待 办 事 宜 流 程 监 控 报 文 批 示 移 动 办 公 信 息 管 理 行政办公管理 会 议 管 理 办 公 用 品 管 理 请 假 申 请 出 差 申 请 物 品 申 请 采 购 申 请 接 待 申 请 采 购 申 请 报 销 申 请 知 识 管 理 需求规格说明书 第 19 页 共 113 页 系统管理 人 管 理 员 流 程 定 制 权 限 管 理 常 用 语 管 理 文 号 管 理 公 文 模 板 管 理 日 志 查 询 数 据 备 份 数 据 字 典 3.业务需求业务需求 3.1.公文管理公文管理 3.1.1. 公文概述公文概述 公文分为两大类，收文和发文。某局公文管理分为 7 种公文类型，局机关的分别是：请 示公文，发文，阅办，部门传阅，文件传阅；局属单位的是：局属单位报文，局属单位收文。 其中请示公文，发文和报文属于是发文类型，阅办，部门传阅，文件传阅和局属单位收文属 于收文类型，但是每种公文的表单样式和流程有所不同，其他操作形式基本相同。 发文主页面分为发文表单，发文正文，流转记录 3 个选项卡（可以考虑增加基本信息选 项卡） ，发文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；发文正文包括 Word 文档的 修订、版本查阅、文档模板、公文关联、上传多个附件、打印按钮；流转记录包括公文的整 个流转信息。基本格式如下图。 需求规格说明书 第 20 页 共 113 页 附件在正文的下方。 收文主页面分为收文表单，收文正文，流转记录 3 个选项卡（可以考虑增加基本信息选 需求规格说明书 第 21 页 共 113 页 项卡） ，收文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；正文包括公文关联、文件管 理；流转记录包括公文的整个流转信息。基本格式如下图。 需求规格说明书 第 22 页 共 113 页 3.1.2. 请示公文请示公文 3.1.2.1.业务流程业务流程 需求规格说明书 第 23 页 共 113 页 其他局领导 (顺签) 主管局领导 (批示) 归档人 (归档) 局长秘书 (办理) 拟稿人(办结) 部室文秘 (文秘分办) 部室领导 (部室核稿) 处室负责人 (核稿) 拟稿人(拟稿) 部室文秘 (分办) 会签部室文秘 (分办)